Efisiensi Kerja Pada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN PERLENGKAPAN FAKULTAS EKONOMI USU

OLEH :

NURUL ARLIZA APRILIA 092101043

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi

Program Studi DIII Keuangan

NAMA : NURUL ARLIZA APRILIA

NIM : 092101043

PROGRAM STUDI : DIII – KEUANGAN

JUDUL : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN

PERLENGKAPAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal: ...2012 Dosen Pembimbing

NIP. 19831008 201012 2 003 (Beby Kendida Hsb, SE, M.Si)

Tanggal: ...2012 Ketua Program Studi DIII Keuangan

NIP. 19591229 198903 1 002

(Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi)

Tanggal: ...2012 Dekan

NIP. 19550810 198303 1 004 (Drs.Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec)

KATA PENGANTAR

Bismilllairrohmanirrohim

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan taufiq dan hidayah-Nya serta kesempatan sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul “Efisiensi Kerja pada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” sebagai titik akhir dari sebuah proses pembelajaran di Program Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mudah-mudahan mendapat ridho Allah SWT. Shalawat dan salam penulis hadiahkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah menanjilkan Al-qur’an sebagai pedoman dan petunjuk bagi hidup dan kehidupan manusia di muka bumi.

Penulis menyadari bahwa dalam pelaksanaan dan penyusunan tugas akhir ini banyak mendapat bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi, selaku Ketua Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Beby Kendida Hasibuan, SE, MSi selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan masukan dan pengarahan serta petunjuk kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

5. Bapak dan Ibu Dosen yang telah mendidik penulis selama perkuliahan serta seluruh pegawai dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Bapak/ Ibu selaku Kasubbag Perlengkapan beserta pegawai yang telah berkenan memberikan kesempatan riset serta segala yang dapat mendukung proses pembuatan tugas akhir ini.

7. Ayahanda Ali Mukhtar, SH dan Ibunda Agustinar selaku orang tua yang penulis sayangi. Buat adik-adikku tersayang Farhan Bagas Fatullah dan Idlal Sarah Dhifa selaku saudara penulis. Terima kasih atas kasih sayang, perhatian, dukungan, dan doa yang tidak henti-hentinya selama ini.

8. Terima kasih special buat Azhar Mufawwad yang menjadi salah satu motivasi penulis untuk menyelesaikan tugas akhir ini, dan selalu memberikan semangat, dukungan dan motivasi kepada penulis.

9. Terima kasih untuk My beloved friends Nova Andriani dan Fabiani Novitasari yang terus mendukung dan memberi semangat kepada penulis. 10. Seluruh Keluarga Besar Himpunan Mahasiswa Departemen Keuangan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

11. Buat sahabatku selama di kampus, Kartika, Rincek, Abduh, Emir, Dicky, Satria, Ijen, Fandi, Fitrah, Azmal, Bonar, terimakasih atas dukungannya, juga buat temen-temen penulis yang lain yang tidak dapat disebutkan satu persatu Thank for all.

12. Terima kasih buat teman-teman magang kelompok 13 Depot, Tarida, Emma, Cintia, Lailan, Desi yang telah memberikan semangat dan kerja samanya.

Akhirnya penulis menyadari semua keberhasilan tidak terlepas dari petunjuk Allah SWT. Dan penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin.

Medan, Februari 2012 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 6

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 7

D. Metode Penelitian ... 8

E. Sistematika Penulisan ... 10

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI ... 12

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU... 12

B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi ... 15

C. Struktur Organisasi dan Personalia ... 16

D. Job Description ... 21

E. Jaringan Usaha/Kegiatan ... 26

F. Kinerja Usaha Terkini ... 27

BAB III PEMBAHASAN ... 31

A. Segi Usaha ... 31

B. Prestasi Kerja Pegawai ... 37

C. Sistem Kearsipan ... 39

D. Fasilitas Kerja ... 44

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 47

A. Kesimpulan ... 47

B. Saran... 50

DAFTAR TABEL

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi ... 17 Gambar 2.2 : Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan FE USU ... 21 Gambar 3.1 : Unsur Sistem Kearsipan ... 43

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Masalah-masalah yang dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja sering di jumpai ketika melakukan suatu pekerjaan. Diantaranya dapat berupa prosedur, sistem, atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Seiring dengan perkembangan perekonomian yang semakin pesat dan dengan perkembangan teknologi yang semakin maju menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi disegala bidang.

Pada setiap kantor akan ditemukan “unsur inti” yaitu, manusia beserta hubungan-hubungan sosial mereka dan “unsur kerja” yang meliputi sumber daya insan, sumber daya nir-insani, dan sumber daya konseptual. Dalam kenyataannya unsur inti akan dipengaruhi oleh unsur kerja pada saat kantor berfungsi sebagai perangkat untuk memasok informasi dan merawat aktiva sehingga diperlukan cara-cara bekerja yang efisien (Sastradipoera : 2001).

Berdasarkan uraian tersebut diatas, dapat kita ketahui bahwa kantor tidak hanya sebagai tempat berkumpul orang-orang yang tergabung dalam sebuah organisasi atau perkumpulan, tetapi juga berisi sistem informasi yang sistematis dan tersusun rapi. Dengan demikian kantor lebih dari sekedar sebuah tempat saja.

Setiap kantor pasti mempunyai pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan didalamnya. Pekerjaan kantor merupakan wujud dari mekanisme administrasi sebuah organisasi. Sebagaimana definisi yang dikembangkan bahwa

administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya (Zaenudin : 2007).

Pekerjaan-pekerjaan, khususnya pekerjaan kantor harus bebas dari cara kerja yang berbelit-belit dan prosedur-prosedur yang perlu harus dilaksanakan dengan cara yang paling sederhana. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi, pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.

Pekerjaan kantor berkaitan dengan pengumpulan, pengolahan, penggunaan, dan penyimpanan informasi, maka dalam pekerjaan kantor sering disebut pekerjaan birokrasi yang terkadang rumit dan membosankan sehingga perlu adanya penerapan efisiensi kerja dalam pekerjan kantor. Tujuan efisiensi kerja pada kantor adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut.

Menurut (Zaenudin : 20007), efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain efisiensi kerja merupakan pelaksanaan

cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Efisiensi kerja merupakan suatu proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai dari hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan.

Pada setiap kantor umumnya terdapat sub-sub bagian kerja, pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat beberapa sub-sub bagian kerja, contohnya bagian Perlengkapan. Bagian ini di khususkan untuk menyiapkan segala urusan kerumahtanggan dan perlengkapan Fakultas.

Masalah yang sering dijumpai atau terjadi dalam pekerjaan kantor pada bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU antara lain : Database pada komputer sudah penuh sehingga untuk penyimpanan data sangat terbatas, virus pada komputer yang sering mengganggu dan memperlambat pekerjaan pegawai saat pengolahan data dan penyimpanan data yang terganggu, kurangnya mesin printer yang disebabkan mesin printer yang berkualitas baik ada yang rusak, sehingga terkadang pegawai harus mengeprint pekerjaan di luar.

Berdasarkan uraian di atas maka perlulah adanya cara kerja yang efisien. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap orang untuk semua jenis pekerjaan, baik itu pekerjaan yang berat maupun pekerjaan yang ringan dengan menggunakan cara bekerja yang sederhana, dengan menggunakan alat dapat membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan, serta menghemat gerak dan tenaga. Pelaksanaan efisiensi tidak hanya dikalangan “atas” saja, tetapi juga meliputi tingkat pekerjaan sampai paling “bawah”. Efisiensi kerja dapat

ditetapkan misalnya terhadap suatu prosedur, metode, formulir, pengaturan mesin, atau jenis alat-alat lain yang dipergunakan untuk membantu mempercepat proses penyelesaian tugas/pekerjaan.

Efisiensi kerja tidak pernah terlepas dari kultur organisasi dan kultur di dalam masyarakat tertentu. Sudah menjadi pengetahuan umum bahwa para pekerja Indonesia, baik yang bekerja pada instansi pemerintah maupun swasta seringkali “diidentifikasikan” dengan efesiensi kerja yang rendah. Gerakan dan waktu guna menghindari berbagai tindakan seharusnya tidak perlu dalam penyelenggaraan pekerjaan. Cara inilah yang seharusnya diterapkan untuk mewujudkan efisiensi kerja dilingkungan kantor.

Salah satu dimensi penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerja yang teratur, terencana, dan tersusun rapi agar memudahkan dalam pengawasan dan monitoring terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta suatu efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa pekerjaan kantor adalah sesuatu yang mencerminkan “ wajah” mekanisme kerja sebuah organisasi tertentu.

Peningkatan kualitas erat kaitanya dengan pencapaian efisiensi kerja yang baik. Efisiensi kerja dapat dicapai dengan pembenahan proses kerja melalui peningkatan kualitas faktor-faktor yang terkait, yaitu: sumber daya manusia, bahan baku yang digunakan, proses kerja yang diterapkan, mesin, dan lain-lain.

Efisiensi kerja merupakan suatu pengertian yang menunjukkan suatu keadaan, maka cara penilaian efisiensi tersebut tidak dapat dilakukan dalam waktu sambil lalu saja, tetapi membutuhkan waktu yang cukup dan dilakukan dengan

penelitian. Berkenaan dengan prinsip efisiensi yang meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan disemua bidang pekerjaan juga, maka jika prinsip efisiensi dapat diterapkan dengan baik akan menciptakan produktivitas yang tinggi bagi organisasi. Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi pemerintahan dapat dilihat dengan menganalisis “Tingkat Efisiensi”nya dengan menggunakan suatu indikator kinerja.

Menurut (Serdamayanti : 2009), kemampuan pegawai sebagai sumber daya manusia dalam suatu organisasi sangat penting arti dan keberadaannya bagi peningkatan produktivitas kerja di lingkungan organisasinya. Secanggih-canggihnya sarana dan prasarana yang dimiliki oleh organisasi, tanpa ditunjang oleh sumber daya manusia yang berkualitas, dapat diperkirakan organisasi tersebut sulit untuk maju dan berkembang. Pengembangan sumber daya manusia pada hakekatnya adalah dalam rangka meningkatkan kemampuan sehingga dapat dicapai produktivitas yang lebih tinggi.

Sekarang ini kegiatan dunia usaha sangat berkembang pesat di berbagai sektor, oleh karena itu penting sekali untuk memperhatikan cara kerja yang akan menciptakan efisiensi yang pada akhirnya akan menghasilkan produktivitas kerja.

Efisiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan. Menurut (Zaenudin : 2007), efisiensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efesiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang

diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan (input).

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis laporan Tugas Akhir dengan judul ”Efisiensi Kerja pada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

Dengan judul ini penulis dapat melihat bagaimana Efisiensi Kerja pada kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dalam aktivitas atau kegiatan perkantoran yang dilakukan sehari-hari.

B. Perumusan Masalah

Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dari suatu masalah. Masalah-masalah tersebut merupakan suatu faktor penghambat dalam mencapai tujuan usaha.

Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat pokok masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan. Penulis tertarik dan ingin mengetahui “Bagaimana Efisiensi Kerja pada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dapat Meningkatkan Prestasi Kerja”.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian a. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor yang diterapkan pada kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. b. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Peneliti

a. Menambah pengetahuan peneliti dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi.

b. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor khususnya pada kantor bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

2. Bagi Instansi

a. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor bagian Perlengkapan untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bagi Peneliti yang Akan Datang

a. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap kajian tersebut.

D. Metode Penelitian

1. Lokasi dan Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi pada Kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Dalam kegiatan survey ini dilakukan pengumpulan data yang berkaitan dengan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 di bawah ini.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO. KEGIATAN FEBRUARI 2012, MINGGU KE

1 2 3 4

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan

2. Sumber Data

Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis dbagi dalam dua sumber, yaitu :

a. Data Primer

Yaitu : data yang diperoleh dengan cara mendatangi langsung ke objek penelitian, dimana data yang diperoleh dari lapangan, wawancara dan Tanya jawab.

b. Data Sekunder

Yaitu : data yang diperoleh dari sumber-sumber lain dalam bentuk laporan atau publikasi yang diambil dari perusahaan maupun dari luar perusahaan, seperti : buku-buku, surat kabar dan media lainnya yang relevan dengan masalah yang diteliti.

3. Teknik Pengumpulan Data

a. Penelitian Kepustakaan (Library Research)

Penelitian yang dilakukan dengan membaca buku, majalah dan bacan lainnya yang berhubungan dengan objek yang diteliti. Data yang dikumpulkan peneliti merupakan data sekunder, yaitu data yang paling mendekati pada permasalahan yang diteliti.

b. Penelitian Lapangan (Field Research)

Penelitian langsung terhadap objek yang diteliti untuk mendapatkan data yang diperlukan. Data ini merupakan data primer yang diperoleh melalui :

1. Wawancara, yaitu : Tanya jawab yag dilakukan oleh peneliti terhadap pihak yang berwenang untuk mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan dalam penelitian.

2. Dokumentasi, yaitu : Data yang diperoleh dari perusahaan secara langsung.

4. Metode Analisis Data

Metode yang digunakan adalah Metode Deskriptif. Metode Deskriptif adalah Metode analisa dengan terlebih dahulu mengumpulkan data, menyusun,

menggunakan, mengklarifikasikan, serta menginterpretasikan data sehingga memberikan gambaran jelas bagaimana efesiensi kerja pada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU.

E. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut:

BAB I. PENDAHULUAN

Dalam Bab ini menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Manfaat dan Tujuan Penelitian, serta memaparkan Metode Penelitian yang terdiri dari Jadwal dan Lokasi Survei, Sumber dan Teknik Pengumpulan data , Metode Analisis Data, dan Sistematika Penulisan.

BAB II. PROFIL INSTANSI

Dalam Bab ini diuraikan mengenai Sejarah Ringkas, Tujuan Umum Pendidikan Tinggi, Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Jaringan Usaha atau Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan.

BAB III. PEMBAHASAN

Dalam Bab ini membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis pada Kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor.

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam Bab ini menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh. Pada tahun 1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 21 Nopember 1961.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan ( AAN ) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan ( PAAP ) berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975.

Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan SK Dirjen Dikti No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.

Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.

Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola mengelola dua jenjang Program Pendidikan, yaitu

Program Pendidikan Strata - 1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 ( tiga ) departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangka n Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Serta Pendidikan Profesi Akuntansi ( PPAK ) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.

Setelah keluar peraturan pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 Nopember 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara ( BHMN ) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.

Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi Negara ( LAN ) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.

Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta

Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.

Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Visi:

Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan ( customer ) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B.Tujuan Umum Pendidikan Tinggi

Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu, berdiri sendiri dan peka terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut:

1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.

2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.

3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masayarakat.

4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.

5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuwan.

6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidangnya.

C. Struktur Organisasi dan Personalia

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU

Rektor dan Pembantu Rektor

Dekan dan Pembantu Dekan

Kepala Sub Bagian Tata

Dewan Pertimbangan Fakultas

Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas

Unit Penunjang Fakultas Ketua dan Sekretaris

Departemen

Kepala Sub Bagian Kepala Lab/Studio/

Bengkel Ketua Program Studi

Intra Departemen Ketua Program Studi

PIMPINAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M.&H., M.Sc (C.T.M.), Sp.A.(K.)

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc., Ph.D Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Eddy Marlianto, B.Sc, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, S.H.,

M.LI

Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs. H.Arifin Lubis MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU Ketua : Drs. M. Lian Dalimunte, MEc.Ac, Ak Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Anggota : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac,Ak Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE,M.Si Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Prof. Dr. Rismayani, MS Prof.Dr.Ramli, MS

Prof. Dr. Sy’ad Afifuddin Sembiring, M.Ec Prof. Dr. Lic. rer.reg Sirozujilam, SE Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi Dr. Murni Daulay, SE, MSi

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekertaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Manajemen

Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekertaris : Dra. Marhayanie, MSi Akuntansi

Ketua Departemen : Drs. Syafruddin Ginting, S. SE, MAFIS, Ak Sekertaris : Drs. Hotmal Jafar

DIPLOMA Keuangan

Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak Kesekretariatan

Ketua : Beby Karina Fauzeea, SE, M.Si

Sekretaris : -

Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub. Keuangan : Hj. Eka Yuliana, SE

Kasub. Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub. Akademik : Hj. Fepty Aniar, SE Kasub. Kemahasiswaan : Hj. Zailiana, S.Sos Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE

Bagian Perpustakaan/ Ruang Baca

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan FE USU

Sumber : Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU Tahun 2010

D. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugas bagian tata usaha adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) bagian dan mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

Pudek II

Drs. H.Arifin Lubis MM, Ak

Ahmad Faizul, SE, M.Si

Yusman Zainuddin

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas. f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /

pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugas sub bagian akademik adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian / pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan Bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugas sub bagian kepegawaian adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan / pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap / tidak tetap/emiritus, izin dan cuti.

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan

mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugas sub bagian perlengkapan adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan

perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan. f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

7. Sub Bagian Perpustakaan/ Ruang Baca Tugas sub bagian Perpustakaan :

1. Controller

a. Inventaris Ruang Baca/ Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU. b. Kinerja Pegawai/Staf Administrasi Ruang Baca.

c. Proses Regristrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan.

d. Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca.

2. Laporan

a. Sesuai usul mahasiswa/staf pengajar mengajukan permohonan pembelian buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/surat sebagai proses pendukung proses belajar.

b. Perminatan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan. c. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar,

staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca tidak sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat.

E. Jaringan Usaha / Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non -

profit ( tidak berorientasi pada perolehan laba ), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

F. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah

khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia ( SDM ) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan ( misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain - lain ) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

G. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :

a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil b. Perkuliahan semester genap / ganjil

c. Ujian mid semester / ujian semester genap / ganjil d. Wisuda mahasiswa

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:

1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan

2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.

3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.

4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang baca.

5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru di adakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.

6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya.

7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.

9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh Departemen.

10. Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.

12. Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan Fakultas.

13. Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang / praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.

14. Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan nilai Akreditas masing-masing departemen yang lebih baik.

BAB III PEMBAHASAN

Berjalannya suatu sistem, prosedur, atau akivitas yang dilakukan dalam pekerjaan kantor pada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor adalah topik yang akan dibahas pada bab ini. Namun demikian, penulis juga mengamati struktur organisasi dan uraian tugas pada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU serta melihat bahwa pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian berjalan dengan teratur dan baik.

Beranjak dari pengertian efisiensi yang merupakan suatu azas tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya, maka analisis yang dilakukan penulis terhadap pekerjaan kantor pada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor diantaranya dapat dilihat dari :

A. Segi Usaha

Dalam segi usaha, unsur-unsur yang terkait didalamnya yang dapat dilihat dalam pekerjaan kantor di Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU adalah :

1. Tata Kerja

Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah. Pada pekerjaan kantor di bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

a. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjan kantor bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya pemakaian computer sudah cukup.

b. Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU disusun/dibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan kantor bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.

c. Setiap alat tulis kantor (ATK) dalam kantor selalu disediakan tempat penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada ditempatnya.

d. Setiap tempat penyimpanan pada kantor bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya.

2. Pemakaian Tenaga

Pemakaian tenaga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang teringan. Pada pekerjaan kantor di bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

a. Setiap pekerjaan kantor pada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dikerjakan dengan bantuan sarana mekanis. Sarana mekanis yang digunakan pada kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU diantaranya : Komputer.

b. Pada kantor bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU setiap benda dan alat yang sering dipakai dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor diletakkan pada tempat yang mudah dicapai tanpa memindah-mindahkan benda.

c. Setiap pekerjaan pada bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU diklasifikasikan dan pekerjaan yang sejenis dibuat dalam satu proses, dengan tujuan supaya langkah pekerjaan yang sama tidak dilakukan secara berulang-ulang.

3. Pemakaian Waktu

Pemakaian waktu pada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan seproduktif mungkin. Pada pekerjaan kantor di Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

a. Rencana Kerja

Pada kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU selalu disusun Rencana Kerja dan Rencana Kerja tersebut disesuaikan dengan pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat pada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan berupa pengumuman.

b. Disiplin

Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan (Fathoni : 2006). Pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU berdasarkan pengamatan penulis sudah baik, karena selama penulis mengikuti kegiatan magang para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.

Displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah :

1) Hari Senin s/d Kamis jam kerja mulai pukul 08.00-14.00 wib 2) Hari Jumat jam kerja mulai pukul 08.00-11.00 wib

3) Hari Sabtu jam kerja mulai pukul 08.00-13.00 wib

Para pegawai yang bekerja di Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.

Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai, langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa: kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, liburan bersama dan lain-lain. Organisasi mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas Ekonomi USU memahami apa yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang.

Tujuan kedisiplinan adalah : ”untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berperilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur” (Subekti : 2008).

Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

a. Pekerjaan jadi lebih cepat selesainya.

b. Pada waktu jam kerja pegawai tidak bermalas-malasan.

c. Pegawai lebih semangat dalam kerjanya karena ada peningkatan prestasi kerja yang berpengaruh pada peningkatan jabatan.

4. Pemakaian Ruang

Pemakaian ruang selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan di kantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja.

Memungkinkan pemakaian ruang keja secara efisien merupakan salah satu tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Pada kantor bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka menerapkan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor hal tesebut dapat dilihat dari :

a. Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner (AC). Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat.

b. Berkas atau file-file yang tidak terpakai lagi segera dibuang. Misalnya, arsip-arsip yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.

c. Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang menggunakanya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah alat-alat tulis. Pada kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU alat-alat tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan rapi.

5. Pemakaian Benda Termasuk Uang

Dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU pemakaian benda termasuk uang pada Kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dapat dilihat dari :

a. Setiap pembuatan warkat pada Kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU merupakan warkat yang sungguh-sungguh/ benar-benar penting sehingga tidak menghambur-hamburkan material.

b. Dalam kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU benda-benda sisa seperti kertas dimanfaatkan kembali untuk keperluan lain. c. Pemakaian telepon dilakukan setepat mungkin.

B. Prestasi Kerja Pegawai

Pada umumnya orang-orang yang berkecimpung dalam manajemen sumber daya manusia sependapat bahwa penilaian prestasi kerja merupakan bagian penting dari seluruh proses kekaryaan pegawai yang bersangkutan. Penting sekali penilaian prestasi kerja yang rasional dan diterapkan secara objektif. Dalam melakukan penilaian atas kerja, para pegawai harus terdapat interaksi positif dan berkesinambungan antara pejabat dan pimpinan dan bagian kepegawaian. Interaksi positif tersebut dapat menumbuhkan loyalitas dan semangat kerja karena mereka merasa diperlakukan secara adil (Fathoni : 2006).

Manfaat dari penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain:

1. Mendorong peningkatan prestasi kerja pegawai.

2. Sebagai bahan pengambilan keputusan dalam pemberian imbalan. 3. Untuk kepentingan mutasi pegawai.

4. Guna menyusun program pendidikan dan pelatihan. 5. Membantu para pegawai menentukan rencana kariernya.

Sasaran penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi USU adalah : 1. Hukuman

Dengan adanya sanksi atau hukuman yang diberikan atas pelanggaran terhadap disiplin kerja maka pegawai akan lebih disiplin lagi karena mereka akan takut untuk melanggar peraturan-peraturan yang ada. Sanksi hukuman berperan penting dalam memelihara kedisiplinan pegawai, jadi hukuman harus jelas dan benar-benar dilaksanakan untuk peningkatan disiplin pegawai dan peningkatan kinerja pegawai, salah satunya adalah sebagai berikut :

a. Teguran lisan.

b. Mendapat surat peringatan dari pimpinan.

c. Jika tidak datang maka absen kerja di coret oleh Pembantu Dekan II. d. Jika ada kesalahan yang fatal akan dilakukan mutasi.

2. Motivasi

Motivasi sangat penting diberikan kepada setiap pegawai karena itu akan membuat mereka lebih giat lagi dalam bekerja dan lebih antusias dalam mencapai hasil yang optimal.

3. Mutasi

Pegawai yang berprestasi rendah akan dimuasi ke pekerjaan yang lebih rendah jabatannya sebaliknya pegawai yang berprestasi tinggi akan di mutasi kepekerjaan yan lebih tinggi jabatannya dari sebelumnya. Mutasi harus didasarkan pada indeks prestasi yang dapat dicapai oleh pegawai yang bersangkutan. Hal tersebut dapat diketahui dari adanya pemberitahuan dari Biro Rektor berupa Surat Mutasi.

C. Sistem Kearsipan

Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di Kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat diketahui bagaimana sistem kearsipan dan peralatan yang dipergunakan di Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti :

1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.

3. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.

4. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. 5. Adanya daftar indeks arsip.

7. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama.

8. Melakukan update data apabila data yang lama sudah tidak relevan lagi. Biasanya update data dilakukan apabila sudah memasuki tahun ajaran baru, yaitu pegawai pada bagian Perlengkapan berbelanja untuk keperluan Fakultas yang sudah tidak habis terpakai selama masa perkuliahan.

Walaupun sistem kearsipan dan fasilitas pada Kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan-kekurangan yaitu :

1. Database pada komputer sudah penuh sehingga untuk penyimpanan data sangat terbatas.

2. Virus pada komputer yang sering mengganggu dan memperlambat pekerjaan pegawai saat pengolahan data dan penyimpanan data yang terganggu.

3. Kurangnya mesin printer yang disebabkan mesin printer yang berkualitas baik ada yang rusak, sehingga terkadang pegawai harus mengeprint pekerjaan diluar.

4. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak.

6. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian masih agak sulit menemukannya.

7. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak mencakup dari file tersebut.

8. Susahnya mencapai kembali arsip yang diperlukan.

9. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparis itu pun terkadang masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan.

Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis kebersihan, keamanan, dan guna arsip di kantor Bagian Perlengkapan USU. Dimana kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan yang dilakukan oleh arsiparis di Kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Berikut adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU.

1. Kebersihan

Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti.

2. Keamanan

Untuk menjaga keamanan arsip, maka kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut:

a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan didalam maupun diluar kantor.

b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwewenang.

c. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarangan tempat. d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin. e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.

f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.

g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka.

h. Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan penyimpanan arsip.

i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.

j. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya.

3. Guna Arsip

Pada kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun

proses administrasi mahasiswa. Selain bagi mahasiswa arsip berguna bagi para Dosen, para Pegawai, maupun bagi Kasubag, pembantu Dekan, dan Dekan.

Berikut Kegunaan Arsip pada Kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Untuk Keperluan Administrasi.

2. Untuk Keperluan Riset dan Penelitian. 3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.

Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu : input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem. Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan.

Gambar 3.1 Unsur Sistem Kearsipan

Sumber: Sutarto (2004) INPUT

Data, Informasi, Arsiparis, Fasilitas, Uang

TUJUAN Menjamin keselamatan

arsip dan penyediaan kembali arsip PROSES KEARSIPAN

Penciptaan, Pendistribusian, Penggunaan, Pemeliharaan,

Penyimpanan, dan Penyusutan

OUTPUT Warkat/arsip

D. Fasilitas Kerja

Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa Fakultas Ekonomi USU menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan karyawan dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Fakultas Ekonomi USU.

Adapun fasilitas sarana kantor yang digunakan pada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU, sebagai berikut :

a. Komputer

Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunkan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan dikantor.

Pada kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU terdapat 2 P.C. Unit Komputer, yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas kantor. Keuntungan dari penggunaan komputer antara lain :

1. Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun di Flash Disk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga. 2. Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai

berita-berita yang dibutuhkan melalui internet.

3. Komputer juga dapat dipergunakan untuk mengirimkan informasi maupun data-data lainnya melalui penggunaan email.

Kerugian dari penggunaan komputer antara lain :

1. Database pada komputer sudah penuh sehingga untuk penyimpanan data sangat terbatas.

2. Virus pada komputer yang sering mengganggu dan memperlambat pekerjaan pegawai saat pengolahan data dan penyimpanan data yang terganggu.

3. Memerlukan tenaga yang benar-benar cakap dan ahli dalam menggunakan komputer.

4. Penggunaan komputer memerlukan ketelitian dan biaya lebih dalam merekrut tenaga kerja.

5. Memerlukan biaya yang lebih untuk membeli, merawat dan memelihara fasilitas kantor terutama komputer.

6. Komputer tidak dapat digunakan dalam waktu yang sangat lama karena komponen serta peralatan memiliki keterbatasan kapasitas sehingga perlu diperbaharui.

b. Printer

Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak hasil pengetikan baik itu berbentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy.

Pada kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, kurangnya mesin printer yang disebabkan mesin printer yang berkualitas

baik ada yang rusak, sehingga terkadang pegawai harus mengeprint pekerjaan diluar.

c. Telepon

Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan suatu komunikasi antara satu orang dengan orang lain ditempat yang berbeda. Telepon merupakan fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat menghubungkan langsung pegawai dengan orang lain yang berbeda jarak yang jauh. Terdapat 1 unit telepon di kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

d. Filling Cabinet dan lemari besi arsip

Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas kebawah, gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file atau surat-surat penting bagi kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU. Di kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 5 Filling Cabinet dan 5 lemari besi yang digunakan untuk menyimpan data-data/ file-file penting.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan yang mungkin dapat bermanfaat pada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis sebagai berikut : 1. Kegiatan pengawasan dan evaluasi pada kantor Bagian Perlengkapan

USU guna terciptanya efisiensi kerja sudah terlaksana dengan baik. 2. Efisiensi kerja pada kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi

USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan seminimal mungkin.

3. Komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin dengan baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin. Misalnya dilakukan melalui rapat atau pengarahan langsung.

4. Pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU berdasarkan pengamatan penulis sudah baik, karena para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.

5. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya, pemakaian komputer, printer, dan lain-lain. 6. Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Bagian

Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia. Seperti keterangan di bawah ini :

a. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

b. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.

c. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.

d. Seluruh file disimpan di dalam folder yang dalam kondisi layak. e. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.

f. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama.

7. Masih terdapat beberapa masalah yang sering dijumpai atau terjadi dalam pekerjaan kantor di bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU, seperti :

a. Database pada komputer sudah penuh sehingga untuk penyimpanan data sangat terbatas.

b. Virus pada komputer yang sering mengganggu dan memperlambat pekerjaan pegawai saat pengolahan data dan penyimpanan data yang terganggu.

c. Kurangnya mesin printer yang disebabkan mesin printer yang berkualitas baik ada yang rusak, sehingga terkadang pegawai harus mengeprint pekerjaan diluar.

B. Saran

Dari kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dan pekerjaan kantor dan bagi peneliti selanjutnya.

Adapun saran-saran tersebut adalah :

1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus melakukan pembinaan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja pegawai dalam pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tidak rusak. Misalnya mengelompokkan arsip-arsip sesuai dengan surat keterangan yang ada.

2. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya efisiensi keja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu, disarankan kepada kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU agar sistem pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem pengawasan dilakukan dengan memeriksa absensi kerja baik absensi masuk atau absensi keluar, serta hasil kerja tersebut.

3. Penggunaan teknologi komputer sangat penting untuk mempermudah pekerjaan di bagian Perlengkapan ini, jadi disarankan agar pekerjaan tidak terganggu oleh virus-virus pada komputer agar selalu meng update anti virus yang ada agar pengolahan dan penyimpanan data tidak terganggu. Selain itu

bagian Perlengkapan juga harus menyediakan printer sendiri agar para pegawai tidak harus mengeprint pekerjaan diluar.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Fathoni, Abdurrahmat, 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Rineka Cipta, Jakarta.

Sastradipoera, K., 2001. Azas-Azas Manajemen Perkantoran. Kappa-Sigma, Bandung.

Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Mandar Maju, Bandung.

Sedarmayanti, Hj, 2009. Sumber Daya Manusia Dan Produktivitas Kerja, Mandar Maju, Bandung.

Sutarto, 2004. Manajemen Kearsipan, Alfabeta, Bandung.

Subekti, Heru, 2008. Disiplin Kerja,

Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007-2008, USU Press, Medan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan yang mungkin dapat bermanfaat pada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis sebagai berikut : 1. Kegiatan pengawasan dan evaluasi pada kantor Bagian Perlengkapan

USU guna terciptanya efisiensi kerja sudah terlaksana dengan baik. 2. Efisiensi kerja pada kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi

USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan seminimal mungkin.

3. Komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin dengan baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin. Misalnya dilakukan melalui rapat atau pengarahan langsung.

4. Pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU berdasarkan pengamatan penulis sudah baik, karena para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.

5. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya, pemakaian komputer, printer, dan lain-lain. 6. Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Bagian

Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia. Seperti keterangan di bawah ini :

a. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

b. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.

c. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.

d. Seluruh file disimpan di dalam folder yang dalam kondisi layak. e. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.

f. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama.

7. Masih terdapat beberapa masalah yang sering dijumpai atau terjadi dalam pekerjaan kantor di bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU, seperti :

a. Database pada komputer sudah penuh sehingga untuk penyimpanan data sangat terbatas.

b. Virus pada komputer yang sering mengganggu dan memperlambat pekerjaan pegawai saat pengolahan data dan penyimpanan data yang terganggu.

c. Kurangnya mesin printer yang disebabkan mesin printer yang berkualitas baik ada yang rusak, sehingga terkadang pegawai harus mengeprint pekerjaan diluar.

B. Saran

Dari kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dan pekerjaan kantor dan bagi peneliti selanjutnya.

Adapun saran-saran tersebut adalah :

1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus melakukan pembinaan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja pegawai dalam pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tidak rusak. Misalnya mengelompokkan arsip-arsip sesuai dengan surat keterangan yang ada.

2. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya efisiensi keja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu, disarankan kepada kantor Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU agar sistem pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem pengawasan dilakukan dengan memeriksa absensi kerja baik absensi masuk atau absensi keluar, serta hasil kerja tersebut.

3. Penggunaan teknologi komputer sangat penting untuk mempermudah pekerjaan di bagian Perlengkapan ini, jadi disarankan agar pekerjaan tidak terganggu oleh virus-virus pada komputer agar selalu meng update anti virus yang ada agar pengolahan dan penyimpanan data tidak terganggu. Selain itu

bagian Perlengkapan juga harus menyediakan printer sendiri agar para pegawai tidak harus mengeprint pekerjaan diluar.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Fathoni, Abdurrahmat, 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya

Manusia, Penerbit Rineka Cipta, Jakarta.

Sastradipoera, K., 2001. Azas-Azas Manajemen Perkantoran. Kappa-Sigma, Bandung.

Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran. Mandar Maju, Bandung.

Sedarmayanti, Hj, 2009. Sumber Daya Manusia Dan Produktivitas Kerja, Mandar Maju, Bandung.

Sutarto, 2004. Manajemen Kearsipan, Alfabeta, Bandung.

Subekti, Heru, 2008. Disiplin Kerja,

Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007-2008, USU Press, Medan.