Peranan Sekretaris dalam Menangani Administrasi Perkantoran pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang

TUGAS AKHIR

PERANAN SEKRETARIS DALAM MENANGANI ADMINISTRASI PERKANTORAN PADA PT.INDAH KIAT PERAWANG

OLEH:

HELENA OKTAVIANI

092103024

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

NAMA : HELENA OKTAVIANI

NIM : 092103024

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN SEKRETARIS DALAM MENANGANI

ADMINISTRASI PERKANTORAN PADA PT.INDAH KIAT PULP & PAPER PERAWANG

Tanggal:……….. 2012 Ketua Program Studi

NIP. 197410122000032003

DR. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

Tanggal:……….. 2012 Dekan

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : HELENA OKTAVIANI

NIM : 092103024

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN SEKRETARIS DALAM MENANGANI

ADMINISTRASI PERKANTORAN PADA PT.INDAH KIAT PULP & PAPER PERAWANG

Medan, 2012

Mengetahui Pembimbing

NIP.197411232000122001 Dr. Yeni Absah, SE, Msi

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kepada Tuhan yang Maha Esa karena berkat, rahmat, dan kasih karunia-Nya kepada Penulis sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Peranan sekretaris dalam menangani administrasi perkantoran pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang” ini dengan baik. Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Jurusan Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa selama proses belajar dan menyelesaikan Tugas Akhir ini banyak pihak yang telah membantu Penulis, baik moril maupun materil. Menyadari akan hal ini, Penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM, selaku ketua Program Studi DIII Kesekretariatan.

3. Ibu Dr. Yeni Absah, SE, M.SI, selaku dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu untuk membimbing Penulis dan telah banyak memberikan saran-saran serta petunjuk kepada Penulis guna penyelesaian dan penyempurnaan Tugas Akhir ini.

5. Bapak Ir. Ketut Piter F.G dan seluruh karyawan di PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang yang telah mengizinkan dan memberikan banyak informasi dan data-data yang Penulis butuhkan.

6. Teristimewa buat kedua orangtuaku yang sangat kukasihi Ir. H. Ompusunggu dan Ir. D. Pangaribuan, terimakasih untuk doa, dukungan, dana, dan perhatiannya, semoga Tuhan senantiasa memberkati kita semua dengan kasihNya yang melimpah.

7. Buat opungku, R. Sitinjak, terimakasih untuk doa, dukungan dan perhatian opung selama ini.

8. Adik-adikku Ferro Hudson dan Daniel Willy, terimakasih untuk doa dan dukungannya.

9. Sahabat-sahabatku, Uli, Aulia, Friska, Nindya, Riza dan Ana, terimakasih untuk doa, dukungan, dan perhatian kalian semua. Semoga persahabatan kita tidak pernah putus.

10.Buat teman Kesekretariatan 2009, terima kasih buat kebersamaan kita selama ini.

11.Teman-teman magangku di Grup 6, Raih Satria, Herta, Tantian, Enni dan Deni, terima kasih atas kerjasamanya selama proses siklus magang dari awal hingga akhir.

12.Buat Jehezkiel Wowiling, orang yang selalu jadi sasaranku jika mengalami kesulitan saat proses penyelesaian Tugas Akhir ini.

13.Buat Eka Putri, teman yang selalu sama menunggu dosen pembimbing hingga Tugas Akhir ini selesai.

Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna.. Oleh karena itu, Penulis sangat mengaharapkan dan menerima kritikan serta saran yang bersifat membangun untuk kesempurnaan Tugas Akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak. Terima kasih.

Medan, 2012 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR . ... i

DAFTAR ISI. ... iv

DAFTAR GAMBAR. ... vi

DAFTAR LAMPIRAN ... vii

DAFTAR TABEL ... viii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal Penelitian. ... 5

1. Jadwal Penelitian ... 5

2. Rencana Isi. ... 5

F. Sistematika Penulisan ... 6

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU A. Sejarah Singkat PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang... 8

1. Visi PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang ... 14

2. Misi PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang ... 14

B. Letak Geografis Perusahaan ... 15

C. Struktur Organisasi ... 16

D. Job Description. ... 19

E. Jaringan Usaha/Kegiatan. ... 23

F. Kinerja Usaha Terkini. ... 23

G. Rencana Kegiatan. ... 25

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Sekretaris. ... 26

B. Kriteria Sekretaris Profesional ... 28

C. Ruang Lingkup Tugas Sekretaris ... 34

D. Pengertian Administrasi Perkantoran ... 39

E. Peranan Administrasi Perkantoran ... 41

F. Tujuan Administrasi Perkantoran ... 43

G. Peran Sekretaris Dalam Menangani Administrasi Perkantoran... 49

H. Kedudukan dan Tingkat Tanggung jawab Sekretaris Dalam Administrasi Perkantoran ... 52

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan.. ... 57

B. Saran. ... 58

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi

DAFTAR LAMPIRAN

No Halaman 1. Photocopy surat permohonan riset... 60

2. Surat balasan permohonan riset dari PT. Indah Kiat Pulp & Paper

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1.1 Latarbelakang Pendidikan Sekretaris pada

PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang ... 3 Tabel 2.1 Jadwal Penelitian ... 6

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pada era global dengan tingkat teknologi tinggi, para pimpinan perusahaan butuh dukungan besar dari para bawahannya untuk mengontrol sistem baru. Para pemimpin perusahaan dituntut untuk melengkapi diri dengan sederet kemampuan untuk berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia bisnis, sebagai penyeimbang terhadap berbagai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan teknologi. Sedangkan kondisi dari para pengusaha pada saat ini mereka harus menghadapi berbagai tantangan dan persaingan yang ketat dalam dunia bisnis. Karena setiap pimpinan perusahaan baik perusahaan swasta, pemerintah ataupun sosial memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk memperlancarkan tugas tersebut. Dalam upaya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang handal dan profesional dalam bidangnya yang mampu membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas dan menjalankan roda perusahaan agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. Seorang sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya secara baik dan benar. Pada dasarnya, untuk menjadi seorang sekretaris yang handal dan profesional terlebih dahulu harus

yang bersifat rutin dan tugas yang bersifat insidential.Tugas yang bersifat rutin seorang sekretaris seperti membuat surat, menerima dan mengirim surat, mengetik, menerima tamu, membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan, menerima telepon, mengirim telegram, mengirim faksimile, menerima dikte, menyiapkan rapat pimpinan, membuat laporan, menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah ditentukan oleh perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Tugas yang bersifat insidential seperti menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato, mencari dan memilih suvenir untuk para relasi, mewakili pimpinan ke resepsi atau pertemuan.

Salah satu tugas sekretaris untuk mendukung pencapaian tujuan sebuah perusahaan atau organisasi adalah dilaksanakannya penanganan tugas-tugas administrasi perkantoran, karena administrasi perkantoran merupakan salah satu tugas rutin yang dilakukan seorang sekretaris. Salah satu aspek penting untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan atau organisasi adalah dilaksanakannya penanganan setiap tugas-tugas administrasi perkantoran yang dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat-menyurat, penyimpanan dokumen, pelayanan tamu, maupun urusan rapat.

Pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang, sekretaris juga mempunyai peranan yang sangat penting di dalam menyelesaikan dan membantu tugas-tugas kantor. Seorang sekretaris PT.Indah Kiat harus memiliki pengalaman dan pengetahuan cukup luas, harus menimbulkan kesan yang baik kepada atasan ataupun karyawan lainnya. Selain itu harus bersikap ramah, sopan-santun, cekatan dan teliti karena sekretaris mempunyai tugas dan tanggung jawab yang besar. Seorang sekretaris PT.Indah Kiat juga harus bisa membantu pimpinan melakukan

negosiasi dalam bahasa asing. Khususnya bahasa Inggris, karena PT.Indah Kiat sering berhubungan dengan perusahaan luar negeri.

Data dan latar belakang pendidikan sekretaris pada PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang :

Tabel 1.1

No. Bagian dan Departemen Latar Belakang Pendidikan Sekretaris

1. Komisaris S1- Manajemen

2. Direktur S1-Manajemen

3. General Manager S1- Komunikasi 4. Manager Logistik S1- Akuntansi 5. Kepala Purchasing S1 - Informatika

6. Kepala Gudang S1- Hukum

7. Manager Engineering S1- Sastra Inggris 8. Kepala Machine Shop DIII- Informatika 9. Manajer Produksi S1- Sastra Jepang 10. Kepala Produksi S1- Komunikasi 11. Manager Sales & Marketing S1- Sastra Inggris 12. Kepala Technical Sales S1- Akuntansi 13. Kepala Penjualan DIII- Akuntansi 14. Kepala Pemasaran S1- Sastra Inggris 15. Manager HRD & Administrasi S1- Manajemen 16. Kepala Administrasi DIII- Administrasi Bisnis

17. Kepala SDM DIII- Akuntansi

18. Manager Accounting & Finance S1- Akuntansi 19. Kepala Accounting S1- Akuntansi 20. Kepala Finance DIII- Informatika

B. Perumusan Masalah

Untuk mencapai tujuan dalam suatu perusahaan, maka pimpinan, karyawan atau pegawainya diharapkan untuk melaksanakan fungsi dan tugas-tugas sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab dalam perusahaan atau kantor yang bersangkutan. Sekretaris merupakan seorang pegawai yang memiliki peranan penting dalam perusahaan khususnya yang berkaitan dengan lingkup kesekretariatan.

Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, maka penulis perlu merumuskan masalah yang berfungsi untuk mempermudah kegiatan pengamatan atau penelitian ini adalah. Adapun yang menjadi masalah adalah “Bagaimana peranan sekretaris dalam menangani administrasi perkantoran pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang ?”

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui peran sekretaris dalam penanganan administrasi perkantoran pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Bagi Mahasiswa :

a. Untuk memperdalam pengetahuan penulis mengenai peranan sekretaris dalam administrasi perkantoran.

b. Untuk mengembangkan kemampuan dan keterampilan dalam penanganan administrasi perkantoran.

c. Mempraktekkan ilmu kesekretariatan yang sudah didapatkan di bangku kuliah untuk diaplikasikan ke dalam dunia kerja yang sesungguhnya.

2. Bagi Institusi Tempat Penelitian :

a. Mempermudah sekretaris dalam menangani administrasi perkantoran. b. Sebagai bahan masukan bagi perusahaan atau instansi dalam pemilihan

seorang sekretaris yang handal dan profesional.

c. Meningkatkan produktivitas sekretaris dan perusahaan.

d. Sebagai sarana pertukaran informasi antar institusi pendidikan.

3. Bagi Fakultas

a. Sebagai bahan referensi dalam bidang pelayanan khususnya bagi mahasiswa program studi kesekretariatan USU.

b. Sebagai sarana bahkan masukan untuk mengevaluasi sampai sejauh mana sistem pendidikan yang dijalankan dapat diterapkan dalam praktek sebenarnya.

c. Sebagai sarana penyampaian informasi secara nyata kepada pihak luar mengenai kurikulum dan sistem pengajaran yang diterapkan oleh jurusan DIII – Kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU.

E. Jadwal Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Jalan Raja Minas Perawang Km 26, Desa Pinang Sebatang, Kecamatan Tualang, Kabupaten Siak Sri Indrapura, Propinsi Riau.Untuk lebih jelasnya jadwal penelitian penulis dapat dilihat pada Tabel 1.2 dibawah ini:

Tabel 1.2 Jadwal Penelitian

Pada kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan penelitian selama 1 minggu, dimulai tanggal 14 Mei 2012 sampai dengan tanggal 19 Mei 2012 di kantor PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang.

F. Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas Akhir ini ditulis secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

No. Kegiatan

19 Maret 2012 s.d. 6

Mei 2012

14 Mei 2012 s.d 19 Mei

2012

20 Mei 2012 s.d 8 Juni

2012 1. Persiapan

2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini Penulis akan menguraikan secara singkat latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitan, dan rencana penulisan.

BAB II PROFIL PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang

Pada bab ini Penulis akan menguraikan tentang gambaran perumusan yang meliputi sejarah singkat PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang, struktur organisasi, job description, Visi Dan Misi, kinerja usaha terkini, dan rencana kerja.

BAB III PEMBAHASAN

Pada bab ini Penulis akan membahas dan mengevaluasi hasil yang diperoleh dan dikumpulkan berdasarkan kenyataan di dalam institusi dibandingkan dengan teori yang diterima oleh penulis baik itu pada masa perkuliahan maupun dari buku-buku sehingga menjadi suatu referensi.

BAB IV PENUTUP

Pada bab ini Penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang di masa mendatang.

BAB II

PROFIL PT. INDAH KIAT PULP & PAPER TBK

PERAWANG

A. Sejarah Berdirinya PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tbk Perawang – Riau PT. Indah Kiat Pulp & Paper (PT. IKPP) adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang industri pulp dan kertas terpadu dengan status Penanaman Modal Asing (PMA).

PT. Indah Kiat Pulp & Paper Corporation pertama kali dipelopori oleh SOETOPO JANNTO (YAP SUI KEI). Saat itu beliau memimpin BERKAT GROUP. Tahun 1975, BERKAT GROUP yang memiliki banyak anak perusahaan tersebut mengajak :

a. Chung Hwa Pulp Corporation, Taiwan

b. Yuen Foong Yu Paper Manufacturing, Taiwan

Kemudian mereka melakukan survey pertama untuk studi kelayakan dengan lokasi pendirian :

a. Pabrik kertas di Serpong, Tangerang, Jawa Barat

b. Pabrik Pulp di Jawa Tengah, Jambi, Riau serta tujuh daerah lainnya Tahun 1976 diurus perizinan pembebasan tanah, pengurusan izin penanaman modal dengan status Penanaman Modal Asing (PMA) dengan izin Presiden tanggal 11 April 1976.

Pada tanggal 7 Desember 1976 perusahaan PT. Indah Kiat Pulp & Paper (IKPP) Tbk Perawang kini telah resmi berdiri dengan Notaris Ridwan Soesilo,

SH. Permohonan pendirian pabrik ini dilakukan dengan status PMA dimana tujuannya yaitu memudahkan mendatangkan tenaga asing, karena tenaga lokal belum menguasai mengenai pembuatan kertas, disamping memberikan perangsang agar investor asing mau masuk ke Indonesia.

Perancang pabrik dan studi kelayakan dilanjutkan tahun 1977 untuk menentukan proses teknologi dan kapasitas produksi. Setelah itu dilakukan pembangunan pabrik kertas budaya (Wood Free Printing & Writing Paper) fase I dengan memasang 2 line mesin kertas yang masing-masing berkapasitas 50 ton/ hari. Pabrik ini berlokasi di jalan Raya Serpong, Tangerang, Jawa Barat yang berada di dekat sungai Cisadane.

Setahun kemudian dilakukan produksi percobaan pada pabrik kertas di Tangerang dengan hasil memuaskan. Tanggal 1 Juni 1979 dilakukan produksi komersil sekaligus diadakan hari peresmian lahirnya PT. Indah Kiat Pulp & Paper (IKPP) Corporation Tangerang. Tanggal itu dipilih karena bertepatan kelahiran Bapak Soetopo, disamping pembuatan logo dan motto yaitu “Turut membangun Negara, mencerdaskan bangsa, dan melestarikan lingkungan”. Kemudian tahun berikutnya dilakukan survey ke-2 di Jambi dan Riau sebanyak sepuluh kali dan untuk menghasilkan pabrik kertas Tangerang fase II dengan memasang mesin kertas line ke-3 yang berkapasitas 50 ton/hari.

Setelah mempertimbangkan data studi kelayakan lokasi pada tahun 1975, maka studi dilanjutkan di desa Pinang Sebatang dan Perawang, Kecamatan Tualang, Kabupaten Siak Sri Indrapura Propinsi Riau. Pada tanggal 5 September 1981 dilakukan pembebasan tanah serta perizinan.

Pada tahun 1982 pembukaan dan perataan hutan. Hak pengusahaan hutan yang dimiliki PT. IKPP Corporation meliputi pemungutan dan penebangan, pemeliharaan dan penjualan hasil :

1. HPH pembalakan (Logging) adalah hak pengusaha hutan dan tujuan pemanfaatan kayu (Log) untuk dijual dengan prinsip dan asas lestari yang berkesinambungan.

2. HPH Hutan Industri (HTI) adalah hak yang diberikan untuk pengelolaan hutan yang tidak produktif menjadi hutan yang lebih baik dengan cara penanaman hutan buatan dari jenis yang mempunyai nilai ekonomi tinggi. 3. Izin Pemanfaatan Kayu (IPK) adalah hak untuk pemanfaatan kayu daru

suatu wilayah hutan yang akan dikonservasikan menjadi lain dalam waktu maksimum satu tahun.

Sementara itu, pengoperasian mesin kertas line 3 di pabrik kertas Tangerang dilakukan disamping persiapan lokasi pabrik pulp dilakukan di desa Perawang dan Pinang Sebatang, Kecamatan Tualang, Kabupaten Siak Sri Indrapura, Propinsi Riau. Setahun kemudian pembangunan fisik pabrik pulp fase I dimulai di Propinsi Riau. Secara bersamaan dibangun pula fasilitas bongkar muat berupa pelabuhan khusus yang dapat disandari oleh kapal samudra dengan bobot mati lebih dari 6.000 ton yang berjarak lebih kurang 1.5 kilometer dari lokasi pabrik Pulp di tepi sungai Siak.

Pabrik percobaan Pulp dilakukan ditandai dengan peresmian pabrik oleh Presiden RI Bapak Soeharto pada tanggal 24 Mei 1984. Pada saat itu kapasitas pabrik pulp sulfat yang di kelantang (Bleached Kraft Pulp) adalah 75.000 ton/ tahun, sehingga kebutuhan pulp pabrik kertas di Tangerang tidak perlu di import

lagi, melainkan dipenuhi oleh pasokan pulp dari propinsi Riau. Pabrik ini merupakan pabrik sulfat yang di Kelantang berbahan baku kayu pertama kali di Indonesia. Pada tahun ini dimulai pembangunan Hutan Tanaman Industri (HTI) berdasarkan kerja sama antara PT. Indah Kiat Pulp & Paper Corporation dengan PT. Arara Abadi.

Pada tahun 1985 produksi pulp 250 ton/hari dicapai kemudian dilanjutkan perencanaan pembangunan Hutan Tanaman Industri tahap kedua. Pada tahun ini, PT. Indah Kiat Pulp & Paper Corporation sempat mengalami kerugian disebabkan oleh pengaruh resesi dunia, produksi kualitas masih belum stabil, disamping adanya pengganti pengalihan pimpinan dari Bapak Soetopo Jananto ke putra pertama beliau.

Pada tahun 1986 hak kepemilikan Indah Kiat dibeli oleh Sinar Mas Group yang dipimpin oleh Bapak Eka Cipta Wijaya, dengan pembagian saham :

a. PT. Satria Perkasa Agung 67% b. Chung Hwa Pulp Corporation 23% c. Yuen Fong Yu Manufacturing 10%

Setahun kemudian merupakan masa transisi dari Bapak Boediono Jananto kepada Teguh Ganda Wijaya, putra Bapak Eka Wijaya. Pada Tahun ini pula produksi pulp 300 ton/hari tercapai setelah dilakukan modifikasi fasilitas produksi. Pembangunan fase I pabrik kertas di Perawang dimulai tahun 1988 dengan memasang 1 line mesin kertas budaya (Wood Free Printing & Writing Paper) yang berkapasitas 150 ton/hari. Adanya pabrik ini menjadikan pabrik Perawang sebagai pabrik pulp dan kertas terpadu.

Pada tahun 1989 dilakukan pembangunan pabrik pulp fase II Perawang dengan peresmian oleh Presiden RI Bapak Soeharto bertempat di Lokseumawe, Aceh dengan nama KKA. Kemudian tahun 1990, pembangunan pabrik fase II di Pinang Sebatang dimulai dengan pemasangan mesin kertas berkapasitas 500 ton/hari yang merupakan salah satu mesin kertas budaya terbesar di Asia.

Produksi percobaan pabrik fase II melakukan penjualan saham kepada masyarakat serta koperasi-koperasi dengan pembagian saham :

a. PT. Putri Nusa Eka Persada 54,39% b. Chung Hwa Pulp Corporation 19,99% c. Yuen Fong Yu Paper Manufacturing 8,69%

Proses persiapan pelaksanaan program Bapak Anak Angkat dilakukan yaitu merupakan program keterkaitan industri besar dengan industri kecil oleh Department Perindustrian dan Pemda Dati I Riau. Pengukuhan Anak Angkat dilakukan menyangkut industri kerajinan kulit, industri sepatu kulit, kerajinan batik, konveksi pakaian, pengecoran logam, tenun tradisional Siak, cat logam dan lain-lain. Dan juga setahun kemudian dilakukan pengembangan fase III pabrik pulp dimulai dengan kapasitas 1.300 ton/hari, dimana uji coba produksi dilakukan pada akhir tahun. Disamping itu, PT. Indah Kiat Pulp & Paper Corporation juga turut membantu pemerintah dengan menerima karyawan magang asal Timor Timur sebanyak 20 orang berdasarkan Program Departemen Tenaga Kerja.

Tahun 1994 pabrik pulp fase III beroperasi secara komersial dan bergabung bersama-sama dengan pabrik pulp fase I dan II untuk menghasilkan pulp yang bermutu tinggi sehingga kapasitasnya dapat ditingkatkan dari 800 ton menjadi 1.300 ton/hari.

Kemudian pembangunan pabrik pulp fase IV dilakukan pada tahun berikutnya dengan kapasitas 1.600 ton/hari, dimana uji coba operasi dijadwalkan pada akhir tahun 1996, disamping :

a. Mengangkat dua anak angkat di Perawang yaitu konveksi dan tukang kayu.

b. Membantu pemerintah lagi dengan menerima 24 orang tenaga kerja asal Tim-Tim.

c. Menerima sertifikat ISO 9002.

d. Menerima penghargaan dari Menteri Urusan Peranan Wanita sebagai perusahaan Pembina Nakerwan terbaik di Riau.

e. Menerbitkan majalah info kiat.

f. Mendirikan sekolah TK dan SD YPPI.

Tahun 1996 merupakan tahun penghargaan bagi PT. Indah Kiat Pulp & Paper. Selain mendapat penghargaan Upakarti dari Presiden juga mendapat penghargaan peringkat biru, lingkungan hidup dan Menteri Kesejahteraan Lingkungan Hidup menyangkut lingkungan yang sehat. Pada tahun yang sama, produksi percobaan pabrik pulp IV dan persiapan pembangunan pabrik kertas III dilakukan.

Tahun 1997 PT. Indah Kiat Pulp & Paper mendapat lagi penghargaan Zero Accident (nihil kecelakaan kerja) dari Presiden RI, serta mendapat sertifikat ISO 14001. Saat itu menerima 5 orang naker asal Tim-Tim.

Pada tahun 1998 pembangunan pabrik kertas III dengan kapasitas 1.300 ton/hari dicapai dan dimulai pembangunan gedung training centre dengan biaya

salah satu badan hukum swasta nasional yang dipercaya untuk mengusahakan hutan dan industri hasil hutan dalam bentuk HPH Group :

a. PT. Arara Abadi luas konsesi ± 265.000 Ha. b. PT. Wira Karya Sakti luas konsesi ± 220.000 Ha. c. Mapala Rabda luas konsesi ± 155.000 Ha.

d. PT. Dexter Timber Perkasa Indonesia luas konsesi ± 166.000 Ha. e. PT. Murini Timber luas konsesi ± 116.000 Ha

Maka produksi PT. Indah Kiat Pulp & Paper secara garis besar yaitu awalnya pabrik yang berada di Perawang memproduksi bubur kertas, lalu setelah itu hasilnya dikirim ke pabrik yang berada di Serang untuk di produksi ulang menjadi kertas kemasan, setelah itu hasilnya produksi dikirim kembali ke pabrik yang berada di Tangerang untuk di olah menjadi kertas cetak dan tulis untuk segera dipasarkan kepada konsumen.

1. Visi PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang

Yang menjadi visi PT. Indah Kiat Pulp & Paper adalah menjadi perusahaan bubur kertas nomor satu di Indonesia yang berdedikasi menyediakan nilai-nilai yang terbaik bagi para pelanggan, pemegang saham, karyawan dan masyarakat.

2. Misi PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang

Misi PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang adalah sebagai berikut : Mempertahankan posisinya sebagai produsen pulp dan kertas dengan biaya rendah serta pelaku utama di pasar Indonesia dan Asia yang tumbuh pesat, dengan

mengandalkan keuntungan pada sumber bahan baku, efisiensi produksi, serta jaringan distribusi yang luas.

3. Tujuan PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang

Tujuan yang dimiliki oleh PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tbk. adalah menghasilkan pulp dan produk kertas dengan kualitas sesuai persyaratan secara konsisten, menghasilkan produk-produk dengan harga yang wajar dan bersaing, pengiriman dan pelayanan yang tepat waktu.

B. Letak Geografis Perusahaan

Pada tahun 1977, dipilih lokasi untuk pabrik I di KM 8 Jln. Raya Serpong Desa Pakulonan, Kecamatan Serpong, Kabupaten Tangerang, Jawa Barat karena lokasi berada dekat dengan sungai Cisadane.

Tahun1980, setelah diadakannya survei lokasi-lokasi mana saja yang dapat menyediakan bahan baku utama yang cukup untuk produksi pulp, seperti di Irian Jaya, Riau. Maka dipilihlah Riau sebagai lokasi pabrik kertas ke II dengan lokasi tempat nya berada di Jalan Raja Minas Perawang Km 26, Desa Pinang Sebatang, Kecamatan Tualang, Kabupaten Siak Sri Indrapura, Propinsi Riau.

Dipilihnya Riau sebagai tempat pendirian pabrik pulp & paper karena : 1. Lokasi tersebut dekat dengan bahan baku yang tersedia (raw oriented). 2. Dekat dengan sumber air yaitu Sungai Siak yang memiliki debit aliran

3. Lokasi strategis, yaitu sekitar 60 Km dari ibukota propinsi Pekanbaru dan jaraknya yang cukup dekat dengan Singapura sehingga transit barang (produk dan bahan kimia) menjadi mudah.

4. Sistem transportasi sudah memadai dengan adanya jalan yang menghubungkan antara Perawang dan Pekanbaru.

C. Struktur Organisasi PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tbk Perawang

Penerapan strategi yang sukses banyak tergantung kepada struktur organisasi perusahaan, mengkoordinasikan seluruh daya perusahaan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan.

Suatu organisasi didalam menjalankan segala aktivitasnya harus mengutamakan kerjasama yang baik antar para anggotanya agar tujuan perusahaan dapat tercapai, karena melalui kerjasama tersebut akan memungkinkan pengaturan kerja yang efektif dan efisien.

Cara kerja yang efektif dan efisien dapat membuat organisasi bertindak secara tepat dalam mencapai tujuan organisasi memiliki kejelasan dalam pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab dari setiap anggota organisasi.

Perumusan manajemen dan struktur organisasi sangat penting pada suatu perusahaan, dikarenakan adanya kesadaran para ahli tentang pentingnya manajemen dan struktur organisasi tersebut dalam mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Struktur organisasi banyak jenisnya, tergantung dari keadaan perusahaan. Struktur organisasi dapat memberikan gambaran mengenai baik buruknya

mekanisme kerja yang ada di suatu perusahaan, karena struktur yang baik dapat menentukan posisi atau kedudukan dari masing-masing personil, tugas, wewenang, tanggung jawab, arah komunikasi dan pelaksanaan program kerja.

PT. Indah Kiat Pulp and Paper Tbk Perawang memiliki 3 lokasi pabrik, yaitu di Tangerang, Serang dan Perawang. Masing-masing pabrik dikepalai oleh Wakil Presiden Direktur yang bertanggung jawab langsung Presiden Direktur di tingkat pusat. Presiden Direktur bertanggung jawab langsung kepada Dewan Komisaris, sedangkan kekuasaan tertinggi berada ditangan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Bentuk organisasi PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tbk Perawang disusun berdasarkan organisasi yang merupakan suatu kerangka yang memperlihatkan sejumlah tugas dan kegiatan dalam rangka mencapai tujuan perusahaan yang masing-masing mempunyai tugas dan tanggung jawab yang jelas. Wakil Presiden Direktur membawahi semua divisi yang berada dilokasi pabrik. Divisi yang terdapat dilokasi pabrik PT. Indah Kiat Pulp and Paper Tbk. Perawang terdiri dari 17 divisi yaitu :

D. Job Description

PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tbk Perawang menyusun suatu struktur organisasi dengan menguraikan beberapa tugas tiap-tiap bagian. Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tbk Perawang :

1. Komisaris

Tugas komisaris adalah :

a. Mengawasi kegiatan di perusahaan secara periodik. b. Menyetujui perjanjian-perjanjian / transaksi penting. 2. Direktur

Tugas direktur adalah :

a. Membuat perencanaan jangka panjang masa depan perusahaan. b. Membuat kebijakan perusahaan.

c. Mengawasi dan memonitor perusahaan secara menyeluruh. d. Merancang laporan dari general manager.

3. General Manager

Tugas general manager adalah :

a. Memimpin manajer di setiap departemen dan memberi pertanggung jawaban atas seluruh pekerjaan manajer kepada kreditur.

b. Bekerja sama dengan direktur dalam membuat dan menetapkan kebijakan dan peraturan-peraturan dalam perusahaan.

c. Berperan dan bertindak mewakili direktur utama dalam pengambilan keputusan

4. Engineer Manager

Tugas engineer manager adalah :

a. Bertanggung jawab secara langsung terhadap general manager atas seluruh pekerjaannya.

b. Memonitor dan mengawasi pekerjaan dari Machine shop.

c. Mengeluarkan surat untuk pembelian mesin-mesin untuk pabrik. Memutuskan apakah perlu untuk membeli mesin.

5. Production Manager

Tugas production manager adalah :

c. Memastikan pemanfaatan yang efisien atas dana, fasilitasdan sumber-sumber perusahaan lainnya yang dibawah wewenangnya.

6. HRD & Administrasi Manager

Tugas HRD & administrasi manager adalah :

a. Bertanggung jawab langsung kepada general manager.

b. Memimpin program orientasi bagi karyawan yang baru bergabung. c. Menyusun rencana kebijakan bagi para tenaga kerja.

d. Menyusun dan menyiapkan program pelatihan dan pengembangan kinerja karyawan.

e. Bertanggung jawab atas pendokumentasian dan pelaksanaan administrasi yang ada di perusahaan.

7. Accounting & Finance Manager

Tugas accounting & finance manager adalah :

a. Bertanggung jawab akan keuangan perusahaan, perencanaan anggaran perusahaan baik kantor pusat, pabrik maupun kebun.

b. Memonitor pencatatan akuntansi perusahaan.

c. Memastikan laporan dan catatan akuntansi keuangan lengkap dan akurat untuk audit sistem.

d. Memberikan laporan keuangan kepada general manager. e. Menerima laporan keuangan dari pabrik dan kebun.

f. Memberikan persetujuan dan menerima dokumen keuangan yang dibuat oleh finance staff.

8. Logistic Manager

Tugas logistic manager adalah :

a. Menentukan supplier yang telah dipilih, lalu melakukan negosiasi. b. Menerima surat order pembelian dan memeriksa ulang surat tersebut. c. Memeriksa dan menandatangani Deklarasi Uang Muka.

d. Menghubungi supplier untuk menandatangani perjanjian kontrak jangka panjang.

e. Mengelompokkan supplier sesuai dengan bidang utamanya. 9. Sales & Marketing Manager

Tugas sales & marketing manager adalah :

a. Menyetujui laporan dan diskusi dengan petugas penjualan. b. Meminta persetujuan dari direktur utama bila diperlukan.

c. Bila sudah disetujui, maka melakukan negosiasi bersama sales staff. d. Menganalisis pasar.

e. Menetapkan strategi pemasaran dan memeriksa serta menyetujui laporan penjualan yang dilaporkan secara berkala.

10.Logistic staff

Tugas logistic staff adalah : a. Membuat data supplier.

b. Mengelompokkan supplier sesuai dengan bidang utamanya. c. Mengelompokkan supplier untuk menentukan jadwal pertemuan. d. Membuat order pembelian.

e. Membuat penawaran kontrak kerja sama.

f. Memonitoring order pembelian sesuai dengan jadwal pengiriman dari supplier.

11.Bagian Gudang

Tugas bagian gudang adalah :

a. Mengawasi keluar masuknya barang. b. Menjaga dan memelihara barang. c. Membuat laporan persediaan barang.

d. Menginput data pemasukan dan pengeluaran barang. 12.Machine Shop

Tugas machine shop adalah :

a. Bertanggung jawab untuk menangani peralatan yang ada baik kantor pusat maupun pabrik.

b. Membuat permohonan surat dalam hal untuk pembelian mesin-mesin baru bagi pabrik.

13.Supervisor

Tugas supervisor adalah :

a. Mengawasi pelaksanaan produksi.

b. Bertanggung jawab atas terjadinya kesalahan dalam produksi. 14.SDM Staff

Tugas SDM staff adalah :

a. Meminta persetujuan pada HRD Manager.

b. Melaksanakan program pengembangan dan pelatihan terhadap karyawan baru.

c. Menangani perekrutan karyawan baru. 15.Administrasi staff

Tugas administrasi staff adalah :

a. Melakukan semua kegiatan adminstrasi perusahaan. b. Mencetak slip gaji dan return.

16.Accounting Staff

Tugas accounting staff adalah :

a. Membuat laporan keuangan dan rekonsiliasi hutang piutang setiap bulan.

b. Memonitoring pajak.

c. Memberikan laporan keuangan tersebut kepada accounting manager. 17.Finance Staff

Tugas finance staff adalah :

a. Membuat permohonan pembayaran untuk biaya bunga bank, biaya entertainment.

b. Bertanggung jawab menyimpan semua dokumen penagihan yang belum dibayar pelanggan.

c. Menyiapkan dan membuat dokumen keuangan. 18.Technical Sales Staff

Tugas technical sales staff adalah :

a. Membuat surat penawaran dan mencari pelanggan.

b. Melakukan negosiasi terhadap pelanggan sebatas kewewenangan yang dimilikinya.

c. Mengembangkan strategi pemasaran yang sudah ada. d. Menerima order pembelian resmi dari pelanggan. 19.Marketting Staff

Tugas marketting staff adalah : a. Menganalisis pasar.

b. Menetapkan strategi pemasaran. c. Menganalisis laporan penjualan. 20.IT Staff

Tugas IT staff adalah :

a. Bertanggung jawab langsung kepada general manager atas kinerjanya. b. Memelihara yang setiap unit alat kerja (komputer) yang sudah ada.

E. Jaringan Usaha / Kegiatan

Jaringan usaha PT. Indah Kiat Pulp & Paper meliputi beberapa usaha atau jenis kegiatan, diantaranya : pembuatan bubur kertas, kertas budaya yang terdiri dari kertas untuk keperluan tulis dan cetak (berlapis dan tidak berlapis), kertas fotokopi serta kertas industri yang terdiri dari kertas kemasan mencakup containerboard (linerboard & Corrugating Medium), corrugated shipping (konversi dari containerboard), boxboard dan kertas berwarna.

F. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tbk , perusahaan terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Kinerja usaha terkini yaitu kegiatan-kegiatan serta program-program kerja apa saja yang sedang dilakukan perusahaan pada saat ini guna pencapaian tujuan perusahaan. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah sebagai berikut :

meningkatkan kepercayaan pelanggan. Dengan produk yang berkualitas keberhasilan perusahaan dapat dicapai.

b. Harga Kompetitif

Dengan harga yang kompetitif dapat memungkinkan perusahaan bersaing dengan perusahaan-perusahaan yang sejenis.

c. Pemasok

Memilih pemasok yang mempunyai kualitas bahan baku yang terjamin harga murah, sesuai ukuran serta pengiriman yang tepat waktu dan profesional.

d. Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia yang memiliki perusahaan harus mempunyai kriteria seperti terampil, bertanggung jawab, disiplin, dan juga dapat menguasai bidang yang akan ditanganinya.

e. Sistem informasi dan Teknologi informasi

Dengan menggunakan sistem informasi dan teknologi informasi seperti server oracle, maka jaringan antara Jakarta – Serang; Jakarta – Perawang; Jakarta – Tangerang menjadi online, dan saling terhubung satu dengan yangt lain. Maka kegiatan operasi perusahaan dapat berjalan dengan maksimal dan optimal dalam pengolahan data dan penyajian informasi.

G. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang yang hendak dicapai di masa yang akan datang, yaitu :

1. Memelihara dan meningkatkan hubungan baik dengan pelanggan.

2. Meningkatkan kualitas dan mutu produk, serta kuantitas produksi.

3. Meningkatkan kinerja dan kualitas karyawan.

BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengertian Sekretaris

Pengertian sekretaris dapat ditinjau dari beberapa segi. Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa Latin yang berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata secretaire dalam bahasa Perancis, secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam bahasa Belanda. Mengingat Indonesia pernah dijajah oleh Belanda kurang lebih selama 3,5 abad, maka diperkirakan istilah sekretaris yang kita kenal sekarang ini berasal dari kata secretaries bahasa Belanda. Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa menurut asal katanya, sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang diberi tugas dan pekerjaan berhubungan dengan masalah rahasia negara atau perusahaan. Dengan demikian, sekretaris haruslah seorang pegawai atau karyawan yang dapat memegang rahasia dalam menjalankan tugas pekerjaannya sehari-hari, dan berperan sebagai pimpinan.

Ada beberapa pengertian dari sekretaris, antara lain : 1. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia

Sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulis.

2. Menurut Wursanto dan Saiman (2002 :25)

Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinan.

3. Menurut Drs. The Liang Gie

Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

Pengertian sekretaris juga tergantung dari macam-macam sekretaris karena setiap macam sekretaris memiliki peran dan fungsi yang berbeda. Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari sudut peninjaunya.

1. Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawab, ada dua macam sekretaris, yaitu sekretaris organisasi dan sekretaris pimpinan.

2. Dari segi kemampuan dan pengalaman kerja, ada dua macam sekretaris, yaitu sekretaris junior dan sekretaris senior.

3. Dari segi bidang kerja, antara lain dikenal Sekretaris Bidang Kesejahteraan Rakyat (Kesra), Sekretaris Bidang Pemerintahan, Sekretaris Bidang Hukum, Sekretaris Bidang Administrasi dan Politik, dan sebagainya.

Fungsi dari seorang sekretaris tidaklah hanya sekedar “pembantu pimpinan”. Sekretaris bukan lagi obyek, tetapi subyek penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Ibarat sebuah mesin, sekretaris merupakan kompenen penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin tersebut secara keseluruhan. Untuk itu diperlukan seorang sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu mengetahui tugas pokok organisasi dan pimpinannya, serta tugas pokok dan tanggung jawabannya sendiri, demi tercapainya tujuan organisasi atau perusahaan tersebut.

pimpinannya, serta membantu pimpinan dalam memenuhi fungsi dan tanggung jawabnya. Sekretaris juga sering berhubungan dengan pejabat yang mempunyai hubungan kerja dengan pimpinannya yang cepat, dinamis, kerja keras dan efisien.

Semakin besarnya suatu organisasi maka semakin besar pula tanggung jawab pimpinan terhadap tugasnya, sehingga dalam keadaan demikian pimpinan membutuhkan bantuan seorang sekretaris yang lebih terampil dan cekatan demi tercapai tujuan bersama dalam suatu organisasi.

Pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang, sekretaris diartikan sebagai seorang karyawan yang bertugas membantu melaksanakan dan meringankan tugas-tugas seorang pimpinan secara efektif dan efisien.

Pada PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang, sekretaris tidak hanya untuk membantu meringankan tugas-tugas pimpinan. Tetapi juga sebagai rekan kerja yang baik untuk pimpinannya di dalam memberikan informasi tentang apa yang terjadi di dalam lingkungan perusahaan maupun di luar lingkungan perusahaan.

B. Kriteria Sekretaris Profesional

Apabila kita mencermati perkembangan ilmu pengetahuan maupun perkembangan kegiatan organisasi dan perusahaan dewasa ini maka menjadi seorang sekretaris yang profesional merupakan suatu tantangan dan sekaligus juga peluang baik bagi tenaga-tenaga sekretaris karena menjadi seorang sekretaris bukanlah suatu hal yang mudah akan tetapi harus dicapai dengan kemampuan kapabilitas yang tinggi dan baik. Hal tersebut juga tidak terlepas dari sifat

kompetitif yang tinggi di masyarakat sehingga tuntutan pekerjaan seorang sekretaris menjadi lebih.

Mengingat tugas seorang sekretaris yang sangat luas, dengan kreativitas yang cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk dapat dikatakan sebagai seorang sekretaris profesional.

Pada dasarnya syarat-syarat itu dapat dibedakan menjadi 2 macam yaitu : 1. Syarat-syarat Umum

Yaitu syarat-syarat yang berhubungan dengan sikap kepribadian, sikap tingkah laku, dan kecakapan pribadi.

a. Sikap Kepribadian

Sikap yang dimiliki oleh seorang sekretaris, yaitu sikap yang berhubungan dengan:

1) Sifat-sifat mental, ialah kemampuan seseorang dalam menghadapi berbagai persoalan dan berbagai macam tantangan dalam melaksanakan tugasnya. Untuk itu diperlukan sikap ketelitian, penuh inisiatif kreativitas, serta kemampuan menyesuaikan diri.

2) Kemampuan berbicara, yaitu kemampuan mengemukakan ide-ide kepada pihak lain dengan menggunakan bahasa yang dapat diterima dan dimengerti. Seorang sekretaris professional harus membiasakan dan melatih diri untuk berbicara dengan baik, jelas, dan terarah.

verbalisme, tahu dan dapat mengucapkan kata-katanya, tetapi tidak tahu artinya.

4) Tidak gugup.

5) Kesehatan yang baik akan mempengaruhi prestasi kerja serta mampu membangkitkan semangat kerja yang tinggi.

6) Seorang sekretaris di dalam melaksanakan tugasnya harus selalu menunjukkan sikap simpati terhadap siapa pun.

7) Seorang sekretaris harus berpenampilan baik dengan berpakaian yang sesuai, sopan dan menjaga kebersihan tubuh. b. Sikap dan Tingkah Laku

Tugas sekretaris selalu berhubungan dengan orang lain (para pegawai kantor, para pejabat kantor, dan pejabat-pejabat lain dari luar kantor) yang berhubungan dengan pimpinan atau atasannya. Karena seorang sekretaris juga berfungsi sebagai wakil pimpinan di saat berhubungan dengan para pejabat atau dengan kantor lain. Mengingat tugas sekretaris banyak berhubungan dengan pihak lain, maka seorang sekretaris harus memiliki kepribadian yang baik. Kepribadian seseorang tercermin pada sikap dan tingkah laku. Sikap dan tingkah laku yang dapat mencerminkan kepribadian antara lain sopan dan ramah, dapat dipercaya, dapat bekerjasama, setia, cepat dan rajin, penuh perhatian, baik hati, bijaksana, penuh inisiatif, objektif, dan taktis.

c. Kecakapan Pribadi

Seorang sekretaris juga dituntut untuk memiliki suatu kecakapan pribadi. Kecakapan pribadi yang diperlukan seorang sekretaris antara lain:

1) Resourceful, yaitu panjang akal. Bahwa dalam keadaan apa pun, dan bagaimana pun di bawah tekanan (under pressure) pihak mana pun harus selalu dapat mengatasi persoalan-persoalan yang dihadapi.

2) Ambisi, yaitu keinginan untuk maju dan sukses. Ambisi merupakan dorongan untuk membangkitkan kreativitas dalam bekerja.

3) Inisiatif, yaitu prakarsa. Jangan bekerja hanya karena ada perintah dari atasan.

4) Kerapian dan kebersihan dalam melaksanakan tugas.

5) Memiliki perasaan tenggang rasa dengan sesama pegawai dari tingkat mana pun.

6) Loyalitas kepada perusahaan/instansi yang bersangkutan. 2. Syarat-syarat Khusus

Yaitu syarat-syarat yang berkaitan dengan skill atau keahlian dan pengetahuan bidang secretariat. Seorang sekretaris dapat dikatakan sebagai sekretaris professional apabila memiliki sejumlah kompetensi yang mendukung kualitas profesionalismenya. Kompetensi meliputi sikap,pengetahuan, dan keterampilan. Ada 10 kompetensi keterampilan

a. Kemampuan menangani telepon b. Kemampuan menangani tamu c. Kemampuan mengelola kas kecil

d. Kemampuan menangani alat tulis dan perlengkapan kantor e. Kemampuan menangani dikte

f. Kemampuan mengatur pertemuan/rapat g. Kemampuan mengatur perjalanan dinas h. Kemampuan mengelola dokumen i. Kemampuan menangani laporan

j. Kemampuan menangani kegiatan humas dan keprotokolan.

Dari semua syarat yang telah ada dalam teori, juga dipakai pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang. Setelah penulis mengadakan penelitian di perusahaan tersebut, ada syarat lain yang harus dipenuhi oleh calon sekretaris tersebut. Adapun syarat menjadi seorang sekretaris pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang adalah :

1. Pendidikan

Pada PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang, seorang sekretaris minimal harus berpendidikan D-III, tetapi lebih diutamakan yang berpendidikan S-1.

2. Mempunyai Keterampilan

Pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang, seorang sekretaris harus mampu menguasai dan menggunakan bahasa Indonesia dengan baik dan benar. Dan juga harus mampu menguasai minimal satu bahasa asing terutama Bahasa Inggris baik tulisan maupun pembicaraan. Mampu

menggunakan komputer beserta program aplikasinya, mampu menyusun laporan, menerima tamu, membuat agenda pimpinan, kearsipan dan menyiapkan rapat.

3. Dapat dipercaya dan dapat memegang rahasia perusahaan

Seorang sekretaris pada PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang harus dapat dipercaya oleh pimpinan dan dapat memegang rahasia perusahaan, karena sekretarislah yang mengetahui segala sesuatu yang berhubungan dengan perusahaan dan pimpinan, baik secara internal maupun eksternal.

4. Berpenampilan menarik

Sekretaris pada PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang dituntut untuk berpenampilan menarik. Hal ini dapat terlihat dari bagaimana seorang sekretaris dalam cara berpakaian, menjaga kebersihan dan kerapian dirinya.

5. Dapat berkomunikasi dengan baik kepada orang lain

Pada PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang, sekretaris dituntut memiliki kemampuan berbicara yang baik dengan orang lain karena sangat mempengaruhi respon dan pemahaman dari lawan bicara. Selain itu, sebagai seorang sekretaris ia juga harus memperhatikan apa yang harus dia ucapkan sehingga pendengar mengerti apa yang dibicarakan dan maksud dari pembicaraan tersebut.

6. Sikap

Sikap seorang sekretaris pada PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang dituntut untuk memiliki ketelitian yang tinggi, kesetiaan di dalam menjaga

penuh inisiatif. Di dalam berhubungan dengan orang lain, sekretaris harus memiliki sikap yang ramah, sabar, bijaksana, simpatik, dan pandai bergaul.

C. Ruang Lingkup Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris adalah membantu seorang pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan yang teknis tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Tugas seorang pimpinan, dalam bidang apa pun, sangat kompleks sehingga sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dengan tugas yang dikerjakan oleh pimpinannya. Pada prinsipnya tugas sekretaris dibagi menjadi 2 macam, yaitu:

1. Tugas Rutin Sekretaris

Yaitu tugas pekerjaan yang ditemui dan dikerjakan setiap hari, tanpa mencari atau menunggu waktu khusus dan tanpa menunggu perintah dari pimpinan untuk melakukannya. Tugas rutin biasanya sudah ditentukan dalam uraian tugas atau gambaran tugas (job description) sesuai dengan program dan prosedur yang telah ditetapkan. Tugas rutin seorang sekretaris meliputi:

a) Membuat surat

b) Menerima dan mengirim surat c) Mengetik

d) Menerima tamu dan sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan

f) Mengirim telegram g) Mengirim facsimile h) Menerima dikte

i) Menyiapkan rapat pimpinan j) Membuat laporan

k) Menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan system kearsipan yang telah ditentukan oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

2. Tugas-tugas Insidentil Sekretaris

Tugas insidentil seorang sekretaris meliputi:

1) Tugas atas prakarsa sendiri, merupakan tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh, atau diperintah oleh pimpinannya. Sekretaris melakukan pekerjaan atas pertimbangan sekretaris itu sendiri, perlu atau tidak perlunya sesuatu dikerjakan guna membantu pimpinan dan meringankan beban pekerjaan pimpinannya. Tugas atas prakarsa sendiri ini, misalnya:

a. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan, lengkap dengan alamatnya, sehingga sewaktu-waktu rekanan atau pelanggan itu dapat dihubungi dengan cepat, baik melalui surat, telegram, facsimile, telepon, ataupun melalui internet.

b. Membuat daftar nama-nama tamu yang sering berkunjung untuk keperluan negosiasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat membedakan antara tamu rutin dengan tamu insidentil,

yaitu tamu yang perlu melakukan janji terlebih dahulu dan tamu yang tidak perlu melakukannya.

c. Membuat table atau grafik tentang hasil (produksi, pemasaran) sehingga pimpinan dapat dengan mudah dan cepat membaca data yang diperlukan.

2) Tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan, karena pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakannya sendiri atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan tersebut diserahkan kepada sekretaris untuk diselesaikan. Kadang pimpinan menganggap pada bidang-bidang tertentu sekretaris lebih menguasai sehingga pimpinan memberi kepercayaan kepada sekretaris untuk menyelesaikannya.

Menurut Sutiyoso (1991) tugas seorang sekretaris dapat dibedakan menjadi 5 (lima) kelompok bidang tugas, yaitu:

1. Tugas perkantoran, meliputi menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi dan dikte dari pimpinan, menangani surat-surat masuk dan surat-surat keluar, mengetik surat-surat untuk pimpinan dan membuat konsep surat yang bersifat rutin, serta mem-file dan mengindeks surat-surat.

2. Tugas resepsionis, meliputi menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mencatat janji-janji untuk pimpinan, dan menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

3. Tugas keuangan, menangani urusan pribadi pimpinan dengan bank, misalnya penyimpanan uang, penarikan cek, pengambilan uang dari bank dan sebagainya; membayarkan pajak, sumbangan dan sebagainya atas nama pimpinan; dan menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan serta menyediakan dana untuk keperluan tersebut. 4. Tugas sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan, mengatur

penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya, memberikan ucapan selamat atau menyatakan ikut berduka cita kepada relasi atas nama pimpinan.

5. Tugas insidentil, yaitu menyiapkan agenda rapat; mempersiapkan laporan, pidato, atau pernyataan pimpinan; membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, dan sebagainya yang ada hubungannya dengan kepentingan perusahaan; mengoreksi bahan-bahan tercetak, seperti brosur, sirkuler, dan sebagainya yang ditulis pimpinan; mencari dan memilih souvenir untuk relasi; dan mewakili pimpinan ke resepsi-resepsi.

Pada PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang, seorang sekretaris harus dapat bekerja sesuai dengan bagaimana cara pimpinannya bekerja. Ruang lingkup tugas seorang sekretaris di PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang adalah :

a. Menerima tamu pimpinan b. Menerima dikte dari pimpinan

Yaitu menulis apa yang dikatakan pimpinan kepada sekretaris yang dianggap penting untuk dikerjakan.

c. Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat

Pada saat akan melaksanakan rapat, seorang sekretaris melakukan persiapan mulai dari menyiapkan agenda rapat, menemani pimpinan pada saat rapat berlangsung hingga rapat selesai. Kemudian membuat ringkasan hasil rapat dalam bentuk laporan yang biasa disebut notulen.

d. Menyusun dan membuat surat-surat yang berhubungan dengan kedinasan Seorang sekretaris bertugas membantu pimpinan dalam mengkonsep surat dan membantu pimpinan dalam membuat surat yang ingin disampaikan kepada pihak lain yang berhubungan dengan perusahaan.

e. Mengetik surat-surat yang dibutuhkan pimpinan, yang bersifat kedinasan f. Mengendalikan surat masuk dan surat keluar

Fungsi seorang sekretaris disini adalah bagaimana seorang sekretaris dapat mengatur surat masuk dan surat keluar dengan baik. Disini sekretaris memilih mana surat yang harus segera diselesaikan dengan surat yang tidak harus segera diselesaikan.

g. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan perusahaan

Seorang sekretaris bertugas untuk mengatur jadwal kegiatan pimpinan, serta mengingatkan pimpinan jika mempunyai janji dengan pihak lain. h. Menata ruangan pimpinan

Kegiatan ini biasanya dilakukan sekretaris setiap pagi sebelum pimpinan datang, sehingga ruangan pimpinan menjadi rapi dan pada saat bekerja pimpinan akan merasa nyaman bekerja dengan ruangan yang bersih dan rapi.

i. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan

Dalam menyiapkan perjalanan dinas pimpinan, sekretaris PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang bertugas menyiapkan transportasi hingga tempat tinggal bagi pimpinannya.

D. Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi berasal dari bahasa latin, yaitu dari kata Ad+ ministrare. Ad dalam bahasa inggris sama dengan ke atau kepada, sedangkan kata ministrare artinya to serve adalah melayani atau membantu. Istilah administrasi sering diartikan sebagai tata usaha yang intinya adalah tugas pelayanan.

Pada dasarnya administrasi mempunyai dua pengertian, yakni dalam arti luas dan sempit. Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan-kegiatan kelompok melalui tahapan-tahapan yang teratur yang dipimpin secara efektif dan efisien dalam menggunakan segala sarana yang dibuktikan agar tercapainya tujuan yang diinginkan. Administrasi dalam arti sempit tata usaha adalah keseluruhan kegiatan atau pekerjaan surat-menyurat seperti: mengetik, mengagendakan, juga mengurus dan mengatur warkat dalam kearsipan dan menjaga keharmonisan sistem kerja, (Moekijat, 2000:2).

Administrasi perkantoran adalah kegiatan menerima, mengelola dan menyimpan informasi agar tujuan kantor yang telah direncanakan dapat tercapai. Dalam melaksanakan pekerjaan administrasi pada setiap organisasi harus

Administrasi perkantoran sangatlah penting bagi organisasi atau perusahaan yang besar maupun yang kecil. Banyak orang berkeluh kesah tentang buruknya pelayanan suatu kantor sehingga harus berlama-lama menanti pemberesan urusan atau terpaksa bolak-balik dilemparkan dari satu meja ke meja yang lain tanpa kejelasan. Itulah akibat dari kantor yang administrasi perkantorannya buruk. Sebaliknya, kantor yang dikelola dengan baik akan membuat semua urusan sesingkat dan sejelas mungkin, sehingga pihak-pihak yang berurusan dengan kantor tersebut merasa puas. Perbedaan antara administrasi perkantoran yang baik dengan yang buruk juga dapat dilihat dari macam dan banyaknya persoalan yang timbul dari suatu perusahaan atau organisasi. Bila berulang kali terjadi selisih antara jumlah tercatat dalam buku stok gudang dari jumlah sebenarnya, atau berulang kali pimpinan mengambil keputusan yang keliru karena ia menerima data yang tidak lengkap dari sekretarisnya, itu semua merupakan akibat buruknya dari administrasi perkantoran. Bila administrasi perkantoran berjalan dengan baik, semua itu tidak akan terjadi. Dengan melakukan administrasi setiap keterangan penting dicatat supaya dapat diolah oleh bagian tata usaha, kepegawaian, dan kearsipan. Maka itu, sangatlah diperlukan peranan seorang sekretaris di dalam penanganan administrasi perkantoran.

Informasi sangat penting bagi pimpinan untuk mengambil keputusan yang baik. Untuk lebih jelasnya mengenai pengertian adminstrasi perkantoran, penulis menguraikan beberapa pendapat para ahli antara lain: administrasi adalah proses penyelenggaraan yang menunjang proses pengertian pekerjaan yang langsung mengerjakan tercapainya usaha kerjasama (The, 2001:10).

Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan usaha yang bersama yang dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya (Siagian, 2002).

Dari kedua pendapat para ahli diatas dapat diambil kesimpulan bahwa adminstrasi perkantoran adalah tugas penataan dari pimpinan organisasi untuk merencanakan, mengawasi dan mengorganisasikan segenap pekerjaan kntor tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan Administrasi perkantoran adalah meliputi pengertian manajemen karena merupakan salah satu unsur adminstrasi yaitu unsur yang telah menggerakan karyawan dan mengarahkan segenap tujuan organisasi yang bersangkutan benar-benar tercapai (The, 2002:61).

Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa administrasi merupakan suatu proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tersebut.

E. Peranan Administrasi Perkantoran

Pekerjaan kantor meliputi pengumpulan data, pencatatan. Pengolahan informasi dan pencatatannya untuk kepentingan organisasi baik didalam maupun diluar organisasi. Menurut The (2004:31) peranan administrasi yang melaksanakan pekerjaan kantor adalah:

Administrasi melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif dengan menyediakan berbagai keterangan-keteranagan yang diperlukan. Keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan, atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik.

2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi agar dapat membuat keterangan yang tepat.

Selanjutnya administrasi membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat keputusan dan melaksanakn tindakan yang tepat. Peranan administrasi disini adalah menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan.

3. Berperan menyelenggarakan kelancaran perkembangan organisasi dan sumber informasi.

Administrasi mempunyai peran dalam melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi dalam keseluruhannya.

F. Tujuan Administrasi Perkantoran

Suatu lembaga atau badan usaha yang menyelenggarakan administrasi, banyak aktivitas yang dilaksanakan. Aktivitas tersebut menyangkut segenap kegiatan penataan atau pengaturan untuk menjamin kerja sama sekelompok orang dalam rangka mencapai tujuan. Kegiatan tersebut menyangkut membagi-bagi pekerjaan, mengatur keuangan, perlengkapan. Uraian tersebut secara tidak langsung mengutarakan tujuan administrasi.

1. Jenis-jenis Pekerjaan Administrasi Perkantoran

Bila kita perhatikan dari segi kata, maka perkataan tata usaha merupakan kata majemuk yang terdiri dari 2 kata yaitu: tata dan usaha. Tata adalah suatu aturan atau peraturan yang harus ditaaati. Sedangkan usaha adalah kegiatan dengan menggunakan tenaga, pikiran atau badan untuk mencapai suatu maksud.

Jadi menurut arti katanya, tata usaha berarti suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam surat untuk proses penyelenggaraan kerja.

Ditinjau dari aktivitas pokoknya, tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan, sehingga keterangan-keterangan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan yang bersangkutan atau diperoleh oleh siapa saja yang membutuhkannya.

administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh. Pengertian tata usaha menurut The (2000:16) adalah : segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama.

Sedangkan menurut Wursanto (2004:15) mengatakan bahwa tata usaha adalah kegiatan menggandakan pencatatan, penyusunan, keterangan-keterangan yang digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan yang bersangkutan dan dapat dipergunakan siapa saja yang membutuhkannya.

Jadi tata usaha mempunyai fungsi pelayan yang berwujud 6 (enam) pola perbuatan (The, 2000:16), yaitu:

a. Menghimpun

Kegiatan-kegiatan mencari dan megusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.

b. Mencatat

Kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang di perlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirm, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang termasuk pula dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya “pencatatan” pada pita rekam.

c. Mengelola

Bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

d. Menggandakan

Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

e. Mengirim

Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

f. Menyimpan

Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan ditempat tertentu yang aman.

Sedangkan menurut Terry (2003:20) kegiatan pokok tata usaha dapat diperinci dalam 7 (tujuh) jenis kegiatan sesuai dengan perbandingan persentase antara lain:

Bahan pekerjaan Waktu yang diperlukan (%) Typing (mengetik)

Calculating (menghitung) Checking (memeriksa) Filing (menyimpan) Telephoning (menelepon) Duplicating (menggandakan) Mailing (mengirim) Other (lain-lain)

24,6 19,5 12,3 10,2 8,8 6,4 5,5 12,7

Jumlah 100

Sumber : Moekijat, 2003:22

Adapun pekerjaan tentang surat-menyurat sebagai salah satu pekerjaan kantor adalah sebagai berikut:

1) Penanganan surat

Kegiatan yang dimulai dari penerimaan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar sampai dengan pengiriman dan penyimpanan.

2) Penyimpanan surat

Surat dapat disimpan apabila selesai diolah dan dikembalikan ke bagian komersil. Surat disimpan menurut pedoman atau aturan tertentu yang telah di tentukan terlebih dahulu sedemikian rupa.

Sehingga setiap surat bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

3) Membuat laporan

Merupakan suatu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan.

4) Korespondensi

Kegiatan mulai penyusunan konsep surat sampai dengan surat siap dikirim.

5) Penggandaan

Kegiatan untuk memperbanyak dokumen-dokumen baik dikirim maupun disimpan sebagai arsip.

6) Penandatanganan surat

Setelah surat diketik, dibaca kembali, diperiksa dan kemudian disampaikan terhadap bagian yang bersangkutan untuk ditandatangani dan dibubuhi stempel.

Sedangkan menurut Leffing Well dan Robinson (2000;89) pekerjaan kantor dapat diperinci dalam pekerjaan-pekerjaan sebagai berikut:

a. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal.

c. Surat menyurat, mendikte, mengetik.

d. Menyimpan warkat.

e. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan.

f. Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat ke pos.

g. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.

h. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh.

i. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyelesaikan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.

j. Membuat warkat-warkat dan mencatat data yang tidak diinginkan.

2. Ciri-ciri Pekerjaan Administrasi Perkantoran

Ciri-ciri dari pada pekerjaan administrasi perkantoran meliputi:

1. Suatu pekerjaan yang bersifat memudahkan atau yang bersifat meringankan.

2. Suatu pekerjaan yang bersifat memberi pelayanan.

3. Volume ditentukan oleh pihak luar.

G. Peran Sekretaris dalam Menangani Administrasi Perkantoran

Salah satu bagian yang sangat penting dalam suatu organisasi atau perusahaan adalah kegiatan administrasi. Administrasi terdapat unsur penataan dan pengelolaan suatu kegiatan untuk mempermudah mencapai tujuan. Karena administrasi merupakan proses penyelenggaraan suatu organisasi atau perusahaan secara menyeluruh. Dalam melaksanakan kegiatan administrasi pada setiap kantor, diperlukan seorang sekretaris yang harus mampu memperhatikan proses kerja dan administrasi perkantoran. Istilah “ Administrasi “ berasal dari bahasa belanda yaitu “administratie” yang terdiri atas organisasi, tata usaha dan pengolahan, dengan demikian dapat disimpulakan bahwa administrasi perkantoran adalah seorang yang melaksanakan tugas untuk menata segenap pekerjaan kantor dalam mencapai tujuan yang ditetapkan (Sutarto, 2002 : 29).

Dengan pelaksanaan kegiatan administrasi sekretaris berfungsi sebagai seorang yang mampu menata kantor serta mengelola tugas-tugas kantor dalam rangka efisiensi, tugas-tugas operasional lainnya.

Tugas-tugas sekretaris menurut Wursanto (2001:12) yang termasuk ke dalam masing-masing katagori yang dimaksud adalah :

1. Pengurus pekerjaan kantor

Misalnya mengetik, menulis steno, melatinkan, menerima telepon, mengarang surat, memperbanyak dokumen, pelayanan telegram, mengurus surat, mengadakan konsultasi dengan pimpinan, menerima tamu, membuat laporan menjadi sumber informsi.

b. Dokumen urusan investasi c. Dokumen pajak

3. Pengurus keuangan a. Kas kecil

b. Pengurusan uang melalui kas kecil 4. Bantuan untuk pimpinan

5. Perencanaan perjalanan 6. Mempersiapkan pertemuan 7. Tugas-tugas operasional lainnya 8. Efisiensi kantor

9. Penyediaan alat-alat kantor

Peran sekretaris dalam menangani administrasi perkantoran pada dasarnya sekretaris pada PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang memegang peran penting dalam menentukan atau mempengaruhi berhasilnya tujuan kantor atau perusahaan. Peranan sekretaris juga tidak terlepas dari fungsi-fungsi yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris.

Adapun peranan sekretaris dalam menangani administrasi perkantoran pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang dapat diketahui sebagai berikut : 1. Mengendalikan Surat Masuk

Sekretaris PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang menangani surat masuk dengan cara :

a) Surat diterima oleh sekretaris, kemudian sekretaris mendatangani buku penerimaan surat.

b) Kemudian surat di setempel dan dicatat kedalam buku agenda surat masuk dan kemudian dilakukan pencatatan seperti tanggal hari, nomor surat, asal surat, perihal, keterangan dan paraf.

c) Kemudian surat disortir dan dipisahkan menjadi tiga bagian yaitu surat penting, surat rahasia,dan surat biasa.

d) Kemudian surat-surat tersebut disampaikan kepada pimpinan untuk diperiksa agar diperoleh tanggapan dari pimpinan.

e) Setelah diperiksa dan ditanggapi oleh pimpinan, lalu dikembalikan lagi kepada sekretaris untuk ditindaklanjuti.

2. Mengendalikan surat keluar

Langkah-langkah yang dilakukan sekretaris pada PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang dalam membuat surat kabar adalah sebagai berikut :

a. Mula-mula yang dilakukan dalam pembuatan surat keluar adalah mengkonsep surat yang akan dikirim, kepada siapa surat akan dikirim.

b. Setelah selesai mengkonsep surat, maka konsep yang sudah jadi tersebut diketik menurut standar pengetikan yang berlaku.

c. Setelah surat selesai diketik, maka sekretaris memberikan surat tersebut kepada pimpinan untuk diperiksa, apakah isinya sudah benar atau belum.

d. Setelah diperiksa pimpinan, surat tersebut dikembalikan lagi kepada sekretaris untuk diberi nomor surat keluar, kemudian dicatat kedalam buku agenda surat keluar, lalu ditandatangani

e. Kemudian surat tersebut dikirimkan melalui kurir dari perusahaan. 3. Sebagai Rencana Pencatatan

Sekretaris PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang berperan dalam mencatat segala sesuatu yang perlu diketahui oleh perusahaan, baik dari instansi terkait, dari rekan kerja maupun dari kantor pusat.

4. Membuat jadwal kegiatan pimpinan

5. Menjaga tata hubungan atau komunikasi yang baik, didalam maupun diluar perusahaan

Seorang sekretaris di PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang berperan membantu pimpinan dalam melakukan negoisasi kepada perusahaan lain atau pihak luar didalam melakukan kerjasama.

H. Kedudukan dan Tingkat Tanggung jawab Sekretaris Dalam Administrasi Perkantoran

Kedudukan seorang sekretaris dalam suatu perusahaan atau instansi mempunyai peranan yang sangat penting dalam membantu tugas-tugas pimpinan untuk menjalankan aktivitas perkantoran yaitu dengan cara berpikir kreatif untuk menciptakan agenda ataupun jadwal yang telah disusun secara matang sesuai kepentingan perkantoran. Pada umumnya, tugas sekretaris pada suatu perusahaan ataupun perkantoran seperti mengkonsep surat, menerima tamu, menerima telepon, maupun mengatur jadwal pimpinan merupakan tugas yang harus dikerjakan oleh seorang sekretaris agar tugas dan pekerjaan seorang pemimpin dapat berjalan maksimal dan akan menghasilkan hasil yang baik.

Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawab pada tugasnya. Maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi. Namun apabila seorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang. Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.

Tidak semua pekerjaan seorang sekretaris mengakibatkan tanggung jawab yang sama besarnya, karena jenis pekerjaan sekretaris dapat ditentukan dari berbagai tingkatan kedudukan sekretaris.

Sekretaris juga dapat diberikan tugas untuk mengawasi pegawai-pegawai tata usaha disamping pekerjaan sebagai sekretaris. Sekretaris mengetahui dan menguasai pekerjaan tata usaha sehingga ia dapat mengawasi dengan baik dan mempunyai tanggung jawab mengenai penyelenggaraan pekerjaan tata usaha dari pada pegawai-pegawai tata usaha bersangkutan dan sebagai seorang pembantu dan membebani kepercayaan dan tanggung jawab atas segala tugas yang harus diselesaikan sehingga pimpinan mencurahkan segala perhatian untuk pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya baik dalam pengawasan kegiatan tata usaha, ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan seorang sekretaris yaitu:

1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:

a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.

b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.

c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.

d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.

e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan. 2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:

a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.

b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.

c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.

d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.

e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.

3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.

4. Tanggung jawab atas keberhasilan perusahaan

Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi.

Tanggung jawab sekretaris dalam menangani administrasi perkantoran pada PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang adalah :

1. Bertanggung jawab dalam mengagendakan surat-surat. 2. Menyimpan dan memelihara arsip

Penyimpanan arsip dilakukan setelah menyortir surat yang masuk. Tujuannya untuk mengetahui jenis surat itu. Setelah itu surat di arsipkan,

3. Menyiapkan data kunjungan

Sekretaris PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang mempersiapkan data-data kunjungan yang akan dikunjungi oleh pimpinan bila pimpinan berpergian.

Selain itu tanggung jawab sekretaris PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang adalah menjadi public relations dengan relasi perusahaan. Oleh karena itu sekretaris pada PT.Indah Kiat Pulp & Paper dituntut harus memiliki pengetahuan yang luas mengenai informasi di bidang tugasnya, sehingga kerjasama dengan pihak luar/relasi perusahaan dapat berjalan dengan baik dan dapat menjaga citra perusahaan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari pembahasan pada bab-bab sebelumnya yang telah diuraikan tentang peranan sekretaris dalam menangani administrasi perkantoran pada PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang adalah sebagai berikut :

1. Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab sekretaris pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang sangatlah penting. Ini bisa di lihat dari setiap bagian maupun departemen yang berada di PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang memiliki masing-masing seorang sekretaris untuk membantu tugas-tugas dari setiap pimpinan.

2. Syarat untuk menjadi sekretaris pada PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang adalah mampu menguasai komputer, mampu berbicara dengan menggunakan Bahasa Inggris, dan yang tidak kalah pentingnya adalah berpenampilan menarik, supel, kreatif dan mempunyai kepribadian yang baik.

3. Tugas-tugas sekretaris pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang dilaksanakan sesuai ketentuan dan tanggung jawab yang tinggi terhadap

4. Sekretaris di PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang sangat berperan dalam menangani administrasi perkantoran. Karena adanya sekretaris di setiap bagian maupun departemen, maka ruang lingkup pekerjaannya pun sudah dibatasi sesuai dengan bidang di mana seorang sekretaris di tempatkan. Sehingga tidak terlalu sulit bagi sekretaris di PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang di dalam pengurusan surat-surat masuk dan keluar, menjawab telepon, menangani tamu, membuat jadwal pimpinan, penataan hubungan komunikasi, mempersiapkan rapat, dan tugas-tugas lainnya.

B. Saran

Adapun saran yang ingin penulis uraikan dalam penulisan ini adalah sebagai berikut:

1. Kinerja sekretaris pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang telah memenuhi ketentuan, akan tetapi ada baiknya jika kinerja seorang sekretaris ditingkatkan lagi.

2. Ada baiknya jika PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang dalam memilih seorang sekretaris yang memang memiliki latar belakang pendidikannya kesekretariatan agar proses pekerjaan seorang sekretaris benar-benar terlaksana dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Wursanto, Drs. Ignatius. 2004. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.

Sutarto. 2002. Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Salemba empat.

Suparjati. 2000. Seri Administrasi:Tata Usaha & Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius.

Sedarmayanti, Dra.M.PD. 2004.Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Maju.

Waworuntu, Tony. 2002. Manajemen Untuk Sekretaris Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.

Admosudrijo, Prajudi S. 2002. Administrasi dan Manajemen Umum. Jakarta: Ghalia Indonesia.

1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:

a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.

b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.

c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.

d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.

e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan. 2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:

a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.

b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.

c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.

d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.

e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.

3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.

4. Tanggung jawab atas keberhasilan perusahaan

Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi.

Tanggung jawab sekretaris dalam menangani administrasi perkantoran pada PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang adalah :

1. Bertanggung jawab dalam mengagendakan surat-surat. 2. Menyimpan dan memelihara arsip

3. Menyiapkan data kunjungan

Sekretaris PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang mempersiapkan data-data kunjungan yang akan dikunjungi oleh pimpinan bila pimpinan berpergian.

Selain itu tanggung jawab sekretaris PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang adalah menjadi public relations dengan relasi perusahaan. Oleh karena itu sekretaris pada PT.Indah Kiat Pulp & Paper dituntut harus memiliki pengetahuan yang luas mengenai informasi di bidang tugasnya, sehingga kerjasama dengan pihak luar/relasi perusahaan dapat berjalan dengan baik dan dapat menjaga citra perusahaan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari pembahasan pada bab-bab sebelumnya yang telah diuraikan tentang peranan sekretaris dalam menangani administrasi perkantoran pada PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang adalah sebagai berikut :

1. Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab sekretaris pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang sangatlah penting. Ini bisa di lihat dari setiap bagian maupun departemen yang berada di PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang memiliki masing-masing seorang sekretaris untuk membantu tugas-tugas dari setiap pimpinan.

2. Syarat untuk menjadi sekretaris pada PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang adalah mampu menguasai komputer, mampu berbicara dengan menggunakan Bahasa Inggris, dan yang tidak kalah pentingnya adalah berpenampilan menarik, supel, kreatif dan mempunyai kepribadian yang baik.

4. Sekretaris di PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang sangat berperan dalam menangani administrasi perkantoran. Karena adanya sekretaris di setiap bagian maupun departemen, maka ruang lingkup pekerjaannya pun sudah dibatasi sesuai dengan bidang di mana seorang sekretaris di tempatkan. Sehingga tidak terlalu sulit bagi sekretaris di PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang di dalam pengurusan surat-surat masuk dan keluar, menjawab telepon, menangani tamu, membuat jadwal pimpinan, penataan hubungan komunikasi, mempersiapkan rapat, dan tugas-tugas lainnya.

B. Saran

Adapun saran yang ingin penulis uraikan dalam penulisan ini adalah sebagai berikut:

1. Kinerja sekretaris pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang telah memenuhi ketentuan, akan tetapi ada baiknya jika kinerja seorang sekretaris ditingkatkan lagi.

2. Ada baiknya jika PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang dalam memilih seorang sekretaris yang memang memiliki latar belakang pendidikannya kesekretariatan agar proses pekerjaan seorang sekretaris benar-benar terlaksana dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Wursanto, Drs. Ignatius. 2004. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.

Sutarto. 2002. Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Salemba empat.

Suparjati. 2000. Seri Administrasi:Tata Usaha & Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius.

Sedarmayanti, Dra.M.PD. 2004.Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Maju.

Waworuntu, Tony. 2002. Manajemen Untuk Sekretaris Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.

Admosudrijo, Prajudi S. 2002. Administrasi dan Manajemen Umum. Jakarta: Ghalia Indonesia.