8. Menutup voucher register book pada akhir bulan dan membuat jurnal AP,
mengadakan konfirmasi atas pembelian barang- barang inventory dan expenses dengan cost control.
9. Menutup AP card masing-masing pada akhir bulan vendor dan membuat
aged trial balance of AP untuk lampiran financial statement.
4.4. Permasalahan dan penanganan pada Account Payable
Beberapa masalah yang sering dihadapi seorang Account Payable untuk adalah sebagai berikut:
1. Tidak balancenya nomor invoice yang sudah terdata di Account Payable
system dengan sumber data dari supplier. 2.
Hilang atau tertinggalnya bonnota dari pihak supplier sehingga tidak bisa melakukan penagihan.
3. Penulisan kwitansi dari supplier beratasnamakan hotel terjadi coretan.
4. Materai yang dipakai oleh supplier adalah materai bekas.
5. Perubahan nomor akun rekening yang diberitakan secara tiba-tiba dari pihak
supplier. Cara menangani masalah tersebut adalah sebagai berikut:
1. Biasanya seorang account payable menghubungi pihak purchasing apabila
terjadi kesalahan nomor invoice atau tidak balancenya data tersebut. Bagian purchasing akan segera mengatasi masalah tersebut.
2. Jika hilang atau tertinggalnya bonnota dari pihak supplier, seorang account
payableasisten akan memberitahukan kepada supplier agar datang di hari penagihan selanjutnya. Karena sudah peraturan dari perusahaan jika bonnota
tidak lengkap maka tidak diperbolehkan dari pihak perusahaan untuk melakukan pembayaran. Jika bonnota benar benar hilang, biasanya seorang
account payableasisten memberi surat tanda terima hilangnya bonnota yang harus ditandatangani pihak supplier sekaligus terteranya materai.
3. Kwitansi beratasnamakan hotel tidak diperbolehkan dan apabila ada coretan,
biasanya account payableasisten bisa menerima jika tandatangan diatas coretan sesuai dengan tandatangan yang ada dimaterai. Jika terjadi banyak
kesalahan kwitansi harus diganti dengan yang baru. 4.
Peraturan dari perusahaan tidak membenarkan pemakaian materai yang berulang berulang. Account payableasisten akan memberikan infomarsi ini
melalui emailtelepon kepada pihak supplier agar tidak kesalahan yang sama. 5.
Tugas account payable adalah menyimpan semua data-data termasuk vendor statement atau supplier statement. Jika terjadi pemberitahuan secara tiba-tiba
dari pihak supplier bahwa akun rekening berubah, maka account payableasisten memberi surat vendor statement yang baru dan harus tertera
materai.
30
BAB V PENUTUP
5.1. Kesimpulan
