Surat Keterangan Bebas Pustaka
Surat keterangan bebas pustaka diberikan kepada pengguna pengguna sebagai bukti bahwa ia tidak memiliki pinjaman atau kewajiban lain kepada
perpustakaan. Pemberian surat keterangan dimaksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan.
Pemberian surat bebas pustaka memiliki fungsi untuk mencegah atau menekan kemungkinan hilangnya bahan–bahan pustaka karena mahasiswa telah
menyelesaikan studi atau stafpegawai administrasi pensiun. Prosedur pemberian surat keterangan bebas pustaka dilaksanakan dengan
cara sebagai berikut: 1. Pengguna yang membutuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan
tanda pengenal. 2. Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan nomor anggota
yang tertera di tanda pengenal 3. Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum
dikembalikan pada kartu peminjaman. 4. Kartu peminjaman yang menujukkan bahwa pengguna bebas
pustaka.kartu peminjaman distempel pada “Bebas pustaka” 5. Petugas memeriksa tanda bukti bebas pustaka dengan identitas diri
rangkap dua. Fotokopy pertama diberikan kepada pangguna, fotokopy kedua untuk pertinggal.
Setelah persyaratan bebas pustaka telah terpenuhi, maka petugas merubah status data anggota dari aktif menjadi alumni.
2.4.2 Pelayanan Referensi
Pada umumnya pelayanan referens banyak terdapat di perpustakaan – perpustakaan yang dapat memberikan penjelasan informasi dalam hal tertentu.
Pelayanan referensi adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pengguna perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan yang dicari. Menurut
Soeatminah. 1992 : 11 menyatakan bahwa pelayanan referensi adalah :
Universitas Sumatera Utara
a.. Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan perpustakaan yang khusus menyatakanmenyajikan koleksi referensi kepada pengguna
perpustakaan. b. Suatu kegiatan pelayanan untuk membantu pengguna pengunjung
perpustakaan menemukan atau mencari informasi dengan cara : 1. Menerima pertanyaan – pertanyaan dari pengguna
2. Pengguna perpustakaan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi
3. Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang diperlukan oleh pemakai .
4. Memberikan bimbingan kepada para pengguna perpustakaan tentang bagaimana menggunakan setiap bahan pustaka koleksi
referensi.
Tujuan pelayanan referensi yang dikemukakan oleh Lasa, H.S 1994 : 34 sebagai berikut :
a. Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar dapat memanfaatkan semaksimal mungkin koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan.
Mereka diharapkan mampu dalam menggunakan sumber informasi tersebut.
b. Memilih sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu.
c. Memberikan pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan mereka dalam suatu topi, subjek, karena penjelasan suatu
masalah diberikan oleh beberapa sumber dengan gaya yang berbeda. d. Mendayagunakan sumber rujukan semaksimal mungkin dalam
pengembangan ilmu pengetahuan. e. Terciptanya efisiensi tenaga, biaya, dan waktu.
Sedangkan menurut Soeatminah. 1992 : 11 tujuan pelayanan referensi
antara lain adalah : 1. Mengarahkan pemakaipengunjung perpustakaan menemukan informasi
yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat. 2. Memampukan pemakaipengunjung perpustakaan menulusuri
informasi dengan menggunakan berbagai pilihan informasi yang lebih luas.
3. Memampukan pemakaipengunjung perpustakaan menggunakan setiap bahan koleksi referensi dengan tepat guna.
Koleksi referensi adalah kumpulan atau kelompok koleksi pustaka yang terdiri dari bahan–bahan pustaka yang berisi karya–karya yang bersifat
memberitahu atau menunjukan jawaban atau pertanyaan–pertanyaan referensi tentang informasi tertentu.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Nurhadi. 1982 : 28 menyatakan bahwa “Koleksi referensi adalah kumpulan atau kelompok koleksi pustaka yang terdiri dari bahan–
bahan pustaka berisi karya–karya yang bersifat memberitahukan menunjukan informasireferensial mengenai informasi–informasi
tertentu yang disusun secara sistematis biasanya secara alfabetis untuk digunakan sebagai alat penunjuk atau konsultasi”
Ciri–ciri buku referensi atau rujukan menurut Martoadmojo, Kasmidi 1993 : 103 adalah
a. Buku “R” umumnya mahal b. Tidak perlu dibaca seluruhnya
c. Tidak boleh keluar dari perpustakan d. Untuk layanan “R” diperlukan ruang baca dan mesin fotocopi
Menurut Nurhadi 1982 : 83 setiap jenis referensi dapat dibedakan menurut sifat maupun isi informasinya, yaitu :
a. Koleksi informasi umum
Adalah koleksi referensi yang memberikan informasi umum, ruang lingkupnya luas tanpa batas–batas lain yang dapat memberikan
spesifikasi tertentu. b. Koleksi informasi khusus
Adalah koleksi referensi yang memberikan informasi khusus mengenai subjek atau pokok pembahasan tertentu.
Menurut Soeatminah. 1992 : 29 macam dan isi informasi koleksi referensi adalah sebagai berikut :
a. Alamanak atau buku tahunan
Alamanak atau buku tahunan berisi bunga sampai data,fakta, peristiwa dan informasi stastistik, alamanak adalah ikhtisar data dan statistik
mengenai wilayah, perseorang, instansi, peristiwa, subjek, dan sebagainya.
b. Buku pegangan dan manual
Buku pegangan Handbook dan manual adalah koleksi referensi yang memuat bunga rampai informasi yang dipusatkan pada pokok bahasan
atau subjek tertentu yang dipergunakan sebagai pedoman untuk mengerjakan sesuatu.
c. Direktori
Adalah koleksi referensi yang memuat nam - nama orang atau organisasi yang disusun secara sistematis, biasanya alfabetis,atau
menurut golongan, dilengkapi dengan alamat, kegiatan data lain.
d. Ensiklopedia
Universitas Sumatera Utara
Adalah koleksi referensi yang berisi informasi atau uraian ringkasan tentang berbagai hal atau ilmu pengetahuan yang disusun secara
alfabetis atau menurut subjeknya.
e. Kamus
Adalah koleksi referensi yang berisi kata – kata dan artinya , disusun secara alfabetis biasanya dilengkapi dengan pengejaan dan
pengucapan,pembagian suku kata serta keterangan lain yang sehubungan.
f. Sumber bibliografi
Adalah koleksi referensi yang memuat informasi mengenai tanggal dan kematian seseorang, kualifikasinya, kedudukannya, kegiatannya,
alamatnya, dan riwayat hidupnya.
g. Sumber geografi
Adalah koleksi referensi yang memuat informasi geografis bentuk penyajian berupa atlas, peta, globe, kamus ilmu bumi, atau buku
petunjuk
h. Bibliografi
Adalah koleksi referensi yang berisi daftar buku atau bahan pustaka lainnya dalam susunan yang sistematis. Bibliografi tidak memberikan
uraian mengenai subjeknya tetapi hanya menunjukan bahan–bahan pustaka yang memuat informasi mengenai subjek itu.
i. Indeks dan Abstrak
Adalah koleksi referensi yang berisi daftar karya tulis yang disusun secara sistematis, untuk menunjukan dimana bahan–bahan tersebut
dapat ditemukan. Karya tulis tersebut dapat diberi bahasa artikel,terbitan berkala, bagian–bagian buku teks, tesis, laporan
penelitian, pidato–pidato referensi lainnya.
j. Sumber – sumber lainnya
Selain koleksi referensi lainnya yang disebut diatas penerbit penerbit lainya seperti penerbit resmi, laporan penelitian, brosur, pamplet dapat
juga menjadi sumber referensi untuk informasi–informasi mengenai perundang–undangan, peraturan pemerintah, data statistik, hasil
penelitian, dan keterangan–keterangan lainnya yang dibutuhkan pengguna.
Suatu perpustakaan baik besar maupun kecil hendaknya diusahakan agar koleksi referensi itu tersedia dengan bahan pustaka yng mengandung informasi
mutakhir. Oleh karena itu agar pelaksanaan kegiatan pelayanan referensi dapat berlangsung dengan baik dan berjalan dengan jalan lancar, petugas referensi
dalam unit pelayanan referensi harus menguasai koleksi yang tersedia, dan cara menggunakan sumber referensi tersebut untuk dapat menjawab pertanyaan–
pertanyaan pengguna dengan sebaik–baiknya. Untuk menjawab pertanyaan yang diajukan oleh pengguna, maka petugas
memerlukan koleksi referensi sebagai panduan yang sangat penting
Universitas Sumatera Utara
keberadaannya didalam suatu perpustakaan. Menurut Soetminah 1992 : 159, suatu perpustakaan minimal harus memiliki koleksi referensi terdiri dari :
a. Kamus
Kamus digunakan untuk menjawab pertanyaan antara lain yang berkenaan dengan arti definisi kata.
b. Ensiklopedia
Ensiklopedia digunakan untik menjawab pertanyaan mengenai artidefinisi kata atau istilah, nama orang, Negara, tempat, organisasi
dan lain.
c. Direktori
Direktori digunakan untuk menjawab pertanyaan yang berkenan dengan alamat pribadi, lembaga , organisasi, dan lain – lainnya.
d. Sumber bibliografi
Sumber bibliografi digunakan untuk menjawab pertanyaan yang berkenaan dengan riwayat hidup seseorang.
e. Sumber geografiilmu bumi
Sumber geografi digunakan untuk menjawab pertanyaan yang berkenaan dengan letak suatu tempat, kota, negara, dan lainnya.
f. Kumpulan indeks dan abstrak
Indeks dan abstrak digunakan untuk menjawab pertanyaan yang berkenaan dengan makalah, artikel, tulisan, dan lain – lain.
Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud, 1994 ; 66, dikatakan bahwa sifat koleksi referensi dapat dibagi atas beberapa kelompok
yaitu kamus, ensiklopedia, bibliografi, direktori, buku pegangan, manual, buku tahunan, sumber biografi, indeks dan abstrak, telaah ,risalah, panduan tentang
pustaka, atlas, peta, dan lain–lain. Adapun proses menjawab pertanyaan yang telah diajukan oleh pengguna
perpustakaan secara umum, yaitu : 1.
Menerima pertanyaan yang diajukan pengguna 2.
Mencatat pertanyaan, menganalisa serta mengelompokkan pertanyaan tersebut.
3. Melakukan penulusuran.
4. Mencatat jawaban dari pertanyaan yang diajukan.
5. Menyampaikan jawaban dari pertanyaan pengguna
Agar pelayanan referensi dapat tercapai dengan baik maka perlengkapan pelayanan diharapkan memadai, dalam hal ruangan, koleksi, panduan referensi,
dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
2.4.3 Pelayanan Bimbingan Pengguna
