Ruang Lingkup Tugas Sekretaris

penuh inisiatif. Di dalam berhubungan dengan orang lain, sekretaris harus memiliki sikap yang ramah, sabar, bijaksana, simpatik, dan pandai bergaul.

C. Ruang Lingkup Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris adalah membantu seorang pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan yang teknis tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Tugas seorang pimpinan, dalam bidang apa pun, sangat kompleks sehingga sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dengan tugas yang dikerjakan oleh pimpinannya. Pada prinsipnya tugas sekretaris dibagi menjadi 2 macam, yaitu: 1. Tugas Rutin Sekretaris Yaitu tugas pekerjaan yang ditemui dan dikerjakan setiap hari, tanpa mencari atau menunggu waktu khusus dan tanpa menunggu perintah dari pimpinan untuk melakukannya. Tugas rutin biasanya sudah ditentukan dalam uraian tugas atau gambaran tugas job description sesuai dengan program dan prosedur yang telah ditetapkan. Tugas rutin seorang sekretaris meliputi: a Membuat surat b Menerima dan mengirim surat c Mengetik d Menerima tamu dan sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan e Menerima telepon Universitas Sumatera Utara f Mengirim telegram g Mengirim facsimile h Menerima dikte i Menyiapkan rapat pimpinan j Membuat laporan k Menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan system kearsipan yang telah ditentukan oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. 2. Tugas-tugas Insidentil Sekretaris Tugas insidentil seorang sekretaris meliputi: 1 Tugas atas prakarsa sendiri, merupakan tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh, atau diperintah oleh pimpinannya. Sekretaris melakukan pekerjaan atas pertimbangan sekretaris itu sendiri, perlu atau tidak perlunya sesuatu dikerjakan guna membantu pimpinan dan meringankan beban pekerjaan pimpinannya. Tugas atas prakarsa sendiri ini, misalnya: a. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan, lengkap dengan alamatnya, sehingga sewaktu-waktu rekanan atau pelanggan itu dapat dihubungi dengan cepat, baik melalui surat, telegram, facsimile, telepon, ataupun melalui internet. b. Membuat daftar nama-nama tamu yang sering berkunjung untuk keperluan negosiasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat membedakan antara tamu rutin dengan tamu insidentil, Universitas Sumatera Utara yaitu tamu yang perlu melakukan janji terlebih dahulu dan tamu yang tidak perlu melakukannya. c. Membuat table atau grafik tentang hasil produksi, pemasaran sehingga pimpinan dapat dengan mudah dan cepat membaca data yang diperlukan. 2 Tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan, karena pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakannya sendiri atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan tersebut diserahkan kepada sekretaris untuk diselesaikan. Kadang pimpinan menganggap pada bidang-bidang tertentu sekretaris lebih menguasai sehingga pimpinan memberi kepercayaan kepada sekretaris untuk menyelesaikannya. Menurut Sutiyoso 1991 tugas seorang sekretaris dapat dibedakan menjadi 5 lima kelompok bidang tugas, yaitu: 1. Tugas perkantoran, meliputi menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi dan dikte dari pimpinan, menangani surat-surat masuk dan surat-surat keluar, mengetik surat-surat untuk pimpinan dan membuat konsep surat yang bersifat rutin, serta mem-file dan mengindeks surat-surat. 2. Tugas resepsionis, meliputi menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mencatat janji-janji untuk pimpinan, dan menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan. Universitas Sumatera Utara 3. Tugas keuangan, menangani urusan pribadi pimpinan dengan bank, misalnya penyimpanan uang, penarikan cek, pengambilan uang dari bank dan sebagainya; membayarkan pajak, sumbangan dan sebagainya atas nama pimpinan; dan menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan serta menyediakan dana untuk keperluan tersebut. 4. Tugas sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan, mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya, memberikan ucapan selamat atau menyatakan ikut berduka cita kepada relasi atas nama pimpinan. 5. Tugas insidentil, yaitu menyiapkan agenda rapat; mempersiapkan laporan, pidato, atau pernyataan pimpinan; membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, dan sebagainya yang ada hubungannya dengan kepentingan perusahaan; mengoreksi bahan-bahan tercetak, seperti brosur, sirkuler, dan sebagainya yang ditulis pimpinan; mencari dan memilih souvenir untuk relasi; dan mewakili pimpinan ke resepsi-resepsi. Pada PT.Indah Kiat Pulp Paper Perawang, seorang sekretaris harus dapat bekerja sesuai dengan bagaimana cara pimpinannya bekerja. Ruang lingkup tugas seorang sekretaris di PT. Indah Kiat Pulp Paper Perawang adalah : a. Menerima tamu pimpinan b. Menerima dikte dari pimpinan Yaitu menulis apa yang dikatakan pimpinan kepada sekretaris yang dianggap penting untuk dikerjakan. Universitas Sumatera Utara c. Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat Pada saat akan melaksanakan rapat, seorang sekretaris melakukan persiapan mulai dari menyiapkan agenda rapat, menemani pimpinan pada saat rapat berlangsung hingga rapat selesai. Kemudian membuat ringkasan hasil rapat dalam bentuk laporan yang biasa disebut notulen. d. Menyusun dan membuat surat-surat yang berhubungan dengan kedinasan Seorang sekretaris bertugas membantu pimpinan dalam mengkonsep surat dan membantu pimpinan dalam membuat surat yang ingin disampaikan kepada pihak lain yang berhubungan dengan perusahaan. e. Mengetik surat-surat yang dibutuhkan pimpinan, yang bersifat kedinasan f. Mengendalikan surat masuk dan surat keluar Fungsi seorang sekretaris disini adalah bagaimana seorang sekretaris dapat mengatur surat masuk dan surat keluar dengan baik. Disini sekretaris memilih mana surat yang harus segera diselesaikan dengan surat yang tidak harus segera diselesaikan. g. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan perusahaan Seorang sekretaris bertugas untuk mengatur jadwal kegiatan pimpinan, serta mengingatkan pimpinan jika mempunyai janji dengan pihak lain. h. Menata ruangan pimpinan Kegiatan ini biasanya dilakukan sekretaris setiap pagi sebelum pimpinan datang, sehingga ruangan pimpinan menjadi rapi dan pada saat bekerja pimpinan akan merasa nyaman bekerja dengan ruangan yang bersih dan rapi. Universitas Sumatera Utara i. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan Dalam menyiapkan perjalanan dinas pimpinan, sekretaris PT.Indah Kiat Pulp Paper Perawang bertugas menyiapkan transportasi hingga tempat tinggal bagi pimpinannya. D. Pengertian Administrasi Perkantoran Administrasi berasal dari bahasa latin, yaitu dari kata Ad+ ministrare . Ad dalam bahasa inggris sama dengan ke atau kepada, sedangkan kata ministrare artinya to serve adalah melayani atau membantu. Istilah administrasi sering diartikan sebagai tata usaha yang intinya adalah tugas pelayanan. Pada dasarnya administrasi mempunyai dua pengertian, yakni dalam arti luas dan sempit. Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan-kegiatan kelompok melalui tahapan-tahapan yang teratur yang dipimpin secara efektif dan efisien dalam menggunakan segala sarana yang dibuktikan agar tercapainya tujuan yang diinginkan. Administrasi dalam arti sempit tata usaha adalah keseluruhan kegiatan atau pekerjaan surat-menyurat seperti: mengetik, mengagendakan, juga mengurus dan mengatur warkat dalam kearsipan dan menjaga keharmonisan sistem kerja, Moekijat, 2000:2. Administrasi perkantoran adalah kegiatan menerima, mengelola dan menyimpan informasi agar tujuan kantor yang telah direncanakan dapat tercapai. Dalam melaksanakan pekerjaan administrasi pada setiap organisasi harus diperhatikan proses kerja dan administrasi perkantoran. Universitas Sumatera Utara Administrasi perkantoran sangatlah penting bagi organisasi atau perusahaan yang besar maupun yang kecil. Banyak orang berkeluh kesah tentang buruknya pelayanan suatu kantor sehingga harus berlama-lama menanti pemberesan urusan atau terpaksa bolak-balik dilemparkan dari satu meja ke meja yang lain tanpa kejelasan. Itulah akibat dari kantor yang administrasi perkantorannya buruk. Sebaliknya, kantor yang dikelola dengan baik akan membuat semua urusan sesingkat dan sejelas mungkin, sehingga pihak-pihak yang berurusan dengan kantor tersebut merasa puas. Perbedaan antara administrasi perkantoran yang baik dengan yang buruk juga dapat dilihat dari macam dan banyaknya persoalan yang timbul dari suatu perusahaan atau organisasi. Bila berulang kali terjadi selisih antara jumlah tercatat dalam buku stok gudang dari jumlah sebenarnya, atau berulang kali pimpinan mengambil keputusan yang keliru karena ia menerima data yang tidak lengkap dari sekretarisnya, itu semua merupakan akibat buruknya dari administrasi perkantoran. Bila administrasi perkantoran berjalan dengan baik, semua itu tidak akan terjadi. Dengan melakukan administrasi setiap keterangan penting dicatat supaya dapat diolah oleh bagian tata usaha, kepegawaian, dan kearsipan. Maka itu, sangatlah diperlukan peranan seorang sekretaris di dalam penanganan administrasi perkantoran. Informasi sangat penting bagi pimpinan untuk mengambil keputusan yang baik. Untuk lebih jelasnya mengenai pengertian adminstrasi perkantoran, penulis menguraikan beberapa pendapat para ahli antara lain: administrasi adalah proses penyelenggaraan yang menunjang proses pengertian pekerjaan yang langsung mengerjakan tercapainya usaha kerjasama The, 2001:10. Universitas Sumatera Utara Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan usaha yang bersama yang dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya Siagian, 2002. Dari kedua pendapat para ahli diatas dapat diambil kesimpulan bahwa adminstrasi perkantoran adalah tugas penataan dari pimpinan organisasi untuk merencanakan, mengawasi dan mengorganisasikan segenap pekerjaan kntor tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan Administrasi perkantoran adalah meliputi pengertian manajemen karena merupakan salah satu unsur adminstrasi yaitu unsur yang telah menggerakan karyawan dan mengarahkan segenap tujuan organisasi yang bersangkutan benar-benar tercapai The, 2002:61. Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa administrasi merupakan suatu proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tersebut.

E. Peranan Administrasi Perkantoran