Sekretariat Bersama bertugas. a.
Mengkoordinasikan SKPD terkait dalam melakukan evaluasi usulan proposal yang diajukan oleh calon penerima hibah.
b. Menerima hasil evaluasi usulan proposal yang akan diajukan oleh SKPD
terkait kepada Walikota melalui TAPD. c.
Melakukan rekapitulasi terhadap hasil evaluasi yang telah dilakukan oleh SKPD terkait sebagai bahan laporan TAPD kepada Walikota.
d. Satuan Kerja Perangkat Daerah SKPD
Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalah perangkat daerah pada pemerintah daerah selaku pengguna anggaranbarang,
meliputi Badan, Kantor, Rumah Sakit Umum Daerah, Dinas, Bagian pada Sekretariat Daerah, Kelurahan, Kecamatan dan Satuan Polisi Pamong Praja dan
Dinas terkait yang ada didalam Pemerintahan Kota Surabaya [7].
2.17 Dokumen yang terlibat di dalam sistem
Beberapa dokumen yang terlibat di dalam sistem penyaluran dana hibah Walikota Surabaya berdasarkan peraturan walikota nomor 61 tahun 2011
diantaranya. a.
Proposal pengajuan kepada Walikota Surabaya b.
Dokumen-dokumen pendukung dalam proses verifikasi diantaranya, 1.
Foto copy Kartu Tanda Penduduk KTP 2.
Surat dipernyataan tidak terjadi konflik internal yang ditandatangani oleh calon penerima hibah
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
3. Foto copy bukti kepemilikan penguasaan tanah yang sah apabila
yang diajukan adalah termasuk pembangunan konstruksi 4.
Foto copy rekening bank atas nama lembaga organisasi institusi kelompok yang speciemennya pimpinan ketua dan bendahara [7].
Dokumen diatas diberikan ketika sudah mendaftarkan atau registrasi proposal pada sistem informasi. Berkas fisik diserahkan kepada sekber.
2.18 Alur kerja di dalam sistem
Prosedur atau alur kerja yang ada di dalam penyaluran dana hibah Walikota Surabaya diantaranya sebagai berikut.
a. Masyarakat mengajukan permohonan dana hibah kepada Walikota
Surabaya, dengan membuat dokumen berupa proposal. Proposal yang di ajukan sesuai dengan kebutuhan yang sudah diatur di dalam Peraturan
Walikota Surabaya Nomor 61 Tahun 2011. b.
Proposal yang sudah disusun dalam bentuk berkas oleh masyarakat, kemudian diregistrasikan atau dimasukkan datanya kedalam sistem
informasi manajemen
dana hibah.
Bisa di
akses di
http:localhosthibahwebindex.php. c.
Ketika masyarakat registrasi kedalam sistem, secara otomatis akan mendapatkan notifikasi melalui website ataupun sms gateway,
menjelaskan username dan id yang dimiliki oleh masyarakat tersebut. Sehingga kedepan masyarakat akan login menggunakan data yang sudah
diberikan oleh sistem. Masyarakat hanya bisa masuk atau login ke sistem dengan username dan password nya masing-masing.
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
d. Proposal yang diajukan oleh masyarakat akan diterima oleh Sekretariat
Bersama yang terletak di Kantor Badan Perencanaan dan Pengembangan kota Surabaya. Anggota sekretariat bersama sudah dijelaskan pada poin
sebelumnya yang telah ditunjuk oleh Walikota. e.
Setelah sekber menerima berkas fisik dari masyarakat, admin akan mengubah status proposal yang semula masuk menjadi proposal diterima.
Sehingga ketika masyarakat login ataupun sms kedalam sistem, akan mendapatkan notifikasi baru status proposal menjadi sudah diterima.
f. Proposal yang masuk ke Sekretariat Bersama Sekber akan dipilah
berdasarkan kebutuhan dan sasaran. Untuk selanjutnya proposal akan diberikan kepada Satuan Kerja Perangkat Daerah SKPD masing-masing,
sesuai dengan tugas dan fungsi rencana kegiatan. g.
Berikutnya SKPD akan melaksanakan verifikasi baik secara administrasi atau kondisi realitas di lapangan terhadap proposal yang masuk dari
masyarakat. Hal ini bertujuan untuk kesesuaian antara proposal yang diajukan oleh masyarakat. Misalnya instansi fiktif atau tanah yang
digunakan bersengketa atau tidak. h.
Dari tim verifikasi masing-masing SKPD akan melaporkan kembali kepada Sekber. Hasil yang telah dilakukan baik kekurangan atau proposal
sudah layak mendapat pencairan. Bagi proposal yang perlu perbaikan atau ada dokumen yang kurang, begitu juga dengan proposal yang bermasalah
tidak dapat cair akan dihubungi oleh anggota Sekber. i.
Hasil verifikasi oleh skpd apabila ada catatan, maka akan diberikan keterangan kedalam sistem.Dan ini juga berpengaruh pada status proposal.
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
j. Selama proses pengajuan sampai verifikasi, masyarakat bisa memantau
perkembangan proposal dengan layanan SMS Gateway yang disediakan oleh admin. Dengan format dan ketentuan yang sudah ditetapkan oleh
sistem. k.
Masyarakat akhirnya mengetahui perjalanan proposal yang diajukan kepada walikota melalui sistem informasi pengelolaan dana hibah.
Tergantung status pada proposal masyarakat, apakah proposal ditolak, proposal di revisi atau proposal sudah siap dicairkan.
l. Masyarakat akan dipanggil ke kantor Badan Perencanaan dan
Pengembangan kota Surabaya untuk revisi proposal atau pencairan dana. m.
Untuk proposal yang perlu revisi, akan diberikan waktu oleh tim Sekber untuk memperbaiki ulang. Untuk proposal yang siap cair, masyarakat
diminta mempersiapkan persyaratan pencairan dana. n.
Masyarakat yang sudah memenuhi persyaratan, akan langsung diproses pencairan dana melalui nomor rekening yang sudah disetorkan.
o. Setelah
dana digunakan,
masyarakat wajib
membuat Laporan
Pertanggungjawaban LPJ atas penggunaan dana tersebut. Selanjutnya LPJ akan diserahkan ke bagian keuangan Pemerintah Kota Surabaya [7].
Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program [9]. Ada empat entitas atau tokoh yang
terlibat didalam sistem, diantaranya masyarakat, skpd, walikota dan sekber. Dari masing-masing entitas tersebut mempunyai tugas dan fungsi yang berbeda.
Alur kerja sistem yang sudah dijabarkan pada 2.18, akan dipaparkan pada flowchart yang masih bersifat manual seperti pada gambar 2.11.
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Gambar 2.11 Diagram Alir Flowchart Manual
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
38
BAB III ANALISIS SISTEM
3.1. Entitas yang terlibat di dalam sistem
Entitas merupakan simbol yang menggambarkan orang, bagian, organisasi, sistem lain atau bentuk kesatuan lainnya yang berada diluar sistem yang akan
memberikan Input pada sistem dan menerima Output dari sistem. Entitas yang terlibat di dalam penyaluran dana hibah Walikota Surabaya
ada 4 bagian, diantaranya. a.
Walikota Surabaya b.
Masyarakat Surabaya c.
Sekretariat bersama Sekber d.
Satuan Kerja Perangkat Daerah SKPD
3.2. Relasi yang digunakan di dalam sistem
Relasi yang akan dijelaskan pada Bab III ini terkait proses pengelolaan dana hibah yang sudah berbasis komputerisasi. Sehingga penulis tidak melibatkan
proses secara manual. Secara diagram alir proses terkomputerisasi manajemen dana hibah walikota berbasis web dijelaskan pada poin 3.3.1.
Relasi yang terlibat atau digunakan ke dalam sistem penyaluran dana hibah Walikota Surabaya diantaranya.
a. Masyarakat melakukan registrasi data proposal kedalam sistem informasi
manajemen pengelolaan dana hibah melalui website yang sudah disiapkan oleh admin sekber.
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
