Efisiensi Kerja Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU

TUGAS AKHIR

EFISIENSI KERJA PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH :

PUGUH SANTOSO

082102030

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PERSETUJUAN ADMINSTRASI AKADEMIK

NAMA : PUGUH SANTOSO NIM : 082102030

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL : EFISIENSI KERJA PADA DEPARTEMEN

MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : ……...…2013 Dosen Pembimbing Tugas Akhir

Drs. Rasdianto, M.Si, Ak NIP. 19550908 198103 1005

Tanggal : ………....2013 Ketua Prodi Diploma III Akuntansi

Drs. Rustam, M.Si, Ak NIP. 131 127 370

Tanggal : ………….2013 Dekan Fakultas Ekonomi USU

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA NIP. 19560407 198002 1 001

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : PUGUH SANTOSO

NIM : 082102030

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL : EFISIENSI KERJA PADA DEPARTEMEN

MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN, JULI 2013

( PUGUH SANTOSO ) 082102030

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb

Syukur Allhamdulillah Penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan Akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta selawat beriring salam kepada junjungan Besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “EFISIENSI KERJA PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI USU“

Dengan kemampuan yang masih terbatas, Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu saran dan kritik yang membangun sangat penulis harapkan demi perbaikan dan kesempurnaan tugas akhir ini.

Penulis banyak menerima bantuan dari berbagai menerima bantuan dari berbagai pihak dalam penyelesaian penelitian dan penulisan Tugas Akhir ini. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih atas bantuan yang diberikan dalam bentuk sumbangan pikiran, tenaga, waktu dan materi yang tidak dapat diukir. Dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan terima kasih kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku Sekertaris program studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dra. Cut Nilawati selaku kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Bapak Drs. Rasdianto, M.Si, Ak selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.

6. Bapak dan Ibu Dosen serta seluruh Staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Teristimewa untuk kedua Orang Tua tercinta dan tersayang ; Ayahanda Sucipto dan Ibunda Harjanti yang telah memberikan penulis dengan cinta dan kasih sayang yang sangat besar serta tiada henti-hentinya mendoakan penulis agar dapat mencapai keberhasilan. Terima kasih atas semua yang terbaik yang telah diberikan kepada penulis untuk dapat menyelesaikan Pendidikan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Segala budi baik yang telah diberikan selama penulisan Tugas Akhir ini, kiranya mendapat Ridho dan balasan dari Allah SWT. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi kita semua. Amin Ya Robbal Allamin…

Wassalam….

Medan, April 2013 Penulis,

DAFTAR ISI Halaman

KATA PENGANTAR... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ....……….……….………... vi

BAB I : PENDAHULUAN A.Latar Belakang ... 1

B.Rumusan Masalah ... 5

C.Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 5

D. Rencana Penulisan ... 6

1. Jadwal Penelitian ... 6

2. Rencana Isi ... 7

BAB II : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A.Sejarah Ringkas ... 8

B.Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 11

C.Struktur Organisasi ... 11

D.Job Description ... 17

E. Jaringan Kegiatan ... 20

F. Kinerja Kegiatan Terkini ... 20

BAB III : EFISIENSI KERJA PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Efisiensi Kerja ... 24

1. Pengertian Efisiensi Kerja ... 24

2. Job Description Departemen Manajemen ... 27

B. Penilaian Terhadap Pelaksanaan Pekerjaan ... 32

1. Pemakaian Waktu yang Efisien ... 33

2. Metode Kerja ... 36

C. Penilaian Terhadap Sistem Kearsipan ... 37

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN A.Kesimpulan ... 41

B.Saran ... 42

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman 2.1 Jadwal Penelitian Tugas Akhir ... 6

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman 1.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara ...…...…... 12 1.2 Struktur Organisasi Departemen Manajemen Fakultas

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perkembangan teknologi yang semakin maju menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang, diantaranya dapat berupa sistem, prosedur atau cara kerja yang kurang efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Pada setiap kantor akan ditemukan “unsur inti” yaitu, manusia beserta hubungan-hubungan sosial mereka dan “unsur kerja” yang meliputi sumber daya insan, sumber daya nir-insani, dan sumber daya konseptual. Dalam kenyataannya unsur inti akan dipengaruhi oleh unsur kerja pada saat kantor berfungsi sebagai perangkat untuk memasok informasi dan merawat aktiva sehingga diperlukan cara-cara bekerja yang efisien.

Produktivitas sering pula dikaitkan dengan cara sistem yang efisien, sehingga proses produksi berlangsung tepat waktu dan dengan demikian tidak diperlukan kerja lembur dengan segala implikasinya, terutama implikasi biaya. Dan merupakan hal yang logis dan tepat apabila peningkatan produktivitas dijadikan salah satu sasaran jangka panjang perguruan Tinggi Negeri dalam rangka pelaksanaan strateginya. Disamping hal tersebut terdapat pula berbagai faktor mempengaruhi produktivitas kerja, diantaranya adalah : Sikap mental, pendidikan, jaminan sosial, lingkungan dan iklim kerja, sarana produksi, teknologi dan kesempatan berprestasi.

Kalangan dunia usaha baik instansi pemerintah maupun instansi pemerintah maupun swasta dalam melakukan usaha sangat mengandalkan fasilitas atau peralatan kerja untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien dan hasil kerja yang

optimal.Sumber daya manusia yang memerlukan manajemen pada setiap manusia baik laki-laki, perempuan, tua, muda masih berusia produktif supaya bisa berperan dalam kehidupan social untuk berkarya dengan memaksimalkan potensinya dan sumber daya alam yang telah disediakan untuk mencapai kehidupan masyarakat menjadi lebih sejahtera.

Pengembangan sumber daya manusia dapat meningkatkan produktivitas karyawan sehingga dapat membentuk tenaga kerja yang produktif, terampil dan profesional yang bekerja secara efektif dan efisien. Produktivitas sering pula dikaitkan dengan cara sistem yang efisien, sehingga proses produksi berlangsung tepat waktu dan dengan demikian tidak diperlukan kerja lembur dengan segala implikasinya, terutama implikasi biaya, dan merupakan hal yang logis dan tepat apabila peningkatan produktivitas dijadikan salah satu sasaran jangka panjang Perguruan Tinggi Negeri dalam rangka pelaksanaan strateginya. Disamping hal tersebut terdapat pula berbagai faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja, diantaranya adalah : Sikap mental, pendidikan, keterampilan, manajemen, hubungan industrial pancasila, tingkat penghasilan, jaminan sosial, lingkungan dan iklim kerja, sarana produksi, teknologi dan kesempatan berprestasi.

Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan waktu, metode kerja dan biaya uang. Dengan kata lain efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, dan tersingkat waktunya.

Danfar menyatakan bahwa efisiensi kerja merupakan suatu proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai dari hasil-hasil-hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Suatu tindakan dapat disebut efisien apabila mencapai hasil yang maksimum dengan usaha tertentu yang diberikan. Usaha yang dimaksud mengandung tiga unsur yaitu waktu, metode kerja dan biaya.

Tujuan efisiensi kerja Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut. Efisiensi bertindak dengan cara yang dapat meminamilisir kerugian atau pemborosan sumber daya dalam melaksanakan atau menghasilkan sesuatu. Dalam pengertian manajemen yang sehat sudah tersimpul pengertian efisiensi dalam arti bahwa segala sesuatu dikerjakan dengan berdaya-guna artinya dengan tepat, cepat, hemat, dan selamat.

Efisiensi kerja merupakan suatu pengertian yang menunjukkan suatu keadaan, maka cara penilaian efisiensi tersebut tidak dapat dilakukan dalam waktu sambil lalu saja, tetapi membutuhkan waktu yang cukup dan dilakukan dengan penelitian. Berkenaan dengan prinsip efisiensi yang meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan disemua bidang pekerjaan juga, maka jika prinsip efisiensi dapat diterapkan dengan menciptakan produktivitas yang tinggi bagi organisasi.Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi pemerintahan dapat dilihat dengan menganalisis “Tingkat Efisinsi” dengan menggunakan suatu indicator kinerja.

Efesiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan. Menurut Achmad efisiensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efesiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan terbaik

atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan.

Penggunaan fasilitas yang efisien dan efektif akan mampu mempermudah pelaksaan pekerjaan karyawan, sehingga kinerja atau produktivitas Departemen Manajemen akan dapat mewujudkan tujuanya. Fasilitas sarana kantor meliputi : Komputer,Telepon, Faksimile, Printer, Fotocopy, Mesin Tik dan In Foccus. Masalah yang sering dijumpai atau terjadi dalam pekerjaan kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

1. Database pada komputer sudah penuh sehingga untuk penyimpanan data sangat terbatas.

2. Virus komputer yang sering menggangu dan memperlambat pekerjaan pegawai saat pengelolaan data dan penyimpanan data.

Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU menggunakan berbagai macam fasilitas kerja untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dan ketepatan waktu pengerjaan tugas oleh karyawan maupun pegawai. Dengan tersedianya fasilitas kerja yang terdapat pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU menyebabkan peningkatan produktivitas kerja secara terus-menerus.

Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis memilih judul “Efisiensi Kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera UtaraDapat Meningkatkan Prestasi Kerja”.

B. RumusanMasalah

Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dari suatu masalah. Masalah-masalah tersebut merupakan suatu factor penghambat dalam mencapai tujuan usaha.

Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat pokok masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan. Penulis tertarik dan ingin mengetahui “Bagaimana Efisiensi Kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dapat Meningkatkan Prestasi Kerja”.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Setiap Penelitian mempunyai tujuan yang ingin di capai. Tujuan penelitian ini diantaranya adalah :

1. Untuk mengetahui pelaksanaan pekerjaan yang mempengaruhi efisiensi kerja staf dan pegawai Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Mengidentifikasi terhadap sistem kearsipan staf dan pegawai Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun manfaat dari penelitian adalah :

1. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor khususnya pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Sebagai bahan masukkan dan pertimbangan Departemen Manajemen untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap kajian tersebut.

1. Jadwal Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1.di bawah ini.

Tabel 2.1

Jadwal Penelitian Tugas Akhir

NO. KEGIATAN

MINGGU KE

1 2 3 4

1. Persiapan

2. Pengumpulan Data 3. PenulisanLaporan

2. Rencana isi

Adapun rencana isi Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam Bab ini menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, serta memaparkan Rencana Penulisan yang terdiri dari Jadwal Penelitian dan Rencana Isi. BAB II : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dalam Bab ini diuraikan mengenai Sejarah Ringkas, Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Struktur Organisasi, Job

Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja Kegiatan Terkini, dan Rencana Kegiatan.

BAB III : EFISIENSI KERJA PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI USU

Dalam Bab ini membahas mengenai Efisiensi Kerja yang terdiri dari Pengertian Efisiensi Kerja dan Job Description Departemen

Manajemen.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam Bab ini menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.

BAB II

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Sejarah Ringkas

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (Istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Univeritas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dengan surat Keputusan Meteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Pengertian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 05350 /1983 tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984. dan disusul dengan Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Pendidikan Diploma-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :

1. Departemen Akuntansi 2. Departemen Manajemen

3. Departemen Ekonomi Pembangunan Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :

1. Jurusan Akuntansi 2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Kesekertariatan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961. Setelah keluar peraturan pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 Nopember 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara ( BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.

Dasar

Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, berpedoman kepada surat keputusan Lembaga

Administrasi Negara ( LAN ) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.

Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.

Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Visi:

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan shareholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan perubahan.

C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan

melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :

Gambar 1.1

Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Bagian Kepegawaian Universitas Sumatera Utara

Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio/ Bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian TataUsaha Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekertaris Departemen Unit Penunjang Fakultas

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU

Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak PembantuDekan I : Fahmi Natigor Nasution SE, M Acc,Ak PembantuDekan II : Drs. H.Arifin Lubis MM, Ak

PembantuDekan III : Ami Dilham, SE,M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU Ketua : Drs. M. Lian Dalimunte, MEc.Ac, Ak Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Anggota : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc

Fahmi Natigor Nasution, SE.M.Acc.Ak Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Drs. Ami Dilham, M.Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA,Ak Prof.Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac,Ak

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE,M.Si Prof.Dr. Paham Ginting, MS

Prof. Dr. Rismayani, MS Prof.Dr.Ramli,MS

Prof. Dr. Sy’ad Afifuddin Sembiring, MEc Prof. Dr. Lic. rer.reg Sirozujilam, SE Drs. Hasan Sakti Siregar, Msi, Ak Drs. Bongsu Hutagalung, MSi Dr. Murni Daulay, SE, MSi

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekertaris : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.Soc. Sc,Ph.D Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekertaris : Dra. Marhayanie, M.Si Akuntansi

Ketua : Dr. Syarifuddin Ginting SE, Ak, MAFIS, CPA Sekertaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak

DIPLOMA Keuangan

Ketua : Drs. Bongsu Hutagalung, MSi

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M. Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak Kesekretariatan

Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub.Keuangan : Hj. EkaYuliana, SE

Kasub.Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub.Akademik : Hj. Fepty Aniar, SE Kasub.Kemahasiswaan : Hj. Zailiana, S.Sos Kasub.Kepegawaian : Maslan, SE

BagianPerpustakaan/ Ruang Baca Kepala Perpustakaan : Mylita

Gambar 2.2

Struktur Organisasi Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber : Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU Ketua Departemen S1 Manajemen

Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Sekretaris Departemen S1 Manajemen Dra.Marhayani, M.Si

Ketua Program Studi S1 Manajemen Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si

Staf Administrasi Jumadi Staf Administrasi

Chairunnisa

Staf Administrasi Melvina Sari

D. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari Departemen Manajemen Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiridari :

1. Menyimpan arsip nilai.

2. Memasukkan nilai kedalam kartu evaluasi nilai.

3. Menghitung Indeks Prestasi Mahasiswa persemester kedalam kartu evaluasi.

4. Mengoreksi transkip nilai mahasiswa.

5. Menyimpan dan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan program Akademik Departemen Manajemen.

6. Membuat surat undangan seminar proposal.

7. Menyiapkan ruangan seminar dan menyediakan perlengkapan infokus. 8. Memasukkan judul skripsi kedalam database skripsi Manajemen.

9. Menerima / memeriksa berkas mahasiswa yang berhak mengikuti dan meja hijau (comprehenship) Departemen Manajemen.

10.Menyiapkan berkas ujian Meja Hijau (comprehenship). 11.Mengawas ujian semester (6 bulansekali).

12.Membuat laporan evaluasi diri (LED) Departemen Manajemen setiap semester.

13.Membuat surat keluar Departemen Manajemen setiap semester. 14.Membuat form pengesahan seminar proposal.

15.Memasukkan judul skripsi kedalam buku daftar judul. 16.Menempel nomor urut di skipsi.

17.Menstempel skripsi yang telah selesai ditandatangani oleh ketua jurusan. 18.Membersihkan dan merapikan lemari ketua jurusan.

19.Menyusun buku-buku dan tugas-tugas mahasiswa kedalam lemari. AdapunRincianTugas Sub BagianUmumdanKeuangan:

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan 3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas

4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas

5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan

6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan

7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah di teliti kebenarannya

8. Mengoperasionalkan system informasi keuangan

9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang keuangan

10. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersipkan penyusunan laporan bagian.

Adapun Rincian Tugas Sub Bagian Akademik:

1 Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKTA Bagian

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, Pengabdian / Pelayanan kepada masyarakat

3. Melaksanakan administrasi akademik

4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik 5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian taget kurikulum 6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilimiah dilingkungan falkultas

7. Melakukan administrasi penelitian dan Pengabdian / Pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas

8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian

AdapunRincianTugas Sub BagianPerlengkapan:

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan

3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan 4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan

dan perlengkapan

5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan 6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan

7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian

E. Jaringan Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

F. Kinerja Kegiatan Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain - lain ) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

G. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :

a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil b. Perkuliahan semester genap / ganjil

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil d. Wisuda mahasiswa

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut: 1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan

dapat ditingkatkan

2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.

3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.

4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang baca.

5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.

6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Loka karya.

7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.

9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh Departemen.

10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan S3 baik dalam maupun di LuarNegeri.

11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.

12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan Fakultas.

13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang / praktek kerjala pangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas. 14.Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan

BAB III

EFISIENSI KERJA PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Efisiensi Kerja

1. Pengertian Efisiensi Kerja

Kata "Efisien" berasal dari bahasa latin efficere yang berarti menghasilkan, mengadakan, menjadikan. Efisiensi dapat memaksimumkan perbandingan antara hasil bersih yang nyata dengan pengorbanan yang diberikan.Efisiensi menurut kamus besar bahasa Indonesia adalah tepat atau sesuai untuk mengerjakan (menghasilkan) sesuatu dengan tidak membuang-buang waktu, mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat. Wujudnya mengikuti tujuan yang hendak dicapai.

Pengertian efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu, selanjutnya bilamana suatu kerja dianalisis, dapatlah dibedakan dalam 2 segi, yaitu intinya dan sususananya.Intinya ialah rangkaian aktivitas-aktivitasnya itu sendiri antara hasil bersih yang nyata dengan pengorbanan yang diberikan yang wujudnya mengikuti tujuan yang hendak dicapai, sedang yang dimaksud dengan sususanannya ialah cara-caranya rangkaian aktivitas-aktivitas itu dilakukan antara hasil bersih yang nyata dengan pengorbanan yang diberikan. Jadi, setiap kerja tentu mencakup sesuatu cara tertentu dalam melakukan tiap-tiap aktivitas, apapun tujuan dan hasil yang ingin dicapai dengan kerja itu.

Suatu tindakan dapat disebut efisien apabila mencapai hasil yang maksimum denganusaha tertentu yang diberikan atau apabila mencapai suatu tingkat hasil tert entu dengan usahaterkecil yang mungkin diberikan.

Tujuan efisiensi kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut. Berkenaan dengan prinsip efisiensi yang meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan disemua bidang pekerjaan juga, maka jika prinsip efisiensi dapat diterapkan dengan baik akan menciptakan produktivitas yang tinggi bagi organisasi. Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi pemerintahan dapat dilihat dengan menganalisis “Tingkat Efisinsinya” dengan menggunakan suatu indikator kinerja.

Pengertian efisiensi dikemukakan oleh Anthony di Perguruan Tinggi Negeri Efisiensi kerja merupakan salah satu faktor penting dalam penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum suatu pekerjaan.Efisiensi hanya dapat dievaluasi dengan penilaian relative, membandingkan antara masukan dan keluaran yang diterima.

Menurut Tjakrawala bahwa “efisiensi adalah perbandingan output per unit input,” sama halnya dengan pengertian efisiensi yang dikemukakan oleh Horngren bahwa “ efisiensi merupakan perbandingan yang optimum antara masukan dan pengeluaran. Sedangkan “efisiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi waktu, metode kerja dan besarnya sumber/biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan.

Berdasarkan uraian-uraian tentang pengertian efisiensi diatas, maka dapat ditarik kesimpulan, yaitu bahwa yang dimaksud efisiensi yang mana dapat diukur dengan membandingkan antara waktu, metode kerja, dan biaya guna pencapaian hasil yang optimum suatu pekerjaan. Pada umumnya harus perwujudan dari cara-cara bekerja yang efisien, dilihat dari segi usaha yang meliputi 2 unsur yaitu waktu dan metode kerja (tenaga dan pikiran), suatu cara bekerja yang efisien ialah cara yang dengan tanpa sedikitpun mengurangi hasil ya ng hendak dicapai.

Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu berusaha meningkatkan mutu kerja pegawai melalui peningkatan efisiensi. Para pegawai dan staf diharapkan dapat meningkatkan efisiensi kerja serta ketepatan waktu pekerjaan tugas-tugas dan menghasilkan keefisienan dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan yang semua itu sangat berperan dengan pencapaian produksi Perguruan Tinggi Negeri.

Efisiensi kerja suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber / biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan. Efisiensi merupakan perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan output (hasil antara keuntungan dengan sumber-sumber yang dipergunakan), seperti juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. Dengan kata lain hubungan apa yang telah diselesaikan oleh para pegawai bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU agar dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepada pegawai fungsi-fungsi

pekerjaan tertentu / kegiatan selama waktu tertentu dimana hasil kerja yang dicapai oleh kecakapan, pengalaman, keterampilan dan kesungguhan pegawai yang bersangkutan.

Efisiensi atau daya guna perlu dijadikan satu-satunya dasar penentuan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan pekerjaan kantor. Sesuatu pekerjaan itu dilakukan secara efisien kalau untuk mencapai suatu hasil yang ditetapkan itu dilakukan dengan cara yang paling mudah (tidak terlalu banyak menggunakan pikiran), cara yang paling ringan (tidak terlalu banyak menggunakan tenaga),cara yang paling cepat (tidak terlalu banyak memerlukan waktu), cara yang paling murah (tidak terlalu banyak mengunakan ruang, hemat dan tidak boros dalam penggunaan material termasuk uang). Jadi efisiensi kerja adalah usaha untuk mencapai suatu hasil yang maksimal dengan cara yang paling mudah, paling ringan, paling cepat, paling dekat dan paling murah, atau dengan perkataan lain dengan pemberian pengorbanan yang minimal.

2. Job Description Departemen Manajemen

Adapun job description pegawai yang terdapat pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi :

1. Menyimpan arsip nilai

Pegawai bertanggung jawab menyimpan arsip nilai setiap mahasiswa/mahasiswi Departemen Manajemen didalam lemari arsip yang telah tersedia sesuai dengan stambuknya.

2. Memasukkan nilai kedalam kartu evaluasi nilai.

Pegawai setiap akhir semester bertanggung jawab untuk memindahkan nilai-nilai mahasiswa kedalam kartu evaluasi dan mahasiswa / mahasiswi diwajibkan menyerahkan fotocopy KHS kepada pegawai sebagai bukti arsip.

3. Menghitung Indeks Prestasi Mahasiswa persemester ke dalam kertu evaluasi.

Pegawai diharapkan untuk menghitung setiap indeks prestasi mahasiswa setiap stambuk Pegawai bertanggung jawab menyimpan arsip nilai setiap mahasiswa/mahasiswi persemester kedalam kartu evaluasi untuk dapat mempermudah mengetahui data mahasiswa yang lebih akurat.

4. Mengoreksi transkip nilai mahasiswa.

Setiap mahasiswa yang telah menyelesaikan semester wajib, meja hijau dan skripsi dapat menyerahkan bukti kepada pegawai untuk dikoreksi dan hasil koreksi tersebut mahasiswa dapat menyerahkan ke bagian Akademik untuk diproses.

5. Menyimpan dan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan programAkademik Departemen Manajemen.

Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. Pegawai bertanggung jawab menjaga kerahasian dan keamanan surat-surat penting baik itu surat-surat masuk ataupun yang dikeluarkan kantor departemen Manajemen agar disimpan dan disusun ditempat yang aman.

6. Membuat surat undangan seminar proposal.

Mahasiswa/Mahasiswi yang akan mengikuti seminar dapat melapor kepada pegawai untuk diperiksa kelengkapan data-data apakah mahasiswa/mahasiswi tersebut dapat memperoleh surat undangan seminar.

7. Menyiapkan ruangan seminar dan menyediakan perlengkapan infokus. Pegawai diharuskan menata dengan baik ruangan yang akan dipakai untuk seminar mahasiswa/mahasiswi dan perlengkapan yang diperlukan seperti infokus sudah diperiksa dalam kondisi baik.

8. Memasukkan judul skripsi ke dalam database skripsi Manajemen. Mahasiswa/mahasiswa yang telah mendapat persetujuan dari dosen pembimbing atas judul skripsi yang dibuat bertanggung jawab melaporkan bukti pengesahan yang sah kepada pegawai bagian Manajemen.

9. Menerima / memeriksa berkas mahasiswa yang berhak mengikuti dan meja hijau (comprehenship) Departemen Manajemen.

Mahasiswa/mahasiswi yang akan mengikuti meja hijau dapat menyerahkan data-data nya yang jelas dan lengkap sesuai syarat yang diajukan oleh pihak departemen Manajemen agar dapat diperiksa oleh pegawai apakah dapat diberi izin untuk mengikuti meja hijau.

10. Menyiapkan berkas ujian Meja Hijau (comprehenship).

Setelah data-data yang diserahkan telah jelas dan lengkap sesuai dengan syarat yang diajukan untuk mendapat izin mengikuti Meja Hijau,

pegawai akan menyiapkan berkas ujian Meja Hijau kepada mahasiswa/mahasiswi yang telah menyerahkan data tersebut.

11. Mengawas ujian semester (6 bulan sekali).

Para pegawai bagian Manajemen mempunyai tugas yang diberikan oleh pihak Fakultas Ekonomi USU untuk bersedia mengawas mahasiswa/mahasiswi yang akan melaksanakan Ujian, baik itu Ujian Tengah Semester maupun Ujian Akhir Semester.

12. Membuat laporan evaluasi diri (LED) Departemen Manajemen setiap semester.

Pegawai diharapkan dapat membuat laporan evaluasi diri setiap mahasiswa/mahasiswi bagian departemen Manajemen.

13. Membuat surat keluar Departemen Manajemen setiap semester.

Tugas pegawai membuat surat keluar yang dikeluarkan departemen manajemen setiap semester dan melaporkanya ke bagian Sekretaris Dekan.

14. Membuat form pengesahan seminar proposal.

Mahasiswa/mahasiswi dapat meminta kepada pegawai yang bertanggung jawab membuat form pengesahan seminar proposal untuk sebagai bukti telah mengikuti seminar.

15. Memasukkan judul skripsi ke dalam buku daftar judul.

Mahasiswa/mahasiswa yang telah mendapat persetujuan atas judul yang telah dibuat, pegawai dapat memindahkan data tersebut kedalam buku daftar judul dan untuk memastikan judul tersebut tidak ada

kesamaan dengan judul-judul mahasiswa lain, pegawai mencek ulang judul tersebut.

16. Menempel nomor urut skripsi.

Skripsi mahasiswa/mahasiswi yang telah diserahkan kepada pihak departemen Manajemen, pegawai akan menempelkan nomor urut skripsi sesuai dengan urutanya.

17. Menstempel skripsi yang telah selesai ditanda tangani oleh ketua jurusan.

Mahasiswa/mahasiswi harus melaporkan skripsi yang mana telah ditantanda tangani kepada pegawai untuk kemudian skripsi tersebut akan distempel.

18. Membersihkan dan merapikan lemari ketua jurusan.

Pegawai bertanggung jawab membersihkan dan merapikan ruangan arsiparis ketua jurusan departemen Manajemen.

19. Menyusun buku-buku dan tugas-tugas mahasiswa kedalam lemari. Data - data penting mahasiswa seperti buku-buku dan tugas-tugas, pegawai dapat menyusunnya kedalam lemari dan jika sewaktu-waktu mahasiswa tersebut membutuhkan data tersebut pegawai dapat dengan mudah menyerahkanya kembali kepada mahasiswa yang bersangkutan. Dalam rangka meningkatkan efisiensi kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dipergunakan juga tenaga lain/ tenaga pembantu (mahasiswa /mahasiswi magang yang terdiri dari Program Diploma 3 Keuangan, Akuntansi, dan Kesekretariatan) yang membantu para pegawai Departemen

Manajemen dalam menyelesaikan pekerjaan kantor. Selain itu, guna mendukung efisiensi kerja di Departemen Manajemen diusahakan menempatkan pegawai pada posisi yang tepat sesuai dengan latar belakang pendidikan dan keahlianya.

B. Penilaian Terhadap Pelaksanaan Pekerjaan

Pekerjaan dapat dikatakan efisien jika suatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang minimal.Adapun dasar-dasar penilaian yang saya nilai selama magang di Departemen Ekonomi USU pada penilaian prestasi kerja pegawai saat ini adalah sebagai berikut :

1. Ada beberapa karyawan kinerja pekerjaan tidak efektif, seperti pembagian pekerjaan hanya menitik beratkan hanya pada satu pegawai.

2. Pembagian pekerjaan tidak efisien sehingga mengakibatkan hasil kerja yang dicapai pegawai tidak dapat melaksanakan tugas tersebut dengan baikdan kurangnya pengalaman dari pegawai tersebut.

3. Kemampuan pegawai untuk bekerjasamadengan pegawai lainya kurang terjalin dengan baik karena setiap pelaksanaan pekerjaan kebanyakan hanya dikuasai pada beberapa pegawai saja.

4. Pada saat jam kerja, pegawai belum menggunakan waktu kerja dengan baikyang adahanya menunda waktu dalam menyelesaikan pekerjaannya.

5. Kehadiran pegawai telah terpenuhi dengan baik hal ini dapat dilihat dari daftar absensi pada Departemen Manajemen.

Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dalam meningkatkan pelaksanaan pekerjaan yang efisien pada umumnya harus perwujudan dari cara-cara bekerja yang efisien meliputi unsur-unsur yang terkait didalamnya yaitu waktu dan metode kerja (tenaga dan pikiran) :

1. Pemakaian Waktu yang Efisien

Pemakaian waktu pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan seproduktif mungkin tanpa membuang-buang waktu untuk hal-hal yang tidak berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan. Pada pekerjaan di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

a. Rencana Kerja

Pada kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU selalu disusun Rencana kerja dan rencana kerja tersebut disesuaikan dengan tepat waktu. Misalnya membuat surat undangan seminar proposal bagi para mahasiswa/mahasiswi yang akan mengikuti meja hijau.

b. Disiplin

Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan Tujuan kedisiplinan adalah : “untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berprilaku

sepantasnya di tempat kerja, dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur”

Pada pekerjaan kantor di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari:

• Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pegawaiDepartemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya Menyiapkan ruangan seminar dan menyediakan perlengkapan infokus, memasukkan judul skripsi ke dalam database skripsi Manajemen, menyiapkan berkas ujian meja hijau (comprehenship).

• Semua langkah pekerjaan pegawai di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU disusun/dibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.

• Setiap tempat penyimpanan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya. Misalnya membuat surat keluar Departemen Manajemen setiap semester dan menyimpanya di dalam lemari arsip yang tersedia.

Pelaksanaan disiplin kerja pegawai DepartemenManajemen Fakultas Ekonomi USU yang saya lihat sudah baik, karena selama saya mengikuti kegiatan

magang para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka, untuk itu para pegawai Departemen Manajemen bertanggung jawab untuk meningkatkan disiplin kerja dan membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.

Displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah : 1) Masuk kerja pukul 08.15 wib

2) Pulang kerja pukul 14.00 wib

Para pegawai yang bekerja di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang saya lihat sudah taat dengan peraturan yang ada, terkadang masih ada beberapa pegawai yang masih tidak melaksanakan disiplin kerja dengan baik sehingga disiplin pada pekerjaanya berkurang. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja.Pimpinan bertanggung jawab untuk melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik.

Absensi kehadiran para pegawai Departemen Manajemen juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. . Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Departemen Manajemen mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu

peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU paham apa yang diharapkan dimasa yang akan datang.

2. Metode kerja

Pemakaian metode kerja dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang efisien. Pada pekerjaan kantor di departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

a. Para pegawai Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU berperan aktif dalam membantu mahasiwa / mahasiswi menyiapkan berkas ujian meja hijau dan menerima / memeriksa berkas yang berhak mengikuti meja hijau di Departemen Manajemen.

b. Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU setiap staf pekerja bertanggung jawab dalam menyiapkan fasilitas ruangan seminar dan menyediakan perlengkapan infocus, membuat form

seminar dan menyediakan perlengkapan infocus, membuat form pengesahan seminar proposal, membuat laporan evaluasi diri (LED) Departemen Manajemen setiap semester, dan memasukkan judul skripsi ke dalam database skripsi Manajemen.

c. Setiap pekerjaan yang dikerjakan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU diklasifikasikan dan pekerjaan yang sejenis dibuat dalam satu proses dengan tujuan supaya langkah pekerjaan yang sama tidak dilakukan secara berulang-ulang.Seperti Menyimpan dan

dibuat dalam satu proses dengan tujuan supaya langkah pekerjaan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan program Akademik Departemen Manajemen.

C. Penilaian Terhadap Sistem Kearsipan

Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses administrasi mahasiswa.

Berikut Kegunaan Arsip pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Untuk Keperluan Administrasi.

2. Untuk Keperluan Riset dan Penelitian. 3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.

4. Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu :input Sistem, proses dari input, dan output sistem.

5. Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan.

Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat diketahui bagaimana sistem kearsipan dan peralatan yang dipergunakan di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti :

2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.

3. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.

4. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. 5. Adanya daftar indeks arsip.

6. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.

7. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama.

Walaupun sistem kearsipan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan-kekurangan yaitu :

1. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak.

2. Masih banyak ditemukanya folder-folder dengan nama masalah yang sama.

3. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian masih agak sulit menemukannya.

4. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak mencakup dari file tersebut.

5. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparis terkadang pegawai masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan.

Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis kebersihan, keamanan, dan guna arsip di Departemen Manajemen USU. Dimana kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan yang dilakukan oleh arsiparis di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Berikut ini adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.

1. Kebersihan

Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti.

2. Keamanan

Untuk menjaga keamanan arsip, maka Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut:

a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahsiaan arsip baik lisan maupun tulisan didalam maupun diluar kantor.

b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwewenang.

c. Tidak diperbolehkn meletakkan arsip disembarangan tempat. d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor izin.

e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus. f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.

g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka.

h. Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan penyimpanan arsip.

i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.

j. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya.

3. Guna Arsip

Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses administrasi mahasiswa. Selain bagi mahasiswa arsip berguna bagi para Dosen, maupun para Pegawai

Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu :input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Setelah menganalisa dan mengevaluasi uraian–uraian pada bab terdahulu, maka terdapat kesimpulan sebagai berikut:

1. Efisiensi kerja yang dikerjakan para pegawai pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah baik walaupun masih ada beberapa penerapan efisiensi pekerjaan untuk lebih ditingkat lagi.

2. Sarana kantor yang tersedia pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi berupa: Komputer, Printer, Faksimile, Telepon, Mesin Photo Copy, Mesin Tik, Filling Cabinet, Brankas, AC dalam keadaan baik walaupun sering terdapat kendala dalam mengoperasikan komputer karena komputer terkena virus dan data-data didalam komputer sudah penuh. B. Saran

Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sebagai berikut :

1. Untuk mendapatkan suatu hasil kerja yang baik seharusnya diimbangi dengan pemenuhan fasilitas kerja yang baik pula. Contohnya : yang pertama, fasilitas komputer yang mana fasilitas ini sangat kurang. Yang kedua, di departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU kurang dilengkapi In Foccus. Banyak In Foccus yang hilang saat pengrehapan kantor departemen Manajemen beberapa waktu lalu. Yang ketiga,

seharusnya kenyamanan di tempat kerja perlu ditingkatkan. Dengan menjadikan ruang yang sejuk dan nyaman dan mampu memotivasi karyawan di dalam malaksanakan kewajibannya.

2. Peningkatan terhadap efisiensi kerja hendaknya mendapatkan perhatian yang lebih serius sehingga dapat mendatangkan motivasi tersendiri kepada karyawan untuk bekerja lebih baik lagi.

3. Perencanaan efisiensi yang baik berupa penambahan fasilitas ataupun perbaikan harus dilakukan dengan memperhatikan fase-fase perencana peralatan.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, (2007). Manajemen Bisnis. Rineka Cipta : Jakarta.

Anonim, (2001). Ensiklopedia Indonesia. Cetakan kedua. PT. Cipta Pustaka : Jakarta.

Danfar, (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi, Bumi Aksara : Jakarta.

Fathoni, Abdurarahmat. (2006). Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia. Asdi Mahasatya : Jakarta.

Horngren, (2003). Human Resource Management. Cetakan Pertama, Macmillan Publishing Company : Jakarta.

Sari Indah, Fidya. (2012). Efisiensi Kerja Pada Bagian Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara.

Subekti, (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia. PT. Pradnya Paramita : Jakarta.

2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.

3. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.

4. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. 5. Adanya daftar indeks arsip.

6. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.

7. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama.

Walaupun sistem kearsipan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan-kekurangan yaitu :

1. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak.

2. Masih banyak ditemukanya folder-folder dengan nama masalah yang sama.

3. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian masih agak sulit menemukannya.

4. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak mencakup dari file tersebut.

5. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparis terkadang pegawai masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan.

Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis kebersihan, keamanan, dan guna arsip di Departemen Manajemen USU. Dimana kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan yang dilakukan oleh arsiparis di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Berikut ini adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.

1. Kebersihan

Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti.

2. Keamanan

Untuk menjaga keamanan arsip, maka Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut:

a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahsiaan arsip baik lisan maupun tulisan didalam maupun diluar kantor.

b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwewenang.

c. Tidak diperbolehkn meletakkan arsip disembarangan tempat. d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor izin.

e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus. f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.

g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka.

h. Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan penyimpanan arsip.

i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.

j. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya.

3. Guna Arsip

Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses administrasi mahasiswa. Selain bagi mahasiswa arsip berguna bagi para Dosen, maupun para Pegawai

Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu :input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Setelah menganalisa dan mengevaluasi uraian–uraian pada bab terdahulu, maka terdapat kesimpulan sebagai berikut:

1. Efisiensi kerja yang dikerjakan para pegawai pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah baik walaupun masih ada beberapa penerapan efisiensi pekerjaan untuk lebih ditingkat lagi.

2. Sarana kantor yang tersedia pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi berupa: Komputer, Printer, Faksimile, Telepon, Mesin Photo Copy, Mesin Tik, Filling Cabinet, Brankas, AC dalam keadaan baik walaupun sering terdapat kendala dalam mengoperasikan komputer karena komputer terkena virus dan data-data didalam komputer sudah penuh. B. Saran

Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU sebagai berikut :

1. Untuk mendapatkan suatu hasil kerja yang baik seharusnya diimbangi dengan pemenuhan fasilitas kerja yang baik pula. Contohnya : yang pertama, fasilitas komputer yang mana fasilitas ini sangat kurang. Yang kedua, di departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU kurang dilengkapi In Foccus. Banyak In Foccus yang hilang saat pengrehapan

seharusnya kenyamanan di tempat kerja perlu ditingkatkan. Dengan menjadikan ruang yang sejuk dan nyaman dan mampu memotivasi karyawan di dalam malaksanakan kewajibannya.

2. Peningkatan terhadap efisiensi kerja hendaknya mendapatkan perhatian yang lebih serius sehingga dapat mendatangkan motivasi tersendiri kepada karyawan untuk bekerja lebih baik lagi.

3. Perencanaan efisiensi yang baik berupa penambahan fasilitas ataupun perbaikan harus dilakukan dengan memperhatikan fase-fase perencana peralatan.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, (2007). Manajemen Bisnis. Rineka Cipta : Jakarta.

Anonim, (2001). Ensiklopedia Indonesia. Cetakan kedua. PT. Cipta Pustaka : Jakarta.

Danfar, (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi, Bumi Aksara : Jakarta.

Fathoni, Abdurarahmat. (2006). Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia. Asdi Mahasatya : Jakarta.

Horngren, (2003). Human Resource Management. Cetakan Pertama, Macmillan Publishing Company : Jakarta.

Sari Indah, Fidya. (2012). Efisiensi Kerja Pada Bagian Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara.

Subekti, (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia. PT. Pradnya Paramita : Jakarta.