administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh. Pengertian tata usaha menurut The 2000:16 adalah :
segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap usaha kerja sama.
Sedangkan menurut Wursanto 2004:15 mengatakan bahwa tata usaha adalah kegiatan menggandakan pencatatan, penyusunan,
keterangan-keterangan yang digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan yang bersangkutan dan dapat dipergunakan siapa
saja yang membutuhkannya.
Jadi tata usaha mempunyai fungsi pelayan yang berwujud 6 enam pola
perbuatan The, 2000:16, yaitu: a. Menghimpun
Kegiatan-kegiatan mencari dan megusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada sehingga siap untuk dipergunakan
bila diperlukan.
b. Mencatat
Kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan- keterangan yang di perlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat
dibaca, dikirm, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang termasuk pula dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat
didengar, misalnya “pencatatan” pada pita rekam.
Universitas Sumatera Utara
c. Mengelola
Bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
d. Menggandakan
Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
e. Mengirim
Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
f. Menyimpan
Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan ditempat tertentu yang aman.
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan menurut Terry 2003:20 kegiatan pokok tata usaha dapat diperinci dalam 7 tujuh jenis kegiatan sesuai dengan perbandingan persentase antara lain:
Bahan pekerjaan Waktu yang diperlukan
Typing mengetik Calculating menghitung
Checking memeriksa Filing menyimpan
Telephoning menelepon Duplicating menggandakan
Mailing mengirim Other lain-lain
24,6 19,5
12,3 10,2
8,8 6,4
5,5 12,7
Jumlah 100
Sumber : Moekijat, 2003:22 Adapun pekerjaan tentang surat-menyurat sebagai salah satu pekerjaan kantor
adalah sebagai berikut: 1
Penanganan surat
Kegiatan yang dimulai dari penerimaan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar sampai dengan pengiriman dan penyimpanan.
2 Penyimpanan surat
Surat dapat disimpan apabila selesai diolah dan dikembalikan ke bagian komersil. Surat disimpan menurut pedoman atau aturan
tertentu yang telah di tentukan terlebih dahulu sedemikian rupa.
Universitas Sumatera Utara
Sehingga setiap surat bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
3 Membuat laporan
Merupakan suatu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan.
4 Korespondensi
Kegiatan mulai penyusunan konsep surat sampai dengan surat siap dikirim.
5 Penggandaan
Kegiatan untuk memperbanyak dokumen-dokumen baik dikirim maupun disimpan sebagai arsip.
6 Penandatanganan surat
Setelah surat diketik, dibaca kembali, diperiksa dan kemudian disampaikan terhadap bagian yang bersangkutan untuk ditandatangani
dan dibubuhi stempel. Sedangkan menurut Leffing Well dan Robinson 2000;89 pekerjaan kantor dapat
diperinci dalam pekerjaan-pekerjaan sebagai berikut: a.
Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal.
b. Membuat rekening.
Universitas Sumatera Utara
c. Surat menyurat, mendikte, mengetik.
d. Menyimpan warkat.
e. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan
yang belum diselesaikan. f.
Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat ke pos.
g. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.
h. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu,
pekerjaan pesuruh. i.
Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyelesaikan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.
j. Membuat warkat-warkat dan mencatat data yang tidak diinginkan.
2. Ciri-ciri Pekerjaan Administrasi Perkantoran Ciri-ciri dari pada pekerjaan administrasi perkantoran meliputi:
1. Suatu pekerjaan yang bersifat memudahkan atau yang bersifat
meringankan. 2.
Suatu pekerjaan yang bersifat memberi pelayanan.
3. Volume ditentukan oleh pihak luar.
4. Isi mencakup seluruh kegiatan beserta waktu kerja yang digunakan.
Universitas Sumatera Utara
G. Peran Sekretaris dalam Menangani Administrasi Perkantoran
