supaya di dalam pemindahan arsip tidak mengalami kendala yang berari. kegiatan ini dilakukan supaya arsip yang telah selesai diolah tidak memenuhi tempat di unit kerja. Dengan demikian
unit kerja hanya menyipan deskripsi arsip saja. deskripsi tersebut akan digunakan untuk pencarian arsip jika ada yang ingin menggunakan arsip.
2. Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip dilakukan guna melindungi arsip dari bahaya. Pemeliharaan arsip pada hakekatnya melakukan perlindungan supaya arsip yang disimpan tidak hilang atau rusak.
Kehilangan dan kerusakan arsip akan memberikan dampak negative, artinya isi dan informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut tidak akan bisa dipergunakan lagai atau dengan kata
lainya isi yang terkandung didalam arsip tersebut telah hilang. Oleh karena itu perlu dilakukanya penataan dan pemeliharaan yang efektif supaya arsip tersebut tetap aman dan terjaga
kelangsungan hidupnya. Sistem penataan merupakan kegiatan yang dilakukan petugas kearsipan untuk memberikan kode dan indeks arsip. Terdapat dua sistem penataan yang digunakan di
Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung. Sistem tersebut adalah sistem klasifikasi dan sistem pokok masalah. Sistem klasifikasi merupakn sebuah sistem penataan yang
memiliki kode-kode yang dibuat olah Pemerintah, sedangkan sistem pokok masalah merupakan sistem yang digunakan berdasarkan masalah-masalah yang terdapat di dalam arsip tersebut.
sistem pokok masalah biasanya di kelompokan berdasarkan intansi-intansi terkait sebai pencipta arsip. Sistem penataan yang digunakan untuk menyimpan arsip aktif adalah sistem
klasifikasi.Sistem klasifikasi ini dilakukan dengan memberikan kode yang berupa angka dari yang terkecil menuju yang terbesar. Kode klasifikasi tersebut sudah diatur didalam keputusan
Pemerintah sehingga semua lembaga pengelola arsip akan menggunakan kode yang sama Kode tersebut digunakan untuk mempermudah penemuan kembali arsip. Sistem penataan yang
digunakan untuk menyimpan arsip inaktif adalah sistem pokok masalah. Artinya penggunaan sistem ini didasarkan pada pokok-pokok masalah yang terkandung didalam arsip tersebut.
Pokok-pokok masalah tersebut akan dikelompokan menjadi satu sesuai dengan intasi terkait sebai pencipta arsip. Arsip yang masuk terlebih dahulu akan langsung dilakukanya pengkodean
dan pengindekkan berdasarkan tanggal, bulan dan tahun penyerahan arsip. Petugas kearsipan melakukan pengkodean berdasarkan intansi terkait yang mana arsip nya lebih dulu datang.
Pengkodean berdasarkan keputusan mentri juga memiliki kode tersendiri misalnya 500 untuk arsip perekonomian.
“sistem pokok masalah perihalpokok soal Sistem masalah adalah salah satu sistem penyimpanan berkas berdasarkan
kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan ini, harus ditentukan terlebih dahulu
masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat harianya
”
2
Petugas kearsipan menggunakan sistem ini karena lebih efektif dan efisien. Menurut salah satu petugas kearsipan sistem ini mempunyai kelebihan dan kelemahan. Kelebihan
menggunakan sistem ini adalah mudah dalam proses penemuan kembali arsip, arsip telah diberi kode dan indeks arsip. Sedangkan kelemahan nya adalah susah dalam pengkodeanya karena
tidak semua petugas kearsipan mengetahuinya. Pengkodean arsip didasarkan pada arsip yang masuk terlebih dahulu dan nama intansi terkait. Untuk itu petugas kearsipan harus benar-benar
mengusai tentang kearsipan. Untuk menjadi seorang petugas arsip tidaklah mudah banyak persyaratan yang harus dimiliki oleh calon petugas arsip. syarat harus dipenuhi sebagai petugas
kearsipan yaitu, teliti, cekatan cerdas dan rapi.
2
Zulkifli Amsyah, loc.cit, hal 76.
Penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang dilakukan oleh petugas kearsipan guna melindungi arsip dari bahaya. Penyimpan arsip yang selama ini dilaksanakan di Kantor
Perpustakaan dan Dokumentasi daerah Kota Temanggung belum berjalan dengan optimal Kondisi lingkungan, tempat dan juga ruangan sangat berpengaruh terhadap arsip yang disimpan.
Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip masih jauh dari standar penyimpanan. Artinya tempat yang sempit dan arsip yang disimpanya tidak dapat tersimpan semua. Mengingat arsip
yang diciptakan semakin lama-semakin bertambah volumenya. Selain itu atap yang bocor dapat mengakibatkan arsip tersebut rusak. Atap yang seharusnya melindungi arsip dari bahaya malah
sebaliknya menjadi penyebab keruskan arsip. Selain tempat, kontrol suhu dan kelembaban belum dioptimalkan. Tempat yang jauh dari unit kerja arsip membuat pengontrolan suhu dan
kelembaban tidak terkontrol dengan baik, sehigga petugas kearsipan membiarkan AC menyala setiap hari tanpa adanya pengechekan secara berkala. Hal ini dapat menyebabkan arsip yang
disimpan rusak. Ruangan yang bagus untuk menyimpan arsip sebaiknya seperti ini :
a. “Ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip jagan terlalu lembab.
Ruangan harus tetap kering, supaya ruangan tidak terlalu lemba aturlah suhu udara dalam ruangan berkisar anatara 65ºF sampai dengan 75ºF.
b. Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penerangan alam
yaitu sinar matahari. Senar matahari selain sebagai penerangan juga dapat membatu memusnahkan musuh-musuh kertas.
c. Ruangan harus diberi ventilasi yang secukupnya.ventilasi dapat
membantu mengatur suhu udara dalam ruangan sehingga ruangan tidak terlalu lembab.
d. Ruangan harus terhindar dari serangan api.
e. Ruangan harus terhindar dari serangan banjir.
f. Dalam hal-hal tertentu hujan periksalah ruang untuk mengetahui
kemugkinan ada talang, saluran air dan atap gedung yang bocor. Apabila terjadi kebocoran segeralah perabiki pada saat iyu juga.
g. Ruangan hendaknya harus terhindar dari serangan hama, perusak atau
pemakan kertas arsip.
h. Lokasi ruangan gedung hendaknya bebas dari tempat-tempat industry
sebab polusi udara sangat berbahaya bagi kertas arsip i.
Ruangan arsip sebaiknya terpisah dengan ruang-ruangan kantor lain. j.
Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang disimpan didalamnya
”.
3
Pengechekan tersebut dilakukan satu minggu sekali guna membersihkan peralatan dan ruangan tempat penyimpanan arsip. Kondisi ruangan yang bersih akan memberikan efek yang
baik bagi arsip yang disimpanya. Artinya arsip yang disimpan akan terlindungi dari bahaya penyebab kerusakan arsip seperti serangga dan lain-lain. Sewaktu melakukan pembersihan arsip
petugas menggunakan vacum cleaner sebagai alat penyedot debu. Menggunakan vacum cleaner akan lebih efektif dibandingan dengan menggunakan kemoceng. Artinya menggunakan
kemoceng hanya akan memindahkan debu dari arsip satu kearsip yang lainya. “sekurang-kurangnya satu minggu sekali dibersihkan dengan alat
penyedot debu atau vacum cleaner. Pada umunya ruangan dibersihkan dengan saputidak efektif karena debu malah berhamburan”
4
Selain pembersihan ruangan petugas kearsipan juga memeriksa keadaan fisik arsip apakah ada yang rusak apa tidak. Hal ini dilakukan kerena mengingat arsip merupakan dokumen yang
sangat penting sehingga perlu dilakukanya pemeliharaan. Saat ini setiap unit kerja belum menyadari betapa pentingnya akan kebutuhan arsip. Mereka beranggapan bahwa arsip
merupakan sampah yang tidak memiliki nilai guna. Padahal dengan arsip kita dapat mengetahui informasi kejadian-kejadian yang berlangsung pada waktu itu.
Pemeliharaan arsip bukan hanya menjadi tanggung jawab petugas saja, akan tetapi bagi pengguna arsip juga harus ikut melakukan pemelihraan. Cara yang digunakan pengguna arsip
dalam memelihara arsip adalah menjaga agar arsip tersebut tetap untuh dan tidak hilang. Dengan
3
Ig Wursanto , loc.cit. hal.221-223
4
Ig Wursanto, ibid, hal.224.
demikian nilai yang terkandung di dalam arsip tersebut tetap utuh dan arsip terjaga kelangsungan hiupnya.
3. Pengunaan
