Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan usaha yang bersama yang dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan
yang ditentukan sebelumnya Siagian, 2002. Dari kedua pendapat para ahli diatas dapat diambil kesimpulan bahwa
adminstrasi perkantoran adalah tugas penataan dari pimpinan organisasi untuk merencanakan, mengawasi dan mengorganisasikan segenap pekerjaan kntor
tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan Administrasi perkantoran adalah meliputi pengertian manajemen karena merupakan salah satu unsur
adminstrasi yaitu unsur yang telah menggerakan karyawan dan mengarahkan segenap tujuan organisasi yang bersangkutan benar-benar tercapai The, 2002:61.
Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa administrasi merupakan suatu proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama
sekelompok orang untuk mencapai tujuan tersebut.
E. Peranan Administrasi Perkantoran
Pekerjaan kantor meliputi pengumpulan data, pencatatan. Pengolahan informasi dan pencatatannya untuk kepentingan organisasi baik didalam maupun
diluar organisasi. Menurut The 2004:31 peranan administrasi yang melaksanakan pekerjaan kantor adalah:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan
dari suatu organisasi.
Universitas Sumatera Utara
Administrasi melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif dengan menyediakan berbagai keterangan-keteranagan yang diperlukan.
Keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan, atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara
lebih baik. 2.
Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi agar dapat membuat keterangan yang tepat.
Selanjutnya administrasi membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat keputusan dan melaksanakn tindakan yang tepat. Peranan
administrasi disini adalah menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan.
3. Berperan menyelenggarakan kelancaran perkembangan organisasi dan
sumber informasi. Administrasi mempunyai peran dalam melancarkan kehidupan dan
perkembangan suatu organisasi dalam keseluruhannya.
Universitas Sumatera Utara
F. Tujuan Administrasi Perkantoran
Suatu lembaga atau badan usaha yang menyelenggarakan administrasi, banyak aktivitas yang dilaksanakan. Aktivitas tersebut menyangkut segenap
kegiatan penataan atau pengaturan untuk menjamin kerja sama sekelompok orang dalam rangka mencapai tujuan. Kegiatan tersebut menyangkut membagi-bagi
pekerjaan, mengatur keuangan, perlengkapan. Uraian tersebut secara tidak langsung mengutarakan tujuan administrasi.
1. Jenis-jenis Pekerjaan Administrasi Perkantoran
Bila kita perhatikan dari segi kata, maka perkataan tata usaha merupakan kata majemuk yang terdiri dari 2 kata yaitu: tata dan usaha.
Tata adalah suatu aturan atau peraturan yang harus ditaaati. Sedangkan usaha adalah kegiatan dengan menggunakan tenaga, pikiran atau badan
untuk mencapai suatu maksud.
Jadi menurut arti katanya, tata usaha berarti suatu aturan atau
peraturan yang terdapat dalam surat untuk proses penyelenggaraan kerja.
Ditinjau dari aktivitas pokoknya, tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan, sehingga
keterangan-keterangan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan yang bersangkutan atau diperoleh oleh
siapa saja yang membutuhkannya.
Dalam kegiatan administrasi secara luas, tata usaha merupakan kegiatan penunjang yang merupakan peranan yang sangat penting, dimana
Universitas Sumatera Utara
administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh. Pengertian tata usaha menurut The 2000:16 adalah :
segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap usaha kerja sama.
Sedangkan menurut Wursanto 2004:15 mengatakan bahwa tata usaha adalah kegiatan menggandakan pencatatan, penyusunan,
keterangan-keterangan yang digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan yang bersangkutan dan dapat dipergunakan siapa
saja yang membutuhkannya.
Jadi tata usaha mempunyai fungsi pelayan yang berwujud 6 enam pola
perbuatan The, 2000:16, yaitu: a. Menghimpun
Kegiatan-kegiatan mencari dan megusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada sehingga siap untuk dipergunakan
bila diperlukan.
b. Mencatat
Kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan- keterangan yang di perlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat
dibaca, dikirm, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang termasuk pula dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat
didengar, misalnya “pencatatan” pada pita rekam.
Universitas Sumatera Utara
c. Mengelola
Bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
d. Menggandakan
Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
e. Mengirim
Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
f. Menyimpan
Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan ditempat tertentu yang aman.
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan menurut Terry 2003:20 kegiatan pokok tata usaha dapat diperinci dalam 7 tujuh jenis kegiatan sesuai dengan perbandingan persentase antara lain:
Bahan pekerjaan Waktu yang diperlukan
Typing mengetik Calculating menghitung
Checking memeriksa Filing menyimpan
Telephoning menelepon Duplicating menggandakan
Mailing mengirim Other lain-lain
24,6 19,5
12,3 10,2
8,8 6,4
5,5 12,7
Jumlah 100
Sumber : Moekijat, 2003:22 Adapun pekerjaan tentang surat-menyurat sebagai salah satu pekerjaan kantor
adalah sebagai berikut: 1
Penanganan surat
Kegiatan yang dimulai dari penerimaan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar sampai dengan pengiriman dan penyimpanan.
2 Penyimpanan surat
Surat dapat disimpan apabila selesai diolah dan dikembalikan ke bagian komersil. Surat disimpan menurut pedoman atau aturan
tertentu yang telah di tentukan terlebih dahulu sedemikian rupa.
Universitas Sumatera Utara
Sehingga setiap surat bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
3 Membuat laporan
Merupakan suatu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan.
4 Korespondensi
Kegiatan mulai penyusunan konsep surat sampai dengan surat siap dikirim.
5 Penggandaan
Kegiatan untuk memperbanyak dokumen-dokumen baik dikirim maupun disimpan sebagai arsip.
6 Penandatanganan surat
Setelah surat diketik, dibaca kembali, diperiksa dan kemudian disampaikan terhadap bagian yang bersangkutan untuk ditandatangani
dan dibubuhi stempel. Sedangkan menurut Leffing Well dan Robinson 2000;89 pekerjaan kantor dapat
diperinci dalam pekerjaan-pekerjaan sebagai berikut: a.
Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal.
b. Membuat rekening.
Universitas Sumatera Utara
c. Surat menyurat, mendikte, mengetik.
d. Menyimpan warkat.
e. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan
yang belum diselesaikan. f.
Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat ke pos.
g. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.
h. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu,
pekerjaan pesuruh. i.
Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyelesaikan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.
j. Membuat warkat-warkat dan mencatat data yang tidak diinginkan.
2. Ciri-ciri Pekerjaan Administrasi Perkantoran Ciri-ciri dari pada pekerjaan administrasi perkantoran meliputi:
1. Suatu pekerjaan yang bersifat memudahkan atau yang bersifat
meringankan. 2.
Suatu pekerjaan yang bersifat memberi pelayanan.
3. Volume ditentukan oleh pihak luar.
4. Isi mencakup seluruh kegiatan beserta waktu kerja yang digunakan.
Universitas Sumatera Utara
G. Peran Sekretaris dalam Menangani Administrasi Perkantoran
Salah satu bagian yang sangat penting dalam suatu organisasi atau perusahaan adalah kegiatan administrasi. Administrasi terdapat unsur penataan
dan pengelolaan suatu kegiatan untuk mempermudah mencapai tujuan .
Karena administrasi merupakan proses penyelenggaraan suatu organisasi atau perusahaan
secara menyeluruh. Dalam melaksanakan kegiatan administrasi pada setiap kantor, diperlukan seorang sekretaris yang harus mampu memperhatikan proses
kerja dan administrasi perkantoran. Istilah “ Administrasi “ berasal dari bahasa belanda yaitu “administratie” yang terdiri atas organisasi, tata usaha dan
pengolahan, dengan demikian dapat disimpulakan bahwa administrasi perkantoran adalah seorang yang melaksanakan tugas untuk menata segenap pekerjaan kantor
dalam mencapai tujuan yang ditetapkan Sutarto, 2002 : 29. Dengan pelaksanaan kegiatan administrasi sekretaris berfungsi sebagai
seorang yang mampu menata kantor serta mengelola tugas-tugas kantor dalam rangka efisiensi, tugas-tugas operasional lainnya.
Tugas-tugas sekretaris menurut Wursanto 2001:12 yang termasuk ke dalam masing-masing katagori yang dimaksud adalah :
1. Pengurus pekerjaan kantor
Misalnya mengetik, menulis steno, melatinkan, menerima telepon, mengarang surat, memperbanyak dokumen, pelayanan telegram, mengurus
surat, mengadakan konsultasi dengan pimpinan, menerima tamu, membuat laporan menjadi sumber informsi.
2. Pengurus dokumen kantor
a. Dokumen dari bank
Universitas Sumatera Utara
b. Dokumen urusan investasi
c. Dokumen pajak
3. Pengurus keuangan
a. Kas kecil
b. Pengurusan uang melalui kas kecil
4. Bantuan untuk pimpinan
5. Perencanaan perjalanan
6. Mempersiapkan pertemuan
7. Tugas-tugas operasional lainnya
8. Efisiensi kantor
9. Penyediaan alat-alat kantor
Peran sekretaris dalam menangani administrasi perkantoran pada dasarnya sekretaris pada PT.Indah Kiat Pulp Paper Perawang memegang
peran penting dalam menentukan atau mempengaruhi berhasilnya tujuan kantor atau perusahaan. Peranan sekretaris juga tidak terlepas dari fungsi-
fungsi yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris. Adapun peranan sekretaris dalam menangani administrasi perkantoran
pada PT. Indah Kiat Pulp Paper Perawang dapat diketahui sebagai berikut : 1.
Mengendalikan Surat Masuk Sekretaris PT.Indah Kiat Pulp Paper Perawang menangani surat masuk
dengan cara : a
Surat diterima oleh sekretaris, kemudian sekretaris mendatangani buku penerimaan surat.
Universitas Sumatera Utara
b Kemudian surat di setempel dan dicatat kedalam buku agenda surat
masuk dan kemudian dilakukan pencatatan seperti tanggal hari, nomor surat, asal surat, perihal, keterangan dan paraf.
c Kemudian surat disortir dan dipisahkan menjadi tiga bagian yaitu
surat penting, surat rahasia,dan surat biasa. d
Kemudian surat-surat tersebut disampaikan kepada pimpinan untuk diperiksa agar diperoleh tanggapan dari pimpinan.
e Setelah diperiksa dan ditanggapi oleh pimpinan, lalu dikembalikan
lagi kepada sekretaris untuk ditindaklanjuti. 2.
Mengendalikan surat keluar Langkah-langkah yang dilakukan sekretaris pada PT.Indah Kiat Pulp
Paper Perawang dalam membuat surat kabar adalah sebagai berikut : a.
Mula-mula yang dilakukan dalam pembuatan surat keluar adalah mengkonsep surat yang akan dikirim, kepada siapa surat akan
dikirim. b.
Setelah selesai mengkonsep surat, maka konsep yang sudah jadi tersebut diketik menurut standar pengetikan yang berlaku.
c. Setelah surat selesai diketik, maka sekretaris memberikan surat
tersebut kepada pimpinan untuk diperiksa, apakah isinya sudah benar atau belum.
d. Setelah diperiksa pimpinan, surat tersebut dikembalikan lagi
kepada sekretaris untuk diberi nomor surat keluar, kemudian dicatat kedalam buku agenda surat keluar, lalu ditandatangani
pimpinan dan diberi stempel atau cap perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
e. Kemudian surat tersebut dikirimkan melalui kurir dari perusahaan.
3. Sebagai Rencana Pencatatan
Sekretaris PT. Indah Kiat Pulp Paper Perawang berperan dalam mencatat segala sesuatu yang perlu diketahui oleh perusahaan, baik dari
instansi terkait, dari rekan kerja maupun dari kantor pusat. 4.
Membuat jadwal kegiatan pimpinan 5.
Menjaga tata hubungan atau komunikasi yang baik, didalam maupun diluar perusahaan
Seorang sekretaris di PT.Indah Kiat Pulp Paper Perawang berperan membantu pimpinan dalam melakukan negoisasi kepada perusahaan lain
atau pihak luar didalam melakukan kerjasama.
H. Kedudukan dan Tingkat Tanggung jawab Sekretaris Dalam Administrasi Perkantoran
