commit to user 35
5 Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
6 Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dan
catatannya. 7
Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Di antara 4 unsur pokok pengendalian intern, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling
penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas
yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggunjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
B. SISTEM DANA KAS KECIL PADA PT PLN PERSERO AREA
SURAKARTA
Dalam kegiatan operasinya PT PLN Persero menetapkan sejumlah dana untuk seluruh unit PT PLN Persero yang nantinya akan digunakan untuk
membiayai kegiatan operasional perusahaan. Dana tersebut biasa disebut kas pembiayaan kas Imprest. Kas pembiayaan yang diterapkan oleh PT PLN
Persero memiliki prosedur yang sama dengan dana kas kecil, bedanya kas imprest tidak hanya digunakan untuk pengeluaran perusahaan yang relatif
kecil saja melainkan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan secara
commit to user 36
keseluruhan. Berikut uraian tentang sistem dana kas kecil PT PLN Persero Area Surakarta:
1. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil PT PLN Persero Area Surakarta meliputi :
a. Bukti kas bank penerimaan
Bukti kas bank penerimaan dibuat oleh pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian kembali.
b. Cek
Cek dibuat oleh assistant analyst keuangan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
c. Permintaan pengeluaran dana kas kecil
Dokumen permintaan pengeluaran dana kas kecil dibuat oleh pihak yang membutuhkan dana kas kecil untuk meminta uang ke
pemegang dana kas kecil d.
Bukti kas bank pengeluaran Bukti ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil berdasarkan
permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pendukung dari pemakai kas imprest.
e. Rencana kebutuhan
Bukti ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk pengisian kembali dana kas kecil.
commit to user 37
f. Persetujuan anggaran
Persetujuan anggaran dibuat oleh pemakai dana kas kecil dengan otorisasi dari kepala bagian masing-masing dan assistant manager
pelayanan dan administrasi. g.
Laporan kas bank harian Laporan kas bank harian dibuat oleh pemegang dana kas kecil.
Laporan kas bank harian digunakan untuk merekap transaksi yang terjadi pada hari tersebut.
2. Catatan akuntansi yang digunakan
a. Jurnal penerimaan kas bank
Jurnal penerimaan kas bank dibuat oleh assistant analyst keuangan pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
b. Jurnal pengeluaran kas bank
Jurnal pengeluaran kas bank dibuat oleh pemegang dana kas kecil berdasarkan bukti pengeluaran kas bank.
3. Fungsi yang terkait
a. Assistant analyst keuangan
Assistant analyst keuangan bertanggung jawab dalam pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
commit to user 38
b. Assistant analyst akuntansi
Assistant analyst akuntansi bertanggungjawab dalam pencatatan transaksi ke dalam laporan keuangan.
c. Pemegang dana kas kecil
Pemegang dana kas kecil bertanggung jawab dalam penyimpanan dana kas kecil dan pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan
persetujuan assistant manager pelayanan dan administrasi. d.
Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai Fungsi ini membuat permintaan pengeluaran dana kas kecil.
Permintaan dana kas kecil tersebut diserahkan ke pemegang dana kas kecil bersama dengan persetujuan anggatan serta bukti
pendukung. e.
Fungsi pemeriksa intern Fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil
secara periodik dan pencocokan hasil pengitungan dengan catatan kas.
4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
a. Prosedur pembentukan dana kas kecil
Pembentukan dana kas kecil PT PLN Persero Area Surakarta setiap bulan di-dropping oleh PT PLN Persero Distribusi Jawa
Tengah dan D.I Yogyakarta.
commit to user 39
b. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas
imprest 1
Pemakai dana kas kecil membuat permintaan pengeluaran dana kas kecil kemudian diserahkan ke pemegang dana kas kecil dan
dilampiri dengan dokumen pendukung seperti kuitansi dan bukti pendukung lainnya serta persetujuan anggaran dari kepala
bagian masing-masing dan assistant manager pelayanan dan administrasi.
2 Pemegang dana kas kecil memasukkan data dari dokumen
tersebut ke SAP System Application and Product in data processing. Dari SAP pemegang dana kas kecil mencatat
transaksi tersebut ke dalam jurnal pengeluaran kas bank dan menerbitkan nomor dokumen pembayaran. Setelah itu
pemegang dana kas kecil menyerahkan uang tunai sesuai dengan yang tertera di dokumen tersebut.
3 Pemegang dana kas kecil membuat laporan kas bank harian
berdasarkan jurnal pengeluaran kas bank. 4
Pada akhir bulan pemegang dana kas kecil membuat data saldo buku besar yang berisi pengeluaran dana kas kecil selama
periode bulan tersebut. 5
Pemegang dana kas kecil menyerahkan softcopy saldo buku besar tersebut ke assistant analyst akuntansi.
commit to user 40
c. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil
1 Pemegang dana kas kecil membuat rencana kebutuhan dan
dokumen tersebut diserahkan kepada assistant analyst keuangan. 2
Assistant analyst keuangan membuat cek berdasarkan rencana kebutuhan tersebut dan diserahkan ke pemegang dana kas kecil.
3 Pemegang dana kas kecil membuat bukti kas bank penerimaan
rangkap dua. Kemudian pemegang dana kas kecil memintakan otorisasi atas cek dan bukti kas bank penerimaan.
4 Pemegang dana kas kecil menguangkan cek serta menyimpan
uang tunai tersebut. 5
Bukti kas bank penerimaan diarsip oleh pemegang dana kas kecil dan yang satu lagi diserahkan ke assistant analyst
keuangan untuk dilakukan pencatatan ke dalam jurnal penerimaan kas bank.
5. Bagan alir flowchart
Bagan alir sistem dana kas kecil PT PLN Persero Area Surakarta meliputi tiga prosedur, yaitu:
a. Pembentukan dana kas kecil
Pembentukan dana kas kecil PT PLN Persero Area Surakarta tidak terdapat bagan alir karena dana kas kecil telah di-dropping oleh PT
PLN Persero Distribusi Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta.
commit to user 41
b. Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil
Pemakai Dana Kas Kecil Pemegang Dana Kas Kecil
PPKK : Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
PA : Persetujuan Anggaran
BKK : Bukti kas bank pengeluaran
Gambar 2.4 Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana kas kecil PT PLN Persero Area Surakarta
Mulai
PA PPKK
PA PPKI
Kuitansi Membuat permintaan
dana kas kecil dan persetujuan anggaran
dan memintakan otorisasi
Melakukan pembelian dan
memperoleh kuitansi
1 N
Selesai
PA PPKI
Kuitansi
PA PPKI
Kuitansi BKK
1
Memberikan uang tunai dan
memasukkan data ke SAP
Membuat bukti kasbank pengeluaran
dan menerbitkan nomor dokumen
pembayaran
commit to user 42
c. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Pemegang Dana Kas Kecil Assistant Analyst Keuangan
Assistant Analyst Akuntansi
RK : Rencana Kebutuhan BKM : Bukti kas bank penerimaan
Gambar 2.5 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil PT PLN Persero Area Surakarta
Mulai
RK Membuat rencana
kebutuhan dan telah diotorisasi oleh
supervisor administrasi umum
1 4
Jurnal Pengeluaran
kas
Laporan Keuangan
Buku Besar RK
RK Cek
1
Membuat cek
2 Membuat bukti kas
bank penerimaan dan memintakan
otorisasi
Menguangkan cek dan
menyimpan uang tunai
Cek 2
3 BKM
Cek 2
BKM 1
N
Selesai Jurnal
Pengeluaran kas
BKM 3
4
N
commit to user 43
C. PELAKSANAAN SISTEM DANA KAS KECIL PADA PT PLN
