c. Meningkatkan efisiensi operasi dan mencegah terjadinya kerugian–kerugian
sebagai akibat dari adanya tindak penyelewengan kas atau penyalahgunaan wewenang.
Berikut ini diuraikan beberapa hal yang menyebabkan pentingnya pengawasan internal kas, mencakup :
a. Sebagian besar transaksi perusahaan yang terdiri dari uang kas dan transaksi
lainnya yang secara tidak langsung mempengaruhi kas, tetapi akan melalui kas juga.
b. Kas merupakan aset yang paling lancar sehingga menjadi sasaran utama
untuk melakukan penyelewengan dan manipulasi. perkreditan piutang disebabkan oleh pendebetan kas sehingga jika penerimaan kas salah,
kemungkinan perkreditan juga akan salah.
c. Pendebetan hutang merupakan lawan dari perkreditan kas sehingga jika salah
mendebet hutang berarti salah dalam penerimaan kas.
d. Kesalahan dalam perkiraan kas kemungkinan dikarenakan oleh adanya
kesalahan pada perkiraan yang lainnya.
F. Fungsi Kas
Fungsi kas merupakan sebagai alat untuk mengisi cek, meminta otorisasi terhadap cek dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat
pembentukan dan pengisian dana kas kecil. Sebagai sebahagian dari laporan keuangan, laporan arus kas merupakan
alat komunikasi artinya bahwa laporan arus kas itu adalah suatu alat yang digunakan untuk mengkomunikasikan kas dari suatu perusahaan tersebut. Dengan
Universitas Sumatera Utara
laporan arus kas para pemakai dapat mengevaluasi perubahan dalam aktiva bersih perusahaan instansi, struktur keuangan termasuk likuiditas dan solvabilitas dan
kemampuan untuk mempengaruhi jumlah serta waktu arus kas dalam rangka adaptasi dengan perubahan keadaan dan peluang.
G. Prosedur Pengawasan Internal Kas yang Diterapkan Oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1. Prosedur penerimaan kas
Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
meliputi serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan
penerimaan kas serta pertanggungjawaban kembali, proses ini dapat dilakukan secara manual ataupun menggunakan sistem terkomputerisasi.
Adapun prosedur yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara lebih rinci meliputi :
a. Setoran SPP Mahasiswa ke Biro Rektor.
b. Pihak Fakultas mengirimkan rencana Anggaran ke Biro Rektor.
c. Setelah diteliti, pihak Biro akan menyetujui rencana Anggaran tersebut.
d. Pihak Biro mengirimkan cek kepada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara yang nilainya sesuai dengan Anggaran yang diajukan sebelumnya. e.
Fakultas melampirkan dokumen bukti penerimaan uang cek. f.
Mencatat pada buku besar di Bagian Keuangan jumlah cek yang diterima dari Birek.
Universitas Sumatera Utara
g. CekDana tersebut dikelola oleh pihak Fakultas Bagian Keuangan Fakultas
untuk membiayai semua kebutuhan kegiatan operasional Fakultas. h.
Bagian Keuangan membuat pembukuan atas pemakaian cekdana tersebut. i.
Pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang akan diserahkan kepada Biro Rektor setiap bulannya sebagai pertanggungjawaban fakultas.
j. Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut akan dikembalikan lagi ke
Biro Rektor.
Laporan yang dihasilkan dari prosedur penerimaan kas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah Laporan Realisasi Anggaran yaitu laporan
yang menyajikan informasi realisasi, pendapatan, dan pembiayaan fakultas dalam suatu periode tertentu.
2. Prosedur pengeluaran kas
Prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi mulai
pencatatan, penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban yang berkaitan dengan
pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi: a.
Menerima berkaskwitansi tagihan pembayaran. b.
Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang. c.
Membuat bukti pengeluaran kascek dan mencetaknya.
Universitas Sumatera Utara
d. Memaraf meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di
bukti pengeluaran kas cek. e.
Meminta pengesahan pejabat Pudek II yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kas bank.
f. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek giro.
g. Menandatangani meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar
pada cek giro. h.
Mencatat pada buku kas atau buku besar keuangan setiap jumlah pengeluaran. i.
Membuat laporan dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk selanjutnya dilaporkan kembali ke Birek Universitas Sumatera Utara.
Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri atas :
1. kwitansi penagihan yang harus segera dibayar, 2. kwitansi pembayaran dan bukti penerimaan lainnya merupakan dokumen
sebagai tanda bukti pembayaran, 3. surat Perintah Pencairan Dana SP2D yang diterbitkan oleh bendahara
pejabat fakultas yang memiliki kewenangan, 4. bukti transfer merupakan dokumen atau bukti apabila pembayaran dilakukan
melalui transfer antar bank, 5. buku besar pengeluaran kas merupakan catatan yang diselenggarakan oleh
fungsi akuntansi untuk mencatat atau menggolongkan semua transaksi atas kejadian yang berhubungan dengan pengeluaran kas,
Universitas Sumatera Utara
6. buku besar pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat transaksi-transaksi dan kejadian yang berisi rincian
item buku besar untuk setiap rekening yang dianggap perklu, 7. bukti pembayaran pajak PPh Pasal 21 dan 22.
Universitas Sumatera Utara
Prosedur Pengeluaran Kas
Gambar 3.1 Prosedur Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Menerima berkas tagihan
pembayaran
Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan
cek giro Memaraf meminta tanda tangan
pengesahan pembayaran pengeluaran uang
Membuat Laporan Realisasi Anggaran
Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang
Meminta pengesahan pejabat Pudek II yang berhak
menyetujui pembayaran
Mencatat pengeluaran di buku besar keuangan pembayaran
pengeluaran kas Membuat bukti pengeluaran kas
Universitas Sumatera Utara
3. Jenis-jenis Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
3.1. Jenis –jenis penerimaan kas sumber dana pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersumber dari :
a. Mahasiswa, berupa kewajiban pembayaran uang kuliah untuk program studi
S1 reguler maupun mandiri, Diploma III, Ekstensi, dll
b. Sumbangan pribadi
c. Sumbangan Instansi perusahaan
Anggaran penerimaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tahun Anggaran 2012, disajikan pada tabel 3.1 :
Tabel 3.1 : ANGGARAN PENDAPATAN TAHUN 2012 FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
No. KETERANGAN
JUMLAH Rp 1.
Luncuran dana tahun 2012 11.615.999.609
Total Penerimaan 11.615.999.609
Sumber: Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tahun 2013
Universitas Sumatera Utara
Tabel 3.1 Memperlihatkan :
Jumlah pendapatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tahun 2012, misalnya penerimaan dari dana masyarakat pendapatan uang pendidikan,
pendapatan uang ujian masuk pendaftaran, yaitu sebesar Rp 11.615.999.609.
3.2. Jenis-jenis pengeluaran kas penggunaan sumber dana pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, baik keperluan operasi program S-1 reguler, mandiri, program Diploma III, dan
ekstensi, secara umum mencakup :
a. Belanja pegawai
Belanja pegawai terdiri dari : 1 Pendidikan, mencakup :
a Kuliah di kelas.
b Dosen pembimbing dan penguji skripsi.
c Seminar lokakarya.
d Pelaksana Administrasi.
e Pengawas ujiankoreksipanitia ujian.
f Pembimbing praktikum PKL.
g Tim penilai karya ilmiah.
h Penulisan karya ilmiah.
i Tim pengembangan program pendidikan.
2. Biaya penelitian.
Universitas Sumatera Utara
3. Pengabdian kepada masyarakat. 4. Pembinaan dan pelayanan kesejahteraan masyarakat.
5. Pembinaan kerumahtanggaan dan lingkungan kampus. b. Belanja barang, mencakup :
1 Bahan. 2 Inventaris.
3 Langganan daya dan Jasa, seperti rekening telepon. 4 Penyelenggaraan, mencakup :
a Proses belajar-mengajar.
b Seminar dan workshop.
c Penyelenggaraan ujian dan kegiatan ilmiah, Dies natalis, penataran.
c. Belanja pemeliharaan, mencakup :
1 Pemeliharaan perabot inventaris. 2 Pemeliharaan kendaraan operasional.
3 Pemeliharaan investasi dan peralatanperabot penunjang. 4 Pemeliharaan gedung, Instalasi air dan listrik.
d. Belanja perjalanan, mencakup :
1 Perjalanan dinas tugas belajar dosen dan pegawai. 2 Bantuan perjalanan bagi tenaga akademik dan administrasi.
Universitas Sumatera Utara
TABEL 3.2 PENGGUNAAN DANA TAHUN 2012
No. MATA ANGGARAN
PENGELUARAN DANA Rp
1. BELANJA HONORARIUM
1.1 Belanja Uang Honor Tetap 4.288.673.000
1.2 Belanja Uang Honor Tidak Tetap 6.287.796.500
1.3 Belanja Lembur 70.718.000
Sub Total 10.647.187.500
2. BELANJA BARANG
2.1 Belanja Keperluan Perkantoran 671.078.000
2.3 Belanja Bahan 130.538.550
2.4 Belanja Langganan Daya Jasa 11.978.669
2.5 Belanja Pemeliharaan Gedung
Bangunan
36.151.000
2.4 Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan Mesin
21.228.500
2.5 Belanja Perjalanan Biasa Dalam Negeri
43.104.800
2.6 Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Surat
2.493.000
2.7 Belanja Biaya Operasional Lainnya 35.875.940
Universitas Sumatera Utara
2.8 Belanja Sewa 16.358.500
Sub Total 968.806.959
TOTAL 11.615.994.459
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tahun 2013
Tabel 3.2 Memperlihatkan :
Jumlah penggunaan dana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selama tahun 2012, yaitu untuk belanja honorium dan belanja barang sebesar Rp
11.615.994.459
4. Sistem Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
4.1. Sistem pengawasan internal penerimaan kas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Untuk mengawasi prosedur penerimaan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maka pihak manajemen menerapkan hal – hal berikut :
a. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara tegas dan
pasti. b.
Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap adanya pemasukan kas.
c. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, Misalnya berapa jumlah yang
diterima dan siapa yang menerima.
Universitas Sumatera Utara
d. Fungsi penerimaan kas dibedakan dengan fungsi pembukuan, keduanya
dijabat oleh orang yang berbeda. e.
Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap periodenya. f.
Untuk membuktikan kebenaran buku kas, bukti-bukti pendukung tetap disimpan oleh bagian keuangan.
g. Fakultas hanya menyimpan sejumlah kas yang cukup untuk kebutuhan
fakultas sehari – hari dan selebihnya disimpan di bank
4.2. Sistem pengawasan internal pengeluaran kas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sistem pengawasan yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Fakultas menetapkan bagian – bagian tertentu yang berwenang untuk
menandatangani kwitansi, cek dan alat pembayaran lainnya dalam jumlah tertentu.
b. Penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh sekurang –
kurangnya oleh 2 bagian. c.
Semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor urut. d.
Fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang berbeda. e.
Bagian keuangan membuat laporan pengeluaran setiap bulannya.
Universitas Sumatera Utara
f. Bagian Keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu memeriksa
bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat pembayaran. g.
Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung diberi tanda lunas dan diberi tanggal sesuai kapan transaksi tersebut terjadi.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengawasan sistem internal kas dalam rangka meningkatkan eksistensi penggunaan sumber
dana pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dinilai sudah cukup baik karena dapat menunjang terbentuknya kesatuan perintah
yang terarah dan pembagian tugas, fungsi, wewenang serta tanggung jawab yang jelas. Hal ini sangat membantu dalam pelaksanaan pengawasan internal
kas yang dilakukan Fakultas.
2. Pengawasan internal merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalagunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat,
memastikan bahwa perundang – undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya.
3. Jenis pengawasan internal kas meliputi 3 hal ,yaitu : a. Pengawasan Akuntansi
b. Pengawasan Administratif
c. Pengawasan Penggunaan
48
Universitas Sumatera Utara
4. Sistem pengawasan internal penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara tegas dan
pasti.
b. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap adanya
pemasukan kas.
c. Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap periodenya.
d. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, bukti-bukti pendukung tetap
disimpan oleh bagian keuangan.
5. Sistem pengawasan internal pengeluaran kas yang dilakukan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Fakultas menetapkan bagian – bagian tertentu yang berwenang untuk
menandatangani kwitansi, cek dan alat pembayaran lainnya dalam jumlah tertentu.
b. Penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh sekurang –
kurangnya oleh 2 bagian. c.
Semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor urut. d.
Bagian keuangan membuat laporan pengeluaran setiap bulannya.
Universitas Sumatera Utara
e. Bagian Keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu memeriksa
bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat pembayaran. f.
Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung diberi tanda lunas dan diberi tanggal sesuai kapan transaksi tersebut terjadi.
6. Prosedur penerimaan kas dan pengeluaran kas pada Program Diploma Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik dengan adanya
bukti-bukti yang dilaporkan dan disimpan oleh pihak yang berwenang serta telah dilakukan pencatatan langsung dari penerimaan dan pengeluaran kas.
B.Saran
Untuk menambah manfaat penulisan tugas akhir ini, maka penulis memberinkan saran sesuai dengan kemampuan yang dimiliki antara lain :
1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebaiknya mengontrol sumber
kas yang masuk agar dalam mengerjakan proyek yang direncanakan pada tahun anggaran tidak mengalami hambatan dan berjalan dengan efektif.
2. Pengguanaan kas harus disesuaikan dengan anggaran sumber yang telah ada
sehingga Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak mengalami kekurangan dana dalam mengerjakan proyek-proyek yang direncanakan pada
tahun anggaran tersebut.
3. Sistem pengawasan yang diterapkan di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara hendaknya dapat dipertahankan dan dapat ditingkatkan terus
Universitas Sumatera Utara
– menerus, agar berkembangnya kemajuan pendidikan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Meneliti catatan potongan harga dan membandingkan rincian cek yang
tertulis pada duplikat bukti setoran yang disahkan bank dengan besarnya cek yang dicatat pada penerimaan kas, mencek kebenaran ayat jurnal penerimaan
Universitas Sumatera Utara
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
