commit to user 43
C. PELAKSANAAN SISTEM DANA KAS KECIL PADA PT PLN
PERSERO AREA SURAKARTA
Pelaksanaan sistem dana kas kecil pada PT PLN Persero Area Surakarta adalah sebagai berikut:
1. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan sistem dana kas kecil PT PLN Persero Area Surakarta adalah:
a. Bukti kas bank penerimaan
Bukti kas bank penerimaan dibuat oleh pemegang dana kas kecil. Bukti ini dibuat pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana
kas kecil. b.
Cek Cek dibuat oleh assistant analyst keuangan untuk membentuk dan
mengisi kembali dana kas kecil. Dalam menguangkan cek, cek harus diotorisasi oleh assistant manager administrasi dan pelayanan.
c. Permintaan pengeluaran dana kas kecil
Permintaan pengeluaran dana kas kecil dibuat oleh pihak yang membutuhkan dana untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil.
Dokumen ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala bagian masing-masing dan assistant manager pelayanan dan administrasi.
commit to user 44
d. Bukti kas bank pengeluaran
Bukti ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil berdasarkan atas permintaan pengeluaran dana kas kecil beserta bukti pendukung dari
pemakai dana kas kecil. e.
Rencana kebutuhan Bukti ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk pengisian
kembali dana kas kecil. Sebelum dokumen diserahkan ke assistant analyst keuangan untuk pengisian kembali, dokumen tersebut harus di
otorisasi oleh supervisor administrasi umum. f.
Persetujuan anggaran Persetujuan anggaran dibuat oleh pemakai dana kas kecil dengan
otorisasi dari kepala bagian masing-masing dan otorisasi dari assistant manager administrasi dan pelayanan.
g. Laporan kas bank harian
Laporan kas bank harian dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk merekap setiap transaksi yang terjadi setiap harinya. Dokumen ini
selanjutnya akan digunakan oleh pemegang dana kas kecil untuk membuat saldo buku besar pada akhir bulan yang nantinya akan
diserahkan ke assistant analyst akuntansi untuk pencatatan ke dalam laporan keuangan.
commit to user 45
2. Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengeluaran dana kas kecil PT PLN Persero Area Surakarta adalah:
a. Jurnal penerimaan kas bank
Jurnal ini dibuat oleh assistant analyst keuangan pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
b. Jurnal pengeluaran kas bank
Jurnal ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil berdasarkan bukti kas bank pengeluaran.
3. Fungsi yang terkait
a. Assistant analyst keuangan
Assistant analyst keuangan bertanggung jawab atas pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
b. Assistant analyst akuntansi
Assistant analyst akuntansi bertanggungjawab dalam pencatatan transaksi ke dalam laporann keuangan.
c. Pemegang dana kas kecil
Pemegang dana kas kecil bertanggung jawab dalam penyimpanan dana kas kecil dan pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan
persetujuan assistant pelayanan dan administrasi, dan membuat rencana kebutuhan dalam setiap periode yang telah ditentukan.
commit to user 46
d. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai
Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai membuat permintaan pengeluaran dana kas kecil. Permintaan pengeluaran dana kas kecil
tersebut diserahkan ke pemegang dana kas kecil bersama dengan persetujuan anggaran dari kepala bagian masing-masing dan assistant
manager pelayanan dan administrasi serta dilampiri dengan bukti pendukung seperti kuitansi.
e. Fungsi pemeriksa intern
Fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil secara periodik dan pencocokan hasil penghitungan dengan catatan kas.
Pemeriksaan ini tidak dilakukan secara mendadak, tetapi ada pemberitahuan sebelumnya.
4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem dana kas kecil PT PLN Persero Area Surakarta adalah :
a. Prosedur pembentukan kas imprest
Pembentukan dana kas kecil PT PLN Persero Area Surakarta setiap bulan di-dropping oleh PT PLN Persero Distribusi Jawa Tengah dan
D.I Yogyakarta.
commit to user 47
b. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas
kecil 1
Pemakai dana kas kecil membuat permintaan pengeluaran dana kas kecil kemudian diserahkan ke pemegang dana kas kecil bersama
dengan persetujuan anggaran yang telah diotorisasi oleh kepala bagian masing- masing dan assistant pelayanan dan administrasi
serta dilampiri dengan dokumen pendukung seperti kuitansi. 2
Pemegang dana kas kecil memasukkan data dari dokumen tersebut ke SAP System Application and Product in data processing. Dari
SAP pemegang dana kas kecil mencatat transaksi tersebut ke dalam jurnal pengeluaran kas bank dan menerbitkan nomor dokumen
pembayaran. Setelah itu pemegang dana kas kecil menyerahkan uang tunai sesuai dengan yang tertera di dokumen tersebut.
3 Pemegang dana kas kecil membuat laporan kas bank harian
berdasarkan jurnal pengeluaran kas bank yang telah dibuat. 4
Laporan kas bank harian digunakan oleh pemegang dana kas kecil untuk membuat saldo buku besar pada akhir periode bulan tersebut
yang akan diserahkan ke assistant analyst akuntansi.
c. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil
1 Pemegang dana kas kecil membuat rencana kebutuhan dan
dokumen tersebut diserahkan kepada assistant analyst keuangan setelah mendapat persetujuan dari supervisor administrasi umum.
commit to user 48
2 Assistant analyst keuangan membuat cek berdasarkan rencana
kebutuhan tersebut dan diserahkan ke pemegang dana kas kecil. 3
Pemegang dana kas kecil membuat bukti kas bank penerimaan kemudian memintakan otorisasi atas cek dan bukti kas bank
penerimaan. 4
Pemegang dana kas kecil menguangkan cek serta menyimpan uang tunai tersebut.
5 Bukti kas bank penerimaan diserahkan ke Assistant analyst
keuangan untuk pencatatan transaksi ke dalam jurnal penerimaan kas bank.
5. Bagan alir flowchart
Bagan alir pelaksanaan sistem dana kas kecil pada PT PLN Persero Area Surakarta meliputi tiga prosedur yaitu :
1 Pembentukan Dana Kas Kecil
Pembentukan dana kas kecil PT PLN Persero Area Surakarta tidak terdapat bagan alir karena dana kas kecil di-dropping oleh PT
PLN Persero Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta.
commit to user 49
a. Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil
Pemakai Dana Kas Kecil Pemegang Dana Kas Kecil
PPKK : Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
PA : Persetujuan Anggaran
BKK : Bukti kas bank pengeluaran
Gambar 2.6 Pelaksanaan Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana kas kecil PT PLN Persero Area Surakarta
Mulai
PA PPKK
PA PPKI
Kuitansi Membuat permintaan
dana kas kecil dan persetujuan anggaran
dan memintakan otorisasi
Melakukan pembelian dan
memperoleh kuitansi
1 N
Selesai
PA PPKI
Kuitansi
PA PPKI
Kuitansi BKK
1
Memberikan uang tunai dan
memasukkan data ke SAP
Membuat bukti kasbank pengeluaran
dan menerbitkan nomor dokumen
pembayaran
commit to user 50
b. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Pemegang Dana Kas Kecil Assistant Analyst Keuangan
Assistant Analyst Akuntansi
RK : Rencana Kebutuhan BKM : Bukti kas bank penerimaan
Gambar 2.7 Pelaksanaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil PT PLN Persero Area Surakarta
Mulai
RK Membuat rencana
kebutuhan dan telah diotorisasi oleh
supervisor administrasi umum
1 N
Selesai Jurnal
Pengeluaran kas
BKM 3
4 4
Jurnal Pengeluaran
kas
Laporan Keuangan
Buku Besar RK
RK Cek
1
Membuat cek
2 Membuat bukti kas
bank penerimaan dan memintakan
otorisasi
Menguangkan cek dan
menyimpan uang tunai
Cek 2
3 BKM
Cek BKM
commit to user 51
D. EVALUASI SISTEM DANA KAS KECIL PT PLN PERSERO AREA