Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian

xiv Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai denagn posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang, permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang. b. Fungsi pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk mempermudah informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. c. Fungsi Penerimaan Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari retur penjualan. d. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat 35 xv transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang, Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian menurut mulyadi 2001:301 adalah: a. Prosedur permintaan pembelian Dalam fungsi ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. c. Prosedur order pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan. d. Prosedur penerimaan barang Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari 36 xvi pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. e. Prosedur pencatat utang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. f. Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. 2. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah: a. Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti tersebut dalam surat tersebut. b. Surat Permintaan Penawaran Harga 37 xvii Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. c. Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. d. Laporan Penerimaan Barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menujukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. e. Surat Perubahan Order Pembelian Dokumen yang digunakan apabila diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. f. Bukti Kas Keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. 3. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian menurut mulyadi 2001:309 adalah : 38 xviii a. Register Bukti Kas Keluar voucher register Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable-procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar. b. Jurnal Pembelian Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable-procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. c. Kartu Utang Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar. d. Kartu Persediaan Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

B. Standar Operasi dan Prosedur Akuntansi Pembelian Bahan Baku Pada

Perusahaan Tenun Kapas Putih Klaten 39 xix

1. Standar Operasi dan Prosedur Akuntansi Pembelian Tunai Bahan

Baku Pada Perusahaan Tenun Kapas Putih Klaten Standar operasi dan prosedur pembelian bahan baku tunai perusahaan Tenun Kapas Putih Klaten adalah sebagai berikut :

a. Bagian-bagian yang terkait dalam pembelian tunai

Bagian atau Fungsi yang terkait dalam standar operasional dan prosedur pembelian tunai bahan baku pada perusahaan tenun Kapas Putih Klaten adalah sebagai berikut : 1. Bagian Pemasaran Bagian pemasaran bertanggung jawab menerima order langsung dari relasi, membuat surat pesanan sebagai bukti pemesanan barang. Bagian pemasaran mencetak surat pesanan secara formal dengan komputer. Serta membuat surat permintaan penawaran harga untuk pembelian bahan baku kepada pemasok. 2. Bagian Gudang Bagian gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permohonan pembelian bahan baku yang akan habis. Bagian gudang juga bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dam kuantitas barang yang diterima dari pemasok, menyimpan barang yang diterima dari pemasok tersebut serta membuat bukti penerimaan barang. 40 xx 3. Bagian Pembelian Bagian pembelian bertanggung jawab untuk menghubungi pemasok untuk melakukan penawaran harga dan jumlah barang melalui telepon, mengadakan kontrak pembelian apabila sudah terjadi kesepakatan harga, kemudian meminta uang ke bagian keuangan. 4. Bagian Penerimaan Bagian penerimaan betanggung jawab dalam merima barang dari pemasok. Meriksa jumlah, jenis dan mutu barang yang dibeli. Bagian penerimaan juga sebagai fungsi yang melaksanakan transaksi pembayaran kepada pihak pemasok. 5. Bagian Keuangan Bagian keuangan bertanggung jawab memeriksa surat permintaan pembelian dan kartu permintaan uang, kemudian memberikan sejumlah uang ke bagian pembelian untuk melakukan pembelian, memeriksa faktur pembelian dan kartu permintaan uang kembali. 6. Bagian Pembukuan Bagian pembukuan bertanggung jawab mengisi kartu permintaan uang, mencatat transaksi pembelian ke dalam buku pembelian. Pencatatan dalam buku pembelian ini berdasarkan faktur pembelian dari pemasok. 7. Bagian Produksi 41