PENGAWASAN INTERN PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS

Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007. USU Repository © 2009 30 a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang b. Pemeriksaan yang mendadak c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan orang atau unit organisasi lain. d. Perputran jabatan e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang menjadi haknya. f. Setiap periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Diantara empat unsur pokok pengawasan intern diatas, unsur mutu karyawan merupakan unsur pengawasan intern yang paling penting karena dengan memiliki karyawan yang kompoten, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung jawaban keuangan yang dapat diandalkan.

E. PENGAWASAN INTERN PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS

Di setiap perusahaan umumnya dijumpai transaksi kas yang bersifat biasa atau bersifat rutin. Seperti halnya juga pada PT.Permata Sumatera Abadiraya , kas merupakan harta perusahaan yang paling digemari untuk dilakukannya penyelewengan dan penyalahgunaan. Kesalahan pencatatan kas akan mempengaruhi perkiraan – perkiraan lain. Oleh sebab itu, pengawasan intern kas perlu dilakukan agar uang kas dapat dijaga dengan aman. Sistem pengawasan Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007. USU Repository © 2009 31 internal kas meningkatkan kemungkinan pelaporan nilai kas dan ekuivalen kas menjadi akurat dan dapat diandalkan oleh pemakai laporan keuangan. I. Pengawasan Intern Penerimaan Kas Tujuan dari pengawasan intern kas pada bagian penerimaan adalah sebagai berikut: a. Menjaminahwa seluruh penerimaan kas benar – benar diterima dan diamankan sebagai milik pengawasa intern kas. b. Menciptakan manfaat yang besar dari jumlah kas yang diterima dan dimiliki pengawasan intern kas. Pengawasan internal kas yang baik, harus dapat menjamin penerimaan dicatatat apa adanya. Untuk mengawasi pemeriksaan kasnya PT.Permata Sumatera Abadiraya menerapkan : a Tanggung jawab dalam menagani kas harus tegas, jelas, dan pasti b. Transaksi dicatat dengan segera. c. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat secara up to date miring. d. Penanganan atas fisik kas hanya dilakukan oleh asatu orang. e.Memuat arsip untuk menyimpan dokumen – dokumen sebagai tanda terima uang. f. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, misalnya dibayar oleh siapa dan diterima oleh siapa. Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007. USU Repository © 2009 32 Sistem penerimaan kas dilakukan dalam berbagai bentuk, misalnya penerimaan tunai, giro, da cek.Dalam hal ini perushaan menggunakan penerimaan tunai dan cek.

II. Pengawasan Intern Pengeluaran Kas

Pengawasan terhadap pengeluaran kas juga harus dilakukan sedemikian rupa agar tidak terjadi kesalahan dan kecurangan yang mengakibatkan kerugian pada perusahaan.Sistem penerapan pengawasan yang memuaskan aka memberi kepastian bahwa pengeluaran yang dilakukan ada hubungannya dengan aktivitas perusahaan yang telah dibukukan serta mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Pengeluaran perusahaan terdiri dari pengeluaran rutin, yaitu : gaji, biaya pemeliharaan, biaya lain- lainnya. Pengeluaran kas yang harus diperiksa kelengkapannya dan sah tidaknya bukti yang bersangkutan. Pemeriksaan tersebut meliputi bukti pembayaran pembelian barang dan investasi. Pengeluaran kas berkaitan dengan pembayaran hutang yang timbul karna adanya pembelian secara kredit serta pembayaran gaji karyawan, promosi, dan sebagainya. Sistem pengeluaran kas ada dua yaitu pengeluaran dengan cek dan pengeluaran dengan kas kecil cash petty fund yang selain praktis, biaya juga relatif kecil. Pengeluaran kas dalam jumlah yang besar dilakukan dengan cek. Pembayaran dengan menggunakan cek ini dilakukan dengan dua cara yaitu : Dengan menuliskan kata tunai atau dengan nama penerimaan yang dituju. Dengan menggunakan kata tunai, cek ini dapat dicairkan atau digunakan oleh siapa saja. Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007. USU Repository © 2009 33 Sedangakan dengan nama penerimaan yang dituju, hanya dapat digunakan oleh perusahaan yang ditunjuk atau dengan kata lain disebut cek atas untuk PT. Permata Sumatera Abadiraya menggunakan cek untuk pembayaran sejumlah transaksi yang dilakukan dengan memindahkan pembukuan dana rekening giro perusahaan pembayaran ke rekening giro perusahaan penerima. Pengawasan atas pengeluaran kas oleh PT. Permata Sumatera Abadiraya adalah : a. Perushaan menetapka bagian – bagian tertentu yang berwenang untuk menandatangani kwitansi, cek, giro, dan alat pembayaran lainnya dalam jumlah tertentu. b. Semua cek yang akan dibayar mempunyai nomor, yang umumnya telah ditetapkan oleh bank. c. Tanggal cek harus sam dengan tanggal pengeluaran yang dicatat dalam buku kas. d. Nama dari penerima harus sama dengan nama yang dicatat dalam buku kas. e. Jumlah uang yang tertulis di cek harus sama dengan jumlah uang yang dicatat dalam buku kas. f. Seluruh bukti pengeluaran kas dan bank ditandatangani oleh manager keuangan dan administrasi sebagai bukti bahwa pengeluaran diketahui dan disetujui oleh perusahaan. Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007. USU Repository © 2009 34 F. FORMULIR SERTA PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS Bukti pertama yang dihasilkan dari suatu transaksi adalah formulir. Menurut Cecil Gillespie dalam bukunya Accounting System, Procedures and Method, yang diterjemahkan oleh Mulyadi 2001; 75 “Formulir adalah berupa secarik kertas yang akan diisi dngan informasi tanggal penjualan, nama wiraniaga dengan kodenya, nomor urut, nama barang dan kuantitas, harga satuan, harga total setiap barang, total semua barang, dan tanda tangan wiraniaga”. Formulir dan dokumen yang digunakan oleh PT. Prmata Sumatera Abadiraya adalah: 1. Faktur 2. Bukti pengeluaran kas atau voucher register 3. jurnal pengeluaran kas 4. bukti setoran bank Sumber – sumber penerimaan yang diperoleh perusahaan adalah : 1. Tagihan dari customer yaitu : - Berupa biaya perbaikan pengecetan ketok. non insurance - OR Own Risk biaya yang tertuang pada surat perjanjian karyawan antara lembaga asuransi dengan customer pemilik 2. Tagihan ke asuransi yaitu : - Pencairan klaim dari perusahaan asuransi, Adira, Jasindo, Ramayana dan lain – lain. Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007. USU Repository © 2009 35 Prosedur Penerimaan Kas Agar kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan baik, maka dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan oleh organisasi atau perusahaan. Adapun prosedur penerimaan kas yang dilakukan oleh PT. Permata Sumatera Abadiraya adalah sebagai berikut : Pribadi non Insurance Customer pemilik langsung ke CS customer service, Customer mengisi formulir penyerata mobil. Kemudian mobil didata mana yang rusak perlu diperbaiki. Data dikonversi dengan lebel harga biaya SPK dan harga terbentuk , lalu mobil tersebut dikerjakan sesuai permintaan customer pemilik. Mobil Asuransi Customer pemilik lansung kekantor asuransi. Lembaga asuransi menunjuk bengkel kerja mitra kerjanya. Kemudian bengkel Permata Sumatera Abadiraya mengerjakan sesuai order asuransi . Bengkel hanya menagih OR dari pemilik, sehingga bengkel hanya menagih dari klaim ke asuransinya. Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas diperlukan dalam setiap perusahaan guna meningkatkan efisiensi perusahaan. Prosedur dapat diartikan yaitu suatu urutan – urutan pekerjaan, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi – transaksi perusahaan yang terjadi. Prosedur Pengeluaran Kas Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007. USU Repository © 2009 36 Pengeluaran kas adalah uang yang keluar melalui kas, baik berupa uang tunai, cek, ataupun bilyat giro yang dikeluarkan oleh kasir umum dalam rangka kegiatan usaha. Beberapa pengeluaran rutin yang dilakukan oleh PT. Permata Sumatera Abadiraya adalah sebagai berikut : 1. Gaji, bonus karyawan dan kesejahteraan karyawan lainnya. 2. Biaya telepon, air dan beban operasi lainnya. 3. Pajak. 4. Pembelian bahan untuk perbaikan mobil. 5. Sumbagan – sumbangan. 6. Pengisian dana kas kecil. Semua pengeluaran kas PT. Permata Sumatera Abadiraya dilakukan dengan uang tunai. Adapun prosedur pengeluaran kas yang dilakukan oleh PT. Permata Sumatera Abadiraya sebagai berikut : a. Setiap pengeluaran kas harus dibuktikan dengan balnko pengeluaran kas yang telah diperiksa kebenaran perhitungannya serta kelengkapan lampirannya. b. Blanko pengeluaran kas ini dianggap sah apabila telah memenuhi ketentuan sebagai berikut : - Sudah dibubuhi nomor dan tanggal bukti kas. - Sudah ditanda tangani oleh bagian akuntansi. - Sudah diparaf oleh kasir umum. Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007. USU Repository © 2009 37 - Sudah diparaf dan diperiksa oleh bagian keuangan dan wakil direktur keuangan. c. Blanko pengeluaran kas yang telah diotorisasi menjadi bukti untuk dicatat dalam catatan akuntansi.

G. SISTEM PENCATATAN KAS