29
Universitas Sumatera Utara Medan sampai saat ini belum dapat menghitung sendiri besarnya penyusutan dari aktiva tetap yang ada. Hal ini disebabkan karena
sampai saat ini yang berhak untuk menentukan besarnya penyusutan aktiva tetap Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah Badan Pembendaharaan
Negara Republik Indonesia.
D. Penggantian Aktiva Tetap
Terbagi atas tiga, yaitu: a. Dibuang
Dalam hal ini lebih dimaksudkan dengan dinon-aktifkan. Hal ini dikarenakan aktiva tetap tersebut sudah tidak fungsional lagi untuk digunakan dalam
menjalankan kegiatan operasional perusahaan serta tidak memiliki nilai residu atau nilai pasar.
b. Dijual Penjualan aktiva tetap yang sudah tidak produktif lagi dapat dilakukan secara
tunai maupun secara kredit. c. Ditukar dengan aktiva lain
Dalam hal ini peralatan lama ditukar dengan peralatan baru yang sama penggunaannya. Jika nilai tukar lebih besar dari pada nilai buku, maka
diperoleh keuntungan. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, aktiva tetap yang sudah
tidak bermanfaat lagi akan digudangkan dan digantikan dengan aktiva lain. Dalam cara pengggantian aktiva tetap diatas, sangat berbeda dengan yang diterapkan oleh
Universitas Sumatera Utara
30
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Aktiva tetap yang sudah tidak dapat digunakan lagi harus digudangkan, tidak bisa dibuang, maupun dijual,
karena aktiva tetap yang dimiliki oleh Fakultas Ekonomi merupakan harta milik Universitas Sumatera Utara dan merupakan kekayaan milik negara.
E. Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Internal 1. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan Mulyadi, 2001: 5.
Akuntansi adalah bahasa bisnis yang dapat memberikan informasi atau mengkomunikasikan kondisi bisnis hasil usahanya pada suatu waktu atau pada
suatu periode tertentu Harahap, 2002 : 47. Sistem Informasi Akuntansi adalah susunan berbagai catatan, peralatan,
termasuk komputer dan perlengkapannya, serta alat komunikasi, tentang pelaksanaannya dan laporan yang terkoordinasikan secara erat yang didesain
untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen. Sistem Informasi Akuntansi juga berperan sebagai pengaman harta
kekayaan instansi. Apabila dikaitkan pengertiannya sebagai suatu sistem, sistem akan terdiri dari rangkaian input, proses, dan output. Menurut definisi, data adalah
bahan baku informasi. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa informasi akuntansi disusun berdasarkan input yang berupa data akuntansi.
Sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen yaitu : 1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan
Universitas Sumatera Utara
31
berbagai fungsi, 2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan
dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas- aktivitas organisasi,
3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi, 4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi, dan
5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung, dan peralatan untuk komunikasi jaringan,
dan kelima komponen ini secara bersama-sama memungkinkan SIA memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi yaitu :
1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-
aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang
berkepentingan dapat meninjau ulang review hal-hal yang telah terjadi, 2. Mengubah data menjadi Informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk
membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan,pelaksanaan dan pengawasaan, dan
3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa
data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan handal.
Universitas Sumatera Utara
32
Selama lima puluh tahun terakhir, sistem informasi akuntansi telah diwakili oleh sejumlah pendekatan atau model yang berbeda. Tiap model baru berubah
karena adanya kelemahan dan keterbatasan dari model sebelumnya. Fitur yang menarik dalam evolusi ini adalah model-model yang lebih lama tidak dengan
segera digantikanoleh teknik yang lebih baru. Jadi, pada suatu waktu, terdapat berbagai generasi sistem di berbagai perusahaan yang berbeda, bahkan bisa sama-
sama ada dalam sebuah perusahaan. Akuntan yang modern perlu membisaakan diri dengan berbagai fitur operasional semua pendekatan SIA secara
komputerisasi yang mungkin akan dihadapinya.
Model Proses Manual
Model proses manual adalah bentuk sistem akuntansi yang paling tua dan paling tradisional. Model proses manual merupakan bentuk sistem akuntansi
manual sebelum berbasis komputer seperti pada saat sekarang. Sistem manual terdiri atas berbagai kegiatan, sumber daya, dan personel fisik yang merupakan
cirri banyak proses bisnis. Ini meliputi berbagai pekerjaan seperti pencatatan pesanan, penggudangan bahan baku, produksi barang untuk dijual, pengiriman
barang ke pelanggan, serta penempatan pesanan pemasok. Bisaanya, model ini juga meliputi pekerjaan fisik untuk pencatatan.
Pada model proses manual, logika proses bisnis lebih mudah dipahami jika tidak tersembunyi di balik teknologi. Informasi yang dibutuhkan untuk memicu
dan mendukung berbagai kegiatan seperti penjualan, penggudangan, serta pengiriman adalah penting dan terpisah dari teknologi yang mendasari sistem
Universitas Sumatera Utara
33
informasi. Prosedur manual juga memfasilitasi pemahaman mengenai aktivitas pengendalian internal, termasuk pemisahan fungsi, supervise, verifikasi
independen, jejak audit, serta pengendalian akses.
Model Proses Komputer
Model proses komputer adalah bentuk sistem akuntansi yang berbasis komputer. Model ini dipergunakan oleh banyak perusahaan-perusahaan pada saat
sekarang ini, dan model proses manual hampir tidak diapakai lagi. Model proses komputer mulai dipergunakan pada akhir tahun 1980-an. Terdapat banyak teknik-
teknik baru dalam penyajian informasi akuntansi dalam melengkapi kekurangan- kekurangan yang ada pada proses manual.
Dengan kecanggihan teknologi informasi yang semakin berkembang saat ini, sistem informasi akuntansi di dalam dunia pendidikan lebih dikenal dengan
mata kuliah komputer. Hal ini disebabkan karena mata kuliah sistem informasi akuntansi menggunakan software yang terdapat pada komputer.
Pada Fakultas Ekonomi USU bentuk sistem informasi akuntansi yang digunakan adalah sistem informasi akuntansi berbasis komputer. Data-data dan
informasi yang dibutuhkan Fakultas Ekonomi diperoleh dengan mudah dan disimpan dengan aman yang merupakan fasilitas dari software-software komputer
yang mendukung pengoperasian sistem informasi akuntansi. Dan akuntan-akuntan yang berasal dari Fakultas Ekonomi USU akan melakukan pekerjaannya dengan
sistem informasi akuntansi berbasis komputer.
Universitas Sumatera Utara
34
2. Pengendalian Internal
Menurut Romney dan Steinbart 2006 : 229 edisi 9, pengendalian internal internal control adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan
untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian
dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Struktur pengendalian interanal internal control structure terdiri dari
kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan tingkat jaminan yang wajar atas pencapaian tujuan tertentu organisasi. Pengendalian internal
melaksanakan tiga fungsi penting, yaitu : pengendalian untuk pencegahan preventive control, pengendalian untuk pemeriksaan detective control, dan
pengendalian kolektif corrective control. Unsur-unsur pengendalian intern aktiva tetap yaitu organisasi dan sistem
otorisasi. 1. Organisasi, struktur organisasi yang baik adalah struktur organisasi yang
melakukan pemisahan fungsi, berikut diuraikan organisasi sebagai unsur pengendalian intern antara lain :
fungsi pemakai harus terpakai dari fungsi akuntansi aktiva tetap, untuk
mengawasi aktiva tetap dan pemakaiannya, fungsi yang mencatat semua data yang bersangkutan dengan aktiva tetap harus dipisah dari fungsi
pemakai aktiva tetap,
transaksi perolehan, penjualan, penghentian pemakaian aktiva tetap harus dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi yang bekerja secara
Universitas Sumatera Utara
35
independen, untuk menciptakan pengecekan intern dalam setiap transaksi yang mengubah aktiva tetap,unit organisasi dibentuk sedemikian rupa
sehingga tidak ada satupun transaksi yang mengubah aktiva tetap yang dilaksanakan secara penuh hanya oleh satu unit organisasi saja.
3. Sistem otorisasi, sistem otorisasi dirancang untuk memudahkan pengendalian
intern terhadap anggaran pengadaan aktiva tetap, sistem otorisasi pada Fakultas Ekonomi pengendalian internal aktiva tetap dilakukan dengan SIA yang diberi
nama ”sistem informasi manajemen dan akuntansi barang milik negara SIMAK- BMN” yang sudah dirancang khusus oleh Pemerintah Pusat.
F. Dokumen
Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah:
1. Surat permintaan otorisasi aktiva tetap Surat permintaan otorisasi aktiva tetap dilakukan oleh Kasub Perlengkapan
kepada Pembantu Dekan II yang selanjutnya dibuat Anggaran pengeluaran dan belanja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara kepada Biro Rektor
yang menangani masalah keuangan, yang selanjutnya usulan anggaran tersebut diteliti kelayakan teknis dan ekonomisnya yang hasilnya dituangkan dalam
laporan studi kelayakan. 2. Surat permintaan reparasi authorization for reparation
Surat permintaan reparasi authorization for repair, berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparasi surat permintaan transfer aktiva tetap.
Universitas Sumatera Utara
36
3. Surat permintaan transfer aktiva tetap Surat permintaan transfer aktiva tetap berfungsi sebagai permintaan dan
pemberian otorisasi transfer aktiva tetap. 4. Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap
Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap, dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi penghentian pemakaian aktiva
tetap. 5. Surat perintah kerja work order
Surat perintah kerja work order memiliki dua fungsi, yaitu sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva tetap dan sebagai catatan
yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap. Dokumen ini digunakan sebagai perintah kerja pemasangan aktiva tetap yang dibeli dan
pembongkaran aktiva tetap yang dihentikan pemakaiannya. 6. Surat order pembelian
Dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva kepada pemasok.
7. Laporan penerimaan barang Dokumen ini diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan
pemeriksaan kuantitas, mutu, dan spesifikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok.
8. Faktur dari pemasok Dokumen yang merupakan tagihan dari pemasok atas aktiva tetap yang telah
dibeli.
Universitas Sumatera Utara
37
9. Bukti kas keluar Bukti kas keluar merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi
akuntansi setelah dokumen surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok diterima dan
diperiksa oleh fungsi tersebut. 10. Daftar depresiasi aktiva tetap
Daftar depresiasi aktiva tetap berisi sejumlah biaya depresiasi aktiva tetap yang dibebankan dalam periode akuntansi tertentu, yang merupakan dasar
pembuatan bukti memorial untuk pencatatan biaya depresiasi yang dibebankan dalam periode akuntansi tersebut.
11. Bukti memorial Bukti memorial digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan
transaksi depresiasi aktiva tetap, harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, penghentian pemakaian aktiva tetap, dan pengeluaran modal.
Dalam hal ini Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah melakukan dokumentasi untuk merekam data transaksi seperti yang telah diuraikan
sebelumnya.
G. Alur Dokumen Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi
