27
Kegiatan pengelolaan kearsipan adalah kegiatan mulai dari proses penciptaan, penyimpanan, pemeliharaan, pemusnahan dan penemuan kembali
arsip. Berdasarkan kegiatan penciptaan, penyimpanan, pemeliharaan,
pemusnahan dan penemuan kembali arsip, dapat disimpulkan bahwa perlu adanya sarana kearsipan dalam setiap kegiatan pengelolaan tersebut. Kegiatan
penyimpanan arsip menggunakan sarana filling cabinet, pemeliharaan arsip menggunakan pengaturan udara, proses fumigasi dan restorasi arsip,
pemusnahan arsip menggunakan sarana berdasarkan jadwal retensi arsip.
2.1.3. Kemampuan Pegawai Mengelola Kearsipan
Kemampuan yang dimiliki pegawai dalam melaksanakan tugas atau kegiatan dapat menunjang tercapainya suatu tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut Kartono 1985: 105 kemampuan merupakan segenap daya, kesanggupan, kekayaan, kecakapan dan kekuatan yang terdapat pada individu
untuk bertingkah laku. Menurut Djuwita 2000:40 kemampuan atau ability istilah yang umum
digunakan untuk menunjukan potensi yang dimiliki seseorang untuk menguasai sebuah keahlian
Pegawai yang memiliki kemampuan pada umumnya memiliki intelegensi yang tinggi dan bakat tertentu dalam bidang pekerjaan yang dijalaninya. Bahwa
dengan mengenal kemampuan diri pegawai sangat diperlukakan guna menentukan pekerjaan yang tepat sesuai dengan bidangnya. Kemampaun sangat erat hubungan
dengan pengalaman yang terdiri dari lama kerja dan tingkat pengetahuan yang
28
dimliki, seseorang yang mempunyai tingkat pengetahuan tinggi akan mempunyai peluang sukses didalam pekerjaannya. Sebab lebih mudah mengerjakannya
dibanding yang mempunyai tingkat pengetahuan rendah, sebagai contoh dengan pegawai mempunyai tingkat pengetahuan tinggi sehingga mempunyai kemamuan
yang tinggi pula dibidang kearsipan maka pegawai tesebut akan mudah dalam melakukan pengelolaan kearsipan, atau disebut arsiparis
Sedangkan pengertian arsiparis menurut pendapat Sulistyo Basuki, arsiparis berasal dari bahasa Belanda “Archivist” yang berarti Tenaga profesional
yang bertanggung jawab atas satu atau beberapa kegiatan berikut ini : hak, klaim, penilaian dan pemusnahan, pengadaan accessioning, pelestarian, penyusunan,
deskripsi, jasa, rujukan, pameran atau publikasi Sulistyo Basuki 2003:369. Pendapat lain datang dari The Liang Gie yang mengemukakan bahwa
Arsiparis juga berasal dari bahasa Belanda “Archivaris Archivist” yang berarti pegawai yang bertugas menjaga dan memelihara suatu arsip Kamus Administrasi
Perkantoran 1981 : 28. Selain itu juga Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat
yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan Keputusan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara tahun 2002:2.
Dari uraian-uraian diatas dapat saya simpulkan bahwa Kemampuan
Arsiparis adalah orang yang sanggup, cakap, dan mampu bertugas untuk
mengelola arsip-arsip mulai dari penciptaan arsip, tanggapan terhadap dokumenarsip, cara penyimpanan dan lama penyimpanannya, sampai dengan
29
penanganannya bila dokumen atau arsip tersebut ingin dilestarikan atau dimusnahkan baik di lingkungan pemerintah maupun di lingkungan swasta.
2.1.3.1 Tugas-tugas dan Tanggung Jawab Seorang Arsiparis
