Peranan Internal Kontrol Terhadap Kas Dalam Rangka Meningkatkan Eksistensi Penggunaan Sumber Dana pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

DAFTAR PUSTAKA

Agus Sukrisno. 2000. Auditing (Penerbit Akuntan), Edisi dua, Cetakan Dua, Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta.

Baridwan Zaki,2003.Sistem informasi akuntansi, edisi kedua, Badan Penerbit FE-UGM; Yogyakarta

Ikatan Akuntan Indonesia, 2002. Standar Akuntansi Keuangan, Salemba Empat; Jakarta

Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga. Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Niswonger, Warren, Reeves, Fees. 1999. Prinsip-Prinsip Akuntansi, Edisi 19. Penerbit Erlangga, Jakarta.

Soemarso S, R, 2004, Akuntansi Suatu Pengantar, Salemba empat; Jakarta Suharli, michell, 2006. Akuntansi Utuk Bisnis Jasa Perdangan, edisi pertama,

Graha Ilmu; Yogyakarta

Warren, Carl S, James M. Reeve dan Philip E. Fess, 2005. Accounting, Salemba Empat; Jakarta

BAB III

PERANAN INTERNAL KONTROL TERHADAP KAS DALAM RANGKA MENINGKATKAN EKSISTENSI PENGGUNAAN SUMBER DANA PADA

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dalam bab ini penulis akan menganalisa sekaligus mengevaluasi bagaimana relevansi antara teori yang diterapkan oleh perusahaan / instansi.

A. Pengertian Pengawasan Internal

Maju mundurnya suatu perusahaan / instansi sangat bergantung pada cara pengelolaan manajemen yang diterapkan. Sedangkan berhasil tidaknya manajemen dalam menjalankan tugasnya akan tercermin dalam laporan keuangan yang disajikan, dalam hal ini pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen untuk menyelenggarakan seluruh rencana kegiatan yang telah ditetapkan agar dapat berjalan dengan baik.

Pengawasan artinya adalah mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana-rencana.

Pengawasan internal yang baik merupakan alat yang dapat membantu pimpinan perusahaan / instansi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Melalui pengawasan internal yang efektif, pimpinan perusahaan juga dapat menilai apakah kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan telah dilaksanakan dengan baik sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

“ Pengawasan internal merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalagunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, memastikan bahwa perundang – undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya ”(Warren, Reeve, Fees, 2005:289).

Sistem pengendalian internal adalah seluruh sistem dan prosedur yang ditetapkan manajemen untuk menjaga harta perusahaan dari kelalaian atau kesalahan, kerungan, ataupun kejahatan.

Pengawasan internal kas meliputi 3 hal : 1. Pengawasan akuntansi

Pengawasan akuntansi meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang berhubungan dengan pengamanan harta kekayaan perusahaan dari catatan-catatan keuangan yang dapat dipercaya, oleh karena itu disusun sedemikian rupa untuk meyakinkan bahwa :

a. Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan persetujuan atau wewenang pimpinan, baik yang bersifat umum maupun khusus.

b. Transaksi-transaksi dicatat sedemikian rupa sehingga memungkinkan ikhtisar-ikhtisar keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi atau kriteria lain sesuai dengan tujuan ikhtisar tersebut dan menekankan pertanggungjawaban atas harta kekayaan perusahaan / instansi.

c. Penguasaan atas harta kekayaan perusahaan / instansi diberikan hanya dengan persetujuan atau wewenang pimpinan.

d. Jumlah aktiva / harta kekayaan perusahaan / instansi seperti yang tercantum dalam catatan perusahaan dicocokkan dengan aktiva / harta yang ada pada

waktu yang tepat dengan tindakan yang sewajarnya diambil jika terjadi perbedaan.

2. Pengawasan administratif

Pengawasan administratif meliputi (tetapi tidak terbatas pada) rencana serta prosedur dan pencatatan yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan yang membuat pimpinan perusahaan untuk menyetujui atau memberi wewenang atas terjadinya transaksi-transaksi. Pemberian wewenang tersebut merupakan fungsi pimpinan perusahaan yang langsung berhubungan dengan tanggungjawab untuk mencapai titik tolak serta menciptakan pengawasan akuntansi atau transaksi.

3. Pengawasan penggunaan

Tujuan dari pengawasan ini adalah untuk mengetahui apakah suatu barang atau inventaris sudah benar penggunaannya. Penggunaan ini penting artinya guna menentukan nilai ekonomis aktiva tetap seperti keamanan atau keutuhan, keawetan, maupun pendayagunaan barang-barang yang ada.

Menurut Suharli (2006;173), “ kas dan setara kas adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat dikonversi menjadi kas dalam jumlah tertentu tanpa harus menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan.”

Ciri-ciri sistem pengawasan internal yang baik adalah sebagai berikut : a. Struktur organisasi yang baik.

c. Sistem akuntansi yang baik.

d. Kebijaksanaan personalia yang baik.

e. Badan atau staf internal auditor yang cakap. f. Dewan komisaris yang kompeten dan cakap.

Pengawasan terhadap kas dapat diterapkan dengan cara, yaitu : 1. Pengawasan terhadap penerimaan kas.

Sumber penerimaan uang kas yang lazim dalam perusahaan berasal dari penjualan tunai, penerimaan kas pelunasan piutang untuk penjualan kredit, dan penerimaan lainnya seperti hasil penjualan investasi sementara atau penjualan aktiva tetap perusahaan. Agar semua hasil penerimaan ini dapat diamankan dan menjadi milik perusahaan maka pengawasan intern yang baik harus diciptakan dan dibina.

2. Pengawasan terhadap pengeluaran kas.

Sama halnya dengan penerimaan kas, pengeluaran kas juga harus dikelola sedemikian rupa sehingga tidak terjadi kesalahan atau kecurangan dalam pelaksanaannya yang mengakibatkan kerugian perusahaan. Pengeluaran kas biasanya berupa pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan / instansi untuk berbagai macam keperluan, misalnya pembayaran hutang, pembayaran gaji karyawan dan biaya-biaya lainnya.

B. Fungsi Pengawasan Internal

1. Untuk mencegah terjadinya kecurangan atau penyelewengan yang dapat dilakukan oleh suatu organisasi.

2. Untuk penentuan batas-batas mutlak suatu pekerjaan mana yang harus dikerjakan dan mana merupakan pelanggaran. Hal ini nampak dalam penggunaan budget dan standar kerja.

3. Memberi keyakinan terhadap catatan-catatan keuangan dan transaksi

4. Mewujudkan keadaan-keadaan yang luar biasa, ini nampak dalam pembuatan laporan bila mana terjadi kecurangan dan penyimpangan dan standar kerja yang dapat diketahui.

5. Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan operasional supaya berjalan lancar, efektif, dan efisien.

6. Membantu manajemen dalam memberi penilaian atau hasil pelaksanaan operasional, membuat peramalan atau dugaan serta membantu dalam hal pengambilan keputusan.

Fungsi pengawasan internal kas secara umum antara lain ialah untuk menjamin terselenggaranya pencatatan kas yang akurat, tersimpannya kas dengan aman dan adanya pengeluaran kas yang dilakukan dan disahkan oleh personil dan yang berwenang dan dengan jumlah yang benar. Ciri-ciri dasar dari sebuah pengawasan internal kas adalah sebagai berikut :

a. Secara khusus menetapkan tanggung jawab pengelolaan penerimaan kas. b. Pemisahaan pengelolaan dan pencatatan penerimaan kas.

c. Mendepositokan seluruh kas yang diterima setiap hari. d. Sistem voucher untuk mengendalikan pembayaran kas.

e. Pemeriksaan intern dalam interval waktu yang tak terduga.

Terdapat tujuh macam fungsi struktur pengawasan internal kas secara rinci yang harus terpenuhi untuk mencegah setiap kesalahan yang mungkin terjadi di dalam pencatatan. Struktur pengawasan internal kas tersebut harus memberikan kepastian pada :

a. Setiap transaksi yang dicatat adalah sah (valid).

Struktur pengendalian internal kas tidak dapat memberikan transaksi fiktif, dan yang sebenarnya tidak terjadi di dalam catatan akuntansi lainnya.

b. Setiap transaksi diotorisasi dengan tepat.

c. Dalam hal ini, jika suatu transaksi tidak diotorisasi, maka dapat mengakibatkan otorisasi yang curang.

d. Setiap transaksi yang terjadi harus dicatat dan hal ini dilakukan guna mencegah hilangnya setiap transaksi dari catatan.

e. Setiap transaksi harus dinilai dengan cepat dan tepat.

Pengendalian yang memadai harus disertai dengan prosedur untuk menghindari kesalahan dalam perhitungan dan pencatatan transaksi pada berbagai langkah-langkah proses pencatatan.

f. Transaksi yang terjadi harus diklasifikasikan dengan tepat.

Pengklasifikasian perkiraan yang tepat sesuai dengan kode perkiraan klien harus dicatat dalam jurnal.

h. Setiap transaksi dimasukkan dengan tepat kedalam catatan tambahan dan diikhtisarkan dengan benar.

C. Tujuan Pengawasan Internal

Mengingat mayoritas transaksi diperusahaan melibatkan kas, maka pengawasan internal kas sangat diperlukan guna menghindari terjadinya penyelewengan yang dilakukan terhadap kas. Pengawasan internal kas tercakup dalam suatu pengawasan internal kas. Pada dasarnya tujuan pengawasan internal kas adalah :

a. Diperolehnya data / informasi mengenai kas yang sebenarnya.

b. Untuk mencek kecermatan antara dana dari catatan menurut pembukuan dengan saldo kas yang sebenarnya.

c. Untuk mencek pelaksanaan kegiatan / aktivitas mengenai kas sehingga apabila terjadi penyimpangan dari sistem yang diterapkan dapat diambil tindakan koreksi.

Adapun tujuan dari sistem pengawasan internal kas yang lain adalah sebagai berikut:

a. Menjaga keamanan harta milik perusahaan.

Tanggungjawab utama menjaga harta milik perusahaan dan mencegah serta menemukan kesalahan-kesalahan terletak ditangan manajemen, perlu adanya pengawasan internal yang baik agar dapat melimpahkan tanggung jawab secara tepat.

b. Menjaga ketelitian data akuntansi.

Sistem akuntansi dan administrasi sangat diperlukan guna menjaga ketelitian data akuntansi yang ada, sistem tersebut dapat berjalan baik dengan mengadakan formulir dan bukti pencatatan sebagai dasar pengawasan. Dengan adanya formulir atau bukti pencatatan yang tersedia, akan dapat diketahui apakah pencatatan itu dilakukan sesuai dengan ketentuan yang ada atau tidak. c. Mewujudkan efisiensi kerja.

Untuk dapat mewujudkan efisiensi kerja, perlu dirancang suatu sistem dan prosedur operasional tiap-tiap bagian operasi perusahaan / instansi, sehingga pelaksanaan operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan tertib.

d. Membentuk dan menjaga kebijaksanaan manajemen.

Dengan adanya formulir-formulir, bukti pencatatan dan prosedur yang telah ditetapkan serta adanya pemisahan tanggungjawab yang jelas, diharapkan dapat membantu serta menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

Jadi pada dasarnya, pengawasan internal kas bertujuan untuk melindungi harta perusahaan, dan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan dan penyalahgunaan harta perusahaan.

D. Manfaat Pengawasan Internal

Manfaat pengawasan internal antara lain yaitu : 1.melindungi harta atau aktiva perusahaan,

2.memeriksa kecermatan dan seberapa jauh kehandalan data akuntansi yang disajikan dapat dipercaya keabsahannya,

3.meningkatkan efisiensi kerja karyawan,

4.mendorong dipatuhinya kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan.

E. Pengertian Kas

Setiap perusahaan / instansi memerlukan kas dalam menjalankan aktivitas usahanya baik sebagai alat tukar dalam memperoleh barang atau jasa maupun sebagai investasi dalam perusahaan / instansi tersebut. Untuk lebih jelasnya mengenai pengertian kas, Standar Akuntansi Keuangan (2002 : 85) memberikan pengertian sebagai berikut : “Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan”.

Menurut Baridwan (2003 :85) “ kas merupakan suatu alat pertukaran dan digunakan sebagai suatu ukuran dalam akuntansi”. Dalam neraca, kas merupakan aktiva yang paling sering berubah. Hampir dalam setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas.

Menurut Soemarso, (2004 : 320) “ Kas adalah segala sesuatu , baik yang berbentuk uang atau bukan yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya”.

Kas dapat dikatakan merupakan satu-satunya pos yang paling penting dalam neraca. Karena berlaku sebagai alat tukar dalam perekonomian kita, kas

terlihat secara langsung atau tidak langsung dalam hampir semua transaksi usaha. Hal ini sesuai dengan sifat-sifat kas yaitu :

1. Kas selalu terlibat dalam hampir semua transaksi perusahaan.

2. Kas merupakan harta yang siap dan mudah untuk digunakan dalam transaksi serta ditukarkan dengan harta lain, mudah dipindahkan dan beragam tanpa tanda pemilik.

3. Jumlah uang kas yang dimiliki oleh perusahaan harus di jaga sedemikian rupa sehingga tidak terlalu banyak dan tidak kurang.

Pengelolaan kas dapat dikriteriakan sebagai berikut : 1. Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah. 2. Dapat digunakan setiap saat bila dikehendaki.

3. Penggunaannya secara bebas.

4. Diterima sesuai nilai nominalnya pada saat diuangkan tersebut.

Kas terdiri dari saldo kas yang ditangan perusahaan dan termasuk rekening giro. Setoran kas adalah aset yang dimiliki untuk memenuhi komitmen kas jangka pendek, bukan untuk investasi dan dengan cepat dapat dijadikan menjadi kas. Arus kas adalah arus masuk dan merupakan salah satu dari beberapa elemen laporan keuangan yang dipublikasikan. Laporan keuangan yang lengkap terdiri dari komponen-komponen berikut ini :

1. neraca,

3. laporan ekuitas pemilik, 4. laporan arus kas,

5. catatan atas laporan keuangan.

Kas tidak mempunyai tanda kepemilikan khusus dan mudah dipindahtangankan. Sifat demikian itu mengakibatkan manajemen harus yakin bahwa :

a. Setiap pengeluaran kas telah sesuai dengan tujuan penggunaan yang telah ditetapkan

b. Kas yang seharusnya diterima memang benar-benar diterima c. Tidak ada penyalahgunaan terhadap kas perusahaan

Dari sifat-sifat kas tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa aspek perencanaan dan pengawasan internal terhadap kas harus mendapat perhatian yang serius oleh manajemen. Dimana setiap pengawasan internal terhadap kas harus diciptakan untuk melindungi dan mengamankan serta meningkatkan efektifitas dan efesiensi pengguna manajemen.

Secara garis besar pengawasan kas harus diarahkan kepada dua hal, yaitu : administrative dan accounting control sesuai dengan tanggungjawab manajemen terhadap kas yang secara umum terdiri dari :

a. Menyediakan kas dalam jumlah yang cukup untuk menjamin kelancaran operasi perusahaan /instansi.

c. Meningkatkan efisiensi operasi dan mencegah terjadinya kerugian–kerugian sebagai akibat dari adanya tindak penyelewengan kas atau penyalahgunaan wewenang.

Berikut ini diuraikan beberapa hal yang menyebabkan pentingnya pengawasan internal kas, mencakup :

a. Sebagian besar transaksi perusahaan yang terdiri dari uang kas dan transaksi lainnya yang secara tidak langsung mempengaruhi kas, tetapi akan melalui kas juga.

b. Kas merupakan aset yang paling lancar sehingga menjadi sasaran utama untuk melakukan penyelewengan dan manipulasi. perkreditan piutang disebabkan oleh pendebetan kas sehingga jika penerimaan kas salah, kemungkinan perkreditan juga akan salah.

c. Pendebetan hutang merupakan lawan dari perkreditan kas sehingga jika salah mendebet hutang berarti salah dalam penerimaan kas.

d. Kesalahan dalam perkiraan kas kemungkinan dikarenakan oleh adanya kesalahan pada perkiraan yang lainnya.

F. Fungsi Kas

Fungsi kas merupakan sebagai alat untuk mengisi cek, meminta otorisasi terhadap cek dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian dana kas kecil.

Sebagai sebahagian dari laporan keuangan, laporan arus kas merupakan alat komunikasi artinya bahwa laporan arus kas itu adalah suatu alat yang digunakan untuk mengkomunikasikan kas dari suatu perusahaan tersebut. Dengan

laporan arus kas para pemakai dapat mengevaluasi perubahan dalam aktiva bersih perusahaan / instansi, struktur keuangan termasuk likuiditas dan solvabilitas dan kemampuan untuk mempengaruhi jumlah serta waktu arus kas dalam rangka adaptasi dengan perubahan keadaan dan peluang.

G. Prosedur Pengawasan Internal Kas yang Diterapkan Oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

1. Prosedur penerimaan kas

Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan kas serta pertanggungjawaban kembali, proses ini dapat dilakukan secara manual ataupun menggunakan sistem terkomputerisasi.

Adapun prosedur yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara lebih rinci meliputi :

a. Setoran SPP Mahasiswa ke Biro Rektor.

b. Pihak Fakultas mengirimkan rencana Anggaran ke Biro Rektor.

c. Setelah diteliti, pihak Biro akan menyetujui rencana Anggaran tersebut. d. Pihak Biro mengirimkan cek kepada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara yang nilainya sesuai dengan Anggaran yang diajukan sebelumnya. e. Fakultas melampirkan dokumen bukti penerimaan uang / cek.

f. Mencatat pada buku besar di Bagian Keuangan jumlah cek yang diterima dari Birek.

g. Cek/Dana tersebut dikelola oleh pihak Fakultas (Bagian Keuangan Fakultas) untuk membiayai semua kebutuhan / kegiatan operasional Fakultas.

h. Bagian Keuangan membuat pembukuan atas pemakaian cek/dana tersebut. i. Pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang akan diserahkan

kepada Biro Rektor setiap bulannya sebagai pertanggungjawaban fakultas. j. Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut akan dikembalikan lagi ke

Biro Rektor.

Laporan yang dihasilkan dari prosedur penerimaan kas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah Laporan Realisasi Anggaran yaitu laporan yang menyajikan informasi realisasi, pendapatan, dan pembiayaan fakultas dalam suatu periode tertentu.

2. Prosedur pengeluaran kas

Prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi mulai pencatatan, penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi:

a. Menerima berkas/kwitansi tagihan pembayaran. b. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang. c. Membuat bukti pengeluaran kas/cek dan mencetaknya.

d. Memaraf / meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kas / cek.

e. Meminta pengesahan pejabat ( Pudek II ) yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kas / bank.

f. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek / giro.

g. Menandatangani / meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada cek / giro.

h. Mencatat pada buku kas atau buku besar keuangan setiap jumlah pengeluaran. i. Membuat laporan dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk selanjutnya

dilaporkan kembali ke Birek Universitas Sumatera Utara.

Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri atas :

1. kwitansi penagihan yang harus segera dibayar,

2. kwitansi pembayaran dan bukti penerimaan lainnya merupakan dokumen sebagai tanda bukti pembayaran,

3. surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diterbitkan oleh bendahara / pejabat fakultas yang memiliki kewenangan,

4. bukti transfer merupakan dokumen atau bukti apabila pembayaran dilakukan melalui transfer antar bank,

5. buku besar pengeluaran kas merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat atau menggolongkan semua transaksi atas kejadian yang berhubungan dengan pengeluaran kas,

6. buku besar pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat transaksi-transaksi dan kejadian yang berisi rincian item buku besar untuk setiap rekening yang dianggap perklu,

Prosedur Pengeluaran Kas

Gambar 3.1

Prosedur Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Menerima berkas

tagihan pembayaran

Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan

cek / giro

Memaraf / meminta tanda tangan pengesahan pembayaran

pengeluaran uang

Membuat Laporan Realisasi Anggaran

Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang

Meminta pengesahan pejabat (Pudek II) yang berhak menyetujui pembayaran

Mencatat pengeluaran di buku besar keuangan pembayaran

pengeluaran kas

3. Jenis-jenis Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

3.1. Jenis –jenis penerimaan kas (sumber dana) pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersumber dari :

a. Mahasiswa, berupa kewajiban pembayaran uang kuliah untuk program studi S1 reguler maupun mandiri, Diploma III, Ekstensi, dll

b. Sumbangan pribadi

c. Sumbangan Instansi / perusahaan

Anggaran penerimaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tahun Anggaran 2012, disajikan pada tabel 3.1 :

Tabel 3.1 :

ANGGARAN PENDAPATAN TAHUN 2012 FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

No. KETERANGAN JUMLAH (Rp)

1. Luncuran dana tahun 2012 11.615.999.609

Total Penerimaan 11.615.999.609

Tabel 3.1 Memperlihatkan :

Jumlah pendapatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tahun 2012, misalnya penerimaan dari dana masyarakat (pendapatan uang pendidikan, pendapatan uang ujian masuk / pendaftaran), yaitu sebesar Rp 11.615.999.609.

3.2. Jenis-jenis pengeluaran kas (penggunaan sumber dana) pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, baik keperluan operasi program S-1 reguler, mandiri, program Diploma III, dan ekstensi, secara umum mencakup :

a. Belanja pegawai

Belanja pegawai terdiri dari : 1) Pendidikan, mencakup :

a) Kuliah di kelas.

b) Dosen pembimbing dan penguji skripsi. c) Seminar lokakarya.

d) Pelaksana Administrasi.

e) Pengawas ujian/koreksi/panitia ujian. f) Pembimbing praktikum / PKL. g) Tim penilai karya ilmiah. h) Penulisan karya ilmiah.

i) Tim pengembangan program pendidikan. 2). Biaya penelitian.

3). Pengabdian kepada masyarakat.

4). Pembinaan dan pelayanan kesejahteraan masyarakat. 5). Pembinaan kerumahtanggaan dan lingkungan kampus. b. Belanja barang, mencakup :

1) Bahan. 2) Inventaris.

3) Langganan daya dan Jasa, seperti rekening telepon. 4) Penyelenggaraan, mencakup :

a) Proses belajar-mengajar. b) Seminar dan workshop.

c) Penyelenggaraan ujian dan kegiatan ilmiah, Dies natalis, penataran. c. Belanja pemeliharaan, mencakup :

1) Pemeliharaan perabot/ inventaris. 2) Pemeliharaan kendaraan operasional.

3) Pemeliharaan investasi dan peralatan/perabot penunjang. 4) Pemeliharaan gedung, Instalasi air dan listrik.

d. Belanja perjalanan, mencakup :

1) Perjalanan dinas tugas belajar dosen dan pegawai.

TABEL 3.2

PENGGUNAAN DANA TAHUN 2012

No. MATA ANGGARAN PENGELUARAN

DANA (Rp)

1. BELANJA HONORARIUM

1.1 Belanja Uang Honor Tetap 4.288.673.000 1.2 Belanja Uang Honor Tidak Tetap 6.287.796.500 1.3 Belanja Lembur 70.718.000

Sub Total 10.647.187.500

2. BELANJA BARANG

2.1 Belanja Keperluan Perkantoran 671.078.000 2.3 Belanja Bahan 130.538.550 2.4 Belanja Langganan Daya & Jasa 11.978.669 2.5 Belanja Pemeliharaan Gedung &

Bangunan

36.151.000

2.4 Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan & Mesin

21.228.500

2.5 Belanja Perjalanan Biasa (Dalam Negeri)

43.104.800

2.6 Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Surat

2.493.000

2.8 Belanja Sewa 16.358.500

Sub Total 968.806.959

TOTAL 11.615.994.459

Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tahun 2013 Tabel 3.2 Memperlihatkan :

Jumlah penggunaan dana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selama tahun 2012, yaitu untuk belanja honorium dan belanja barang sebesar Rp 11.615.994.459

4. Sistem Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

4.1. Sistem pengawasan internal penerimaan kas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Untuk mengawasi prosedur penerimaan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maka pihak manajemen menerapkan hal – hal berikut :

a. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara tegas dan pasti.

b. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap adanya pemasukan kas.

c. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, Misalnya berapa jumlah yang diterima dan siapa yang menerima.

d. Fungsi penerimaan kas dibedakan dengan fungsi pembukuan, keduanya dijabat oleh orang yang berbeda.

e. Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap periodenya. f. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, bukti-bukti pendukung tetap

disimpan oleh bagian keuangan.

g. Fakultas hanya menyimpan sejumlah kas yang cukup untuk kebutuhan fakultas sehari – hari dan selebihnya disimpan di bank

4.2. Sistem pengawasan internal pengeluaran kas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sistem pengawasan yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Fakultas menetapkan bagian – bagian tertentu yang berwenang untuk menandatangani kwitansi, cek dan alat pembayaran lainnya dalam jumlah tertentu.

b. Penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh sekurang – kurangnya oleh 2 bagian.

c. Semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor urut. d. Fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang berbeda. e. Bagian keuangan membuat laporan pengeluaran setiap bulannya.

f. Bagian Keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu memeriksa bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat pembayaran.

g. Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung diberi tanda lunas dan diberi tanggal sesuai kapan transaksi tersebut terjadi.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengawasan sistem internal kas dalam rangka meningkatkan eksistensi penggunaan sumber dana pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dinilai sudah cukup baik karena dapat menunjang terbentuknya kesatuan perintah yang terarah dan pembagian tugas, fungsi, wewenang serta tanggung jawab yang jelas. Hal ini sangat membantu dalam pelaksanaan pengawasan internal kas yang dilakukan Fakultas.

2. Pengawasan internal merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalagunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, memastikan bahwa perundang – undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya.

3. Jenis pengawasan internal kas meliputi 3 hal ,yaitu : a. Pengawasan Akuntansi

b. Pengawasan Administratif c. Pengawasan Penggunaan

4. Sistem pengawasan internal penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara tegas dan pasti.

b. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap adanya pemasukan kas.

c. Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap periodenya. d. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, bukti-bukti pendukung tetap

disimpan oleh bagian keuangan.

5. Sistem pengawasan internal pengeluaran kas yang dilakukan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Fakultas menetapkan bagian – bagian tertentu yang berwenang untuk menandatangani kwitansi, cek dan alat pembayaran lainnya dalam jumlah tertentu.

b. Penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh sekurang – kurangnya oleh 2 bagian.

c. Semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor urut. d. Bagian keuangan membuat laporan pengeluaran setiap bulannya.

e. Bagian Keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu memeriksa bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat pembayaran.

f. Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung diberi tanda lunas dan diberi tanggal sesuai kapan transaksi tersebut terjadi.

6. Prosedur penerimaan kas dan pengeluaran kas pada Program Diploma Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik dengan adanya bukti-bukti yang dilaporkan dan disimpan oleh pihak yang berwenang serta telah dilakukan pencatatan langsung dari penerimaan dan pengeluaran kas.

B.Saran

Untuk menambah manfaat penulisan tugas akhir ini, maka penulis memberinkan saran sesuai dengan kemampuan yang dimiliki antara lain :

1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebaiknya mengontrol sumber kas yang masuk agar dalam mengerjakan proyek yang direncanakan pada tahun anggaran tidak mengalami hambatan dan berjalan dengan efektif.

2. Pengguanaan kas harus disesuaikan dengan anggaran sumber yang telah ada sehingga Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak mengalami kekurangan dana dalam mengerjakan proyek-proyek yang direncanakan pada tahun anggaran tersebut.

3. Sistem pengawasan yang diterapkan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya dapat dipertahankan dan dapat ditingkatkan terus

– menerus, agar berkembangnya kemajuan pendidikan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Meneliti catatan potongan harga dan membandingkan rincian cek yang tertulis pada duplikat bukti setoran yang disahkan bank dengan besarnya cek yang dicatat pada penerimaan kas, mencek kebenaran ayat jurnal penerimaan

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan,

2. Departemen Manajemen, 3. Departemen Akuntansi.

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan,

2. Jurusan Keuangan, 3. Jurusan Akuntansi.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : a. menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang

ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar,

b. meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,

c. mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN,

d. senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya,

e. meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional,

b. menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B. Struktur Organisasi dan Personalia

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini :

Rektor dan pembantu rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studi/ Bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Ketua dan Sekretaris Departemen Unit Penunjang Fakultas Gambar 2.1

Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013)

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc (CTM), Sp.A(K)

Purek I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, MSc, Ph.D Purek II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng Purek III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si

Purek IV : Prof. Dr. Ningrum Natasha Sirait, SH, M.L.I Purek V : Ir. Yusuf Husni

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Ketua

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, M

: Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc,Ak : Prof. Dr. Ramli, MS

: Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak : Ami Dilham, SE, M.Si

: Prof. Dr. Ritha F.Dalimunthe ,SE, M.Si : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS : Prof. Dr. Rismayani, MS

: Prof. Dr. lic. rer.reg.Sirojuzilam, SE : Prof. Erlina, SE, M.Si, Ph.D

: Dr. Syafaruddin Ginting S,MAFIS : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

: Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si : Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc, Ph.D : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak : Dr.Murni Daulay, M.Si

DEPARTEMEN AKUNTANSI

Ketua : Dr. Syafrudin Ginting S, SE, MAFIS, Ak Sekretaris : Drs. Hotmal Dja’far, MM, Ak

DEPARTEMEN MANAJEMEN

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si

PROGRAM STUDI S-1 AKUNTANSI

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak

PROGRAM STUDI S-1 MANAJ EMEN

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si

PROGRAM STUDI S-1 EKONOMI PEMBANGUNAN

Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.SOc, Sc, Ph.D Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si

PROGRAM STUDI D-III KEUANGAN

Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.si

PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak

PROGRAM STUDI D-III KESEKRETARIATAN

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE,MM

BAGIAN TATA USAHA

Kepala Bagian Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul, SE Kasub. Umum dan Perlengkapan : Sodali, SE

Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE

LEMBAGA- LEMBAGA PENUNJANG Puslitbank

Pengarah : Drs.H.Arifin Lubis, MM, AK Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Kepala Unit Layanan : Hotmal Dja’far, SE, MM, Ak

Bagian Perpustakaan Ketua : Mylita, SE

C. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

a. menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas,

b. menghimpun menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan,

c. mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan,

e. melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas, f. melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/

pelayanan kepada masyarakat,

g. melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas, h. melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas, i. melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi,

j. melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas,

k. menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian,

b. mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat,

c. melakukan administrasi akademik,

d. melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik,

g. melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas,

h. menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan, c. melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas,

d. melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas,

e. mengumpulkan dan mengolah data keuangan,

f. melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan,

g. melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya,

h. mengoperasionalkan sistem informasi keuangan,

j. menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai, c. melakukan urusan mutasi pegawai,

d. memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional,

e. memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti,

f. melaksanakan pemberian penghargaan pegawai, g. memproses SK jabatan struktural dan fungsional, h. memproses pelanggaran disiplin pegawai,

i. menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni, c. melakukan administrasi kemahasiwaan,

d. melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan, e. mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi,

f. mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas, g. melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan

mahasiswa,

h. melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan, i. mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni,

j. melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni,

k. menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan,

c. mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan, d. melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan,

e. melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan,

f. melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan,

g. menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

D. Kinerja Kegiatan Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat

menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

E. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

1. persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil, 2. perkuliahan semester genap/ganjil,

3. ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil, 4. wisuda mahasiswa.

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Kasus kecurangan dan ketidakjujuran dalam hal keuangan suatu perusahaan / instansi (dalam hal ini instansi pendidikan) marak terjadi. Kecurangan tersebut bisa merugikan perusahaan / instansi, baik dalam jumlah besar maupun kecil. Kecurangan atau penyelewengan keuangan bisa menyebabkan kerugian jika terus menerus dilakukan tanpa adanya upaya pengendalian.

Aset yang paling rawan terjadinya kecurangan adalah kas, karena sifatnya yang mudah dipindahtangankan dan tidak memiliki identitas kepemilikan. Kas merupakan aset yang paling likuid dan sangat mempengaruhi kelancaran kegiatan operasional suatu perusahaan / instansi. Karena sifatnya dan kerawanan terjadinya penyelewengan pada kas, sehingga sistem pengendalian internal harus diterapkan sebaik-baiknya.

Kas merupakan hal yang penting dalam setiap transaksi perusahaan, untuk itu diperlukan suatu sistem yang mengatur pengeluaran dan penerimaan kas, sehingga setiap arus transaksi yang berhubungan dengan kas dapat dicatat dengan baik. Kas sebagai suatu alat pembayaran yang likuid harus dikelola dengan baik untuk menghindari penyalahgunaan atas kas tersebut. Sehingga perlu adanya pengendalian untuk mencegah bertambah luasnya kecurangan yang berdampak pada bertambah banyaknya kerugian yang akan dialami oleh suatu perusahaan /

Teknologi yang semakin maju mempengaruhi perkembangan pada setiap perusahaan maupun lembaga, baik swasta ataupun pemerintah. Masalah-masalah yang dihadapi oleh perusahaan / instansi juga semakin rumit terutama dalam penyajian laporan keuangan. Oleh karena itu, profesi akuntan memegang peranan yang sangat penting dalam membantu menyusun laporan keuangan.

Pengawasan dapat diartikan sebagai alat untuk mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas perusahaan / instansi agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Salah satu cara untuk melaksanakan pengawasan adalah dengan menyususn sistem pengawasan internal kas yang memadai dan tentunya dapat dipertanggungjawabkan pelaksanaanya dalam mengamankan harta suatu perusahaan / instansi, meningkatkan eksistensi penggunaan sumber dana, dan mendorong karyawan untuk selalu mematuhi kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen sehingga kecurangan dan penyalahgunaan kas dapat diminimalisasi atau bahkan dapat dihindari.

Dengan landasan pemikiran diatas maka penulis memilih judul “Peranan Internal Kontrol Terhadap Kas Dalam Rangka Meningkatkan Eksistensi Penggunaan Sumber Dana Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Penulis akan memaparkan tentang hal-hal yang berkaitan dengan pengendalian internal terhadap kas

B. Rumusan Masalah

Sesuai dengan judul yang diambil maka penulis mengajukan masalah pokok yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini yaitu apakah prosedur pengendalian internal terhadap kas dalam rangka meningkatkan eksistensi

penggunaan sumber dana yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan efektif dan efisien.

C. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian yang dilakukan yaitu untuk menilai sejauh mana sistem pengendalian internal terhadap kas diterapkan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, serta menambah pengetahuan tentang sistem pengendalian internal.

2. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian yang ingin dicapai penulis adalah :

a. Bagi penulis yaitu untuk dapat lebih memahami tentang sistem pengendalian internal terhadap kas dan juga penerapannya dalam operasional suatu perusahaan / instansi, serta untuk menambah wawasan dan pengetahuan, sehingga mampu berpikir kritis dalam menghadapi tantangan di masa mendatang.

b. Bagi perusahaan / instansi yaitu dapat digunakan sebagai masukan yang bermanfaat dalam melaksanakan pengendalian internal kas pada masa yang akan datang.

c. Bagi pembaca yaitu untuk dapat digunakan sebagai pemahaman pada sistem pengendalian internal dan penerapannya pada kas suatu perusahaan / instansi akan semakin meningkat.

D. Rencana Penulisan 1. Jadwal Observasi

Tempat : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. Prof. TM. Hanafiah, SH. Medan.

Waktu : Tanggal 24 Mei sampai dengan 27 Juni 2013

Berikut ini adalah penjelasan dari jadwal / observasi, yang dituangkan dalam sebuah tabel 1.1 berikut ini

Tabel 1.1

Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir

NO

KEGIATAN

2013

Mei Juni

I II III IV I II III IV

1. Pengajuan Judul Tugas Akhir

2. Pengajuan Proposal dan Dosen

Pembimbing

3. Pengumpulan Data dan

Penyusunan Tugas Akhir

4. Bimbingan dan Penyempurnaan

Tugas Akhir

5. Pengesahan Tugas Akhir

2. Rencana Isi

Penulis akan memberikan gambaran rencana isi yang membuat lebih terarahnya penulisan Tugas Akhir ini. Penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul tugas akhir

yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan tugas akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini, penulis akan menguraikan secara singkat latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan rencana penulisan.

BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Pada bab ini, penulis akan menguraikan tentang gambaran perumusan yang meliputi sejarah singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi & personalia, job description, kinerja kegiatan terkini, dan rencana kerja.

BAB III : PERANAN INTERNAL KONTROL TERHADAP KAS DALAM RANGKA MENINGKATKAN EKSISTENSI PENGGUNAAN SUMBER DANA PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Pada bab ini, penulis akan menguraikan pengertian pengawasan internal, fungsi pengawasan internal, tujuan pengawasan internal, manfaat pengawasan internal, pengertian kas, fungsi kas, dan prosedur pengawasan internal kas yang diterapkan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini merupakan bab terakhir dari penulisan tugas akhir ini. Penulis akan memberikan kesimpulan dan saran yang dirasakan perlu untuk pihak lain yang membaca.

TUGAS AKHIR

PERANAN INTERNAL KONTROL TERHADAP KAS DALAM RANGKA MENINGKATKAN EKSISTENSI PENGGUNAAN

SUMBER DANA PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh :

ADISTY AYU LESTARI 102102194

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb

Syukur Alhamdulillah senantiasa penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang memiliki keistimewaan dan pemberian segala kenikmatan besar, telah memberikan Rahmat dan HidayahNya untuk menyelesaikan studi dan menyusun Tugas Akhir yang berjudul “Peranan Internal Kontrol Terhadap Kas Dalam Rangka Meningkatkan Eksistensi Penggunaan Sumber Dana pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” ini dengan baik, guna memenuhi salah satu syarat untuk menempuh Diploma Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari ada banyak kekurangan baik dalam penyampaian bahasa, kata maupun dalam hal penyajian. Untuk itu penulis dengan berbesar hati dan dengan tangan terbuka menerima saran maupun kritik sehat yang bersifat membangun dari para pembaca guna perbaikan dan penyempurnaan karya tulis ini.

Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapatkan bantuan baik moril maupun materil dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini dengan tulus dan ikhlas penulis menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M,Ec.Ac,Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara .

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi.

3. Bapak Abdillah Arief Nasution, SE, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah berkenan meluangkan waktunya untuk memberikan arahan dan bimbingan serta dukungan yang sangat berharga bagi penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini.

4. Bapak / Ibu Dosen pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan perkuliahan sehingga penulis dapat menyelesaikan studi perkuliahan.

5. Teristimewa untuk Papa tercinta, Ir. Hariadi terima kasih yang tak terhingga atas doa, semangat, kasih sayang, pengorbanan, dan ketulusannya dalam mendampingi penulis, semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat dan ridho-Nya. Terima kasih untuk Mama yang telah melahirkan penulis, Almh. Ir. Rosalina Tri Rahayu yang telah kembali ke sisi-Nya, semoga Allah melapangkan kubur beliau dan menjadikan beliau termasuk golongan ahlul jannah. Tidak lupa penulis ucapkan terima kasih untuk Mami, Nursanti .SE yang telah memberikan dorongan dan do’a sehingga penulis berhasil menyelesaikan tugas akhir ini.

6. Untuk Mbak tersayang, Risa Tresna Mukti .SE dan suami, Rudy Dermawan .SE yang telah bersedia meluangkan waktu untuk membimbing penulis sehingga mampu menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik. Untuk yang

terkasihi Bagas, dan kedua keponakan, Keysha dan Gendis semoga kalian bisa menjadi anak yang bisa dibanggakan keluarga.

7. And for the special one, Rizky Kemal Riansyah Hasibuan thank you for being a great friend and always there for me. He is the precious people who were always by my side.

8. Teman seangkatan dan seperjuangan yang mengalami suka dan duka bersama-sama selama menempuh hari-hari perkuliahan, Olyn, Pincok, Henny, Masitha, Alif, Nanda, Abel, Noe, Andri, Ucok, Ahong, Rojik, khususnya kepada Vina Arman Dhita, Wahyuni Zalmi, Afriani Siregar dan seluruh teman-teman angkatan 2010 yang tidak dapat disebutkan satu persatu.

Akhir kata, kepada pihak yang telah memberi bantuan yang tak ternilai harganya ini, penulis mengucapkan terima kasih. Dan besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Medan, Juli 2013 Penulis

NIM : 102102194 Adisty Ayu Lestari

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 2

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

1. Tujuan Penelitian ... 3

2. Manfaat Penelitian ... 3

D. Rencana Penulisan ... 4

1. Jadwal Observasi ... 4

2. Rencana Iai ... 5

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 8

B. Struktur Organisasi & Personalia ... 11

C. Job Description ... 17

E. Rencana kegiatan ... 23

BAB III PERANAN INTERNAL CONTROL TERHADAP KAS DALAM RANGKA MENINGKATKAN EKSISTENSI PENGGUNAAN SUMBER DANA PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Pengertian Pengawasan Internal ... 24

B. Fungsi Pengawasan Internal ... 27

C. Tujuan Pengawasan Internal... 30

D. Manfaat Pengawasan Internal ... 31

E. Pengertian Kas ... 32

F. Fungsi Kas ... 35

G.Prosedur Pengawasan Internal Kas yang Diterapkan Faskultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 36

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 48

B. Saran ... 50

DAFTAR TABEL

NOMOR JUDUL HALAMAN

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir

5

Tabel 3.1 Anggaran Pendapatan Tahun 2012 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

41

DAFTAR GAMBAR

NOMOR JUDUL HALAMAN

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

12

Gambar 3.1 Prosedur Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M,Ec.Ac,Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara .

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi.

3. Bapak Abdillah Arief Nasution, SE, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah berkenan meluangkan waktunya untuk memberikan arahan dan bimbingan serta dukungan yang sangat berharga bagi penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini.

4. Bapak / Ibu Dosen pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan perkuliahan sehingga penulis dapat menyelesaikan studi perkuliahan.

5. Teristimewa untuk Papa tercinta, Ir. Hariadi terima kasih yang tak terhingga atas doa, semangat, kasih sayang, pengorbanan, dan ketulusannya dalam mendampingi penulis, semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat dan ridho-Nya. Terima kasih untuk Mama yang telah melahirkan penulis, Almh. Ir. Rosalina Tri Rahayu yang telah kembali ke sisi-Nya, semoga Allah melapangkan kubur beliau dan menjadikan beliau termasuk golongan ahlul jannah. Tidak lupa penulis ucapkan terima kasih untuk Mami, Nursanti .SE yang telah memberikan dorongan dan do’a sehingga penulis berhasil menyelesaikan tugas akhir ini.

6. Untuk Mbak tersayang, Risa Tresna Mukti .SE dan suami, Rudy Dermawan .SE yang telah bersedia meluangkan waktu untuk membimbing penulis sehingga mampu menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik. Untuk yang

terkasihi Bagas, dan kedua keponakan, Keysha dan Gendis semoga kalian bisa menjadi anak yang bisa dibanggakan keluarga.

7. And for the special one, Rizky Kemal Riansyah Hasibuan thank you for being a great friend and always there for me. He is the precious people who were always by my side.

8. Teman seangkatan dan seperjuangan yang mengalami suka dan duka bersama-sama selama menempuh hari-hari perkuliahan, Olyn, Pincok, Henny, Masitha, Alif, Nanda, Abel, Noe, Andri, Ucok, Ahong, Rojik, khususnya kepada Vina Arman Dhita, Wahyuni Zalmi, Afriani Siregar dan seluruh teman-teman angkatan 2010 yang tidak dapat disebutkan satu persatu.

Akhir kata, kepada pihak yang telah memberi bantuan yang tak ternilai harganya ini, penulis mengucapkan terima kasih. Dan besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Medan, Juli 2013 Penulis

NIM : 102102194 Adisty Ayu Lestari

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 2

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

1. Tujuan Penelitian ... 3

2. Manfaat Penelitian ... 3

D. Rencana Penulisan ... 4

1. Jadwal Observasi ... 4

2. Rencana Iai ... 5

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 8

B. Struktur Organisasi & Personalia ... 11

E. Rencana kegiatan ... 23

BAB III PERANAN INTERNAL CONTROL TERHADAP KAS DALAM RANGKA MENINGKATKAN EKSISTENSI PENGGUNAAN SUMBER DANA PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Pengertian Pengawasan Internal ... 24

B. Fungsi Pengawasan Internal ... 27

C. Tujuan Pengawasan Internal... 30

D. Manfaat Pengawasan Internal ... 31

E. Pengertian Kas ... 32

F. Fungsi Kas ... 35

G.Prosedur Pengawasan Internal Kas yang Diterapkan Faskultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 36

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 48

B. Saran ... 50

DAFTAR TABEL

NOMOR JUDUL HALAMAN

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian dan

Penyusunan Tugas Akhir

5

Tabel 3.1 Anggaran Pendapatan Tahun

2012 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

41

DAFTAR GAMBAR

NOMOR JUDUL HALAMAN

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

12

Gambar 3.1 Prosedur Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU