Ditilik dari sisi bahwa fungsi utama Rumah Sakit merupakan fungsi sosial, maka RSU Mitra Sejati banyak melaksanakan kegiatan sosial dan kesehatan masyarakat, seperti
membentuk Poskeskel Pos Kesehatan Kelurahan, pengobatan massal, sunatan massal, men-
support klinik-klinik non-profit.
2. Ruang Lingkup Kegiatan Rumah Sakit Umum Mitra Sejati Medan
Rumah Sakit Umum Mitra Sejati Medan memberikan berbagai macam pelayanan kesehatan, antara lain:
a. rawat jalan
Bagian rawat jalan ini memberikan jenis pelayanan antara lain Gawat Darurat, Poliklinik Umum, Poliklinik Umum, Poliklinik Gigi, Poliklinik Diabetes, Poliklinik
Spesialis dan Sub Spesialis yang meliputi Spesialis Bedah dan Sub Spesialis Bedah, Spesialis Syaraf, Spesialis Mata, Spesialis Jantung, Spesialis Penyakit Dalam dan Sub
Spesialis Penyakit Dalam, Spesialis Anak dan Sub Spesialis Penyakit Anak, Spesialis Paru dan Saluran Pernapasan, Spesialis Obstetri dan Ginekologi Kandungan ,
Spesialis Kulit dan Kelamin, Spesialis Ginjal dan Hiperensi, Spesialis Telinga Hidung dan tenggorokan.
b. rawat inap
Pelayanan Rawat Inap dikelompokkan dalam ruangan – ruangan rawat inap mulai dari Suite Room, VIP, Kelas 1 Plus, Kelas 1 A, Kelas 1 B, Kelas II, Kelas III, Kelas III
khusus Kebidanan , ruang rawat bayi, kamar bedah OK, Intensive Care Unit ICU, Kamar Besalin. Dengan pengelompokan ruang rawat inap dilakukan
pemisahan anatara pasien laki – laki dan perempuan c.
pelayanan gawat darurat,
Universitas Sumatera Utara
d. pelayanan penunjang yang mencakup laboratorium lengkap, radiologi, farmasi dan
apotik, rehabilitas serta nutrisi, e.
pelayanan imunisasi untuk BCG, DPT, Polio, MMR dan hepatitis A dan B, f.
pelayanan ambulance selama 24 jam, g.
klinik gizi.
1. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Semua organisasi ataupun perusahaan yang didirikan mempunyai misi dan visi dalam mencapai tujuannya, dimana dalam pencapaian visi dan misi tersebut tercermin dari sturktur
organisasi dan uraian tugas. Struktur organisasi tersebut haruslah disusun dengan baik beserta dengan uraian tugas-tugasnya, hal ini menghindari adanya kesalahan dalam pelaksanaan
tugas dan tanggung jawab di setiap bagian. Struktur organisasi dapat menggambarkan bagian- bagian yang ada dalam perusahaan serta koordinasi antar bagian dan pembagian tugas
masing-masing sehingga tiap anggota dapat bekerja sama antara satu dengan yang lainnya secara efektif dan efisien.
Struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa dan mekanisme koordinasi formal serta pola interaksi yang akan diikuti. Struktur organisasi merupakan
susunan dan hubungan antar komponen bagian-bagian dan posisi-posisi dalam suatu perusahaan. Struktur organisasi merinci pembagian aktivitas kerja dan menunjukkan
bagaimana berbagai tingkatan aktivitas berkaitan satu sama lain sampai tingkat tertentu, juga menunjukkan tingkat spesialisasi dari aktivitas kerja.
Struktur organisasi Rumah Sakit Umum Mitra Sejati Medan, terdiri dari : a. Direktur
b. Wakil Direktur Pelayanan Medis dan Penelitian
c. Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pendidikan
d. Wakil Direktur Umum dan Keuangan
Universitas Sumatera Utara
e. Komite Medis dan Staff Medis Fungsional
a. Direktur
Direktur merupakan pimpinan puncak dalam suatu perusahaan, dimana seorang direktur mempunyai tugas memimpin, merumuskan kebijaksanaan pelaksanaan, membina
pelaksanaan, mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan tugas rumah sakit sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan. Direktur ini dibantu oleh 4 Wakil Direktur yaitu Wakil
Direktur Pelayanan Medis dan Penelitian, Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pendidikan, Wakil Direktur Umum dan Keuangan, Komite Medis dan Staff Medis Fungsional.
b. Wakil Direktur Pelayanan Medis
Wakil Direktur Pelayanan Medis membawahi 3 bidang, 8 instalasi yang masing-masing bidang membawahi 3 Seksi. Tugas Wakil Direktur Pelayanan Medis dan Penelitian Meliputi
pengolahan pelayanan medis, asuhan dan pelayanan keperawatan kepada instalasi Rawat Jalan, Rawat Inap, Rawat Intensif, Bedah, Diagnostik Noninvasif dan pencitraan, Diagnostik
Invasif dan Intervensi Nonbedah, Rehabilitas Medis, serta kegiatan penelitian dan pengembangan pada instalasi penelitian dan pengembangan.
Bidang Pelayanan Medis mempunyai tugas mengkoordinasikan seluruh kebutuhan Instalasi Rawat Jalan, Rawat Inap, Rawat Intensif, Diagnostik Noninvasif dan pencitraan,
Diagnostik Invasif dan intervensi nonbedah serta Rehabilitasi Medis. Bidang Keperawatan mempunyai tugas melakukan bimbingan pelaksanaan asuhan dan pelayanan keperawatan,
logistik keperawatan serta etika dan mutu keperawatan. Bidang Penelitian dan Pengembangan mempunyai tugas mengkoordinasikan seluruh kebutuhan fasilitas dan
kegiatan penelitian dan pengembangan dibidang pelayanan medis, pelayanan penunjang dan keperawatan.
Universitas Sumatera Utara
Dalam pelaksanaan tugasnya Wakil Direktur Pelayanan Medis dan Penelitian membawahi :
1. bidang pelayanan medis, terdiri dari : a. seksi ketenagaan dan mutu pelayanan medis
b. seksi bangunan dan pemeliharaan fasilitas pelayanan medis Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur Pelayanan
Medis dan Penelitian dalam bidang pelayanan medis, yang meliputi perencanaan, pengkoordinasian, pengaturan pelaksanaan dan pengaturan norma-norma serta pengawasan
dibidang pelayanan medis. 2. bidang keperawatan, terdiri dari :
a. seksi asuhan dan profesi keperawatan b. seksi logistik keperawatan
Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur Pelayanan Medis dan Penelitian dibidang pelayanan dan merencanakan, mengkoordinir, melaksanakan,
membina dan mengawasi segala kegiatan yang berkaitan dengan perawatan baik rawat inap
maupun rawat jalan.
c. Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pemasaran
Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pemasaran, membawahi 6 instalasi, 2 bidang yang terdiri dari Bidang Penunjang Medis dan Pemasaran. Masing – masing bidang membawahi
sebanyak – banyaknya 2 seksi. Tugas Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pendidikan adalah membina dan mengelola pelayanan penunjang medis pada Instalasi Radiologi,
Patologi Klinik dan Bank Darah, Farmasi dan Sterilisasi Sentral serta Gizi, Kardiologi Sosial serta kegiatan pendidikan dan pelatihan pada Instalasi Pendidikan dan Pelatihan.
Universitas Sumatera Utara
Bidang Penunjang Medis mempunyai tugas mengkoordinasikan seluruh kebutuhan pelayanan penunjang medis pada Instalasi Radiologi, Patologi Klinik dan Bank Darah,
Farmasi dan Sterilisasi Sentral serta Gizi. Bidang Pendidikan dan Pelatihan mempunyai tugas mengkoordinasikan seluruh kebutuhan fasilitas dan kegiatan pendidikan dan pelatihan tenaga
serta organisasi masyarakat. Dalam pelaksanaan tugasnya Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pemasaran, membawahi :
1. Kepala Pemasaran Tugas dan tanggung jawabnya adalah membuat rancangan berupa iklan, brosur dan
memperkenalkan Rumah sakit baik berupa pelayanan rumah sakit serta pelayanan dari Dokter-dokter yang profesional kepada masyarakat,
2. Kepala Instalasi Farmasi Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur
Penunjang Medis dan Pemasaran dalam mempersiapkan keperluan baik untuk operasional pelayanan rumah sakit maupun untuk kebutuhan pasien,
3. Kepala Instalasi Radiologi Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur
Penunjang Medis dan Pemasaran dalam mempersiapkan alat-alat dan sumber daya untuk menunjang dan mendukung terapi yang dilakukan oleh Dokter-dokter melalui bidang
Radiologi, 4. Kepala Instalasi Laboratorium
Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pemasaran dalam mempersiapkan alat-alat dan sumber daya untuk
menunjang dan mendukung terapi yang dilakukan oleh Dokter-dokter malalui bidang Laboratorium,
5. Kepala Instalasi Gizi
Universitas Sumatera Utara
Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pemasaran dalam mempersiapkan, mengatur, menyediakan
kebutuhan konsumsi Pasien baik makanan utama maupun makanan tambahan yang diperlukan oleh pasien, Dokter dan perawat.
d. Wakil Direktur Umum dan Keuangan
Wakil Direktur Umum dan Keuangan membawahi 3 Bagian yang meliputi Bagian Sekretariat dan Personalia, Bagian Perencanaan dan Rekam Medis, Bagian Keuangan dan 2
Instalasi yang terdiri dari Pengelolaan Data Elektronik dan Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit. Wakil Direktur Umum dan Keuangan mempunyai tugas mengelola kegiatan
kesekretariatan dan Personalia, perencanaan dan rekam medis, informasi keuangan, pengelolaan data elektronik dan pemeliharaan sarana rumah sakit.
Bagian Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan kegiatan ketatausahaan, kepegawaian, kerumahtanggaan dan perlengkapan. Bagian Perencanaan dan Rekam Medis
mempunyai tugas melaksanakan koordinasi kegiatan perencanaan, rekam medis, pengumpulan dan pengolahan data, penyusunan laporan, publikasi dan pelayanan informasi.
Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan keuangan rumah sakit. Dalam pelaksanaan tugasnya Wakil Direktur Umum dan keuangan, membawahi :
1. Bagian Sekretariat dan Personalia, terdiri dari : a. Sub Bagian Tata Usaha
b. Sub Bagian Kepegawaian c. Sub Bagian Pengelolahan Data Elektronik
d. Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan. Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur Umum
dan Keuangan, yaitu bagian sekretariat dan Personalia bertugas merencanakan, mengatur,
Universitas Sumatera Utara
melaksanakan kegiatan-kegiatan dan mengkoordinir kegiatan – kegiatan yang berkaitan dengan kesekretariatan, ketatausahaan, administrasi kepegawaian, pembinaan, pelatihan dan
pengembangan personil serta program dan pelaporan. 2. Bagian Perencanaan dan Rekam Medis, terdiri dari :
a. Sub Bagian Perencanaan b. Sub Bagian Penyusunan dan Pengelolaan Rekam Medis
c. Sub Bagian Laporan dan Pelayanan Informasi Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur Umum
dan Keuangan dalam bidang perencanaan, pelaksanaan, koordinasi dan pengawasan dibidang administrasi pasien dan rekam medis maupun dalam kegiatan pemasukan data.
3. Bagian Keuangan, terdiri dari : a. Sub Bagian Penyusunan Anggaran dan verifikasi.
b. Sub Bagian Pembendaharaan. c. Sub Bagian Akuntansi.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur Umum dan Keuangan, dimana bidang keuangan berfungsi merencanakan, mengatur, melaksanakan,
mengkoordinir dan mengawasi kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan keuangan yang meliputi penganggaran, pembendaharaan, pembukuan dan akuntansi keuangan.
e. Komite Medis dan Staff Medis Fungsional, merupakan wadah non struktural yang keanggotaannya dipilih dari Wakil Staff Medis Fungsional.
1. Komite Medis adalah wadah nonstruktural yang beranggotakan Ketua Staff Medis Fungsional yang ada di Rumah Sakit Umum Mitra Sejati Medan.
2. Pembentukan Komite Medis ditetapkan oleh Direktur Jenderal Pelayanan Medik atas usulan Direktur dan mempunyai masa kerja 3 tahun.
Universitas Sumatera Utara
3. Komite Medis mempunyai tugas membantu Direktur menyusun standard pelayanan dan memantau pelaksanaanya serta melaksanakan pembinaan etika profesi, mengatur
kewenangan profesi anggota Staff Medis Fungsional serta menggembangkan program pelayanan, pendidikan dan pelatihan serta penelitian dan pengembangan.
4. Membuat standard terapi dan standard pelayanan di rumah sakit sesuai dengan bidang keilmuan .
5. Komite Medis dan Staff Medis Fungsional ini beranggotakan Dokter-dokter Spesialis dari berbagai disiplin ilmu.
2. Sistem Pengolahan Data Elektronik
Rumah Sakit Umum Mitra Sejati Medan didalam pelaksanaan operasinya menggunakan sistem informasi akuntansi secara komputerisasi terpadu yang menghubungkan tiap
departemen dengan menempatkan terminal-terminal ditiap bagian yang diperlukan. Program ini dimulai sejak berdirinya Rumah Sakit Umum Mitra Sejati tahun 2005 dimana program ini
memang khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan operasional rumah sakit. Program ini dapat dijalankan secara Multi User dengan data yang saling terintegrasi antar program satu
dengan yang lainnya dan tidak bersifat statis karena masih dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Program aplikasi yang digunakan saat ini antara lain : a.
outpatient management, yaitu suatu aplikasi rawat jalan yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan kegiatan yang ada pada instalasi rawat jalan, meliputi perjanjian pasien,
pendaftaran pasien, pencatatan tindakan atau pelayanan rumah sakit yang diberikan pada pasien sampai dengan pencatatan pembayaran biaya pemeriksaan dari pasien,
Universitas Sumatera Utara
b. inpatient management, yaitu suatu aplikasi rawat inap yang merupakan perluasan dari
aplikasi outpatient management dengan penambahan fasilitas pencatatan penerimaan, pemulangan dan perpindahan pasien,
c. appoinment record tracking, yaitu aplikasi yang menangani proses perjanjian perawatan
atau konsultasi antara pasien dengan pihak rumah sakit, baik pasien baru maupun pasien lama,
d. medical recordtTracking, yaitu suatu aplikasi yang digunakan untuk mencatat
administratif penyimpanan dokumen status pasien berikut dengan pergerakannya, e.
pharmacy management, yaitu suatu aplikasi manajemen farmasi yang digunakan untuk menangani pencatatan seluruh transaksi yang ada dibidang farmasi,
f. inventory management, yaitu suatu aplikasi yang melakukan pencatatan seluruh transaksi
kegiatan inventori, khususnya untuk pencatatan barang-barang inventori yang habis dipakai,
g. general managemnet, yaitu suatu aplikasi manajemen seluruh pembukuan keuangan yang
digunakan untuk menangani seluruh kegiatan pembukuan keuangan yang mana datanya mencakup seluruh kegiatan dari bagian-bagian yang ada di rumah sakit. Kegiatan
pembukuan tersebut termasuk pula dalam membuat anggaran, h.
payroll dan personel, yaitu suatu aplikasi pengajian dan kepegawaian yang disediakan untuk menangani masalah administrasi yang ada dibidang kepegawaian,
i. counter collections, yaitu suatu modul pengumpulan pembayaran yang disediakan untuk
kebutuhan pengaturan pengumpulan hasil pembayaran pasien yang terjadi pada beberapa terminal pembayaran dari lokasi departemen yang berbeda dan harus sudah didaftarkan
sebelumnya, j.
user report writer, yaitu suatu aplikasi program laporan untuk penggunaan yang digunakan dalam memberikan keleluasaan bagi pengguna aplikasi membuat laporan-
Universitas Sumatera Utara
laporan yang berdasarkan data yang ada dalam komputer dengan bentuk dan isi laporan sesuai dengan yang digunakan.
Data yang ada didalam tempat penyimpanan data komputer didapat dari hasil transaksi atau kegiatan yang dicatat pada aplikasi-aplikasi yang digunakan, misalnya :
• Outpatient Management Rawat Jalan
• Inpatient Management Rawat Inap
• Appoinment Scheduling Perjanjian
• Medical Record Tracking Rekan Medis
• Pharmacy Management Farmasi
• Inventory Management Inventory
• General Ledger Buku Besar Pembukuan
• Payroll dan Personal Kepegawaian
Struktur Organisasi Instalasi Pengolahan Data Elektronik PDE, di bawah naungan divisi Administrasi dan Keuangan.
KEPALA INSTALASI
PDE
KEPALA ADMINISTRASI SUB KEPALA ADMINISTRASI SUB INSTALASI PERANGKAT LUNAK INSTALASI PERANGKAT KERAS
Universitas Sumatera Utara
PENGEMBANGAN SISTEM PEMBINAAN TENAGA INFORMASI PELAKSANA OPERATOR
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Pengolah Data Elektronik
Sumber : RSU Mitra Sejati Medan
Tugas dan tangung jawab Instalasi PDE ditetapkan sebagi berikut :
1. Kepala Administrasi Instalasi PDE
