14. AP Staff harus mencatat transaksi atas pembayaran hutang Dagang secara
harian.
4.2.3 Payment on Purchasing PO Non PO
Dengan PO 1.
Account Payable Staff menerima invoice, faktur pajak PPn, GR Surat Tanda Terima Barang, DO Surat Jalan dari Supplier. PO diterima dari Bagian
Purchasing. 2.
Account Payable Staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen pendukungnya, sebagai berikut:
a. Invoice mencerminkan kuantitas dan spesifikasi dari barang yang tercatat
dalam GR Surat Tanda Terima Barang dan sesuai dengan yang diorder dalam PO.
b. Memeriksa bahwa GRSTTB telah ditandatangani oleh pihak yang
berwenang, termasuk quality checker jika diperlukan c.
Memeriksa apakah keterangan, nama supplier dan alamat supllier di invoice dan faktur pajak pertambahan nilai sama dengan yang tercantum
di invoice supplier. d.
Memeriksa jika ada catatan dalam GRSTTB yang mempunyai implikasi terhadap proses pembayaran.
e. Harga per unit yang tercatat di invoice sama dengan yang tercatat di PO.
f. Memeriksa jika ada potongan harga yang telah disetujui.
g. Memeriksa jangka waktu pembayaran konsisten antara invoice dengan PO
h. Memeriksa jika pembayaran dimuka telah dilakukan untuk invoice
tersebut. i.
Memeriksa rekening bank pada supplier master, jika tidak ada maka konfirmasi tertulis dibutuhkan dari supplier tersebut.
Non PO 1.
AP Staff menerima invoice, faktur pajak PPn dari User 2.
AP Staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen pendukungnya, sebagai berikut:
a. Nilai tagihan
b. Jenis transaksi
c. Vendor atau user kode dan nama
d. Kelengkapan otorisasi
3. Account Payable Staff kemudian melakukan entry atas invoice supplier tersebut
ke dalam sistem dan membuat Tanda Terima Faktur untuk diserahkan kepada Supplier sebagai dasar untuk menagih pembayaran kepada Perusahaan.
4. Jatuh tempo pembayaran kepada vendor diakui terhitung sejak tanggal
diterimanya invoice beserta dokumen pendukungnya sesuai dengan Tanda Terima Faktur.
5. AP Staff melakukan journal entry atas invoice dari vendor beserta dokumen
pendukungnya kedalam sistem. 6.
AP Staff mengirimkan daftar invoice yang akan dibayarkan kepada AP Payment Staff untuk memulai proses pembayarannya.
4.3. Tugas dan Tanggung Jawab Account Payable Section
Kategori