commit to user
20
BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. TINJAUAN PUSTAKA
1. Pengertian Sistem
Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama Hall,
2007:6. Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan
yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Selain itu, sistem juga diartikan suatu jaringan prosedur yang
dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan Mulyadi, 2001.
Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
Romney,2003.
2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan Mulyadi, 2001:3.
commit to user 21
Sistem informasi akuntansi adalah sumber daya manusia dan modal dalam organisasi yang bertanggungjawab untuk 1 persiapan informasi
keuangan dan 2 informasi yang diperoleh dari mengumpulkan dan memproses berbagai transaksi perusahaan. Romney,2003
Fungsi Sistem Informasi Akuntansi: a.
Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh
aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan
pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang review hal-hal yang telah terjadi.
b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak
manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.
c. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset-aset
organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal.
3. Sistem Dana Kas Kecil
Dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis
bila dibayar dengan cek Baridwan, 2004:86.
commit to user 22
Dana kas kecil petty cash fund adalah dana kas yang digunakan untuk membayar jumlah pengeluaran yang relatif kecil namun tetap menjaga
pengendalian secara memuaskan Weygant et al., 2007:467. Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas
dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara : a.
Sistem saldo berfluktuasi fluctuating-fund-balance system Dalam sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil
dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: 1
Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.
2 Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening
dana kas kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi. 3
Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas
kecil. b.
Sistem saldo tetap imprest system Dalam imprest system, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan
sebagai berikut: 1
Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas
kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut
dinaikkan atau dikurangi.
commit to user 23
2 Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal. Bukti-bukti
pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.
3 Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang
tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan
mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas. Dalam penyelenggaraan dana kas kecil, suatu perusahaan harus
menerapkan sistem yang memadai agar tidak terjadi penyelewengan dana kas kecil. Oleh karena itu, untuk menghindari penyelewengan tersebut,
dalam sistem dana kas kecil terdapat unsur-unsur tertentu yang digunakan dalam sistem dana kas kecil. Mulyadi 2001:530 menyebutkan bahwa
unsur-unsur yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah sebagai berikut:
a. Dokumen yang Digunakan
1 Bukti Kas Keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari assistant analyst akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang
tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil.
2 Cek
Dokumen ini diperlukan dalam pembentukan dan pengisian kas kecil dengan melibatkan bank.
commit to user 24
3 Permintaan pengeluaran kas kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana
kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil olehnya.
4 Bukti pengeluaran kas kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil.
5 Permintaan pengisian kembali kas kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna
pengisian kembali dana kas kecil.
b. Catatan Akuntansi yang Digunakan
1 Jurnal pengeluaran kas
Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan
dalam pengisian kembali dana kas kecil. 2
Jurnal pengeluaran dana kas kecil Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan
jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil.
commit to user 25
c. Fungsi yang Terkait
1 Fungsi kas
Dalam sistem dana kas kecil, fungsi ini bertanggungjawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek
kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
2 Assistant analyst akuntansi
Dalam sistem dana kas kecil, assistant analyst akuntansi bertanggungjawab atas:
a Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan
persediaan. b
Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil. c
Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
d Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal
pengeluaran dana kas kecil dalam fluctuating-fund-balance. e
Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang
tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan
dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
commit to user 26
3 Fungsi pemegang dana kas kecil
Fungsi ini bertanggungjawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat
tertentu yang ditunju, dan rencana kebutuhan. 4
Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai Fungsi ini bertanggungjawab atas pemakaian dana kas kecil
dengan membuat bukti pengeluaran kas kecil dan mengumpulkan dokumen pendukungnya.
5 Fungsi pemeriksa intern
Dalam sistem kas, fungsi ini bertanggungjawab atas penghitungan dana kas kecil secara periodik dan pencocokan hasil
penghitungannya dengan
catatan kas.
Fungsi ini
juga bertanggungjawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap
saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.
d. Prosedur yang membentuk sistem
1 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Prosedur pembnetukan dana kas kecil dengan imprest system tidak berbeda dengan prosedur pembentukan dana kas kecil dengan
fluctuating-fund-balance system.
Bagian kas
mencatat pembentukan dana kas kecil di dalam register bukti kas keluar.
Bukti kas keluar dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil diserahkan oleh bagian kas ke bagian kasa.
commit to user 27
Berdasarkan bukti kas keluar tersebut, bagian kasa membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek
diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan kepada bagian jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh
bagian kasa. 2
Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil
Dalam imprest system pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi. Pemegang dana kas kecil hanya
mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil menurut abjad nama pemakai dana kas kecil. Jika pengeluaran dana kas
kecil telah dipertanggungjawabkan oleh pemakai dana kas kecil, pemegang dana kas kecil mengarsipkan bukti pengeluaran kas
kecil yang dilampiri dengan permintaan pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya. Dokumen-dokumen ini dikumpulkan
untuk dipakai sebagai dasar rencana kebutuhan sebesar jumlah dana yang telah dikeluarkan.
3 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti
pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening biaya.
commit to user 28
e. Bagan alir flowchart
Menurut Mulyadi 2001 , bagan alir data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data
dalam suatu sistem. Bagan alir data menunjukkan batas-batas sistem, hubungan sistem dengan satuan di luar, proses pengolahan data, dan
aliran data. Berikut bagan alir sistem dana kas kecil dengan metode imprest system:
commit to user 29
1. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Bagian Utang Bagian Kasa Pemegang Dana
Bagian Kas Kecil
Jurnal
Mencatat Setelah bagian kasa
nomor cek membubuhkan cap lunas
pada register pada BKK dan dokumen
bukti kas keluar pendukung dan mencatat
Dikirim ke Bagian nomor cek pada BKK
Kartu Persediaan dan Kartu Biaya
untuk diarsipkan
BKK : Bukti kas keluar SK : Surat Keputusan
Gambar 2.1 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
2 BKK 3
Cek
Menyimpan uang tunai
Menguang- kan cek ke
bank
N 4
BKK 3 Cek
N Register
Cek
Selesai 3
Mulai Surat
Keputusan
Membuat bukti kas
keluar
Register Bukti Kas
Keluar 4
SK 3
2 BKK
SK BKK
1 1
SK 3
BKK 1
SK 1
BKK 3 Cek
Mengisi cek dan memintakan
tanda tangan atas cek
3 2
commit to user 30
2. Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil
Pemakai Dana Kas Kecil Pemegang Dana Kas Kecil
Bersama dengan uang tunai
diarsipkan Dikembalikan kepada
sampai pemakaidana kas kecil
saat setelah dibubuhi
pengisian cap lunas
kembali kas kecil
PPKK : Permintaan pengeluaran kas kecil BPKK : Bukti pengeluaran kas kecil
DP : Dokumen pendukung
Gambar 2.2 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil
Mulai Membuat
permintaan pengeluaran
kas kecil 2
PPKK 1
1 4
PPKK 2
N Selesai
2 PPKK 1
N Mengeluarakan
uang dan mengumpulkan
bukti pendukung
Membuat bukti
pengeluaran kas kecil
DP BPKK
3 1
2 PPKK 1
Menyerahkan uang kepada
peminta 2
PPKK 1
2 A
3 DP
PPKK 1 BPKK
Membuat permintaan
pengeluaran kas kecil
DP PPKK 1
BPKK PPKK 2
N 4
commit to user 31
3. Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Pemakai Dana Kas Kecil Bagian Utang
Arsip BPKK dan dokumen
pendukung- nya
PP3K : Permintaan pengisian kembali kas kecil BKK : Bukti kas keluar
Gambar 2.3 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
6
1 DP
BPKK 2
PP3K 1
Membuat bukti kas
keluar DP
BPKK 2
PP3K 1 3
2 BKK 1
DP BPKK
2 PP3K 1
5
2 3
Register bukti kas
keluar
4
DP BPKK
T Menguang-
kan cek ke bank
Menyimpan uang tunai
Mulai Membuat
permintaan Pengisian
DP BPKK
2 PP3K 1
1 T
commit to user 32
Bagian Kasa Bagian Jurnal
Bagian Kartu Biaya
Setelah bagian kasa membubuhkan cap lunas
pada BKK dan dokumen pendukungnya dan
mencatatat nomor cek pada BKK
Gambar 2.3 Prosedur Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Lanjutan
3
DP BPKK
PP3K BKK 1
Register Cek
N Selesai
3
PP3K BKK
Kartu Biaya
N
3
DP BPKK
PP3K 2 3
BKK 1
Mengisi cek dan meminta
tanda tangan atas cek
DP BPKK
PP3K 2 3
BKK 1 Cek
5 4
commit to user 33
4. Sistem Pengendalian Intern
Dalam melakukan evaluasi terhadap sistem akuntansi suatu perusahaan, unsur-unsur pengendalian intern harus dimasukkan sebagai
unsur melekat dalam berbagai sistem akuntansi Mulyadi, 2001:163 Menurut Mulyadi 2001:163 sistem pengendalian intern meliputi
struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut Romney 2003, pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset,
memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan
yang telah ditetapkan. Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas. Struktur
organisasi merupakan
rerangka pembagian
tanggungjawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.Pembagian
tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip- prinsip berikut ini:
commit to user 34
1 Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari
assistant analyst akuntansi. 2
Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya
transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas
terlaksananya setiap transaksi. c.
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Cara-cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
1 Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya
harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. 2
Pemeriksaan mendadak. 3
Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur
tangan dari orang atau unit organisasi lain. 4
Perputaran jabatan.
commit to user 35
5 Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
6 Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dan
catatannya. 7
Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Di antara 4 unsur pokok pengendalian intern, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling
penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas
yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggunjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
B. SISTEM DANA KAS KECIL PADA PT PLN PERSERO AREA
Kategori