pimpinannya, serta membantu pimpinan dalam memenuhi fungsi dan tanggung jawabnya. Sekretaris juga sering berhubungan dengan pejabat yang mempunyai
hubungan kerja dengan pimpinannya yang cepat, dinamis, kerja keras dan efisien. Semakin besarnya suatu organisasi maka semakin besar pula tanggung
jawab pimpinan terhadap tugasnya, sehingga dalam keadaan demikian pimpinan membutuhkan bantuan seorang sekretaris yang lebih terampil dan cekatan demi
tercapai tujuan bersama dalam suatu organisasi. Pada PT. Indah Kiat Pulp Paper Perawang, sekretaris diartikan sebagai
seorang karyawan yang bertugas membantu melaksanakan dan meringankan tugas-tugas seorang pimpinan secara efektif dan efisien.
Pada PT.Indah Kiat Pulp Paper Perawang, sekretaris tidak hanya untuk membantu meringankan tugas-tugas pimpinan. Tetapi juga sebagai rekan kerja
yang baik untuk pimpinannya di dalam memberikan informasi tentang apa yang terjadi di dalam lingkungan perusahaan maupun di luar lingkungan perusahaan.
B. Kriteria Sekretaris Profesional
Apabila kita mencermati perkembangan ilmu pengetahuan maupun perkembangan kegiatan organisasi dan perusahaan dewasa ini maka menjadi
seorang sekretaris yang profesional merupakan suatu tantangan dan sekaligus juga peluang baik bagi tenaga-tenaga sekretaris karena menjadi seorang sekretaris
bukanlah suatu hal yang mudah akan tetapi harus dicapai dengan kemampuan kapabilitas yang tinggi dan baik. Hal tersebut juga tidak terlepas dari sifat
Universitas Sumatera Utara
kompetitif yang tinggi di masyarakat sehingga tuntutan pekerjaan seorang sekretaris menjadi lebih.
Mengingat tugas seorang sekretaris yang sangat luas, dengan kreativitas yang cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk dapat
dikatakan sebagai seorang sekretaris profesional. Pada dasarnya syarat-syarat itu dapat dibedakan menjadi 2 macam yaitu :
1. Syarat-syarat Umum
Yaitu syarat-syarat yang berhubungan dengan sikap kepribadian, sikap tingkah laku, dan kecakapan pribadi.
a. Sikap Kepribadian
Sikap yang dimiliki oleh seorang sekretaris, yaitu sikap yang berhubungan dengan:
1 Sifat-sifat mental, ialah kemampuan seseorang dalam
menghadapi berbagai persoalan dan berbagai macam tantangan dalam melaksanakan tugasnya. Untuk itu diperlukan sikap
ketelitian, penuh inisiatif kreativitas, serta kemampuan menyesuaikan diri.
2 Kemampuan berbicara, yaitu kemampuan mengemukakan ide-
ide kepada pihak lain dengan menggunakan bahasa yang dapat diterima dan dimengerti. Seorang sekretaris professional harus
membiasakan dan melatih diri untuk berbicara dengan baik, jelas, dan terarah.
3 Perbendaharaan bahasa. Untuk berbicara dengan baik,
diperlukan perbendaharaan bahasa yang cukup. Jangan bersifat
Universitas Sumatera Utara
verbalisme, tahu dan dapat mengucapkan kata-katanya, tetapi tidak tahu artinya.
4 Tidak gugup.
5 Kesehatan yang baik akan mempengaruhi prestasi kerja serta
mampu membangkitkan semangat kerja yang tinggi. 6
Seorang sekretaris di dalam melaksanakan tugasnya harus selalu menunjukkan sikap simpati terhadap siapa pun.
7 Seorang sekretaris harus berpenampilan baik dengan
berpakaian yang sesuai, sopan dan menjaga kebersihan tubuh. b.
Sikap dan Tingkah Laku Tugas sekretaris selalu berhubungan dengan orang lain para
pegawai kantor, para pejabat kantor, dan pejabat-pejabat lain dari luar kantor yang berhubungan dengan pimpinan atau atasannya.
Karena seorang sekretaris juga berfungsi sebagai wakil pimpinan di saat berhubungan dengan para pejabat atau dengan kantor lain.
Mengingat tugas sekretaris banyak berhubungan dengan pihak lain, maka seorang sekretaris harus memiliki kepribadian yang baik.
Kepribadian seseorang tercermin pada sikap dan tingkah laku. Sikap dan tingkah laku yang dapat mencerminkan kepribadian
antara lain sopan dan ramah, dapat dipercaya, dapat bekerjasama, setia, cepat dan rajin, penuh perhatian, baik hati, bijaksana, penuh
inisiatif, objektif, dan taktis.
Universitas Sumatera Utara
c. Kecakapan Pribadi
Seorang sekretaris juga dituntut untuk memiliki suatu kecakapan pribadi. Kecakapan pribadi yang diperlukan seorang sekretaris
antara lain: 1
Resourceful, yaitu panjang akal. Bahwa dalam keadaan apa pun, dan bagaimana pun di bawah tekanan under pressure
pihak mana pun harus selalu dapat mengatasi persoalan- persoalan yang dihadapi.
2 Ambisi, yaitu keinginan untuk maju dan sukses. Ambisi
merupakan dorongan untuk membangkitkan kreativitas dalam bekerja.
3 Inisiatif, yaitu prakarsa. Jangan bekerja hanya karena ada
perintah dari atasan. 4
Kerapian dan kebersihan dalam melaksanakan tugas. 5
Memiliki perasaan tenggang rasa dengan sesama pegawai dari tingkat mana pun.
6 Loyalitas kepada perusahaaninstansi yang bersangkutan.
2. Syarat-syarat Khusus
Yaitu syarat-syarat yang berkaitan dengan skill atau keahlian dan pengetahuan bidang secretariat. Seorang sekretaris dapat dikatakan
sebagai sekretaris professional apabila memiliki sejumlah kompetensi yang mendukung kualitas profesionalismenya. Kompetensi meliputi
sikap,pengetahuan, dan keterampilan. Ada 10 kompetensi keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris professional, yaitu :
Universitas Sumatera Utara
a. Kemampuan menangani telepon
b. Kemampuan menangani tamu
c. Kemampuan mengelola kas kecil
d. Kemampuan menangani alat tulis dan perlengkapan kantor
e. Kemampuan menangani dikte
f. Kemampuan mengatur pertemuanrapat
g. Kemampuan mengatur perjalanan dinas
h. Kemampuan mengelola dokumen
i. Kemampuan menangani laporan
j. Kemampuan menangani kegiatan humas dan keprotokolan.
Dari semua syarat yang telah ada dalam teori, juga dipakai pada PT. Indah Kiat Pulp Paper Perawang. Setelah penulis mengadakan penelitian di
perusahaan tersebut, ada syarat lain yang harus dipenuhi oleh calon sekretaris tersebut. Adapun syarat menjadi seorang sekretaris pada PT. Indah Kiat Pulp
Paper Perawang adalah : 1.
Pendidikan Pada PT.Indah Kiat Pulp Paper Perawang, seorang sekretaris minimal
harus berpendidikan D-III, tetapi lebih diutamakan yang berpendidikan S- 1.
2. Mempunyai Keterampilan
Pada PT. Indah Kiat Pulp Paper Perawang, seorang sekretaris harus mampu menguasai dan menggunakan bahasa Indonesia dengan baik dan
benar. Dan juga harus mampu menguasai minimal satu bahasa asing terutama Bahasa Inggris baik tulisan maupun pembicaraan. Mampu
Universitas Sumatera Utara
menggunakan komputer beserta program aplikasinya, mampu menyusun laporan, menerima tamu, membuat agenda pimpinan, kearsipan dan
menyiapkan rapat. 3.
Dapat dipercaya dan dapat memegang rahasia perusahaan Seorang sekretaris pada PT.Indah Kiat Pulp Paper Perawang harus dapat
dipercaya oleh pimpinan dan dapat memegang rahasia perusahaan, karena sekretarislah yang mengetahui segala sesuatu yang berhubungan dengan
perusahaan dan pimpinan, baik secara internal maupun eksternal. 4.
Berpenampilan menarik Sekretaris pada PT.Indah Kiat Pulp Paper Perawang dituntut untuk
berpenampilan menarik. Hal ini dapat terlihat dari bagaimana seorang sekretaris dalam cara berpakaian, menjaga kebersihan dan kerapian
dirinya. 5.
Dapat berkomunikasi dengan baik kepada orang lain Pada PT.Indah Kiat Pulp Paper Perawang, sekretaris dituntut memiliki
kemampuan berbicara yang baik dengan orang lain karena sangat mempengaruhi respon dan pemahaman dari lawan bicara. Selain itu,
sebagai seorang sekretaris ia juga harus memperhatikan apa yang harus dia ucapkan sehingga pendengar mengerti apa yang dibicarakan dan maksud
dari pembicaraan tersebut. 6.
Sikap Sikap seorang sekretaris pada PT.Indah Kiat Pulp Paper Perawang
dituntut untuk memiliki ketelitian yang tinggi, kesetiaan di dalam menjaga rahasia perusahaan, menyelesaikan tugas secara sempurna, kreatif dan
Universitas Sumatera Utara
penuh inisiatif. Di dalam berhubungan dengan orang lain, sekretaris harus memiliki sikap yang ramah, sabar, bijaksana, simpatik, dan pandai bergaul.
C. Ruang Lingkup Tugas Sekretaris
