2. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan aktiva tetap dalam
menjalankan aktivitas perusahaan. 3.
Menetapkan prosedur – prosedur perlindungan dan pemeliharaan fisik suatu aktiva tetap.
4. Menekankan bahwa aktiva tetap merupakan fasilitas yang penting dalam
pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. 5.
Mendorong usaha perawatan yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan berikut cara yang paling menguntungkan untuk membiayai
aktiva tetap. 6.
Melindungi aktiva perusahaan terhadap segala bentuk penyelewengan yang mungkin terjadi dan dapat merugikan perusahaan.
7. Menetapkan tanggungjawab yang wajar untuk aktiva tetap.
8. Merencanakan waktu yang tepat untuk melakukan pengeluaran modal.
Ada tiga jenis Internal control atas aktiva tetap yang dapat dilakukan, yaitu :
1. Pengawasan Administrasi
Pengawasan ini meliputi pengawasan sistem dan prosedur penyelenggaraan inventaris serta yang berhubungan dengan masalah
teknik dan materi inventarisasi. Misalnya, induk barang atau buku lainnya. 2.
Pengawasan Fisik
Universitas Sumatera Utara
Pengawasan ini meliputi penyesuaian keadaan fisik aktiva tetap di lapangan dengan laporan yang terdapat dalam daftar inventaris maupun
administrasi inventarisasinya. 3.
Pengawasan Penggunaan Pengawasan ini dilakukan untuk mengetahui apakah aktiva tetap
digunakan dengan memperhatikan efisiensi penggunaannya atau tidak.
Menurut Fakultas Ekonomi USU pengertian aktiva tetap adalah harta
berwujud yang dimiliki perusahaan ataupun fakultas yang memiliki masa manfaat lebih dari satu tahun dan tidak untuk dijual kembali yang memiliki manfaat bagi
suatu organisasi atau departemen tersebut. Menurut Soemarso S.R 2005; 20 “aktiva tetap adalah aktiva berwujud
tangible fixed assets yang masa manfaatnya lebih dari satu tahun, digunakan dalam kegiatan perusahaan, dimiliki tidak untuk dijual kembali dalam kegiatan
normal perusahaan, serta nilainya cukup besar”.
Menurut Jerry, Donald dan Paul 2007; 566 menyebutkan bahwa defenisi aktiva tetap adalah sebagai berikut: “aktiva tetap adalah sumber daya yang
memiliki tiga karakteristik: memiliki bentuk fisik bentuk dan ukuran yang jelas, digunakan dalam kegiatan operasional, dan tidak untuk dijual ke konsumen.
Aktiva ini biasa dinamakan dengan properti, pabrik, dan peralatan property, plant, and equipment; atau aktiva tetap fixed assets”.
Menurut Sofyan Syafri Harahap 2004, “aktiva tetap adalah aktiva yang menjadi milik perusahaan yang dipergunkan secara terus-menerus dalam kegiatan
Universitas Sumatera Utara
perusahaan, baik dalam penjualan barang, penjualan aktiva lain atau pembelian
aktiva lainnya yang bukan untuk dijual”.
Sistem internal control meliputi evaluasi menilai atas pelaksanaan pekerjaan dengan cara membandingkan realisasi dengan rencana, dan melakukan
tindakan perbaikan apabila dipandang perlu jika ada penyimpangan yang merugikan. Misalnya meliputi persetujuan, pemisahan antara fungsi operasional
penyimpangan dan pencataan, serta pengawasan fisik atas kekayaan. Hal ini dimaksudkan untuk menjamin kebenaran data akuntansi, mengamankan harta
kekayaan dan catatan pembukuannya, dalam upaya menggalakkan efisiensi usaha, serta mondorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan.
Elemen-elemen internal control : 1
Lingkungan pengendalian 2
Penilaian resiko 3
Informasi dan komunikasi 4
Aktivitas pengendalian 5
monitoring
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan internal control atas aktiva tetapnya sebagai berikut :
1. Pengendalian melalui persetujuan authorization control
Pemberian persetujuan atas pemakaian aktiva tetap biasanya dilakukan dengan persetujuan Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi USU.
2. Pengendalian terhadap gerak-gerik fisik
Universitas Sumatera Utara
Jika terdapat aktiva yang rusak maupun telah usang sehingga habis manfaatnya atau tidak dapat dipakai lagi , maka Fakultas Ekonomi USU
melakukan sejumlah prosedur–prosedur atau peraturan-peraturan yang dilakukan sehubungan untuk melindungi aktiva tetapnya. Misalnya, terdapat
aktiva yang telah rusak, maka akan dilaporkan kepada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU untuk perlakuan tindak lanjut atas aktiva tersebut.
Namun biasanya, aktiva yang dapat diperbaiki akan direparasi terlebih dahulu oleh teknisi.
3. Pemberian nomor urut
Aktiva tidak diberikan nomor urut, melainkan diberi cap Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara agar internal control baik dokumen maupun aktiva
dapat berjalan efektif. 4.
Prosedur atas internal control Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi USU melakukan bimbingan ataupun
lokakarya bagi seluruh staf-staf berupa prosedur-prosedur dan pelatihan- pelatihan tentang cara pengoperasian aktiva tetap. Fakultas mengembangkan
dan menerapkan sistem kepemimpinan yang bersifat kolegial yang pada prinsipnya berorientasi pada kebersamaan. Setiap rencana kegiatan dan
pelaksanaan program fakultas selalu dibangun melalui pembahasan pada rapat-rapat departemen, sehingga proses akuntabilitas atas pengelolaan dan
koordinasi pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan baik. 5. Pemeriksaan secara fisik atas kekayaan perusahaan
Universitas Sumatera Utara
Fakultas melakukan perhitungan fisik secara berkala dengan melihat langsung kekayaan fakultas dengan membandingkan aktiva yang dihitung dengan catatan
yang bersangkutan sebagai control dasar untuk mengetahui kebenaran kelengkapan dan ketepatan. Pemeriksaan biasanya dilakukan setahun sekali pada
akhir periode. Internal control atas aktiva tetap meliputi penjagaan dan pencatatan akuntansi
aktiva tetap yang memadai yang dimiliki organisasi untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
Fakultas Ekonomi USU menjaga dan melindungi asetnya dengan cara :
1. Memberikan tanggung jawab kepada seseorang atas aktiva tetap tersebut,
2. Memisahkan tugas antara orang yang menjaga dengan orang yang melakukan
pencatatan aktiva tetap tersebut, 3.
Memiliki asuransi aktiva tetap terhadap kejadian –kejadian tertentu seperti kebakaran, pencurian, dan lain-lain,
4. Melakukan pembinaan kepada orang-orang yang menggunakan aktiva tetap
tersebut agar mereka dapat secra benar engoperasikan aktiva tetap tersebut, 5.
Adanya program pemeliharaan dan perbaikan yang teratur, 6.
Melindungi aktiva tetap dari hujan, panas, dan sebagainya, 7.
Mempertinggi keamana di wilayah tersebut,misalnya orang-orang yang tidak berhubungan tidak diperbolehkan masuk ke daerah tersebut.
Manfaat yang didapatkan apabila Internal Control bagi Fakultas Ekonomi bila direncanakan dan dilaksanakan dengan baik adalah:
Universitas Sumatera Utara
1. Masalah-masalah internal kontrol dapat diidentifikasi dan diperbaiki dengan
segera, 2.
Menghasilkan informasi yang lebih akurat dan reliabel sebagai dasar pengambilan keputusan,
3. Membantu mempersiapkan laporan keuangan secara akurat dan tepat waktu,
4. Melakukan evaluasi dan penilaian mengenai efektivitas internal control.
Prosedur Pemeriksaan Aktiva Tetap pada Fakultas Ekonomi USU :
1. Pelajari dan evaluasi internal control atas aktiva tetap.
2. Minta kepada data kepada Pembantu Dekan II serta Supporting Schedule
aktiva tetap yang berisikan : Saldoawal, penambahan dan pengurangannya, saldo akhir, baik untuk harga perolehan maupun akumulasi
penyusutannya. 3.
Periksa footing dan cross footingnya dan cocokkan totalnya dengan General Ledger atau sub general ledger, saldo awal dengan working paper
tahun lalu. 4.
Vouch penambahan dan pengurangan aktiva tetap tersebut. Untuk penambahan lihat approvalnya dan kelengkapan supporting schedulnya.
Untuk pengurangan kita lihat otorisasinya dan jurnalnya apakah sudah dicatat dengan betul, misalnya ada laba atau rugi atas penjualan aktiva
tetap tersebut. 5.
Periksa fisik dari aktiva tetap tersebut dan periksa kondisi dan nomor kode dari aktiva tetap.
6. Periksa bukti pemilikan aktiva tetap.
Universitas Sumatera Utara
7. Pelajari dan periksa apakah Capiltalization Policy yang dijalankan
konsisten dengan tahun sebelumnya. 8.
Buat analisa tentang perkiraan Repair Maintenance, sehingga kita dapat mengetahui apakah ada pengeluaran yang seharusnya masuk dalam
kelompok Capital Expenditure tetap dicatat sebagai Revenue Expenditure. 9.
Periksa apakah aktiva tetap tersebut sudah diasuransikan dan apakah Insurance Coveragenya cukup.
10. Tes perhitungan penyusutan, cross reference angka penyusutan dengan
biaya penyusutan diperkiraan laba rugi dan periksa alokasidistribusi biaya penyusutan.
11. Periksa notulen rapat, perjanjian kredit, jawaban konfirmasi dari bank,
untuk memeriksa apakah ada aktiva tetap yang dijadikan sebagai jaminan. 12.
Periksa apakah ada commitment yang dibuat oleh perusahaan untuk membeli atau menjual aktiva tetap.
13. Untuk construction in progress, kita periksa penambahannya dan apakah
ada construction in progress yang harus ditransfer keaktiva tetap. 14.
Jika ada aktiva tetap yang diperoleh melalui leasing, periksa lease agreement dan periksa apakah accounting treatmennya sudah sesuai
dengan standara kuntansi leasing. 15.
Periksa atau tanyakan apakah ada aktiva tetap yang dijadikan agunan kredit bank.
16. Periksa penyajiannya dalam laporan keuangan, apakah sesuai dengan
PABU.
Universitas Sumatera Utara
B. Tujuan Sistem Internal Control
