E-Procurement Berbasis Intranet Di Dinas Komunikasi Dan Informatika Provinsi Jawa Barat

ABSTRACT

INTRANET-BASED E-PROCUREMENT IN

THE DEPARTMENT OF COMMUNICATION AND INFORMATICS WEST JAVA PROVINCE

By

Fakhriyyatul Azhar 10106075

In each agency required the provision of goods, the institutions of government procurement can be done by direct appointment. This is as provided for in Presidential Decree number 80 of 2003 RI on pendoman implementation of procurement of government. The existence of difficulties in the procurement process by direct appointment, and less informatifnya regarding procurement of goods to be carried out, and difficulties in data processing is a provider of some of the problems that occurred in West Java provincial government DISKOMINFO. The purpose of the construction of this application is to be able to resolve the issue.

The development of this system using waterfall model of system development methodologies. Waterfall model consists of systems engineering at this stage of data collection that is by interview, observation, and literature studies, the next stage of analysis at this stage of system analysis tool used is flowmap, then the design stage at this stage is a tool used ERD ( Entity Relationship Diagram) and to describe the process used DFD (Data Flow Diagram), phase coding system built in PHP using a MySql database, where further testing is done alpha testing and Blackbox testing betha with interview, and the last of maintenance in This phase is the maintenance of the system.

This application can handle data processing personnel, the process of making the procurement plan, procurement process, the appointment process, the process of examination of goods, the process of handing over the work, except that there are print employment contract. This application can store company data that will be the provider of goods. Further, the application is still using the existing intranet networks around the offices West Java Provincial Government DISKOMINFO. To access this application for providers of goods are required to come to the office because it is still used in limited applications network DISKOMINFO local area network in West Java Province.

Based on the results of research and testing alpha and betha of e-Procurement system is intranet based on Office of Communications and Information Technology West Java provincial government, the conclusions that can be taken is known that this system has been enough to ease the process of data processing, this system is quite feasible to be used to process procurement of goods by direct appointment.

Key word :

ABSTRAK

E-PROCUREMENT BERBASIS INTRANET DI DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

PROVINSI JAWA BARAT Oleh

FAKHRIYYATUL AZHAR 10106075

Di setiap instansi dibutuhkan adanya pengadaan barang, pada instansi pemerintahan pengadaan barang dapat dilakukan dengan cara penunjukan langsung. Hal ini seperti diatur di dalam Kepres RI nomor 80 Tahun 2003 tentang pendoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah. Adanya kesulitan dalam proses pengadaan dengan penunjukan langsung, serta kurang informatifnya mengenai pengadaan barang yang akan dilaksanakan, dan kesulitan dalam proses pengolahan data penyedia merupakan beberapa masalah yang terjadi di DISKOMINFO Pemprov Jabar.

Pengembangan sistem ini menggunakan metodologi pengembangan sistem waterfall model. Waterfall model terdiri dari system engineering dimana pada tahap ini dilakukan pengumpulan data yaitu dengan cara wawancara, observasi, dan studi literatur, selanjutnya ada tahap analysis pada tahap ini dilakukan analisis sistem dimana alat yang digunakan adalah flowmap, kemudian tahap design pada tahap ini alat yang digunakan adalah ERD (Entity Relationship Diagram) dan untuk menggambarkan proses digunakanlah DFD (Data Flow Diagram) , tahap coding di tahap ini sistem dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan database menggunakan MySql, selanjutnya testing dimana dilakukan pengujian alpha secara blackbox dan pengujian betha dengan cara wawancara, dan yang terakhir yaitu maintenance pada tahap ini dilakukan pemeliharaan terhadap sistem.

Aplikasi ini dapat menangani proses pengolahan data pegawai, proses pembuatan rencana pengadaan, proses pengadaan barang, proses penunjukan penyedia, proses pemeriksaan barang, proses serah terima hasil pekerjaan, selain itu ada cetak kontrak kerja antara PPK dan penyedia barang. Aplikasi ini pun dapat menyimpan data-data perusahaan yang akan menjadi penyedia barang. Selain itu aplikasi ini masih menggunakan jaringan intranet yang ada di sekitar kantor DISKOMINFO Pemprov Jabar. Untuk mengakses aplikasi ini bagi penyedia barang diharuskan datang ke kantor DISKOMINFO karena aplikasi ini masih digunakan sebatas jaringan local area network di DISKOMINFO Pemprov Jabar.

Berdasarkan hasil penelitian dan pengujian alpha dan betha terhadap Sistem e-Procurement berbasis intranet di Dinas Komunikasi dan Informatika Pemprov Jabar, kesimpulan yang dapat diambil yaitu diketahui bahwa sistem ini telah cukup dapat mempermudah dalam proses pengolahan data, sistem ini pun cukup layak untuk digunakan untuk proses pengadaan barang dengan penunjukan langsung.

Kata kunci: Penunjukan langsung, E-procurement, Waterfall, Intranet, DISKOMINFO Pemprov Jabar.

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pengadaan barang dibutuhkan oleh sebagian besar instansi pemerintahan.

Pada instansi pemerintahan pengadaan barang dilakukan dengan proses lelang, baik

pelelangan umum, pelelangan terbatas, pemilihan langsung, ataupun penunjukan

langsung. Hal ini dilaksanakan sesuai dengan KEPRES RI nomor 80 Tahun 2003

tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah. Fakta di lapangan

menunjukan adanya kesulitan dalam proses pengadaan barang dengan penunjukan

langsung diantaranya spesifikasi barang tidak diberikan oleh pengguna barang kepada

pejabat pengadaan, kesulitan pejabat pengadaan dalam membuat HPS (harga

perkiraan sendiri). Seringkali seorang pejabat pengadaan dibebankan untuk

melaksanakan dua hingga tiga pengadaan barang. Hal ini tentunya memberatkan

pejabat tersebut mengingat waktu yang ada pun terbatas.

Masalah lain yang dihadapi DISKOMINFO yaitu masih adanya kesulitan

dalam proses pengolahan data penyedia. Hal ini terjadi karena setiap penyedia akan

datang dan memberikan berkas mengenai data perusahaannya sehingga berkas

penyedia yang ada semakin lama semakin menumpuk. Untuk itu dibutuhkan suatu

2

Hal lain yang terjadi yaitu masih kurangnya informasi yang memberitahukan

tentang adanya proses pengadaan barang secara penunjukan langsung kepada

perusahaan penyedia barang. Jadi satu perusahaan baru akan mengetahui bahwa

sedang ada proses pengadaan barang apabila perusahaannya ditunjuk sebagai

penyedia. Itu pun hanya diketahui oleh satu perusahaan saja, sedangkan untuk

perusahaan yang lain tidak ada informasi sama sekali. Dengan permasalahan yang

ada seperti yang telah dijabarkan di atas, maka salah satu solusinya yaitu dibangun

sebuah aplikasi yang dapat mengatasi segala permasalahan yang ada, aplikasi itu

disebut dengan e-procurement. E-procurement yaitu pengadaan yang dilakukan

secara elektronik, diharapkan dengan adanya e-procurement proses pengadaan barang

dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.

1.2 Identifikasi Masalah

Dari latar belakang masalah yang ada, terdapat beberapa masalah yang timbul

diantaranya sebagai berikut :

1. Adanya kesulitan dalam proses pengadaan barang secara penunjukan

langsung.

2. Adanya kesulitan dalam proses pengolahan data penyedia.

3. Kurang informatifnya proses pengadaan barang di Dinas terkait.

Dengan adanya masalah tersebut serta telah adanya persetujuan dari pihak

Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat, maka dibutuhkan sebuah

aplikasi e-procurement penunjukan langsung yang mendukung agar dapat mengatasi

3

Berdasarkan kebutuhan tersebut, maka dapat dirumuskan masalahnya adalah

bagaimana membangun E-Procurement berbasis intranet di Dinas Komunikasi dan

Informatika Provinsi Jawa Barat.

1.3 Maksud dan Tujuan 1.3.1 Maksud

Maksud dari penelitian ini adalah membangun E-Procurement berbasis

intranet di Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat.

1.3.2 Tujuan

Tujuan dibangunnya aplikasi tersebut adalah :

1. Mempermudah dan mempercepat dalam proses pengadaan barang dengan

penunjukan langsung.

2. Mempermudah dalam proses pengolahan data penyedia.

3. Memaksimalkan informasi tentang proses pengadaan barang yang sedang

maupun yang akan dilaksanakan.

1.4 Batasan Masalah

Dari kajian tersebut maka batasan masalahnya yaitu aplikasi yang dibangun

ditujukan untuk menangani:

1. Proses pengadaan barang dilakukan dengan cara penunjukan langsung,

2. Pengadaan di sistem ini dibatasi hanya untuk pengadaan barang saja,

3. Pengguna sistem ini adalah bagian kepegawaian, kepala bidang, penyedia

4

4. Sistem ini dapat digunakan oleh para penyedia, namun untuk mengaksesnya

para penyedia harus dating terlebih dahulu datang ke kantor DISKOMINFO,

karena sistem ini masih digunakan sebatas pada jaringan local area network,

5. Sistem ini menangani prosedur perencanaan pengadaan barang, prosedur

pemasukan company profile dan penunjukan panitia/pejabat pengadaan,

prosedur pembuatan kontrak kerja, prosedur pemeriksaan barang dan serah

terima barang,

6. Sistem ini masih berbasiskan intranet yang hanya digunakan di lingkungan

sekitar kantor DISKOMINFO.

1.5 Metodologi Penelitian

Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah dengan menggunakan

metodologi penelitian. Metodologi penelitian merupakan tahap-tahap penelitian yang

harus diterapkan sebelum melakukan pemecahan masalah. Dalam menganalisa

digunakan metode–metode sebagai berikut : 1. Studi Sistem

1) Wawancara

Mengadakan tanya jawab (interview) langsung kepada pihak yang

berwenang di Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat.

2) Observasi

5

3) Penelitian Perpustakaan (Library Research)

Metode yang dipakai untuk mengumpulkan data yang sifatnya teoritis

dengan membaca buku-buku atau literatur yang ada hubungannya dengan

laporan tugas akhir.

2. Pengembangan Sistem

System Engineering

Analysis

Desaign

Coding

Testing

Maintenance

Gambar 1.1 Metodologi Pengembangan Sistem Waterfall Model

Waterfall (Roger Pressman, P.Hd.) adalah sebuah pengembangan model

perangkat lunak yang dilakukan secara berurutan atau sekuensial, adapun

model ini dimulai pada tahap :

1) System Engineering, pada tahap ini dilakukan pengumpulan data dan

pembuatan form diagram dan analisis sistem.

2) Analysis, pada tahap ini dibentuk domain masalah.

3) Design, pada tahap ini dilakukan pembuatan tabel aturan, membuat basis

pengetahuan serta interface (antarmuka).

4) Coding, tahap ini merupakan suatu proses mengubah desain menjadi

bentuk yang dapat dimengerti oleh komputer yaitu dengan bahasa

6

5) Testing, pada tahap ini dilakukan pengujian perangkat lunak.

6) Maintenance, yaitu hasil perancangan dengan bahasa pemrograman

diterapkan pada sistem.

Kelebihan dari model ini adalah karena adanya titik transisi yang jelas pada

setiap tahap, maka akan memudahkan tim pengembang perangkat lunak dalam

memonitor penjadwalan proyek, menetapkan tanggung jawab dan akuntabilitas peran

personal dalam proyek perangkat lunak.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan ini dibagi dalam beberapa bab dengan pokok

pembahasan secara umum sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi latar belakang, perumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan

masalah, metodologi penelitian, sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini terbagi menjadi dua bagian, yaitu: tinjauan umum perusahaan dan

landasan teori. Tinjauan umum perusahaan berisi tentang sejarah singkat perusahaan,

visi, misi, dan struktur organisasi sedangkan landasan teori berisi teori-teori

pendukung dalam membangun E-Procurement berbasis intranet di Dinas

Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini berisi analisis kebutuhan dalam membangun aplikasi ini, analisis

7

perangkat lunak yang digunakan. Selain itu terdapat juga perancangan antarmuka

untuk aplikasi yang akan dibangun sesuai dengan hasil analisis yang telah dibuat.

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM

Bab ini berisi hasil implementasi dari hasil analisis dan perancangan yang

telah dibuat disertai juga dengan hasil pengujian dari aplikasi ini yang dilakukan di

Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat sehingga diketahui apakah

sistem yang dibangun sudah memenuhi syarat sebagai aplikasi yang user-friendly.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan tentang keseluruhan dari pembangunan aplikasi ini

8 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Tinjauan Umum Perusahaan

Berisi tentang hal yang berkaiatan dengan perusahaan.

2.1.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan

Kantor Pengolahan Data Elektronik (KPDE) Provinsi Daerah Tingkat I Jawa

Barat adalah kelanjutan dari organisasi sejenis yang semula sudah ada di lingkungan

Pemerintah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dengan nama Pusat Pengolahan

Data (PUSLAHTA) Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat. Keberadaan PUSLAHTA

di Jawa Barat dimulai pada tahun 1977, yaitu dengan adanya Proyek Pembangunan

Komputer Pemerintah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat. Proyek tersebut

dimaksudkan untuk mempersiapkan sarana prasarana dalam rangka memasuki era

komputer. Dalam perkembangan selanjutnya, pada tanggal 8 April 1978 dengan Surat

Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor :

294/Ok.200-Oka/SK/78 diresmikan pembentukan/pendirian Kantor Pusat Pengolahan Data

(PUSLAHTA) Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat yang berkedudukan di jalan Tamansari No. 57 Bandung.

Sebagai tindak lanjut dari Surat Keputusan Gubernur Nomor :

294/Ok.200-Oka/SK/78, maka pada tanggal 29 Juni 1981 pendirian Kantor PUSLAHTA

dikukuhkan dengan Peraturan Daerah Nomor : 2 Tahun 1981 tentang Pembentukan

Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dan

9

Pusat Pengolahan Data Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat. Dengan kedua

Peraturan Daerah tersebut keberadaan PUSLAHTA di lingkungan Pemerintah

Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat semakin berperan, khususnya dalam

melaksanakan kebijaksanaan Gubernur Kepala Daerah di bidang komputerisasi. Akan

tetapi keberadaan kedua Peraturan Daerah tersebut tidak mendapat pengesahan dari

pejabat yang berwenang dalam hal ini Menteri Dalam Negeri, sehingga keberadaan

PUSLAHTA di lingkungan Pemerintah Daerah Tingkat I Jawa Barat kedudukan

organisasi menjadi non struktural. Akan tetapi dengan keberadaan Puslahta Provinsi

Daerah Tingkat I Jawa Barat pada masa itu telah banyak dirasakan manfaatnya selain

oleh lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Barat juga oleh instansi lain dalam bentuk

kerja sama penggunaan mesin komputer IBM S-370/125 seperti : IPTN, PJKA, ITB,

dan pihak swasta lainnya.

Dalam perjalanan waktu yang cukup panjang, yaitu lebih kurang 14 tahun

sejak PUSLAHTA didirikan, pada tanggal 27 Juni 1992 dengan Surat Keputusan

Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 21 Tahun 1992 Organisasi

PUSLAHTA Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dibubarkan. Di dalam salah satu

pasal Surat Keputusan Gubernur No. 21 tahun 1992 dinyatakan bahwa tugas dan

wewenang PUSLAHTA dialihkan ke Kantor Bappeda Provinsi Daerah Tingkat I

Jawa Barat. Pada tanggal yang sama dengan terbitnya Surat Keputusan Gubernur No.

21 tahun 1992 tentang Pembubaran PUSLAHTA Provinsi Daerah Tingkat I Jawa

Barat, keluar Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 22

Tahun 1992 tentang Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik (KPDE)

10

negeri Nomor : 5 tahun 1992 tentang Pembentukan Kantor Pengolahan Data

Elektronik Pemerintah Daerah di seluruh Indonesia. Sebagai tindak lanjut dari

Instruksi Menteri Dalam Negeri Nomor : 5 Tahun 1992 tentang Pembentukan Kantor

Pengolahan Data Elektronik, pada tanggal 30 Juni 1993 keluar persetujuan Menteri

Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (Menpan) dengan Nomor : B-606/I/93

perihal Persetujuan Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik untuk Provinsi

Daerah Tingkat I Kalimantan Selatan, Jawa Barat, Sumatera Barat dan Daerah

Istimewa Yogyakarta. Dengan keluarnya Surat Persetujuan Menteri Pendayagunaan

Aparatur Negara (Menpan) tersebut, maka untuk mengukuhkan Keputusan Gubernur

Nomor 22 Tahun 1992 diajukan Rancangan Peraturan Daerahnya, dan akhirnya pada

tanggal 21 Juni 1994 berhasil ditetapkan Peraturan Daerah Provinsi Daerah Tingkat I

Jawa Barat Nomor : 4 tahun 1994 tentang Pengukuhan Dasar Hukum Pembentukan

Kantor Pengolahan Data Elektronik Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dan Nomor

5 tahun 1994 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Pengolahan Data Elektronik

Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.

Selanjutnya kedua Peraturan Daerah tersebut diajukan ke Menteri Dalam

Negeri untuk mendapat pengesahan, dan pada tanggal 10 Juli 1995 keluar Keputusan

Menteri Dalam Negeri Nomor : 59 Tahun 1995 tentang Pengesahan Peraturan Daerah

Nomor : 4 dan Nomor : 5 Tahun 1994, dengan demikian KPDE Provinsi Daerah

Tingkat I Jawa Barat secara resmi menjadi salah satu Unit Pelaksana Daerah yang

struktural. Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor : 16 Tahun 2000 tanggal 12 Desember 2000 tentang Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa

11

Daerah disingkat BAPESITELDA sebagai pengembangan dari Kantor Pengolahan

Data Elektronik yang dibentuk berdasarkan Keputusan Gubernur Nomor : 22 Tahun

1992 dan dikukuhkan dengan Peraturan Daerah Nomor : 5 Tahun 1994. Sedangkan

Kantor Pengolahan Data Elektronik itu sendiri merupakan pengembangan dari Pusat

Pengolahan Data (PUSLAHTA) Provinsi Jawa Barat yang berdiri pada tanggal 8

April 1978 melalui Surat Gubernur KDH Tingkat I Jawa Barat No.

294/OK.200-Oka/SK/78, dan keberadaannya dikukuhkan dengan Peraturan Daerah No. 2 Tahun

1981 tanggal 29 Juni 1981.

BAPESITELDAadalah singkatan dari Badan Pengembangan Sistem Informasi

dan Telematika Daerah. Telematika singkatan dari Telekomunikasi, Multimedia dan

Informatika. Selanjutnya, berdasarkan Perda Nomor 21 Tahun 2008 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Provinsi Jawa Barat, maka Bapesitelda Prov.

Jabar diganti menjadi Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat.

Perubahan ini merupakan kenaikan tingkat dan memiliki ruang lingkup serta

cakupan kerja lebih luas. Sasarannya tidak hanya persoalan teknis, tapi juga

kebijakan, baik hubungannya kedalam maupun menyentuh kepentingan publik

khususnya dibidang teknologi informasi. Dengan platform dinas, maka Diskominfo

dapat mengeluarkan regulasi mengenai teknologi informasi dalam kepentingan

Provinsi Jawa Barat, terutama pencapaian Jabar Cyber Province Tahun 2012.

Berdasarkan Perda tersebut, Dinas Komunikasi dan Informatika berada diperingkat

12

2.1.2 Dasar Hukum Perusahaan

1. Keputusan Presiden RI Nomor 50 Tahun 2000 tentang Tim Koordinasi

Telematika Indonesia;

2. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat No. 16 Tahun 2000 tentang Lembaga

Teknis Daerah Provinsi Jawa Barat.

2.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Kepala Dinas

Sekretaris

Sub Bagian Keuangan Sub Bagian

Perencanaan & Program

Sub Bagian Kepegawaian

& Umum

Bidang Postel Bidang SKDI Bidang

Telematika Bidang PDE

Seksi Pos & Telekomunikasi

Seksi MPSF

Seksi Standardisasi

Postel

Seksi Komunikasi

Sosial

Seksi KPPD

Seksi Penyiaran dan Kemitraan

Media

Seksi Pengembangan

Telematika

Seksi Penerapan Telematika

Seksi SMET

Seksi Kompilasi

Data

Seksi Integrasi Data

Seksi Penyajian

Data dan Informasi Kelompok JabFung

UPTD LPSE

Gambar 2. 1 Stuktur Organisasi Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat

13

2.1.4 Uraian Tugas

Tugas pokok setiap seksi yaitu:

1. Kepala:

Kepala Dinas mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan pemerintahan

Daerah bidang Komunikasi dan Informatika berdasarkan asas otonomi, dekonsentrasi

dan tugas pembantuan.

2. Sekretariat:

Sekretariat mempunyai tugas pokok menyelenggarakan koordinasi

perencanaan dan program Dinas, pengkajian perencanaan dan program, pengelolaan

keuangan, kepegawaian, dan umum.

2.1 Sub.Bagian Perencanaan dan Program:

Subbagian Perencanaan dan Program mempunyai tugas pokok

mengkoordinasikan perencanaan dan penyusunan program.

2.2 Subbagian Keuangan:

Subbagian Keuangan mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan

administrasi keuangan.

2.3 Subbagian Kepegawaian dan Umum:

Subbagian Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan

administrasi rumah tangga dan perlengkapan.

3. Bidang Pos dan Telekomunikasi:

Bidang Pos dan Telekomunikasi mempunyai tugas pokok menyelenggarakan

14

3.1 Seksi Pos dan Telekomunikasi:

Seksi Pos dan Telekomunikasi mempunyai tugas pokok melaksanakan

penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pos dan telekomunikasi.

3.2 Seksi Monitoring dan Penertiban Spektrum Frekuensi:

Seksi Monitoring dan Penertiban Spektrum Frekuensi mempunyai tugas

pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi monitoring

dan penertiban spektrum frekuensi.

3.3 Seksi Standardisasi Pos dan Telekomunikasi:

Seksi Standardisasi Pos dan Telekomunikasi mempunyai tugas pokok

melaksanakan penyusun bahan kebijakan teknis dan fasilitasi standardisasi pos dan

telekomunikasi.

4. Bidang Sarana Komunikasi dan Diseminasi Informasi:

Bidang Sarana Komunikasi dan Diseminasi Informasi mempunyai tugas

pokok menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis dan fasilitasi sarana

komunikasi dan diseminasi informasi.

4.1 Seksi Komunikasi Sosial:

Seksi Komunikasi Sosial mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusun

bahan kebijakan teknis dan fasilitasi komunikasi sosial.

4.2 Seksi Komunikasi Pemerintah dan Pemerintah Daerah:

Seksi Komunikasi Pemerintah dan Pemerintah Daerah mempunyai tugas

pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi komunikasi

15

4.3 Seksi Penyiaran dan Kemitraan Media:

Seksi Penyiaran dan Kemitraan Media mempunyai tugas pokok melaksanakan

penyusunan bahan kebijakan teknis serta fasilitasi penyiaran dan kemitraan media.

5. Bidang Telematika:

Bidang Telematika mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian

bahan kebijakan teknis dan fasilitasi telematika.

5.1 Seksi Pengembangan Telematika:

Seksi Pengembangan Telematika mempunyai tugas pokok melaksanakan

penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pengembangan telematika.

5.2 Seksi Penerapan Telematika:

Seksi Penerapan Telematika mempunyai tugas pokok melaksanakan

penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi penerapan telematika.

5.3 Seksi Standarisasi dan Monitoring Evaluasi Telematika:

Seksi Standardisasi dan Monitoring Evaluasi Telematika mempunyai tugas

pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi standardisasi

dan monitoring evaluasi telematika.

6. Bidang Pengolahan Data Elektronik:

Bidang Pengolahan Data Elektronik mempunyai tugas pokok

menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pengolahan data

elektronik.

6.1 Seksi Kompilasi Data:

Seksi Kompilasi Data mempunyai tugas pokok mempunyai tugas pokok

16

6.2 Seksi Integrasi Data:

Seksi Integrasi Data mempunyai tugas pokok melaksanakan menyusun bahan

kebijakan teknis dan fasilitasi integrasi data.

6.3 Seksi Penyajian Data dan Informasi:

Seksi Penyajian Data dan Informasi mempunyai tugas pokok melaksanakan

penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi data dan informasi.

2.2 Landasan Teori

Beberapa landasan teori menjadi acuan dalam melaksanakan tugas akhir ini

adalah:

2.2.1 Konsep Dasar E-Procurement

E-Procurement merupakan suatu mekanisme pembelian masa kini – atau dapat dikatakan sebagai teknik pembelian moderen – dengan memanfaatkan sejumlah aplikasi berbasis internet dan perangkat teknologi informasi terkait lainnya sebagai

enabler dalam menjalankan proses tersebut. Adapun pengertian lain e-Procurement

menurut Bank Dunia yaitu sebuah definisi berlapis tiga dari e-Procurement dari segi

pemerintahan (electronic Government Procurement, e-GP) dalam E-GP: World Bank

Draft Strategy (2003). Tingkat pertama menyatakan bahwa e-GP adalah penggunaan

teknologi informasi dan komunikasi khususnya internet oleh

pemerintahan-pemerintahan dalam melaksanakan hubungan pengadaan dengan para pemasok untuk

memperoleh barang, karya-karya, dan layanan konsultasi yang dibutuhkan oleh sektor

publik. Definisi tingkat kedua dan ketiga membuat perbedaan tipis antara e-tendering

dengan e-purchasing. Sarzana Fulvio di S. Ippolito (2003) menyebut e-Procurement

17

memungkinkan pembelian barang dan jasa secara online, melalui peluang-peluang

yang ditawarkan oleh internet dan e-commerce. Pengertian ini mirip dengan definisi

Bank Dunia tetapi menghilangkan “pengadaan karya”. Fitur e-Procurement

pembelian dan penjualan online mengefisienkan proses pengadaan dan mengurangi

biaya operasi dengan mengurangi pengeluaran untuk waktu administrasi dan

memperpendek birokrasi. Penerapan e-Procurement mendorong upaya transaksi dari

pusat pembuat pesanan hingga titik kebutuhan pada pengguna desktop bisnis. Hal ini

memastikan kesesuaian terhadap perjanjian dengan pemasok yang dipilih melalui

katalog online yang mana dilihat-lihat oleh para pengguna untuk menemukan item

yang dibutuhkan.

2.2.2 Konsep Dasar Sistem

Sistem merupakan istilah dari bahasa yunani “system” yang artinya adalah

himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai

tujuan bersama.

2.2.2.1Pengertian Sistem

Beberapa pengertian sistem menurut sejumlah para ahli, yaitu:

1. L. James Havery

Menurutnya sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu

rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud

untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah

18

2. John Mc Manama

Menurutnya sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari

fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik

untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien.

3. C.W. Churchman.

Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan

untuk melaksanakan seperangkat tujuan.

4. J.C. Hinggins

Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling

berhubungan.

5. Edgar F Huse dan James L. Bowdict

Menurutnya sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling

berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh

19

2.2.2.2Data

Data adalah fakta mengenai objek, orang, dan lain-lain. Data dapat diartikan

juga sebagai kumpulan suatu kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan.

2.2.2.3Informasi

Informasi adalah hasil analisis dan sintesis terhadap data. Pengertian lain dari

informasi yaitu hasil dari kegiatan yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari

suatu kejadian.

2.2.3 Konsep Basis Data

Basis data adalah kumpulan data, yang dapat digambarkan sebagai aktifitas

dari satu atau lebih organisasi yang berelasi.

2.2.3.1DBMS

Menurut Date, Sistem Basis Data adalah system terkomputerisasi yang tujuan

utamanya adalah memelihara informasidan membuat informasi tersebut tersedia saat

dibutuhkan. Manajemen Sistem Basis Data (Database Management System DBMS)

adalah perangkat lunak yang didesain untuk membantu dalam hal pemeliharaan dan

utilitas kumpulan data dalam jumlah besar. DBMS dapat menjadi alternatif

penggunaan secara khusus untuk aplikasi, semisal penyimpana n data dalam fiel dan

menulis kode aplikasi yang spesifik untuk pengaturannya. DBMS memiliki beberapa

keuntungan antara lain: independensi data, pengaksesan yang efisien terhadap data,

20

2.2.4 Tools Perancangan Perangkat Lunak

Pengembangan sistem merupakan hal yang penting bagi kelangsungan sistem

itu sendiri. Pengembangan sistem adalah suatu upaya untuk menjaga efektivitas

sistem dalam memenuhi kebutuhan pengguna sistem. Pengembangan sistem dapat

berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama

secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang ada. Dalam mengembangkan

sistem diperlukan alat untuk membantu merancang sistem, alat yang digunakan antara

lain:

2.2.4.1Context Diagram

Definisi dari context diagram yaitu “Diagram alir data suatu informasi untuk menyampaikan kepada system secara interaksi langsung antar pelaku pelaku kegiatan dengan pengaruh external factor terhadap intup informasi menuju output diinginkan sehingga system terlihat secara jelas dan informatif”. Context diagram digunakan untuk menggambarkan mengenai sistem secara global. Dalam hal ini ditetapkan

entitas-entitas eksternal yang terlibat dalam proses, baik sebagai sumber maupun

tujuan.

2.2.4.2DFD

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan

notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat

membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD

merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang

berjalan logis. DFD didisain untuk menunjukkan sebuah sistem yang terbagi-bagi

21

data antara kedua hal yang tersebut diatas. Diagram ini lalu "dikembangkan" untuk

melihat lebih rinci sehingga dapat terlihat model-model yang terdapat di dalamnya.

DFD membantu para analis sistem untuk meringkas informasi tentang sistem,

mengetahui komponen kunci tentang sistem dan membantu dalam menentukan

fungsi-fungsi yang dapat dipakai kembali, dan membantu perkembangan aplikasi

secara efektif.

DFD sebagai alat komunikasi yang baik antara pemakai dengan analis sistem

sehingga sangat mudah untuk melakukan kaji ulang secara terus menerus pada

perkembangan aplikasi tersebut. DFD menunjukkan syarat-syarat pengaturan waktu

dari berbagai macam proses. Ada beberapa kelebihan dari DFD yaitu :

1. Adanya pembagian sistem ke dalam sub-sub sistem alur data pada sistem,

2. Adanya data store dan alur data (masuk atau keluar) pada sistem,

3. Adanya unsur-unsur eksternal, yaitu sumber dan tujuan dari sistem.

2.2.4.3Kamus Data

Metode yang digunakan untuk menuliskan masing-masing data item yang

tersedia bagi analis sistem. Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan

kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data selain

digunakan untuk dokumentasi dan mengurangi redudansi, juga dapat digunakan

22

1. Memvalidasi diagram aliran data dalam hal kelengkapan dan keakuratan;

2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan

laporan-laporan;

3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file;

4. Mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data.

2.2.5 Perangkat Lunak Pendukung

Adapun dalam membangun sistem diperlukan beberapa perangkat lunak untuk

mendukung pembangunan sistem, diantaranya yaitu:

2.2.5.1PHP

PHP (akronim dari PHP Hypertext Preprocessor) yang merupakan bahasa

pemrogramman berbasis web yang memiliki kemampuan untuk memproses data

dinamis. PHP dikatakan sebagai sebuah server-side embedded script language artinya

sintaks-sintaks dan perintah yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan oleh

server tetapi disertakan pada halaman HTML biasa. Aplikasi-aplikasi yang dibangun oleh PHP pada umumnya akan memberikan hasil pada web browser, tetapi prosesnya

secara keseluruhan dijalankan di server. Pada prinsipnya server akan bekerja apabila

ada permintaan dari client. Dalam hal ini client menggunakan kode-kode PHP untuk

mengirimkan permintaan ke server. Ketika menggunakan PHP sebagai server-side

embedded script language maka server akan melakukan hal-hal sebagai berikut : 1. Membaca permintaan dari client/browser

2. Mencari halaman/page di server

3. Melakukan instruksi yang diberikan oleh PHP untuk melakukan modifikasi

23

4. Mengirim kembali halaman tersebut kepada client melalui internet atau

intranet.

PHP merupakan salah satu bahasa pemrograman web yang paling banyak

digunakan saat ini. Hasil dari NetCraft, menyatakan bahwa ada kurang lebih 52juta

pengguna PHP diseluruh dunia atau kalau di persentase sekitar 70,9%. Sebuah angka

yang fantastis untuk sebuah bahasa pemrograman. Beberapa kelebihan PHP

dibanding dengan bahasa pemrograman yang lain menurut Wikipedia antara lain :

1. Bahasa pemrograman PHP adalah sebuah bahasa script yang tidak melakukan

sebuah kompilasi dalam penggunaanya.

2. Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana - mana dari mulai

apache, IIS, Lighttpd, nginx, hingga Xitami dengan konfigurasi yang relatif

mudah.

3. Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena banyaknya milis - milis dan

developer yang siap membantu dalam pengembangan.

4. Dalam sisi pemahamanan, PHP adalah bahasa scripting yang paling mudah

karena memiliki referensi yang banyak.

5. PHP adalah bahasa open source yang dapat digunakan di berbagai mesin

(Linux, Unix, Macintosh, Windows) dan dapat dijalankan secara runtime

24

2.2.5.2Javascript

JavaScript adalah nama implementasi Netscape Communications Corporation

untuk ECMAScript standar, suatu bahasa skrip yang didasarkan pada konsep

pemrograman berbasis prototipe. Bahasa ini terutama terkenal karena penggunaannya

di situs web (sebagai JavaScript sisi klien) dan juga digunakan untuk menyediakan

akses skrip untuk objek yang dibenamkan (embedded) di aplikasi lain. Meski

memiliki nama serupa, JavaScript hanya sedikit berhubungan dengan bahasa

pemrograman Java, dengan kesamaan utamanya adalah penggunaan sintaks C. Secara

semantik, JavaScript memiliki lebih banyak kesamaan dengan bahasa pemrograman

Self. Kelebihan dari JavaScipt yaitu cepat, karena diletakkan di halaman HTML, dan

dapat langsung dicoba di browser, mudah, karena memiliki sedikit sintaks, terbuka,

(Platform Independent), ukurannya sangat kecil dibandingkan dengan pemrograman

Java. Sedangkan kekurangannya yaitu tidak dapat membuat program aplikasi secara

tersendiri (mandiri tanpa bantuan aplikasi lain), objek yang dikelola JavaScript sangat

terbatas, scriptnya dapat disalin atau di-copykan dari Web browser, sehingga setiap

orang dapat menggunakan program JavaScript yang telah kita ciptakan.

2.2.5.3MySql

MySQL adalah sebuah sistem manajemen database yang saling berhubungan.

Pada database MySQL, data tersimpan pada tabel yang terpisah, bukan menyimpan

semua data pada ruang yang sangat besar. Kita membutuhkan manajemen database

seperti MySQL untuk menambah, mengakses dan memproses data yang tersimpan

25

1. Portabilitas. MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti

Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga, dan masih

banyak lagi.

2. Perangkat lunak sumber terbuka. MySQL didistribusikan sebagai perangkat

lunak sumber terbuka, dibawah lisensi GPL sehingga dapat digunakan secara

gratis.

3. Multi-user. MySQL dapat digunakan oleh beberapa pengguna dalam waktu

yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik.

4. 'Performance tuning', MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam

menangani query sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak

SQL per satuan waktu.

5. Ragam tipe data. MySQL memiliki ragam tipe data yang sangat kaya, seperti

signed / unsigned integer, float, double, char, text, date, timestamp, dan

lain-lain.

6. Perintah dan Fungsi. MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang

mendukung perintah Select dan Where dalam perintah (query).

7. Keamanan. MySQL memiliki beberapa lapisan keamanan seperti level

subnetmask, nama host, dan izin akses user dengan sistem perizinan yang

mendetail serta sandi terenkripsi.

8. Skalabilitas dan Pembatasan. MySQL mampu menangani basis data dalam

skala besar, dengan jumlah rekaman (records) lebih dari 50 juta dan 60 ribu

tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung

26

9. Konektivitas. MySQL dapat melakukan koneksi dengan klien menggunakan

protokol TCP/IP, Unix soket (UNIX), atau Named Pipes (NT).

10.Lokalisasi. MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan pada klien dengan

menggunakan lebih dari dua puluh bahasa. Meski pun demikian, bahasa

Indonesia belum termasuk di dalamnya.

11.Antar Muka. MySQL memiliki antar muka (interface) terhadap berbagai

aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API

(Application Programming Interface).

12.Klien dan Peralatan. MySQL dilengkapi dengan berbagai peralatan (tool)yang

dapat digunakan untuk administrasi basis data, dan pada setiap peralatan yang

ada disertakan petunjuk online.

13.Struktur tabel. MySQL memiliki struktur tabel yang lebih fleksibel dalam

menangani ALTER TABLE, dibandingkan basis data lainnya semacam

27 BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem (systems analysis) dapat didefinisikan sebagai penguraian

dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya

dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi

permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan

kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan

perbaikan-perbaikannya.

3.1.1 Analisis Masalah

Proses pengadaan barang pada Dinas Komunikasi dan Informatika

Provinsi Jawa Barat masih dilakukan secara manual. Hal ini menyulitkan

DISKOMINFO dalam proses pengadaan barang dengan cara penunjukan

langsung, diantaranya pada saat proses pengumpulan data profil perusahaan para

penyedia, hal ini menyebabkan penumpukan dokumen yang memakan banyak

tempat, sedangkan data-data tersebut nantinya masih dapat digunakan untuk

proses pengadaan barang selanjutnya.

Untuk memecahkan permasalahan tersebut akan dibuat sistem

e-procurement berbasis intranet dilihat dari sistem yang sedang berjalan. 3.1.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Ada beberapa prosedur yang terlibat dalam proses pengadaan barang

28

1. Prosedur perencanaan pengadaan barang

1. TAPD membuat dan mengirimkan pemberitahuan kepada Dinas

Komunikasi dan Informatika untuk segera membuat perencanaan

untuk pengadaan barang sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama

untuk arsip di sekretariat dinas, dan rangkap kedua untuk arsip di

kepala bidang.

2. Di kepala bidang, membuat RKA sebanyak tiga rangkap, rangkap

pertama sebagai arsip, rangkap kedua diserahkan ke sekretariat dan

rangkap ketiga diserahkan ke TAPD.

3. Di TAPD RKA yang telah diterima dianalisis. Jika ditolak

dikembalikan ke dinas dengan status RKA ditolak, jika diterima

dikirim ke dinas dengan status RKA diterima, dan jika ditunda

disimpan sementara dengan status RKA ditunda.

4. Kepala bidang membuat DPA sebanyak tiga rangkap, rangkap

pertama untuk arsip, rangkap kedua diserahkan ke sekretariat dan

rangkap ketiga diserahkan ke TAPD.

5. Di TAPD DPA diperiksa, jika tidak setuju diserahkan ke dinas untuk

diperbaiki, jika setuju diserahkan ke DPRD.

6. DPRD mensahkan DPA yang telah disetujui TAPD sebanyak tiga

29

diserahkan ke sekretariat dan rangkap ketiga diserahkan ke kepala

bidang.

Kepala bidang Sekretariat

Diskominfo TAPD DPRD

mengisi mengisi Menganalisis mengisi Memeriksa Setuju? DPA disetujui ya tidak Mensahkan Draft pemberitahuan kosong 12 Draft pemberitahuan terisi 12 Draft pemberitahuan terisi 1 Diterima? ya tidak ditunda RKA ditunda A1 Draft pemberitahuan terisi 2 A1 3 Blanko RKA 2 1 3 RKA 2 1 A2 RKA 2 RKA 3 A2 A2 RKA ditolak 2 RKA ditolak 3 3 RKA ditolak 2 1 3 RKA diterima 2 1 RKA diterima 2 RKA diterima 3

A3 A3 A3

A5 A5 A5 Blanko DPA 3 2 1 DPA 3 2 1

DPA 2 DPA 3

A6 A6 A6 DPA disetujui DPA diperbaiki 3 2 1 DPA diperbaiki 2 DPA diperbaiki 3 DPA sah 2 1 34 DPA sah2

DPA sah 3 DPA sah 4 A7 A7 A7 A8 A8 A8 A8 A4

30

Ket:

A1 : Arsip draft pemberitahuan A5 : Arsip RKA diterima

A2 : Arsip RKA A6 : Arsip DPA

A3 : Arsip RKA ditolak A7 : Arsip DPA diperbaiki

A4 : Arsip RKA ditunda A8 : Arsip DPA sah

2. Prosedur pemasukan company profile dan penunjukan panitia/pejabat pengadaan:

1. PPK/KPA membuat surat permintaan untuk menjadi panitia/pejabat

pengadaan yang diserahkan kepada panitia/pejabat pengadaan.

2. Panitia/pejabat pengadaan mempertimbangkan permintaan untuk

menjadi panitia/pejabat pengadaan, apabila setuju dibuat surat

persetujuan, dan apabila tidak maka dibuat surat ketidakbersediaan

yang diserahkan kepada PPK/KPA untuk diarsipkan.

3. Surat persetujuan yang ada pada panitia/pejabat pengadaan diserahkan

kepada PPK/KPA untuk selanjutnya dibuat surat keputusan.

4. Di PPK/KPA surat keputusan dibuat rangkap tiga, rangkap pertama

disimpan sebagai arsip, rangkap kedua diserahkan kepada pejabat

pemeriksa barang/jasa, rangkap ketiga diserahkan kepada

panitia/pejabat pengadaan.

5. Penyedia barang/jasa memasukkan profil perusahaannya kepada

kesekretariatan, apabila memenuhi syarat maka akan diterima dan

31

6. Jika tidak maka penyedia tersebut ditolak.

7. Panitia/pejabat pengadaan mengambil profil perusahaan yang tedapat

di sekretariat yang selanjutnya dilakukan proses seleksi.

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Kuasa

Pengguna Anggaran (KPA) Panitia / Pejabat

Pengadaan

Pejabat Pemeriksa Barang / Jasa Kesekretariatan Company profile yang telah terdaftar surat permintaan terisi surat permintaan terisi Setuju? surat ketidakbersediaan surat ketidakbersediaan tidak setuju setuju surat permintaan terisi dan surat

persetujuan _persetujuansurat

membuat surat keputusan Surat keputusan 3 Surat persetujuan Surat keputusan 2 Melakukan Penunjukan Company profile yang telah terdaftar Penyedia

Company profile Melakukan pendaftaran A2 A1 A4 Surat keputusan 1 2 3 A4 A3 A4 Memenuhi syarat? ya tidak Company profile ditolak Penyedia yang ditunjuk Mempertimbangkan surat permintaan kosong mengisi

Gambar 3. 2 flowmap prosedur pemasukan company profile dan penunjukan panitia/pejabat pegadaan

Ket:

A1 : Arsip surat ketidakbersediaan A2 : Arsip surat permintaan A3 : Arsip surat persetujuan A4 : Arsip surat keputusan

32

3. Prosedur pembuatan jadwal, dokumen pengadaan dan hps (harga perkiraan sendiri):

1. Di panitia/pejabat pengadaan dibuat jadwal, dokumen pengadaan, dan

harga perkiraan sendiri (hps) berdasarkan surat keputusan.

2. Jadwal, dokumen pengadaan, hps diserahkan kepada PPK/KPA untuk

disetujui.

3. Jika disetujui dibuat jadwal sah, dokumen pengadaan yang

ditandatangani, dan hps yang telah disahkan.

4. Dokumen pengadaan yang telah ditandatangani dan hps yang telah

disahkan dibuat rangkap tiga, rangkap pertama disimpan sebagai arsip,

rangkap kedua diserahkan kepada panitia/pejabat pengadaan beserta

jadwal yang sudah disahkan dan rangkap ketiga nantinya diserahkan

33 Dokumen pengadaan ditandatangani 1 2 3 Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Kuasa

Pengguna Anggaran (KPA) Panitia / Pejabat

Pengadaan Jadwal kosong Jadwal terisi Mengisi jadwal Mengisi dokumen pengadaan Mengisi hps Jadwal terisi Setuju? Surat perbaikan Surat perbaikan tidak ya

Jadwal sah Hps sah1 2

Jadwal sah

Hps sah2

A2 A3 A3 A1 Dokumen pengadaan ditandatangani 2 3 A4 A2 Surat keputusan 3 Surat keputusan 3 Surat keputusan 3 Dokumen pengadaan kosong 3 12 Dokumen pengadaan terisi 3 12 Dokumen pengadaan terisi 3 12 Hps kosong 1 2

Hps terisi1 2

Hps terisi1 2

Menyetujui, menandatangani

dan mensahkan

Gambar 3. 3 flowmap prosedur pembuatan jadwal, dokumen pengadaan dan hps

Ket:

A1 :Arsip surat perbaikan A3 : Arsip hps sah

34

4. Prosedur pembuatan undangan:

1. Di panitia/pejabat pengadaan dibuat surat undangan berdasarkan

dokumen pengadaan, jadwal dan hps.

2. Surat undangan yang telah dibuat diserahkan kepada penyedia

barang/jasa yang telah ditunjuk untuk dipertimbangkan.

3. Jika setuju dibuat surat persetujuan, yang diserahkan kepada

panitia/pejabat pengadaan untuk melakukan pendataran.

4. Jika tidak, maka dibuat surat ketidakbersediaan yang diserahkan

kepada panitia/pejabat pengadaan dan kemudian diarsipkan.

5. Setelah penyedia melakukan pendaftaran, dihasilkan dokumen

35

Panitia / Pejabat Pengadaan Penyedia

ya tidak

A2

pendaftaran

A1 Surat undangan

kosong

mengisi

Surat undangan terisi dan belum

disetujui Surat undangan

terisi dan belum disetujui

Setuju?

Surat undangan tidak disetujui Surat undangan

disetujui

Dokumen pendaftaran

kosong

Surat undangan tidak disetujui

Dokumen pendaftaran

terisi

Dokumen pendaftaran

terisi

A3 mempertimbangkan

Gambar 3. 4 flowmap prosedur pembuatan undangan

Ket:

A1 : Arsip surat undangan tidak disetujui

36

5. Prosedur rapat penjelasan:

1. Panitia/pejabat pengadaan menyiapkan dokumen pengadaan yang

kemudian diserahkan kepada penyedia.

2. Panitia/pejabat pengadaan dan penyedia melaksanakan rapat

penjelasan yang menghasilkan berita acara rapat penjelasan.

Panitia / Pejabat Pengadaan Penyedia

A1

A2

Dokumen pengadaan ditandatangani

3 Dokumen pengadaan

ditandatangani 3

Berita acara rapat penjelasan kosong

mengisi

Berita acara rapat penjelasan terisi

2

Berita acara rapat penjelasan terisi

1 2 2 1

A2

Dokumen pengadaan ditandatangani

3

Gambar 3. 5 flowmap prosedur rapat penjelasan

Ket:

A1 : Arsip dokumen pengadaan ditandatangani A2 : Arsip berita acara rapat penjelasan terisi

37

6. Prosedur penilaian prakualifikasi, rapat evaluasi penawaran, klarifikasi dan negosiasi:

1. Di penyedia dibuat dokumen penawaran berdasarkan berita acara

rapat penjelasan yang menghasilkan dokumen penawaran, yang

selanjutnya diserahkan kepada panitia/pejabat pengadaan.

2. Panitia/pejabat pengadaan melakukan proses penilaian prakualifikasi

yang menghasilkan berita acara penilaian prakualifikasi.

3. Apabila tidak memenuhi syarat maka dibuat surat pemberitahuan yang

diserahkan kepada penyedia.

4. Jika memenuhi syarat dibuat surat pemberitahuan memenuhi syarat

yang selanjutnya diadakan rapat evaluasi penawaran yang

menghasilkan berita acara rapat evaluasi penawaran.

5. Apabila evaluasi penawaran tidak memenuhi maka dibuat surat

pemberitahuan yang diserahkan kepada penyedia.

6. Jika evaluasi penawaran memenuhi maka penyedia dinyatakan lulus

dan dibuat surat pemberitahuan memenuhi yang selanjutnya diadakan

rapat klarifikasi dan negosiasi yang menghasilkan berita acara rapat

klarifikasi dan negosiasi.

7. Apabila dalam rapat klarifikasi dan negosiasi tidak menemukan harga

38

pengadaan membuat surat pemberitahuan yang diserahkan kepada

penyedia.

8. Jika menghasilkan negosiasi maka panitia/pejabat pengadaan

membuat usulan pemenang.

Panitia / Pejabat Pengadaan Penyedia

A1

Dokumen penawaran Penilaian

prakualifikasi Dokumen penawaran

Dokumen penawaran yang telah dinilai

Berita acara penilaian prakualifikasi terisi

Memenuhi syarat? Surat pemberitahuan

tidak memenuhi syarat Surat pemberitahuan

tidak memenuhi syarat

Surat pemberitahuan memenuhi syarat Rapat evaluasi

penawaran

Dokumen penawaran yang telah dinilai dan

dievaluasi

Berita acara evaluasi penawaran terisi

A1

Memenuhi syarat? Surat pemberitahuan

tidak memenuhi syarat Surat pemberitahuan

tidak memenuhi syarat

Surat pemberitahuan memenuhi syarat ya tidak Klarifikasi dan negosiasi

Berita acara klarifikasi dan negosiasi terisi

Memenuhi syarat? Surat pemberitahuan

tidak memenuhi syarat Surat pemberitahuan

tidak memenuhi syarat

ya tidak

Usulan pemenang A1

Berita acara penilaian prakualifikasi kosong

mengisi

A2 Dokumen penawaran

yang telah dinilai

Berita acara evaluasi penawaran kosong

mengisi

Dokumen penawaran yang telah dinilai dan

dievaluasi

Dokumen penawaran yang telah dinilai, dievaluasi, diklarifikasi

dan negosiasi

Berita acara klarifikasi dan negosiasi kosong

mengisi memeriksa tidak ya memeriksa memeriksa

Gambar 3. 6 flowmap prosedur penilaian prakualifikasi, rapat evaluasi, penawaran, klarifikasi dan negosiasi

Ket:

A1 : Arsip surat pemberitahuan tidak memenuhi syarat A2 : Arsip usulan pemenang

39

7. Prosedur usulan pemenang:

1. Panitia/pejabat pengadaan menyerahkan usulan pemenang kepada

PPK/KPA untuk disetujui.

2. Jika PPK/KPA tidak setuju dengan usulan pemenang tersebut, maka

dibuat surat ketidaksetujuan yang kemudian diserahkan kepada

panitia/pejabat pengadaan.

3. Jika setuju dibuat surat keputusan penetapan pemenang dibuat rangkap

dua, rangkap pertama diserahkan kepada panitia/pejabat pengadaan,

rangkap kedua disimpan sebagai arsip.

4. Kemudian panitia/pejabat pengadaan akan mengumumkan pemenang

40

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Kuasa

Pengguna Anggaran (KPA)

Panitia / Pejabat Pengadaan

Usulan pemenang

Setuju? Usulan pemenang

tidak disetujui Usulan pemenang

tidak disetujui

ya tidak

Pengumuman pemenang kosong

mengisi

Pengumuman pemenang terisi A2

A1

Usulan pemenang

Usulan pemenang disetujui

Mengisi

Surat keputusan penetapan pemenang

terisi

2 1 Surat keputusan

penetapan pemenang kosong

2 1

Surat keputusan penetapan pemenang

terisi 2

A2 mempertimbangkan

Gambar 3. 7 flowmap prosedur usulan pemenang

Ket:

A1 : Arsip usulan pemenang tidak disetujui

41

8. Prosedur pembuatan SPPBJ dan kontrak kerja:

1. Surat keputusan pemenang yang telah dibuat oleh KPA/PPK dijadikan

acuan untuk membuat surat penunjukan penyedia barang/jasa atau

SPPBJ. yang menghasilkan kontrak kerja.

2. SPPBJ yang telah sah diserahkan kepada penyedia sebagai bukti

bahwa perusahaannya telah menjadi pemenang.

3. KPA/PPK membuat kontrak kerja berdasarkan SPPBJ yang telah

dibuat sebelumnya. Kontrak kerja dibuat rangkap lima, rangkap

42

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Kuasa

Pengguna Anggaran (KPA)

Penyedia

Mengisi dan mensahkan Surat keputusan penetapan pemenang

1

Surat penunjukan penyedia barang/jasa

(SPPBJ) terisi dan sah

2

mengisi Kontrak kerja

kosong A1

A1

A2 Surat penunjukan penyedia barang/jasa

(SPPBJ) terisi dan sah

1 2

Surat penunjukan penyedia barang/jasa

(SPPBJ) kosong

1 2

Kontrak kerja terisi

2 1

Gambar 3. 8 flowmap prosedur pembuaan SPPBJ dan kontrak kerja

Ket:

A1 :Arsip SPPBJ terisi dan sah A2 : Kontrak kerja terisi

43

9. Prosedur pelaksanaan kontrak:

1. PPK/KPA menyerahkan kontrak kerja kepada penyedia.

2. Penyedia menyediakan barang/jasa sesuai dengan isi kontrak, yang

menghasilkan daftar barang/jasa yang telah tersedia.

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Kuasa

Pengguna Anggaran (KPA)

Penyedia

mengisi

Daftar barang/jasa terisi

A1

Kontrak kerja terisi

2 Daftar barang/jasa

kosong

Kontrak kerja terisi

2

Gambar 3. 9 flowmap prosedur pelaksanaan kontrak

Ket:

44

10. Prosedur pemeriksaan barang/jasa dan serah terima barang/jasa:

1. Daftar barang/jasa diserahkan oleh penyedia kepada pejabat pemeriksa

barang/jasa untuk dilakukan pemeriksaan.

2. Pejabat pemeriksa barang/jasa kemudian menyesuaikan antara daftar

dan barang/jasa yang tersedia.

3. Jika tidak sesuai,maka dibuat berita acara pemeriksaan tidak sesuai

yang diserahkan kepada PPK/KPA untuk kemudian dibuat surat

pemberitahuan yang diserahkan kepada penyedia.

4. Jika sesuai dibuat berita acara pemeriksaan sesuai yang diserahkan

kepada PPK/KPA.

5. Setelah diterima PPK/KPA, selanjutnya PPK/KPA mengadakan serah

terima barang/jasa antara penyedia dan PPK/KPA yang menghasilkan

45

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Kuasa

Pengguna Anggaran (KPA)

Penyedia Pejabat Pemeriksa _{Barang / Jasa}

Sesuai?

berita acara pemeriksaan

sesuai

sesuai tidak sesuai

berita acara pemeriksaan sesuai

berita acara pemeriksaan tidak sesuai berita acara

pemeriksaan tidak sesuai

mengisi

surat pemberitahuan terisi surat

pemberitahuan terisi

mengisi

berita acara serah terima barang/jasa

terisi A1

A2 Daftar barang/jasa

terisi

Daftar barang/jasa terisi

memeriksa Kontrak kerja

terisi 2

surat pemberitahuan

kosong

berita acara serah terima barang/jasa

kosong

Gambar 3. 10 flowmap prosedur pemeriksaan barang dan serah terima barang

Ket:

A1 : Arsip surat pemberitahuan terisi

46

Dari seluruh flowmap diatas, maka dapat ditarik analisa sebagai berikut:

Terlalu banyak pengarsipan pada setiap bidang, yang mengakibatkan terlalu

besarnya resiko apabila pada salah satu bidang telah terupdate sedangkan di

bidang lain belum maka hal ini dapat menghambat proses berjalannya kegiatan

ini.

3.1.3 Analisis Pengkodean

Pada bagian ini akan dibahas tentang pengkodean yang ada di Dinas

Komunikasi dan Informatika. Pengkodean di Dinas Komunikasi dan Informatika

terdiri dari pengkodean nomor induk pegawai.

Pengkodean NIP

Pengkodean NIP di DISKOMINFO terdiri dari 20 digit, yaitu sebagai berikut:

Format : xxxxxxxx xxxxxx x xx

Nomor urut pegawai

Jenis kelamin

Bulan dan tahun pengangkatan

Tanggal lahir pegawai

Contoh : 19881010 200904 1 27

Berarti pegawai tersebut merupakan pegawai ke-27 yang diangkat menjadi

pegawai pada tahun 2009 dengan jenis kelamin laik-laki.

3.1.4 Analisis Kebutuhan Non Fungsional

Analisis dan kebutuhan non-fungsional meliputi analisis dan kebutuhan

pengguna, analisis dan kebutuhan perangkat keras, serta analisis dan kebutuhan

47

3.1.4.1Analisis dan Kebutuhan Pengguna

Adapun analisis dan kebutuhan pengguna yang ada di DISKOMINFO

yaitu:

Tabel 3. 1 analisis dan kebutuhn pengguna

No User Jabatan Umur

Pengalaman menggunakan

komputer

Pendidikan Software yang sering digunakan

1. Pegawai Pejabat / staf

22-56

tahun Biasa min. D3

Aplikasi pengolah kata (MS Office Word), Aplikasi lembar kerja (MS Office Excel)

2. Penyedia Pemimpin / staf

22-56

tahun Biasa min. D3

Aplikasi pengolah kata (MS Office Word), Aplikasi lembar kerja (MS Office Excel)

Dari tabel diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa:

1. Dari segi penggunaan komputer para user telah terbiasa, sehingga tidak

perlu dilakukan pelatihan cara penggunaan komputer.

2. Perlu dilakukan pelatihan untuk membiasakan user dengan aplikasi ini.

3.1.4.2Analisis dan Kebutuhan Perangkat Keras

Komputer pada semua bidang yang menggunakan sistem ini mempunyai

spesifikasi hardware yang sama, yaitu:

1. Monitor lcd 15 inci,

2. Prosesor intel Pentium core 2 duo,

48

4. Harddisk 160 Gb,

5. Printer laser,

6. Scanner.

Dari rincian spesifikasi hardware di atas dapat disimpulkan bahwa tidak

ada permasalahan untuk spesifikasi hardware yang digunakan pada tiap bidang.

3.1.4.3Analisis dan Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak yang digunakan yaitu:

Tabel 3. 2 analisis dan kebutuhan perangkat lunak

No Bagian/bidang Spesifikasi Software

1. Bidang SKDI Aplikasi Office

2. Bidang PDE Aplikasi Office, Dreamweaver, Macromedia, Flash

3. Bidang Telematika Web based open source, PHP, Javascript, Database MySql

4. Bidang Postel Tidak ada

Dari tabel diatas dapat disimpulkan bahwa, disetiap bidang ada beberapa

penggunaan software yang berbeda. Oleh karena itu, disetiap bidang harus

49

3.1.5 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD menggambarkan hubungan antara objek data. ERD adalah notasi

yang digunakan untuk melakukan aktivitas pemodelan data. ERD e-Procurement

berbasis intranet di Dinas Komunikasi dan Informatika ini dapat digambarkan

sebagai berikut: user pengadaan N Barang_penyedia Pengadaan_barang Serah_terima_hasil_ pekerjaan Pemeriksaan_barang penyedia membuat memiliki memiliki memiliki berhubungan memiliki memiliki memiliki memiliki berdasarkan memiliki 1 harga Detail_rencana_ pengadaan Detail_pengadaan_ barang Detail_pemeriksaan referensi berhubungan berdasarkan jabatan History_jabatan History_panitia Bagian/bidang berhubungan berdasarkan melaksanakan melaksanakan memiliki pegawai menjadi melaksanakan menjadi berdasarkan berdasarkan 1

1 N 1 N

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 N 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 N 1 1 1 N 1 N 1 History penyedia Bentuk usaha memiliki memiliki

kota propinsi negara

1 1 1 1 memiliki memiliki berhubungan berhubungan 1 1 1

1 N 1 N 1

1 1 berhubungan berhubungan berhubungan berhubungan Catatan_adendum berhubungan 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 rekening memiliki 1 1 kode_rekening kode_rencanapengadaan username kode_detail_rencana pengadaan kode_barang kode_detail_pemeriksaan kode_harga kode_penyedia kode_penyedia kode_barang kode_usaha kode_detail_pemeriksaan kode_bagian kode_jabatan kode_negara kode_propinsi kode_kota nip nip no_sk kode_serahterima kode_pemeriksaan kode_pengadaanbarang kode_detail_pengadaanbarang berhubungan Rincian_pejabat kode_rincian 1 N kategori memiliki N 1 kode_kategori

Gambar 3. 11 entity relationship diagram (ERD) Sistem E-Procurement berbasis intranet di Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat

50

3.1.6 Analisis Kebutuhan Fungsional

Analisis dan kebutuhan fungsional meliputi diagram konteks, data flow

diagram (DFD), spesifikasi proses, dan kamus data.

3.1.6.1Diagram Konteks

Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan sistem pertama kali

secara garis besar. Diagram konteks juga merupakan diagram arus data (data flow

diagram (DFD) dengan level yang teratas (top level).

Berikut adalah diagram konteks Sistem E-procurement berbasis intranet di

DISKOMINFO:

Sistem e-procurement

di Dinas Komunikasi dan datarmatika Propinsi Jawa Barat

Kepala bidang penyedia PPK/KPA panitia kepegawaian Data login Data bagian/bidang Data jabatan Data history jabatan

Data pegawai Data user Data barang Data negara Data propinsi Data negara Data PPK/KPA Data panitia data login invalid data bagian/bidang

data jabatan data history jabatan

data pegawai data user data barang data negara data propinsi data negara data PPK/KPA data panitia D at a l ogin Dat a r enc ana peng ada an Dat a b ar ang r enca na penga daa n dat a logi n i nval id da ta r enc ana pe ngada an dat a bar ang r enca na penga da an Dat a logi n D at a pe nye dia Dat a ba rang pe nye dia D at a ha rg a ba ra ng pe nyedi a D at a be nt uk us aha D at a pe nga la m an ke rja da ta l ogin i nva li d da ta pe nyedi a dat a bar an g penye di a da ta ha rga bar ang penye di a da ta ben tuk us aha da ta pe ngal am an ke rj a

Data pengadaan barang Data barang pengadaan data pengadaan barang data barang pengadaan

data Penyedia yang ditunjuk Data pengadaan barang

Data pemeriksaan data Penyedia yang ditunjuk

Data pengadaan barang Data pemeriksaan

Gambar 3. 12 diagram konteks Sistem E-Procurement berbasis intranet di Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat

51

3.1.6.2Data Flow Diagram (DFD)

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada

atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa

mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau

lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD dapat menggambarkan

arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas.

Berikut adalah DFD dari Sistem E-procurement berbasis intranet di

52 1.0 Login 3.0 Rencana pengadaan 4.0 Mendaftar sebagai penyedia

2.0 Pengolahan data master

5.0 Pengolahan data panitia Kepala bidang penyedia PPK/KPA panitia kepegawaian 6.0 Pengadaan barang user pegawai jabatan Rencana_pengadaan Pengadaan_barang Serah_terima_hasil _pekerjaan Pemeriksaan_barang penyedia Barang_penyedia harga Barang_referensi History_jabatan Bagian/bidang Detail_pemeriksaan_ barang Detail_serah_terima_ hasil_pekerjaan Detail_pengadaan_ barang Detail_rencana_ pengadaan History_panitia Data login kepegawaian

Data login kabid Data login penyedia Data login PPK/KPA Data login panitia

Data login kepegawaian Data bagian/bidang

Data jabatan Data history jabatan

Data pegawai Data user Data barang Data negara Data propinsi Data kota data bagian/bidang data jabatan data history jabatan

data pegawai data user data barang data negara data propinsi data kota

Data rencana pengadaan Data barang rencana pengadaan

data rencana pengadaan data barang rencana pengadaan

Data penyedia Data barang penyedia

Data harga Data bentuk usaha Data pengalaman kerja

data penyedia data barang penyedia

data harga data bentuk usaha data pengalaman kerja

Data PPK/KPA Data panitia

data PPK/KPA data panitia

Data pengadaan barang Data barang pengadaan barang Persetujuan usulan pemenang Data serah terima hasil pekerjaan

data pengadaan barang data barang pengadaan barang Usulan pemenang yang telah disetujui

data serah terima hasil pekerjaan

Menunjuk penyedia Usulan pemenang Data pemeriksaan Catatan adendum Menunjuk penyedia Usulan pemenang data pemeriksaan data adendum data login kepegawaian invalid

Data bagian/bidang data bagian/bidang Data jabatan data jabatan Data pegawai data pegawai

Data history jabatan data history jabatan

data barang Data barang Data PPK/KPA Data panitia data PPK/KPA data panitia Data penyedia data penyedia

Data barang penyedia

data barang penyedia

Data harga

data harga

Data rencana pengadaan

Data barang rencana pengadaan data rencana pengadaan

data barang rencana pengadaan

Data pengadaan barang Menunjuk penyedia Data barang pengadaan barang

data pengadaan barang data penyedia yg ditunjuk

data barang pengadaan barang

Data pemeriksaan data pemeriksaan

Data rencana pengadaan Data penyedia

Data barang pemeriksaan barang data barang pemeriksaan barang

Data barang serah terima hasil pekerjaan data barang serah terima hasil

pekerjaan Data serah terima hasil pekerjaan

data serah terima hasil pekerjaan

da ta logi n ka bi d inva li d da ta l ogi n pe nye di a inva li d da ta logi n P P K /K P A inva li d da ta l ogi n pa ni tia inva li d L ogi n va li d s eb aga i ke pe ga w ai an L ogi n va li d se ba ga i ka bi d L ogi n va li d se ba ga i ke pe ga w aia n L og in va li d se ba ga i P P K /K P A d an pa ni ti a Data panitia Da ta l ogi n k abi d D at a logi n pe nye di a D at a login P P K /KP A D at a logi n pa ni ti a

Data login kepegawaian Data login kabid Data login penyedia Data login PPK/KPA Data login panitia

kota propinsi negara Catatan_adendum History_penyedia Bentuk_usaha Data negara data negara Data propinsi data propinsi Data kota data kota

Data bentuk usaha

data bentuk usaha

Data pengalaman kerja data pengalaman kerja

Data barang penyedia

Catatan adendum data adendum Data pengadaan

rekening

Data rekening

53 2.1 Pengolahan data master pegawai 2.2 Pengolahan data user user History_jabatan Data user

data user Data user

data user Data pegawai data pegawai 2.3 Pengolahan data barang jabatan Bagian/bidang data pegawai data jabatan data history jabatan data bidang/bagian

Data jabatan data jabatan

Data bidang/bagian data bidang/bagian

Data history jabatan data history jabatan

Data barang data barang Data barang data barang Data pegawai Data jabatan Data history jabatan Data bidang/bagian kepegawaian Barang_referensi kota propinsi negara 2.5 Pengolahan data negara 2.6 Pengoalahan data propinsi 2.7 Pengolahan data kota Data negara Data propinsi Data kota data negara data propinsi data kota Data negara data negara Data propinsi data propinsi Data kota data kota data negara data propinsi data negara 2.4 Pengolahan data kategori kategori Data kategori data kategori data kategori data kategori data kategori 2.8 Pengolahan data rekening rekening Data rekening Data rekening Data rekening Data rekening

Gambar 3. 14 dfd level 1 proses 2

3.1 Tambah rencana

pengadaan

Rencana_pengadaan Detail_rencana_{_pengadaan} Kepala bidang

3.2 Ubah rencana

pengadaan Data barang rencana pengadaan

data rencana pengadaan

Data rencana pengadaan data rencana pengadaan Data rencana pengadaan

Data rencana pengadaan data rencana pengadaan

Data rencana pengadaan data rencana pengadaan

Referensi_ barang Data barang

Data barang

Data barang rencana pengadaan

Data barang rencana pengadaan Data barang rencana pengadaan data barang rencana pengadaan data barang rencana pengadaan

data barang rencana pengadaan data barang rencana pengadaan

3.3 Hapus rencana

pengadaan Data rencana pengadaan

data rencana pengadaan Data barang rencana pengadaan

data barang rencana pengadaan

Data barang Data rencana pengadaan data rencana pengadaan

Data barang rencana pengadaan data barang rencana pengadaan

54

Barang referensi 4.1

Pengolahan data penyedia penyedia

penyedia

Barang penyedia

harga Data penyedia

Data penyedia Pengalaman kerja

Bentuk usaha

data penyedia data penyedia

data pengalaman kerja data bentuk usaha

Data barang penyedia Data barang penyedia _{data barang penyedia}

data barang penyedia

Data harga Data harga

data harga data harga

History_penyedia Bentuk_usaha

4.2 Pengolahan data barang penyedia

Data barang Bentuk usaha data Bentuk usaha Pengalaman kerja data Pengalaman kerja

Gambar 3. 16 dfd level 1 proses 4

5.1 Tambah panitia

kepegawaian _{Ubah panitia}5.2 History_panitia

pegawai Data panitia

data panitia

Data panitia data panitia

Data panitia data panitia

Data panitia data panitia

Pengadaan_barang

Data pegawai

Data pegawai Data pengadaan barang

Data pengadaan barang

55 6.1 Pengadaan barang 6.2 Pemeriksaan barang 6.3 Serah terima hasil

pekerjaan penyedia PPK/KPA panitia Rencana pengadaan Pengadaan barang Serah_terima_hasil _pekerjaan Pemeriksaan barang penyedia Barang penyedia harga History_panitia

Data pengadaan Data barang pengadaan

data pengadaan data rencana kegiatan data barang pengadaan data barang rencana kegiatan

data barang referensi

Detail pemeriksaan Derail_serah_terima_ hasil_pekerjaan Detail pengadaan Detail rencana pengadaan Data pengadaan data pengadaan Data rencana pengadaan

Data barang pengadaan data barang pengadaan Data barang rencana pengadaan

Data hps Data jadwal pengadaan

Dokumen pengadaan Menunjuk penyedia Usulan pemenang Dokumen pengadaan Usulan pemenang Data hps Data jadwal pengadaan

data Dokumen pengadaan data pemenang yang diusulkan

data hps data jadwal pengadaan Data penyedia Data barang peyedia Data harga

data hps data jadwal pengadaan data Dokumen pengadaan

data barang penyedia data harga data penyediayang ditunjuk data pemenang yang diusulkan

D o k u m en p en ew aran d at a D o k u m en p en ew aran Data panitia Data pemeriksaan Data barang pemeriksaan

Data catatan adendum data pemeriksaan data barang pemeriksaan

data catatan adendum

Data pemeriksaan Data barang pemeriksaan

data pemeriksaan

data barang pemeriksaan

Data serah terima Data barang serah terima data serah terima data barang serah terima

Data serah terima Data barang serah terima

data serah terima data barang serah terima

Catatan_adendum Data barang pengadaan

Data catatan adendum data catatan adendum

Gambar 3. 18 dfd level 1 proses 6

2.1.1 Pengolahan data bagian/bidang kepegawaian 2.1.2 Pengolahan data jabatan 2.1.3 Pengolahan data pegawai jabatan Bagian/bidang Data bagian/bidang Data bagian/bidang

data bagian/bidang data bagian/bidang

Data jabatan Data jabatan data jabatan data jabatan Data pegawai data pegawai Data pegawai data pegawai History jabatan Data history jabatan

data history jabatan

Data history jabatan data history jabatan

pegawai Data bagian/bidang

Data jabatan Data history jabatan

56

2.2.1 Tambah user

user kepegawaian

2.2.2 Ubah user data user

Data user data user Data user

Data user

data user

Data user

data user

pegawai Data pegawai

Data pegawai

Gambar 3. 20 dfd level 2 proses 2.2

2.3.1 Tambah barang

kepegawaian 2.3.2

Ubah barang Barang referensi

Data barang,

data kategori Data barang

Data barang data barang

Data kategori

Data barang, data kategori

Data barang

Data barang, data kategori

Data barang

kategori data kategori

data kategori

data kategori data kategori

Gambar 3. 21dfd level 2 proses 2.3

2.4.1 Tambah kategori

kepegawaian

2.4.2

Ubah kategori kategori

Data kategori Data kategori

data kategori data kategori

Data kategori

Data kategori

data kategori

data kategori

57

2.5.1 Tambah negara

kepegawaian

2.5.2

Ubah negara negara

Data negara _{Data negara}

data negara data negara

Data negara

Data negara

data negara

data negara

Gambar 3. 23 dfd level 2 proses 2.5

2.6.1 Tambah propinsi

kepegawaian 2.6.2

Ubah propinsi propinsi Data propinsi Data propinsi

data propinsi data propinsi

Data propinsi

Data propinsi

data propinsi

data propinsi

negara Data negara

Data negara

Gambar 3. 24 dfd level 2 proses 2.6

2.7.1 Tambah kota

kepegawaian 2.7.2

Ubah kota kota

Data kota Data kota

data kota data kota

Data kota

Data kota

data kota

data kota

negara Data negara

Data negara

propinsi Data propinsi

Data propinsi

Gambar 3. 25 dfd level 2 proses 2.7

2.8.1 Tambah rekening

kepegawaian

2.8.2

Ubah rekening rekening

Data rekening _{Data rekening}

data rekening data rekening

Data rekening

Data rekening

data rekening

data rekening

58

4.2.1 Tambah data barang

penyedia

penyedia

4.2.2 Ubah data barang

penyedia

4.2.3 Hapus data barang

penyedia

Barang penyedia

harga Data barang penyedia

data barang penyedia data barang penyedia

Data harga

Data harga data harga

data harga

Data barang penyedia Data barang penyedia

data barang penyedia data barang penyedia

Data harga Data harga

data harga data harga

Data barang penyedia data barang penyedia

Data harga data harga Data barang penyedia

data barang penyedia Data harga data harga

Data barang penyedia

Gambar 3. 27 dfd level 2 proses 4.2

6.1.1 Pengolahan data pengadaan barang PPK/KPA 6.1.2 Penunjukan langsung panitia Detail_pengadaan _barang Rencana pengadaan Pengadaan barang penyedia Barang penyedia harga Detail rencana pengadaan

Data pengadaan barang Data barang pengadaan barang

data pengadaan barang data barang pengadaan barang

Data pengadaan barang

data pengadaan barang

Data barang pengadaan barang data barang pengadaan barang Data barang rencana pengadaan

Data rencana pengadaan

Penyedia yang ditunjuk

data penyedia yang ditunjuk

Penyedia yang ditunjuk data penyedia yang ditunjuk

Data barang penyedia Data harga

6.1.4 Kontrak kerja Data cetak kontrak kerja

Data pengadaan Data penyedia 6.1.3 Daftar penyedia Data penyedia Data penyedia

59

2.1.1.1 Tambah bagian/bidang

kepegawaian

2.1.1.2 Ubah bagian/bidang

Bagian/bidang

Data bagian/bidang Data bagian/bidang

data bagian/bidang data bagian/bidang

Data bagian/bidang data bagian/bidang

Data bagian/bidang data bagian/bidang

Gambar 3. 29 dfd level 3 proses 2.1.1

2.1.2.1 Tambah jabatan

kepegawaian

2.1.2.2 Ubah jabatan

jabatan Data jabatan Data jabatan

data jabatan data jabatan

Data jabatan data jabatan

Data jabatan data jabatan

History jabatan Data history jabatan

data history jabatan

Data history jabatan data history jabatan

Data history jabatan Data history jabatan

data history jabatan data history jabatan

Gambar 3. 30 dfd level 3 proses 2.1.2

2.1.3.1 Tambah pegawai

kepegawaian

2.1.3.2 Ubah pegawai

pegawai Data pegawai Data pegawai

data pegawai data pegawai

Data pegawai data pegawai

Data pegawai data pegawai

Bagian/bidang

jabatan History jabatan Data bagian/bidang

Data jabatan Data history jabatan

60

6.1.1.1 Tambah data pengadaan barang

PPK/KPA

6.1.1.2 Ubah data pengadaan barang

Data pengadaan barang data pengadaan barang

Data pengadaan barang data pengadaan barang

Detail_pengadaan _barang Rencana

pengadaan

Pengadaan barang

Detail rencana pengadaan Data pengadaan barang

Data barang pengadaan barang

Data pengadaan barang Data barang pengadaan barang

data pengadaan barang data barang pengadaan barang

data pengadaan barang data barang pengadaan barang

Data barang pengadaan barang data barang pengadaan barang

data barang pengadaan barang Data barang pengadaan barang Data barang rencana pengadaan

Data rencana pengadaan

Data barang rencana pengadaan Data rencana pengadaan

Gambar 3. 32 dfd level 3 proses 6.1.1

6.1.2.1 Tunjuk penyedia

panitia 6.1.2.2_batal

Penyedia yang ditunjuk data penyedia yang ditunjuk

Penyedia yang ditunjuk data penyedia yang batal ditunjuk

penyedia

Barang penyedia harga

Penyedia yang ditunjuk data penyedia yang ditunjuk

Penyedia yang ditunjuk data penyedia yang batal ditunjuk Data barang penyedia

Data harga

61

3.1.6.3Spesifikasi Proses

Berikut adalah spesifikasi proses dari Sistem E-procurement berbasis

intranet di DISKOMINFO :

Tabel 3.3 Spesifikasi Proses

No. Proses Keterangan

1. No. Proses 1.0

Nama Proses Login

Source Kepegawaian, Kepala Bidang, Penyedia, PPK/KPA, Panitia

Input Data login

Output Informasi login invalid

Destination Kepegawaian, Kepala Bidang, Penyedia, PPK/KPA, Panitia

Logika Proses Begin

{ Kepegawaian, Kepala Bidang, Penyedia, PPK/KPA,dan Panitia memasukkan username dan password }

if username sesuai dan password benar then

data login valid menuju program aplikasi

else

tampil informasi login invalid

end if End

2. No. Proses 2.0

Nama Proses Pengolahan Data Master

Source Kepegawaian

Input Data pegawai, data user, data barang, data negara, data propinsi, data kota

Output Informasi pegawai, informasi user, informasi barang, informasi negara,

informasi propinsi, informasi kota

Destination Kepegawaian

Logika Proses Begin

{ Kepegawaian dapat melihat dan mengolah data pegawai, data user, data

barang, data negara, data propinsi, data kota }

End

3. No. Proses 2.1

Nama Proses Pengolahan Data Master Pegawai

Source Kepegawaian

Input Data bidang/bagian, data jabatan, data pegawai

Output Informasi bidang/bagian, informasi jabatan, informasi pegawai

Destination Kepegawaian

Logika Proses Begin

{ Kepegawaian dapat mengolah data bidang/bagian, data jabatan, dan

data pegawai }

End

4. No. Proses 2.1.1

Nama Proses Pengolahan Data Bidang/bagian

Source Kepegawaian

Input Data bidang/bagian

Output Informasi bidang/bagian

62

Logika Proses Begin

{ Kepegawaian mengolah data bidang/bagian }

End

5. No. Proses 2.1.1.1

Nama Proses Tambah Data Bidang/bagian

Source Kepegawaian

Input Data bidang/bagian

Output Informasi bidang/bagian

Destination Kepegawaian

Logika Proses Begin

if data bagian benar and tidak ada data kosong then

simpan data bagian

Else

data bagian salah atau data masih kosong

endif End

6. No. Proses 2.1.1.2

Nama Proses Ubah Data Bidang/bagian

Source Kepegawaian

Input Data bidang/bagian

Output Informasi bidang/bagian

Destination Kepegawaian

Logika Proses Begin

if data bagian benar and tidak ada data kosong then

ubah data bagian

Else

data bagian salah atau data masih kosong

endif End

7. No. Proses 2.1.2

Nama Proses Pengolahan Data Jabatan

Source Kepegawaian

Input Data jabatan

Output Informasi data jabatan

Destination Kepegawaian

Logika Proses Begin

{ Kepegawaian mengolah data jabatan }

End

8. No. Proses 2.1.2.1

Nama Proses Tambah Data jabatan

Source Kepegawaian

Input Data jabatan

Output Informasi data jabatan

Destination Kepegawaian

Logika Proses Begin

if data jabatan benar and tidak ada data kosong then

simpan data jabatan

Else

data jabatan salah atau data masih kosong

endif End

63

9. No. Proses 2.1.2.2

Nama Proses Ubah Data Jabatan

Source Kepegawaian

Input Data jabatan

Output Informasi data jabatan

Destination Kepegawaian

Logika Proses Begin

if data jabatan benar and tidak ada data kosong then

ubah data jabatan

Else

data jabatan salah atau data masih kosong

endif End

10. No. Proses 2.1.3

Nama Proses Pengolahan Data Pegawai

Source Kepegawaian

Input Data pegawai

Output Informasi data pegawai

Destination Kepegawaian

Logika Proses Begin

{ Kepegawaian mengolah data pegawai }

End

11. No. Proses 2.1.3.1

Nama Proses Tambah Data Pegawai

Source Kepegawaian

Input Data pegawai

Output Informasi data pegawai

Destination Kepegawaian

Logika Proses Begin

if data pegawai benar and tidak ada data kosong then

simpan data pegawai

Else

data pegawai salah atau data masih kosong

endif End

12. No. Proses 2.1.3.2

Nama Proses Ubah Data Pegawai

Source Kepegawaian

Input Data pegawai

Output Informasi data pegawai

Destination Kepegawaian

Logika Proses Begin

if data pegawai benar and tidak ada data kosong then

ubah data pegawai

Else

data pegawai salah atau data masih kosong

endif End

13. No. Proses 2.2

Nama Proses Pengolahan Data User

LAMPIRAN D