Lingkungan pengendaian Penilaian resiko Prosedur pengendalian Pemantauan atau monitoring Informasi dan komunikasi Alfonsus Sirait dan Helda Gunawan

Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007. USU Repository © 2009 28

D. UNSUR – UNSUR PENGAWASAN INTERN

Untuk menjamin agar pengawasan intern dapat berjalan dengan baik, seorang manager harus mengetahui unsur- unsur pengawasan intern tersebut. Pengawasan intern yang memuaskan tidak hanya diperoleh dari suatu sistem yang dikoordinasi, tetapi jika dari prosedur yang dapat dipercaya dengan biaya yang relatif rendah. Menurut Niswonger, Warren,Reeve, and Fees 2005; 229 dalam bukunya Accounting Principle yag diterjemahkan oleh Alfonsus Sirait dan Helda Gunawan 2000; 184 ada beberapa unsur- unsur pengawasan intern.Unsur- unsur pengawasan intern yang dimaksud adalah :

1. Lingkungan pengendaian

2. Penilaian resiko

3. Prosedur pengendalian

4. Pemantauan atau monitoring

5. Informasi dan komunikasi Alfonsus Sirait dan Helda Gunawan

Sedangakan unsur- unsur pengawasan perusahaan lainnya terdiri dari : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tugas dan tanggung jawab kepada unit- unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan aktivitas – aktivitas perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip- prinsip sebagai berikut : a. Harus dipisahkan fungsi- fungsi operasi, dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap- tahap suatu taransaksi. Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007. USU Repository © 2009 29 Dengan dipisahkannya fungsi- fungsi tersebut, maka catatan akuntansi yang dilaksanakan dapat menggambarkan tarnsaksi sebenarnya yang dilaksanakan oleh unit organiasi yang memegang fungsi lain, sehingga data akuntansi yang dihasilkan dapat diandalkan kebenarannya. Dengan demikian kekayaan organisasi terjami keamanannya. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang diberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hamya terjadi bila ada otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus ada sistem pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Salah satu media utuk hal itu adalah formulir. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data direkam dalam formulir dan catatan akutansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional, sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara - cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaanya. Adapun cara – cara umum yang dilaksanakan perusahaan dalam menciptakan praktek yag sehat dalah : Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007. USU Repository © 2009 30 a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang b. Pemeriksaan yang mendadak c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan orang atau unit organisasi lain. d. Perputran jabatan e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang menjadi haknya. f. Setiap periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Diantara empat unsur pokok pengawasan intern diatas, unsur mutu karyawan merupakan unsur pengawasan intern yang paling penting karena dengan memiliki karyawan yang kompoten, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung jawaban keuangan yang dapat diandalkan.

E. PENGAWASAN INTERN PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS