Perencanaan Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PERENCANAAN KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

OLEH :

KRISTINA LESTARI GINTING 072103011

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapakan puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan berkat dan rahmatnya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat pada waktu dan sesuai dengan yang direncanakan.

Tugas akhir ini dibuat dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat dalam menyelesaikan perkuliahan pada Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan dan masih banyak terdapat kekurangan akibat keterbatasan pengetahuan yang penulis miliki. Untuk itu, penulis dengan kerendahan hati menerima masukan berupa kritik dan saran yang sifatnya membangun guna perbaikan dan penyempurnaan tugas akhir ini.

Dalam penyelesaian tugas akhir ini penulis banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak, baik itu berupa saran dan bimbingan. Maka pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu DR. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si, selaku Ketua Program Studi

DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA, selaku Sekretaris Program

4. Ibu Dra. Friska Sipayung, M.Si, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

5. Teristimewa penulis ucapkan terima kasih kepada kedua orang tua

penulis. Ayahanda dan Ibunda tersayang yang telah mendidik, mengasuh dan membimbing penulis dengan penuh kasih sayang tanpa kenal lelah serta berkat doa beliau pula penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. 6. Kepada Abang Haris terima kasih atas bantuan, bimbingan dan

saran-sarannya.

7. Kepada Sahabat terbaikku mulia dari kita kuliah : Yulia Rostanti, Enda Soraya, Nuraita Sari, Andini Dwi Aulia, Lina Budiarti. Terima kasih atas bantuannya selama ini.

8. Kepada teman-teman DIII Kesekretariatan Stambuk 2007 tetap semangat dan terima kasih untuk kebersamaannya selama hampir 3 tahun ini.

Mudahan-mudahan Tuhan Yang Maha Kuasa memberikan balasan atas kebaikan yang diberikan kepada penulis. Akhirnya dari hasil penulisan dalam bentuk tugas akhir ini penulis berhadap dapat bermanfaat bagi kita semua.

Medan, 28 Desember 2010 .Penulis,

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ... i

Daftar Isi ... iii

Daftar Gambar ... iv

Daftar Tabel ... v

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Permasalahan ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 3

E. Jadwal Penelitian ... 4

F. Sistematika Penulisan ... 4

BAB II PROFIL INSTANSI ... 6

A. Sejarah Ringkas ... 6

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 9

C. Struktur Organisasi ... 9

D. Job Description ... 14

E. Kinerja Usaha Terkini ... 19

F. Rencana Kegiatan ... 20

BAB III PEMBAHASAN ... 22

A. Pengertian Perencanaan ... 22

B. Proses Perencanaan... 24

C. Tujuan Perencanaan ... 26

D. Rencana Kerja bagian Kemahasiswaan ... 27

E. Penerapan Perencanaan ... 34

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 40

A. Kesimpulan ... 40

B. Saran ... 41

DAFTAR TABEL

DAFTAR GAMBAR

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Untuk dapat bekerja secara berdaya guna, perlu di buat perencanaan kerja agar dapat menghemat waktu dan sumber lainnya, mengurangi kesimpangsiuran serta untuk memperoleh keserasian kerja. Dengan di laksanakannya perencanaan terlebih dahulu di harapkan akan memberikan arahan yang dapat dipakai sebagai pedoman bagi pelaksanaan kegiatan secara bertahap dan teratur.

Menurut Sedarmayanti ( 2001 : 102 ) perencanaan dalam arti seluas – luasnya adalah suatu proses mempersiapkan secara sistematis kegiatan – kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah di tentukan sebelumnya. Dalam arti lain, perencanaan merupakan aktivitas–aktivitas pengumpulan data dan informasi beserta pemikiran untuk menetukan apa yang hendak di capai, apa saja yang harus dilakukan, bagaimana urutannya, fasilitas – fasilitas apa yang di perlukan, mengapa harus di capai dan dijalankan, bagaimana dengan waktu atau masanya, oleh siapa harus dijalankan dan terakhir di tentukan bagaimana cara menjalankannya.

Melalui perencanaan dapat dilakukan suatu perkiraan terhadap hal – hal yang mungkin timbul, baik pada waktu pelaksanaan maupun perkiraan tentang apa yang akan terjadi. Selain sebagai alat pelaksanaan kegiatan, perencanaan juga merupakan alat pengukur atau standar untuk melakukan pengawasan, evaluasi dan untuk mengetahui skala prioritas kegiatan yang akan di lakukan. Perencanaan

dilakukan agar pelaksanaan suatu kegiatan dapat lebih teratur dan rapi serta lebih berfungsi.

Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi (FE) Universitas Sumatera Utara (USU) menetapkan bahwa rencana strategis USU merupakan rencana jangka panjang yang akan dicapai, dan didalam rencana jangka panjang tersebut disusun juga rencana jangka pendek yang berhubungan dengan rencana pencapaian keberhasilan rencana jangka panjang tersebut.

Suatu organisasi harus membuat perencanaan kerja pada bagian kemahasiswaan dengan baik, agar perencanaan yang dipilih sesuai dengan kebutuhan. Perencanaan merupakan suatu kegiatan yang dilakukan sebelum dan setelah operasi. Secara umum perencanaan mempunyai beberapa fungsi seperti menunjang peningkatan produktivitas, menggunakan tenaga kerja, peralatan dan ruang serta energi secara efektif, meminimalkan investasi modal, mempermudah pemeliharaan, meningkatkan keselamatan dan kepuasan kerja.

Dari uraian ini dapat di lihat pentingnya perencanaan kerja dalam membantu organisasi/kantor untuk mencapai tujuannya, sehingga peneliti melakukan penelitian dengan judul “Perencanaan Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ”

B. Permasalahan

Perrmasalahan yang akan di bahas dalam penulisan tugas akhir ini adalah “bagaimana perencanaan kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui perencanaan kerja pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah :

1. Bagi Penulis

a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang di teliti baik

secara teoritis maupun aplikasi.

b. Agar penulis lebih memahami perencanaan kerja untuk membantu

suatu kegiatan dalam mencapai tujuan dengan teratur, rapi dan lebih berfungsi.

2. Bagi Instansi

Sebagai masukan untuk meningkatkan penerapan perencanaan kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisa penulis untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini.

Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.

D. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini di lakukan di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M Hanafiah Kampus USU Medan. Penelitian di lakukan tanggal 11 Agustus 2010. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan dapat dilihat pada tabel 1.1

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No Kegiatan

MINGGU KE

I II III

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan Laporan

E. Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas akhir ini di laksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4 ) bab, yang di anggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang di maksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian perencanaan, proses perencanaan, fungsi perencanaan dan perencanaan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : PENUTUP

Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa mendatang.

BAB II

PROFIL PERGURUAN TINGGI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir tidak di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen

Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961 dan berkelanjutan samapi sekarang tahun 2010.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan

pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku

pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan

pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta

menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B.JENIS USAHA/ KEGIATAN

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah institusi pendidikan yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. STRUKTUR ORGANISASI

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

_ _ _ _ _ _

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Sumber : Fakultas Ekonomi USU

Rektor dan Pembantu Rektor

Ketua dan Sekretaris Departemen Dekan dan Pembantu

Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Lab/ Study bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Intra Departemen

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc(CTM),

SpA(K)

Pembantu Rektor I : Prof.Ir.Zulkifli Nasution.M.Sc.Ph.D.

Pembantu Rektor II :

Pembantu Rektor III :

Pembantu Rektor IV

Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc

Pudek I : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak

Pudek II : Drs.Arifin Lubis, MM, Ak

Pudek III

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS Ketua :

Sekretaris

ANGGOTA

•

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si.

•

Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP.

• •

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec.

•

Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak.

•

Ami Dilham, SE, M.Si.

Drs. Arifin Akhmad, Msi, Ak.

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc

Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi

Pl. Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak PROGRAM DIPLOMA

Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA

Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, MSi Akuntansi

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistiana, SE, MSi Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE

Kasub. Personalia : Kamariah, SE

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : M.Simba Sembiring, SE, MSi

Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE

Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos

E. JOB DESCRIPTION

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang

ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,

kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan

fakultas.

f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/

pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan

pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan

dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan

jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan

perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan

lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan

dan perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

F.KINERJA ORGANISASI

Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Untuk menciptakan ahlimadya yang berkualitas, Fakultas Ekonomi mewajibkan mahasiswa Diploma III mengambil mata kuliah magang dan menyelesaikan tugas akhir pada semester 6. Magang di lakukan selama dua bulan

setengah, mulai dari hari Senin hingga Jum’at dengan jumlah waktu kerja 20 jam per minggu. Tujuan dengan adanya magang, lulusan Diploma III Fakultas Ekonomi USU menjadi terampil ketika masuk ke dunia kerja. Dan tugas akhir sebagai salah satu syarat untuk kelulusan bagi mahasiswa Diploma III.

Akhir dari proses belajar mengajar adalah pelaksanaan bagi wisuda bagi mahasiswa yang telah menyelesaikan semua beban belajar. Wisuda hanya dilaksanakan ditingkat universitas, dan diadakan sekurang-kurangnya 4 (empat) kali dalam 1 (satu) tahun sesuai dengan jadwal kegiatan akademik USU. Pada akhirnya para wisudawan diharapkan mempunyai kompetensi yang dibutuhkan masyarakat.

G. RENCANA KEGIATAN

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

1. Penerimaan mahasiswa baru

2. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 3. Perkuliahan semester genap/ ganjil.

4. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. 5. Wisuda mahasiswa.

6. Penambahan gedung perkuliahan.

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja FE USU menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut.

1. Peningkatan proses belajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.

2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.

3. Memperbaiki ruang kuliah mahasiswa, dosen, departemen.

4. Meningkatkan kopetensi mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa

untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.

5. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti program pekerti applied

approach, workshop.

6. Matakuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan

kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

7. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan dosen.

8. Melaksanakan penelitian & pengabdian masyarakat yang harus

dirapatkan oleh departemen.

9. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.

10.Meningkatkan kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umumnya yang

BAB III PEMBAHASAN

A.PENGERTIAN PERENCANAAN

Menurut Daft (2007 : 7) perencanaan adalah menentukan tujuan untuk kinerja organisasi di masa depan serta memutuskan tugas dan penggunaan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

Perencanaan merupakan fungsi manajemen yang berkaitan dengan menentukan tujuan untuk kinerja organisasi di masa depan, memutuskan tugas, dan penggunaan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Beberapa pengertian lain mengenai perencanaan yaitu :

1. Menurut Sedamayanti (2001 : 17) perencanaan merupakan keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

2. Menurut Udaya (2001 : 54) perencanaan adalah penentuan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang harus dilaksanakan, bentuk organisasi yang tepat untuk mencapainya dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan.

3. Menurut Silalahi (2002 : 159) perencanaan adalah fundasi untuk keberhasilan pelaksanaan tiap fungsi-fungsi manajer dasar lainnya dan juga proses penetapan tujuan yang akan dicapai dan memutuskan strategi dantaktik untuk mencapainya.

Terdapat dua jenis perencanaan, yaitu: a. Perencanaan Jangka Pendek

Perencanaan jangka pendek dibagi kedalam dua kategori berdasarkan frekuensi dan jenis keputusan. Beberapa keputusan mempunyai kaitan dengan kegiatan-kegiatan sekarang dan dapat dibuat harian atau mingguan. Keputusan-keputusan seperti ini ditandai oleh keteraturan dari frekuensinya dan disebut keputusan-keputusan operasi jangka pendek.

Kategori kedua berkaitan dengan keputusan-keputusan non rutin jangka pendek, keputusan-keputusan ini membutuhkan lebih banyak analisis jika dibandingkan keputusan-keputusan jangka pendek.

b. Perencanaan Jangka Panjang

Perencanaan Jangka Panjang melibatkan pengambilan-pengambilan keputusan yang pengaruhnya menjangkau beberapa tahun kedepan. Biasanya 3 sampai 5 tahun bahkan bisa lebih lama.

Langkah pertama dalam perencanaan adalah memilih sasaran organisasi, kemudian tujuan ditetapkan bagi sub-sub organisasi, seperti divisi, departemen, dan seterusnya. Setelah tujuan ditentukan, program disusun untuk mencapainya dengan cara yang sistematis, tentu saja dalam pemilihan tujuan dan penyusunan program manajer selalu mempertimbangkan kemungkinan pelaksanaannya dan apakah akan diterima oleh manajer dan organisasi itu.

Bagian Kemahasiswaan melaksanakan program kerja berdasarkan perencanaan yang telah terlebih dahulu disusun sebelum operasional bagian

kemahasiswaan dimulai. Perencanaan yang diterapkan dalam upaya pencapaian tujuan operasional kerja dibidang Kemahasiswaan adalah perencanaan jangka panjang. Jangka panjang diterapkan tetap terkait dengan perencanaan jangka pendek, karena perencanaan jangka panjang melandasi isi dan menjadi pedoman dalam membuat perencanaan jangka pendek. Oleh karen itu, bidang kemahasiswaan harus menetapkan terlebih dahulu rencana jangka panjang kemudian dijabarkan dalam rencana jangka pendek.

B.PROSES PERENCANAAN

Menurut Sedarmayanti (2001 : 103) secara umum tahap-tahap proses perencanaan dapat dikemukakan sebagai berikut:

1. Menyusun Rencana

Langkah-langkah menyusun rencana: a. Meninjau keadaan

b. Memperkirakan keadaan waktu yang akan dilalui atau sering juga

disebut forcasting

c. Mengindentifikasi kebijaksanaan atau usaha-usaha yang perlu

dilakukan bagi rencana.

d. Menyusun pengesahan rencana

Pengesahan rencana adalah merupakan suatu kegiatan penutupan dari rangkaian perumusan perencanaan.

2. Menyusun Program Rencana

Dalam penyusunan suatu program rencana, dilakukan penjabaran dari rincian kegiatan, jumlah pembiayaan dan penentuan bagian/sub bagian yang akan diikut sertakan menurut urutan skala prioritas sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

3. Pelaksanaan Rencana

Dalam pelaksanaan rencana, dilakukan kegiatan-kegiatan operasi yang sepadan dengan apa yang telah direncanakan dan diprogramkan. Selagi berlangsungnya pelaksanaan, sekaligus dilakukan penilaian, penyempurnaan dan pemeliharaan.

4. Pelaksanaan terhadap Pelaksanaan Rencana Tujuan dari pengawasan adalah:

a. Mengusahakan supaya pelaksanaan rencana berjalan sesuai dengan apa yang telah direncanakan semula

b. Untuk melihat adanya deviasi dalam pelaksanaan. 5. Evaluasi terhadap Proses Perencanaan

Evaluasi akan membantu proses kegiatan pengawasan. Kegiatan evaluasi harus dilakukan secara terus menerus mulai dari awal perencanaan sampai hasil akhir yang dicapai. Evaluasi merupakan pendukung terhadap tahap penyusunan rencana yakni evaluasi terhadap situasi dan kondisi sebelum rencana dimulai pelaksanaannya, serta evaluasi terhadap rencana itu sendiri.

Dalam menyusun rencana ada empat hal penting atau pokok yang perlu diketahui, yaitu:

a. Tujuan rencana yang hendak dicapai

b. Sistem/metoda /cara untuk mencapai tujuan

c. Jangka waktu yang diperlukan untuk mencapai tujuan

d. Sumber data/informasi, fasilitas, tempat dan lain sebagainya.

C. TUJUAN PERENCANAAN

Tujuan utama perencanaan adalah untuk menentukan program dan memberikan gambaran kepada pihak manajemen mengenai teknik-teknik yang digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Selain itu, menurut Nasution (1996 : 20) perencanaan juga berfungsi sebagai berikut:

1. Mengurangi ketidakpastian pada waktu yang akan datang .

Waktu selalu bersifat dinamis dan berubah maka diperlukan adanya perencanaan guna memproyeksikan kegiatan yang akan dilakukan organisasi berkaitan dengan kejadian yang akan terjadi.

2. Memberi arah dan perhatian pada tujuan organisasi.

Perencanaan digunakan sebagai pedoman penuntun arah dalam mencapai dan mengarahkan seluruh tindakan pada tujuan yang telah ditetapkan.

3. Membantu memperkirakan peluang pada masa mendatang.

Dengan adanya perkiraan peluang yang akan diraih dimasa mendatang, maka perlu diambil tindakan-tindakan guna memperkecil resiko-resiko sehingga dapat diperkirakan peluang yang didapatkan perusahaan.

4. Memperkecil biaya.

Dengan adanya perencanaan dimungkinkannya dilaksanakannya penghematan biaya, dengan pengalokasian dana pada masing-masing bidang (sesuai dengan anggaran) maka penggunaan dana untuk menjalankan roda perusahaan dapat dilaksanakan secara efisiensi dan efektif.

5. Sarana untuk pengawasan.

Hasil kerja yang dicapai seseorang akan sulit diukur keefektifannya, dengan perencanaan akan dapat diukur berhasil tidaknya suatu pekerjaan, ini akan mempermudah fungsi pengawasan.

D. RENCANA KERJA BAGIAN KEMAHASISWAAN

Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi (FE) Universitas Sumatera Utara (USU) menetapkan bahwa rencana strategis USU merupakan rencana jangka panjang yang akan dicapai, dan didalam rencana jangka panjang tersebut disusun juga rencana jangka pendek yang berhubungan dengan rencana pencapaian keberhasilan rencana jangka panjang tersebut.

Adapun rencana jangka panjang bagian Kemahasiswaan FE USU adalah:

1. PENDIDIKAN

Subyek pendidikan dan pelatihan disampaikan kepada mahasiswa denganmenggunakan teknologi multimedia interaktif melalui internet. Dengan demikian pendidikan pelatihan dapat disediakan dua puluh empat jam sehari. Ini adalah kesempatan untuk memperkenalkan cara inovatif

untuk mendapatkan mahasiswa yang terlibat dalam pengalaman menarik dan berharga dan mendorong proses belajar sepanjang hayat diantara organisasi bisnis dan individu.

Strata program pendidikan yang ditawarkan oleh universitas adalah strata sarjana (S-1), magister (s-2), doktoral (S-3), diploma (S-0), spesialis dan profesi.

Seleksi mahasiswa baru untuk program strata-1 melalui sistem terintegrasi secara nasioanl (SPMB) masih merupakan pilihan terbaik untuk memilih pelamar secara terintegrasi dan kompetitif.

2. PENELITIAN DAN PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

Kerjasama penelitian antar universitas dengan pemerintah daerah dan pusat di bawah skema ”University for industry” akan mempercepat transfer dan pemanfaatan hasil dari universitas ke unit komersial.

Hasil penelitian yang dikerjakan universitas bisa mencakup beberapa bidang diantaranya adalah kemajuan teknologi, perangkat lunak komputer, material lanjutan, bioteknologi, aplikasi ilmu komputer. Sistem akuntansi sebagai alat untuk memantau dan mengevaluasi kinerja perusahaan dan sebagainya. Melalui kerjasama penelitian, dunia industri, universitas dan pemerintah memperoleh berbagai keuntungan timbal balik, yang bermanfaat dalam pwekwmbangan kekuatan internal untuk menghadapi kompetisi global.

Sebagai universitas yang menuju standar internasional, cakupan geografis pelayanan masyarakat tidak hanya terbatas secara nasional, memberikan

kontribusi nyata kepada pemerintah daerah Sumatera Utara. Keberadaan universitas sebagai salah satu agen perubahan harus mudah dipahami seperti standar moral yang tinggi, kesetiaan pada masyarakat, kota yang terorganisir dengan baik, lingkungan kesehatan, dan lain-lain. Dengan menyadari bahwa Indonesia terdiri dari multi ras dan suku bangsa, pelayanan harus bebas dari kepentingan politik, etnik dan agama.

3. SUMBER DAYA MANUSIA

a) STAF AKADEMIK DAN NON-AKADEMIK

Dalam bidang sumber daya manusia, USU perlu mengembangkan program untuk kesejahteraan, jalur karir, dan insentif bagi staf sebagai persyaratan awal untuk menarik kembali perhatian dan mencurahkan tenaga kepada kegiatan akademik di dalam universitas.

b) MAHASISWA

Keberhasilan dari proses pendidikan dari perguruan tinggi ditentukan oleh mutu dari mahasiswa yang dapat dilihat dari sikap perilaku, motivasi, semangat belajar dan rasa kepemilikannya terhadap universitas/fakultas. Untuk mempengaruhi faktor diluar pribadi mahasiswa, maka pengelola universitas harus dapat memperbaiki faktor-faktor yang berpengaruh dengan program-program kemahasiswaan, yaitu:

2) Meningkatkan kualitas berbagai sarana dan prasarana untuk menunjang kegiatan ekstra kurikuler dan unit-unit kegiatan mahasiswa.

3) Mengembangkan pembentukan sikap, moral dan etika serta disiplin ilmu.

4) Melaksanakan program pemagangan.

5) Menjalin hubungan baik dengan instansi/lembaga untuk membantu penempatan kelulusan.

c) ALUMNI

Alumni sudah mencapai ribuan orang, tersebar diseluruh Nusantara dan telah menduduki posisi-posisi penting baik di instansi pemerintah maupun lembaga-lembaga swasta, merupakan potensi yang dapat diandalkan dalam pembangunan/pengembangan USU.

1) Meningkatkan hubungan kerjasama dengan para alumni baik

secara pribadi maupun melembaga, melalui pertemuan rutin dan terprogram.

2) Pendataan secara rutin terhadap keberadaan alumni.

3) Meminta masukan dari alumni tentang penyesuaian kurikulum

dengan dunia kerja.

4) Memberi kesempatan pada para alumni yang dinilai pakar untuk memberikan ceramaha tau kuliah umum di program-program studi yang sesuai.

4. SARANA DAN PRASARANA

Untuk program pengembanan sistem manajemen infrastruktur, harus dipersiapkan dan diimplementasikan:

a) Pembentukan unit pemeliharaan dan pengembangan fasilitas pada

tingkat pusat,

b) Peta dan tabel pengkodean infrastruktur,

c) Revisi Rencana Induk Pengembangan Universitas, d) Sistem informasi penggunaan fasilitas terintegrasi, e) Panduan penggunaan fasilitas,

f) Prosedur pemeliharaan, pengoperasian, pengafkiran dan keselamatan. g) Sistem perencanaan investasi infrastruktur baru,

h) Penguatan infrastruktur yang diperlukan untuk mendukung program Tridharma,

i) Perluasan areal kampus,

j) Penyediaan dan peningkatan kapasitas asrama mahasiswa yang layak huni,

k) Peningkatan kapasitas dan pelayanan kesehatan bagi sivitas

akademika, dan

l) Pembentukan ”club house” sebagai fasilitas informal untuk kegiatan sosial diantara sivitas akademika.

5. ORGANISASI DAN MANAJEMEN

Strategi pengembangan /pembinaan organisasi dan masyarakat terfokus pada pembinaan sistem tat pamong. Untuk itu, program kerja yang akan

dilaksanakan dalam aspek tata pamong antara lain adalah mempersiapkan dan mengimplementasikan:

a) Pembentukan seluruh unsur struktural tata pamong universitas sebagai suatu entitas badanhukum yang baru,

b) Deskripsi rinci fungsi semua unit akademik dan non-akademik, c) Rancangan sistem hubungan kerja antar unit,

d) Rancangan mekanisme pengalokasian semua sumber daya diantara

berbagai komponen yang ada,

e) Rancangan mekanisme restrukrisasi, reposisi dan revitalisasi/

pemberdayaan semua unit,

f) Peran pekerjaan, hak dan tanggung jawab manajemen universitas,

fakultas dan departemen,

g) Rancangan kebijakan dan prosedur manajemen, h) Penerapan prinsip keterbukaan dan akuntabilitas, i) Rancangan sistem penilaian kinerja yang baru,

j) Fasilitas keberadaan program antar disiplin dan disiplin silang,

k) Kerjasama departemen dalam rangka membentuk ikatan disiplin

silang,

l) Integrasi kegiatan kewirausahaan dalam satu kesatuan organisator, dan m) Sosialisasi anggaran rumah tangga kepada sivitas akademika.

6. INFORMASI TERINTEGRASI

Sistem informasi baru yang handal dan terintegrasi merupakan suatu keharusan bagi universitas agar dapat berperan sebagai suatu badan

hukum. Program pengembangan sistem informasi adalah mempersiapkan dan mengimplementasikan program perancangan-ulang dan implementasi sistem informasi manajemen terintegrasi yang akan menghasilkan antara lain:

a) Kebijakan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi bagi

sivitas akademika,

b) Rancangan sistem informasi manajemen dan akademik terpadu untuk seluruh fungsi USU,

c) Perangkat lunak sistem informasi terpadu berbasis Web dari seluruh sub-sistem universitas,

d) Panduan operasional sistem informasi, e) Uji coba implementasi, dan

f) Sistem pemantauan dan evaluasi.

Rencana kerja jangka pendek bagian Kemahasiswaan FE USU:

1. BEASISWA

Setiap semesternya PD III mengeluarkan surat usulan beasiswa, kemudian para pegawai membuat pengumuman kepada Mahasiswa, menerima dan memeriksa berkas dari mahasiswa, mengirimkan data-data tersebut ke Pembantu Dekan III (PD III) bagi mahasiswa yang memenuhi syarat. Adapun sumber-sumber donatur beasiswa adalah Bank Rakyat Indonesia (BRI), Perseroan Terbatas Perkebunan (PTP), Badan Pelaksana Minyak

dan Gas (BP Migas), Gudang garam, Supersemar, Djarum, Tonato Fundation, Salemba IV.

2. SURAT KETERANGAN MAHASISWA

Dalam hal ini bagian kemahasiswaan mengeluarkan Surat Keterangan Mahasiswa aktif untuk pengurusan Askes, KTM hilang dan Beasiswa, mengeluarkan surat riset mahasiswa, mengeluarkan surat rekomendasi untuk mahasiswa masuk asrama putra dan putri, mengeluarkan surat tunjangan keluarga PNS dan swasta, rekomendasi untuk memperoleh beasiswa, melegalisir surat-surat yang dibutuhkan.

3. REGISTRASI MAHASISWA AKTIF

Dalam hal ini bagian kemahasiswaan meregistrasi mahasiswa S1 Reguler, S1 Ekstensi dan D3, data diambil dari KRS/pembayaran SPP.

4. REGISTRASI ALUMNI

Dalam hal ini bagian kemahasiswaan meregistrasi Alumni S1 dan Diploma 3.

5. KEGIATAN OSPEK MAHASISWA BARU

Dalam hal ini bagian kemahasiswaan mempersiapkan jadwal ospek, membuat undangan, membuat absensi peserta ospek & panitia ospek.

E.PENERAPAN PERENCANAAN

Seperti yang telah dijelaskan di bab sebelumnya, penerapan adalah proses dijalankannya program yang telah ditentukan oleh seluruh pihak dalam organisasi agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Adapun yang menjadi penerapan perencanaan kerja tahun ajaran 2009/2010 di bagian Kemahasiswaan FE USU adalah:

Penerapan rencana jangka pendek bagian Kemahasiswaan FE USU:

1. BEASISWA

Pada tahun ajaran 2009/2010 bagian Kemahasiswaan telah memproses beasiswa bagi mahasiswa program S1 dan D-III yang kurang mampu dengan jumlah 350 orang, dan beasiswa bagi mahasiswa berprestasi dengan jumlah 175 orang.

2. SURAT KETERANGAN MAHASISWA

Untuk memperlancar mahasiswa mendapatkan surat keterangan mahasiswa aktif, surat riset mahasiswa, surat rekomendasi untuk mahasiswa masuk asrama putri, surat tunjangan keluarga PNS dan swasta, dan rekomendasi untuk memperoleh beasiswa. Maka bagian Kemahasiswaan membuat contoh surat-surat tersebut dan menempelnya dibagian depan ruangan Kemahasiswaan.

3. REGISTRASI MAHASISWA AKTIF

Data yang diperoleh bagian Kemahasiswaan dari KRS/pembayaran SPP mahasiswa baru, jumlah mahasiswa aktif kuliah tahun ajaran 2009/2010 dari semua jurusan kurang lebih 1146 orang.

4. REGISTRASI ALUMNI

Hasil dari pendataaan alumni dari tahun 1975 sampai dengan 2009 terdapat kurang lebih 19.474 orang alumni Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Data-data alumni disimpan dalam database komputer, kemudian diprint untuk dijadikan pembukuan data-data alumni. Dengan jumlah pegawai 4 orang dilengkapi dengan fasilitas 5 unit komputer dan 4 unit printer, memudahkan pegawai untuk bekerja lebih efektif dan efisien.

5 KEGIATAN OSPEK MAHASISWA BARU

Mulai tahun ajaran 2006/2007 Ospek mahasiswa Fakultas Ekonomi USU diperbaharui menjadi lebih terarah. Tujuan diadakannya Ospek ini untuk dapat mengasah bakat yang dimiliki oleh mahasiswa-mahasiswa baru. Ospek dilaksanakan sekitar bulan Agusutus setelah registrasi mahasiswa baru dilakukan.

Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah merencanakan kegiatan jangka panjang yang berkaitan dengan pendidikan, melakukan kegiatan pelatihan kepada mahasiswa dengan menggunakan teknologi multimedia interaktif melalui internet. Hal tersebut merupakan pendorong kepada mahasiswa untuk melaksanakan kegiatan belajar.

Kegiatan pelatihan dan pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakan oleh bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mencakup bidang kemajuan teknologi dan berkaitan langsung dengan kegiatan bidang ekonomi dalam beberapa kesempatan melibatkan mahasiswa dalam mengumpulkan data penelitian dan kegiatan pengabdian masyarakat di lapangan.

Kegiatan peningkatan sumber daya manusia yang dilaksanakan kepada mahasiswa berupa mengembangkan iklim belajar dan berkarya, kegiatan ekstra kulikuler, program pemagangan di berbagai instansi dan lembaga.

Organisasi dan manajemen terfokus pada pembinaan dan sistem tata pamong dengan melaksanakan pembentukan seluruh unsur struktural tata pamong

di tingkat fakultas, merencanakan deskripsi semua fungsi unit akademik dan non akademik serta rancangan sistem hubungan kerja antar unit.

Informasi terintegrasi di laksanakan agar menghasilkan kebijakan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi bagi civitas akademika, serta rancangan sistem informasi manajemen dan akademik terpadu untuk seluruh civitas akademika.

Rencana kerja jangka pendek bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas sumatera Utara yang meliputi pemberian beasiswa yang memenuhi syarat seperti yang telah di tetapkan, sumber donatur mahasiswa adalah antara lain Bank Rakyat Indonesia (BRI), Perseroan Terbatas Perkebunan (PTP), PT. Gudang Garam, PT.Djarum dan Sebagainya.

Bagian kemahasiswaan mengeluarkan surat keterangan mahasiswa aktif untuk berbagai keperluan, miaslnya untuk pengurusan askes, besiswa surat penelitian mahasiswa dan surat tunjangan keluarga PNS.

Registrasi mahasiswa aktif dilakukan secara rutin melalui pendataan terhadap Kartu Rencana Studi (KRS) maupun Kwitansi Pembyaran SPP.

Registrasi Alumni di lakukan terhadap mahasiswa lulusan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara denga tujuan terjalinnya komunikasi dan kerja sama dengan para alumni.

Kegiatan ospek mahasiswa baru di lakukan perencanaan secara terjadwal pada awal tahun ajaran baru yang melibatkan unsur bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bekerja sama dengan HMJ dan Gubernur Mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Perencanaan jangka pendek pada hakekatnya adalah merencanakan segala sesuatu yang dianggap sangat penting untuk dilaksanakan segera, karena segala yang direncanakan dalam perencanaan ini adalah berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan pengembangan pelayanan atministrasi kemahasiswaan maupun atministrasi akademik serta untuk menambah wawasan para mahasiswa.

Perencanaan jangka pendek ini dilaksanakan dalam rangka memenuhi ketentuan yang telah ditetapkan oleh pemerintah dalam berbagai peraturan perundang-undangan, kususnya dibidang kemahasiswaan. Oleh karena itu bila perencanaan jangka pendek ini dapat dipersiapkan dengan sebaik-baiknya sehingga bila nanti dapat diwujudnyatakan, maka akan membawa pengaruh yang positif bagi kemajuan mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara karena mereka telah dibekali oleh pengetahuan dan keterampilan serta pengalaman yang sangat mereka butuhkan baik dalam rangka penyelesaian studi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara, maupun ketika kelak mereka bekerja di masyarakat.

Perencanaan jangka panjang adalah merupakan pelengkap atau penyempurnaan dari apa yang telah dicapai dalam perencanaan jangka pendek, sehingga para mahasiswa diharapkan telah terpenuhi segala kebutuhannya sebagai mahasiswa yang sedang menimba pengetahuan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara. Dengan demikian mereka diharapkan dapat bersaing dengan lulusan dari perguruan tinggi yang lain.

Salah satu hal yang penting dalam perencanaan jangka panjang adalah pendataan para alumni hususnya yang telah berhasil bekerja diberbagai instansi

pemerintah maupun suasta, bila bagian kemahasiswaan dapat menjalin kerjasama dengan mereka, tentu akan bermanfaat untuk pengembangan kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara pada masa yang akan datang.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN 4.1.Kesimpulan

Setelah menganalisa dan mengevaluasikan uraian-uraian pada bab-bab terdahulu, penulis mengambil kesimpulan:

1. Rencana kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara dikelompokan menjadi dua bagian yaitu :

a. Rencana jangka panjang, meliputi kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat, organisasi dan manajemen serta informasi terintegrasi.

b. Rencana kerja jangka pendek meliputi pemberian beasiswa,

mengeluarkan surat keterangan, melakukan registrasi mahasiswa aktif, registrasi alumni dan kegiatan ospek mahasiswa baru.

2. Perencanaan kerja jangka panjang dan jangka pendek pada bagian

kemahasiswaan tersebut telah dapat dilaksanakan melalui, perogram kerja yang telah ditetapkan oleh seluruh pihak yang terkait pada bagian kemahasiswaan fakultas Ekonomi Sumatra Utara, sehingga kegiatan kemahasiswaan telah dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya.

3. Perencanaan kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara melibatkan unit kerja di bawah Pembantu Dekan III Fakultas Ekonomi Universitas sumatera Utara, pegawai, Gubernur mahasiswa, Himpunan Jurusan, serta mahasiswa senior yang

terlibat dalam kepanitian kegiatan yang dilaksanakan oleh bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

4.2.Saran

1. Perencanaan adalah merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu sehingga perencanaan yang telah diterapkan di bagian Kemahasiswaan harus dapat dipertahankan dan diperbaiki secara terus-menerus agar tujuan yang ingin dicapai dapat terwujud secara efektif dan efisien.

2. Kinerja para pegawai yang sudah baik harus dapat dipertahankan dan

DAFTAR PUSTAKA

Lubis, Chairuddin P, dkk., 2005. Rencana Strategis Universitas Sumatera Utara 2005-2009, Medan

Nasution, Mulia., 1996. Pengantar Manajemen dengan Contoh Rencana Penjualan Perusahaan, Jakarta, Djambatan

Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi 2007-2008, 2007. Medan, USU Press

L. Daft, Richard, 2007. Manajemen, Jakarta, Salemba Empat

Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, Edisi Revisi, Bandung, Mandar Maju

Silalahi, Ulbert., 2002. Pemahaman Praktis Asas-asas Manajemen, cetakan kedua, Bandung, Mandar Maju

di tingkat fakultas, merencanakan deskripsi semua fungsi unit akademik dan non akademik serta rancangan sistem hubungan kerja antar unit.

Informasi terintegrasi di laksanakan agar menghasilkan kebijakan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi bagi civitas akademika, serta rancangan sistem informasi manajemen dan akademik terpadu untuk seluruh civitas akademika.

Rencana kerja jangka pendek bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas sumatera Utara yang meliputi pemberian beasiswa yang memenuhi syarat seperti yang telah di tetapkan, sumber donatur mahasiswa adalah antara lain Bank Rakyat Indonesia (BRI), Perseroan Terbatas Perkebunan (PTP), PT. Gudang Garam, PT.Djarum dan Sebagainya.

Bagian kemahasiswaan mengeluarkan surat keterangan mahasiswa aktif untuk berbagai keperluan, miaslnya untuk pengurusan askes, besiswa surat penelitian mahasiswa dan surat tunjangan keluarga PNS.

Registrasi mahasiswa aktif dilakukan secara rutin melalui pendataan terhadap Kartu Rencana Studi (KRS) maupun Kwitansi Pembyaran SPP.

Registrasi Alumni di lakukan terhadap mahasiswa lulusan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara denga tujuan terjalinnya komunikasi dan kerja sama dengan para alumni.

Kegiatan ospek mahasiswa baru di lakukan perencanaan secara terjadwal pada awal tahun ajaran baru yang melibatkan unsur bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bekerja sama dengan HMJ dan Gubernur Mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Perencanaan jangka pendek pada hakekatnya adalah merencanakan segala sesuatu yang dianggap sangat penting untuk dilaksanakan segera, karena segala yang direncanakan dalam perencanaan ini adalah berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan pengembangan pelayanan atministrasi kemahasiswaan maupun atministrasi akademik serta untuk menambah wawasan para mahasiswa.

Perencanaan jangka pendek ini dilaksanakan dalam rangka memenuhi ketentuan yang telah ditetapkan oleh pemerintah dalam berbagai peraturan perundang-undangan, kususnya dibidang kemahasiswaan. Oleh karena itu bila perencanaan jangka pendek ini dapat dipersiapkan dengan sebaik-baiknya sehingga bila nanti dapat diwujudnyatakan, maka akan membawa pengaruh yang positif bagi kemajuan mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara karena mereka telah dibekali oleh pengetahuan dan keterampilan serta pengalaman yang sangat mereka butuhkan baik dalam rangka penyelesaian studi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara, maupun ketika kelak mereka bekerja di masyarakat.

Perencanaan jangka panjang adalah merupakan pelengkap atau penyempurnaan dari apa yang telah dicapai dalam perencanaan jangka pendek, sehingga para mahasiswa diharapkan telah terpenuhi segala kebutuhannya sebagai mahasiswa yang sedang menimba pengetahuan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara. Dengan demikian mereka diharapkan dapat bersaing dengan lulusan dari perguruan tinggi yang lain.

Salah satu hal yang penting dalam perencanaan jangka panjang adalah pendataan para alumni hususnya yang telah berhasil bekerja diberbagai instansi

pemerintah maupun suasta, bila bagian kemahasiswaan dapat menjalin kerjasama dengan mereka, tentu akan bermanfaat untuk pengembangan kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara pada masa yang akan datang.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN 4.1.Kesimpulan

Setelah menganalisa dan mengevaluasikan uraian-uraian pada bab-bab terdahulu, penulis mengambil kesimpulan:

1. Rencana kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara dikelompokan menjadi dua bagian yaitu :

a. Rencana jangka panjang, meliputi kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat, organisasi dan manajemen serta informasi terintegrasi.

b. Rencana kerja jangka pendek meliputi pemberian beasiswa, mengeluarkan surat keterangan, melakukan registrasi mahasiswa aktif, registrasi alumni dan kegiatan ospek mahasiswa baru.

2. Perencanaan kerja jangka panjang dan jangka pendek pada bagian kemahasiswaan tersebut telah dapat dilaksanakan melalui, perogram kerja yang telah ditetapkan oleh seluruh pihak yang terkait pada bagian kemahasiswaan fakultas Ekonomi Sumatra Utara, sehingga kegiatan kemahasiswaan telah dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya.

3. Perencanaan kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melibatkan unit kerja di bawah Pembantu Dekan III Fakultas Ekonomi Universitas sumatera Utara, pegawai, Gubernur mahasiswa, Himpunan Jurusan, serta mahasiswa senior yang

terlibat dalam kepanitian kegiatan yang dilaksanakan oleh bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

4.2.Saran

1. Perencanaan adalah merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu sehingga perencanaan yang telah diterapkan di bagian Kemahasiswaan harus dapat dipertahankan dan diperbaiki secara terus-menerus agar tujuan yang ingin dicapai dapat terwujud secara efektif dan efisien.

2. Kinerja para pegawai yang sudah baik harus dapat dipertahankan dan harus mengutamakan kedisiplinan dalam bekerja.

DAFTAR PUSTAKA

Lubis, Chairuddin P, dkk., 2005. Rencana Strategis Universitas Sumatera

Utara 2005-2009, Medan

Nasution, Mulia., 1996. Pengantar Manajemen dengan Contoh Rencana

Penjualan Perusahaan, Jakarta, Djambatan

Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi 2007-2008, 2007. Medan, USU

Press

L. Daft, Richard, 2007. Manajemen, Jakarta, Salemba Empat

Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran, Edisi Revisi, Bandung, Mandar Maju

Silalahi, Ulbert., 2002. Pemahaman Praktis Asas-asas Manajemen, cetakan kedua, Bandung, Mandar Maju

Udaya, Yusuf, 2001. Pengantar Ilmu Manajemen, Jakarta, PT Prenhallindo