Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007.
USU Repository © 2009
30
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan harus dipertanggung
jawabkan oleh yang berwenang b.
Pemeriksaan yang mendadak c.
Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan orang atau unit
organisasi lain. d.
Perputran jabatan e.
Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang menjadi haknya. f.
Setiap periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. 4.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Diantara empat unsur pokok pengawasan intern diatas, unsur mutu
karyawan merupakan unsur pengawasan intern yang paling penting karena dengan memiliki karyawan yang kompoten, unsur pengendalian yang lain dapat
dikurangi sampai batas yang minimum dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung jawaban keuangan yang dapat diandalkan.
E. PENGAWASAN INTERN PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS
Di setiap perusahaan umumnya dijumpai transaksi kas yang bersifat biasa atau bersifat rutin. Seperti halnya juga pada PT.Permata Sumatera Abadiraya , kas
merupakan harta perusahaan yang paling digemari untuk dilakukannya penyelewengan dan penyalahgunaan. Kesalahan pencatatan kas akan
mempengaruhi perkiraan – perkiraan lain. Oleh sebab itu, pengawasan intern kas perlu dilakukan agar uang kas dapat dijaga dengan aman. Sistem pengawasan
Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007.
USU Repository © 2009
31
internal kas meningkatkan kemungkinan pelaporan nilai kas dan ekuivalen kas menjadi akurat dan dapat diandalkan oleh pemakai laporan keuangan.
I. Pengawasan Intern Penerimaan Kas Tujuan dari pengawasan intern kas pada bagian penerimaan adalah sebagai
berikut: a. Menjaminahwa seluruh penerimaan kas benar – benar diterima dan
diamankan sebagai milik pengawasa intern kas. b. Menciptakan manfaat yang besar dari jumlah kas yang diterima dan
dimiliki pengawasan intern kas. Pengawasan internal kas yang baik, harus dapat menjamin penerimaan
dicatatat apa adanya. Untuk mengawasi pemeriksaan kasnya PT.Permata Sumatera Abadiraya menerapkan :
a Tanggung jawab dalam menagani kas harus tegas, jelas, dan pasti b. Transaksi dicatat dengan segera.
c. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat secara up to date miring.
d. Penanganan atas fisik kas hanya dilakukan oleh asatu orang. e.Memuat arsip untuk menyimpan dokumen – dokumen sebagai tanda
terima uang. f. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, misalnya dibayar oleh siapa dan
diterima oleh siapa.
Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007.
USU Repository © 2009
32
Sistem penerimaan kas dilakukan dalam berbagai bentuk, misalnya penerimaan tunai, giro, da cek.Dalam hal ini perushaan menggunakan penerimaan
tunai dan cek.
II. Pengawasan Intern Pengeluaran Kas
Pengawasan terhadap pengeluaran kas juga harus dilakukan sedemikian rupa agar tidak terjadi kesalahan dan kecurangan yang mengakibatkan kerugian
pada perusahaan.Sistem penerapan pengawasan yang memuaskan aka memberi kepastian bahwa pengeluaran yang dilakukan ada hubungannya dengan aktivitas
perusahaan yang telah dibukukan serta mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang.
Pengeluaran perusahaan terdiri dari pengeluaran rutin, yaitu : gaji, biaya pemeliharaan, biaya lain- lainnya. Pengeluaran kas yang harus diperiksa
kelengkapannya dan sah tidaknya bukti yang bersangkutan. Pemeriksaan tersebut meliputi bukti pembayaran pembelian barang dan investasi. Pengeluaran kas
berkaitan dengan pembayaran hutang yang timbul karna adanya pembelian secara kredit serta pembayaran gaji karyawan, promosi, dan sebagainya. Sistem
pengeluaran kas ada dua yaitu pengeluaran dengan cek dan pengeluaran dengan kas kecil cash petty fund yang selain praktis, biaya juga relatif kecil.
Pengeluaran kas dalam jumlah yang besar dilakukan dengan cek. Pembayaran dengan menggunakan cek ini dilakukan dengan dua cara yaitu :
Dengan menuliskan kata tunai atau dengan nama penerimaan yang dituju. Dengan menggunakan kata tunai, cek ini dapat dicairkan atau digunakan oleh siapa saja.
Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007.
USU Repository © 2009
33
Sedangakan dengan nama penerimaan yang dituju, hanya dapat digunakan oleh perusahaan yang ditunjuk atau dengan kata lain disebut cek atas untuk PT.
Permata Sumatera Abadiraya menggunakan cek untuk pembayaran sejumlah transaksi yang dilakukan dengan memindahkan pembukuan dana rekening giro
perusahaan pembayaran ke rekening giro perusahaan penerima. Pengawasan atas pengeluaran kas oleh PT. Permata Sumatera Abadiraya
adalah : a. Perushaan menetapka bagian – bagian tertentu yang berwenang untuk
menandatangani kwitansi, cek, giro, dan alat pembayaran lainnya dalam jumlah tertentu.
b. Semua cek yang akan dibayar mempunyai nomor, yang umumnya telah ditetapkan oleh bank.
c. Tanggal cek harus sam dengan tanggal pengeluaran yang dicatat dalam buku kas.
d. Nama dari penerima harus sama dengan nama yang dicatat dalam buku kas.
e. Jumlah uang yang tertulis di cek harus sama dengan jumlah uang yang dicatat dalam buku kas.
f. Seluruh bukti pengeluaran kas dan bank ditandatangani oleh manager keuangan dan administrasi sebagai bukti bahwa pengeluaran diketahui
dan disetujui oleh perusahaan.
Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007.
USU Repository © 2009
34
F.
FORMULIR SERTA PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS
Bukti pertama yang dihasilkan dari suatu transaksi adalah formulir. Menurut Cecil Gillespie dalam bukunya Accounting System, Procedures and
Method, yang diterjemahkan oleh Mulyadi 2001; 75
“Formulir adalah berupa secarik kertas yang akan diisi dngan informasi tanggal penjualan, nama wiraniaga dengan kodenya, nomor urut,
nama barang dan kuantitas, harga satuan, harga total setiap barang, total semua barang, dan tanda tangan wiraniaga”.
Formulir dan dokumen yang digunakan oleh PT. Prmata Sumatera Abadiraya adalah:
1. Faktur
2. Bukti pengeluaran kas atau voucher register
3. jurnal pengeluaran kas
4. bukti setoran bank
Sumber – sumber penerimaan yang diperoleh perusahaan adalah : 1.
Tagihan dari customer yaitu : -
Berupa biaya perbaikan pengecetan ketok. non insurance -
OR Own Risk biaya yang tertuang pada surat perjanjian karyawan antara lembaga asuransi dengan customer pemilik
2. Tagihan ke asuransi yaitu :
- Pencairan klaim dari perusahaan asuransi, Adira, Jasindo, Ramayana dan
lain – lain.
Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007.
USU Repository © 2009
35
Prosedur Penerimaan Kas
Agar kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan baik, maka dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan oleh organisasi atau
perusahaan. Adapun prosedur penerimaan kas yang dilakukan oleh PT. Permata Sumatera Abadiraya adalah sebagai berikut :
Pribadi non Insurance Customer pemilik langsung ke CS customer service, Customer
mengisi formulir penyerata mobil. Kemudian mobil didata mana yang rusak perlu diperbaiki. Data dikonversi dengan lebel harga biaya SPK dan harga
terbentuk , lalu mobil tersebut dikerjakan sesuai permintaan customer pemilik. Mobil Asuransi
Customer pemilik lansung kekantor asuransi. Lembaga asuransi menunjuk bengkel kerja mitra kerjanya. Kemudian bengkel Permata Sumatera
Abadiraya mengerjakan sesuai order asuransi . Bengkel hanya menagih OR dari pemilik, sehingga bengkel hanya menagih dari klaim ke asuransinya.
Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas diperlukan dalam setiap perusahaan guna meningkatkan efisiensi perusahaan. Prosedur dapat diartikan
yaitu suatu urutan – urutan pekerjaan, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam
terhadap transaksi – transaksi perusahaan yang terjadi.
Prosedur Pengeluaran Kas
Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007.
USU Repository © 2009
36
Pengeluaran kas adalah uang yang keluar melalui kas, baik berupa uang tunai, cek, ataupun bilyat giro yang dikeluarkan oleh kasir umum dalam rangka
kegiatan usaha. Beberapa pengeluaran rutin yang dilakukan oleh PT. Permata Sumatera Abadiraya adalah sebagai berikut :
1. Gaji, bonus karyawan dan kesejahteraan karyawan lainnya.
2. Biaya telepon, air dan beban operasi lainnya.
3. Pajak.
4. Pembelian bahan untuk perbaikan mobil.
5. Sumbagan – sumbangan.
6. Pengisian dana kas kecil.
Semua pengeluaran kas PT. Permata Sumatera Abadiraya dilakukan dengan uang tunai.
Adapun prosedur pengeluaran kas yang dilakukan oleh PT. Permata Sumatera Abadiraya sebagai berikut :
a. Setiap pengeluaran kas harus dibuktikan dengan balnko pengeluaran kas yang telah diperiksa kebenaran perhitungannya serta kelengkapan
lampirannya. b. Blanko pengeluaran kas ini dianggap sah apabila telah memenuhi
ketentuan sebagai berikut : - Sudah dibubuhi nomor dan tanggal bukti kas.
- Sudah ditanda tangani oleh bagian akuntansi. - Sudah diparaf oleh kasir umum.
Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007.
USU Repository © 2009
37
- Sudah diparaf dan diperiksa oleh bagian keuangan dan wakil direktur keuangan.
c. Blanko pengeluaran kas yang telah diotorisasi menjadi bukti untuk dicatat dalam catatan akuntansi.
G. SISTEM PENCATATAN KAS