berlangsung. Daftar arsip tersebut tentunya sudah sesuai dengan JRA atau jadwal retesi arsip. Berita acara pemusnahan arsip akan menerangakan bagaimana arsip tersebut dimusnahkan.
Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi daerah Kota Temanggung selama 10 tahun Kantor tersebut berdiri belum sama sekali melakukan pemusnahan arsip kerana terkendala biaya dan
petugas. Sehingga berdampak pada tempat penyimpanan dan volume arsip yang disimpan semakin banyak.
4.2.Pembahasaan
4.2.1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi
Daerah Kota Temanggung
1. Pengadaan
Arsip merupakan catatan-catatan atau dokumen yang menerangkan suatu keadaan yang terjadi didalamnya. Wujud dari proses kegiatan perkantoran menghasilkan arsip.Penciptaan arsip
merupakan langkah awal dari proses pengelolaan arsip. menurut undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan
–ketentuan pokok kearsipan pasal 1 ayat a dan b menetapkan arsip ialah :
a. “naskah-naskah yang dibuat oleh lembaga negara dan badan-badan
pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dubuat dan diterima oleh badan swasta atau
perorangan dalam keadaan tunggalatau kelompok dalam rangka elaksanaan kehidupan bangsa.”
1
Proses penciptaan arsip pada dasarnya mencangkup dua hal yaitu, penyerahan arsip dan pemindahan arsip.
Penyerahan arsip dilakukan untuk dikelola, artinya lembaga terkait menyerahkan arsip kepada Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung untuk dikelola. Arsip
yang diterima biasanya tidak dilakukan pemilahan terlebih dahulu sebelum diserahkan, sehingga petugas kearsipan akan bekerja dua kali untuk melakukan pemilahan arsip. Arsip yang diterima
oleh kantor terkait masih dalam bentuk arsip kacau. Artinya arsip tersebut masih tercampur antara arsip dan bukan non arsip. pemilahan arsip dilakukan dengan cara manual. Penggunaan
cara tersebut disesuaikan dengan jenis arsip yang diserahkan. Arsip yang berbetuk tekstual akan dipilah dengan cara manual. Arsip yang diterima harus sesui dengan kriteria yang telah
ditentukan. Kriteria tersebut adalah nilai informasi arsip, bentuk arsip. kriteria-kriteria tersebut sudah ditentukan oleh unit kerja atau disesuikan dengan peraturan yang ada. Langkah
selanjutnya petugas kearsipan melakukan pemilahan dan pengelompokan jenis arsip. Pengelompokan jenis arsip dilakukan supaya mendapatkan kemudahan saat melakukan proses
penyimpanan arsip. Jenis arsip yang disimpan di kantor Perpustakaan dan Dokumntasi Daerah Kota Temanggung ada dua jenis yaitu arsip tekstual dan arsip nontekstual. Arsip tekstual
merupakan arsip yang berbentuk tulisan. Jenis arsip yang berbentuk tekstual Sehingga hanya menerangkan kedaan subyek dalam bentuk tulisan saja. Arsip tersebut dikelompokan menjadi
satu berdasarkan pokok permasalahan. Penelian terhadap arsip juga dilakukan guna menetukan
1
Undang-undang kearsipan, nomor 7, tahun 1971. Pasal a dan b.
masa aktif arsip tersebut. peniilaian arsip didasarkan pada jenis arsip,kondisi arsip dan tanggal arsip. penilaian tersebut dilakukan guna mempermudah petugas dalam pemebrian kode dan
penataan arsip. Arsip tekstual yang diolah oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota
Temanggung adalah arsip keuangan, arsip sospol dan arsip umum. Ketiga arsip tersebut dikelompokan berdasarkan masalah yang terkandung didalam arsip tersebut. Dengan adanya
pengelompokan jenis arsip akan memeberikan kemudahan bagi petugas kearsipan dalam mengelola arsip. Kondisi arsip yang disimpan di Kantor perpustakaan dan Dokumentasi Daerah
Kota Temanggung cukup bagus, artinya arsip masih dapat digunakan untuk proses kegiatan administrasi. Seiring dengan berkembangnya ilmu teknologi berdampak pada jenis arsip yang
diolah oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung. Ada tiga jenis arsip yang berbetuk audio visual yaitu, cesset, video dan filem reel. Jenis arsip yang disimpan
dalam bentuk audio visual akan memberikan dampak positif bagi pemeliharaan arsip. selain penghematan tempat arsip yang berbentuk audio visual juga akan memberikan kemudahan
penyimpanan. Arsip yang disimpan dalam bentuk casset berisi tentang sidang-sidang anggota DPR. Arsip tersebut berjumlah 150 arsip. selain itu arsip yang disimpan dalam bentuk video dan
filem rell berjumlah 70 arsip yang terdiri dari 20 arsip yang berbentuk video dan 20 arsip yang berbentuk filem reel. Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung akan
menghemat Tempat dengan adanya arsip yang berbentuk audio visual. Pengematan tersebut dapat membatu rancangan anggaran yang akan digunakan untuk pengadaan peralatan.
Arsip yang telah dipilah-pilah dan dikelompokan berdasarkan jenis arsip selanjutnya akan dipindahkan ke unit penyimpanan permanen. pemindahan arsip dari unit kerja ke unit
penyimpanan permanen harus dijalankan sesuai dengan aturan yang ada. Aturan terseut dibuat
supaya di dalam pemindahan arsip tidak mengalami kendala yang berari. kegiatan ini dilakukan supaya arsip yang telah selesai diolah tidak memenuhi tempat di unit kerja. Dengan demikian
unit kerja hanya menyipan deskripsi arsip saja. deskripsi tersebut akan digunakan untuk pencarian arsip jika ada yang ingin menggunakan arsip.
2. Pemeliharaan
