PELAKSANAAN SISTEM DANA KAS KECIL PADA PT PLN

commit to user 43

C. PELAKSANAAN SISTEM DANA KAS KECIL PADA PT PLN

PERSERO AREA SURAKARTA Pelaksanaan sistem dana kas kecil pada PT PLN Persero Area Surakarta adalah sebagai berikut: 1. Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan sistem dana kas kecil PT PLN Persero Area Surakarta adalah: a. Bukti kas bank penerimaan Bukti kas bank penerimaan dibuat oleh pemegang dana kas kecil. Bukti ini dibuat pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. b. Cek Cek dibuat oleh assistant analyst keuangan untuk membentuk dan mengisi kembali dana kas kecil. Dalam menguangkan cek, cek harus diotorisasi oleh assistant manager administrasi dan pelayanan. c. Permintaan pengeluaran dana kas kecil Permintaan pengeluaran dana kas kecil dibuat oleh pihak yang membutuhkan dana untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Dokumen ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala bagian masing-masing dan assistant manager pelayanan dan administrasi. commit to user 44 d. Bukti kas bank pengeluaran Bukti ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil berdasarkan atas permintaan pengeluaran dana kas kecil beserta bukti pendukung dari pemakai dana kas kecil. e. Rencana kebutuhan Bukti ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk pengisian kembali dana kas kecil. Sebelum dokumen diserahkan ke assistant analyst keuangan untuk pengisian kembali, dokumen tersebut harus di otorisasi oleh supervisor administrasi umum. f. Persetujuan anggaran Persetujuan anggaran dibuat oleh pemakai dana kas kecil dengan otorisasi dari kepala bagian masing-masing dan otorisasi dari assistant manager administrasi dan pelayanan. g. Laporan kas bank harian Laporan kas bank harian dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk merekap setiap transaksi yang terjadi setiap harinya. Dokumen ini selanjutnya akan digunakan oleh pemegang dana kas kecil untuk membuat saldo buku besar pada akhir bulan yang nantinya akan diserahkan ke assistant analyst akuntansi untuk pencatatan ke dalam laporan keuangan. commit to user 45 2. Catatan akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengeluaran dana kas kecil PT PLN Persero Area Surakarta adalah: a. Jurnal penerimaan kas bank Jurnal ini dibuat oleh assistant analyst keuangan pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. b. Jurnal pengeluaran kas bank Jurnal ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil berdasarkan bukti kas bank pengeluaran. 3. Fungsi yang terkait a. Assistant analyst keuangan Assistant analyst keuangan bertanggung jawab atas pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. b. Assistant analyst akuntansi Assistant analyst akuntansi bertanggungjawab dalam pencatatan transaksi ke dalam laporann keuangan. c. Pemegang dana kas kecil Pemegang dana kas kecil bertanggung jawab dalam penyimpanan dana kas kecil dan pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan persetujuan assistant pelayanan dan administrasi, dan membuat rencana kebutuhan dalam setiap periode yang telah ditentukan. commit to user 46 d. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai membuat permintaan pengeluaran dana kas kecil. Permintaan pengeluaran dana kas kecil tersebut diserahkan ke pemegang dana kas kecil bersama dengan persetujuan anggaran dari kepala bagian masing-masing dan assistant manager pelayanan dan administrasi serta dilampiri dengan bukti pendukung seperti kuitansi. e. Fungsi pemeriksa intern Fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil secara periodik dan pencocokan hasil penghitungan dengan catatan kas. Pemeriksaan ini tidak dilakukan secara mendadak, tetapi ada pemberitahuan sebelumnya. 4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem Jaringan prosedur yang membentuk sistem dana kas kecil PT PLN Persero Area Surakarta adalah : a. Prosedur pembentukan kas imprest Pembentukan dana kas kecil PT PLN Persero Area Surakarta setiap bulan di-dropping oleh PT PLN Persero Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta. commit to user 47 b. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil 1 Pemakai dana kas kecil membuat permintaan pengeluaran dana kas kecil kemudian diserahkan ke pemegang dana kas kecil bersama dengan persetujuan anggaran yang telah diotorisasi oleh kepala bagian masing- masing dan assistant pelayanan dan administrasi serta dilampiri dengan dokumen pendukung seperti kuitansi. 2 Pemegang dana kas kecil memasukkan data dari dokumen tersebut ke SAP System Application and Product in data processing. Dari SAP pemegang dana kas kecil mencatat transaksi tersebut ke dalam jurnal pengeluaran kas bank dan menerbitkan nomor dokumen pembayaran. Setelah itu pemegang dana kas kecil menyerahkan uang tunai sesuai dengan yang tertera di dokumen tersebut. 3 Pemegang dana kas kecil membuat laporan kas bank harian berdasarkan jurnal pengeluaran kas bank yang telah dibuat. 4 Laporan kas bank harian digunakan oleh pemegang dana kas kecil untuk membuat saldo buku besar pada akhir periode bulan tersebut yang akan diserahkan ke assistant analyst akuntansi. c. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil 1 Pemegang dana kas kecil membuat rencana kebutuhan dan dokumen tersebut diserahkan kepada assistant analyst keuangan setelah mendapat persetujuan dari supervisor administrasi umum. commit to user 48 2 Assistant analyst keuangan membuat cek berdasarkan rencana kebutuhan tersebut dan diserahkan ke pemegang dana kas kecil. 3 Pemegang dana kas kecil membuat bukti kas bank penerimaan kemudian memintakan otorisasi atas cek dan bukti kas bank penerimaan. 4 Pemegang dana kas kecil menguangkan cek serta menyimpan uang tunai tersebut. 5 Bukti kas bank penerimaan diserahkan ke Assistant analyst keuangan untuk pencatatan transaksi ke dalam jurnal penerimaan kas bank. 5. Bagan alir flowchart Bagan alir pelaksanaan sistem dana kas kecil pada PT PLN Persero Area Surakarta meliputi tiga prosedur yaitu : 1 Pembentukan Dana Kas Kecil Pembentukan dana kas kecil PT PLN Persero Area Surakarta tidak terdapat bagan alir karena dana kas kecil di-dropping oleh PT PLN Persero Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta. commit to user 49 a. Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil Pemakai Dana Kas Kecil Pemegang Dana Kas Kecil PPKK : Permintaan Pengeluaran Kas Kecil PA : Persetujuan Anggaran BKK : Bukti kas bank pengeluaran Gambar 2.6 Pelaksanaan Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana kas kecil PT PLN Persero Area Surakarta Mulai PA PPKK PA PPKI Kuitansi Membuat permintaan dana kas kecil dan persetujuan anggaran dan memintakan otorisasi Melakukan pembelian dan memperoleh kuitansi 1 N Selesai PA PPKI Kuitansi PA PPKI Kuitansi BKK 1 Memberikan uang tunai dan memasukkan data ke SAP Membuat bukti kasbank pengeluaran dan menerbitkan nomor dokumen pembayaran commit to user 50 b. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Pemegang Dana Kas Kecil Assistant Analyst Keuangan Assistant Analyst Akuntansi RK : Rencana Kebutuhan BKM : Bukti kas bank penerimaan Gambar 2.7 Pelaksanaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil PT PLN Persero Area Surakarta Mulai RK Membuat rencana kebutuhan dan telah diotorisasi oleh supervisor administrasi umum 1 N Selesai Jurnal Pengeluaran kas BKM 3 4 4 Jurnal Pengeluaran kas Laporan Keuangan Buku Besar RK RK Cek 1 Membuat cek 2 Membuat bukti kas bank penerimaan dan memintakan otorisasi Menguangkan cek dan menyimpan uang tunai Cek 2 3 BKM Cek BKM commit to user 51

D. EVALUASI SISTEM DANA KAS KECIL PT PLN PERSERO AREA