b. Komunikasi External
Komunikasi External bertujuan menjalin hubungan yang baik antara pihak satu dengan pihak luar .Komunikasi ini dapat diwujudkan dengan telepon, berbicara
langsung atau dengan pengiriman surat. Komunikasi external yaitu komunikasi yang terjadi dengan pihak luar. Jika hubungan-hubungan ke luar itu dapat dilaksanakan
sebaik-baiknya, pastilah perguruan tinggi yang bersangkutan mendapat pandangan yang positif.
Komunikasi external harus dilaksanakan dengan baik agar tercipta hubungan yang harmonis. Hal ini merupakan salah satu cara yang dapat memajukan perguruan
tinggi tersebut, sebab tidak ada satu lembagapun yang tidak membutuhkan pihak eksternal.
E. Hubungan Komunikasi dengan produktivitas
Komunikasi yang efektif mengandung arti pengiriman dan penerimaan informasi yang paling cermat, pengertian pesan yang mendalam oleh kedua pihak dan
pengambilan tindakan yang tepat terhadap pertukaran informasi. Seorang pimpinan harus selalu mempertimbangkan biaya dan akibat agar tercapainya suatu tujuan yang
efektif dan efisien dalam pemilihan dan penggunaan saluran organisasi dimana ini juga merupakan usahanya untuk mengembangkan dan memperbaiki komunikasi
formal dalam organisasi. Dengan mengetahui peranannya dan saluran-saluran yang dilaluinya dapat memberikan perubahan-perubahan dalam organisasi, sehingga
rintangan-rintangan dalam momunikasi dapat dikurangi. Untuk dapat mencapai komunikasi yang efektif, seorang pengirim informasi
hendaknya memberikan pesan secara ringkas dan jelas, serta menggunakan bahasa yang sesuai dengan pengetahuan dan kemampuan intelektual dari penerima pesan
Universitas Sumatera Utara
dengan menggunakan media yang tepat. Media yang paling tepat sebenarnya tergantung pada apa yang dikomunikasikan dan kemana komunikasi tersebut akan
disampaikan. American Management Assiciation AMA yang dikutip oleh T. Hani Handoko
dalam bukunya “Manajement” telah menyusun sejumlah prinsip komunikasi yang disebut dengan “The Commandements Of good Communication” sepuluh pedoman
komunikasi yang baik , yaitu : 1.
Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan. 2.
Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi. 3.
Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.
4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu dalam perencanaan komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai dasar berita selama
dikomunikasikan. 6.
Ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu atau umpan balik.
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan.
8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti.
Prinsip-prinsip komunikasi AMA American Management Assiciation ini memberikan pedoman kepada para pimpinan untuk meningkatkan komunitas
komunikasi. Jadi apabila para pimpinan mampu melaksanakan pimpinan yang baik maka akan dapat mengambil manfaat atau keuntungan-keuntungan seperti kelancaran
Universitas Sumatera Utara
tugas-tugas dapat terjamin, biaya-biaya dapat lebih ditekan dan dapat meningkatkan partisipasi serta pengawasan dapat dilakukan dengan lebih baik.
Dari uraian diatas dapat dikatakan setiap organisasi membutuhkan organisasi yang efektif agar seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau
sasaran yang telah ditetapkan. Dengan kata lain organisasi tidak dapat berfungsi jika komunikasi yang berlangsung dalam komunikasi tersebut tidak efektif, padahal
kebanyakan organisasi berhasil dimulai dengan komunikasi yang efektif. Meningkatkan produktivitas manusia dalam organisasi tidak hanya menyangkut
penjadwalan pekerjaan dan keterangan yang diperlukan untuk itu, akan tetapi juga menyangkut kondisi, iklim, dan suasana kerja.
Salah satu cara dalam meningkatkan produktivitas yaitu dengan cara memperbaiki komunikasi dengan membuatnya lebih efektif secara terus-menerus.
Jadi, jelaslah bahwa setiap organisasi memerlukan komuniksasi yang efektif agar seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau sasaran yang telah
ditetapkan. Dengan kata lain, organisasi tidak dapat berfungsi jika komunikasi yang berlangsung dalam organisasi tersebut tidak efektif.
F. Pengukuran Produktivitas Atau Penilaian Kerja Staf Dan Pegawai
