1 Menunjang kegiatan operasional; 2 Menunjang manajemen dalam mengambil keputusan;
3 Menyediakan informasi sebagai output.
2.1.1 Perancangan Sistem Informasi
Hal pertama yang dilakukan dalam perancangan sistem informasi adalah membuat daftar kejadian yang ada Kristanto 2003. Dari tahap perancangan
sistem informasi dapat dihasilkan suatu sistem informasi. Sistem informasi tersebut menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak-pihak yang terkait
dalam usaha yang dikelola. Informasi dihasilkan dan disajikan melalui proses pengolahan data dari basis data yang akan disusun.
Adapun tahap perancangan sistem ini adalah sebagai berikut ; 1. Desain sistem informasi
Untuk melakukan perbaikan terhadap sistem informasi, terlebih dahulu harus dipahami dengan jelas kondisi sistem yang ada sekarang dan yang
dihadapi, setelah itu sasaran dan kebutuhan sistem di masa yang akan datang. Kemudian baru dapat dimasukkan ide-ide secara bersama-sama
kedalam suatu desain yang akan memenuhi tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Desain sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu
keahlian perencanaan untuk elemen-elemen komputer yang akan menggunakan sistem baru Kristanto 2003.
Proses ini menjelaskan lingkup informasi yang akan dirancang. Desain sistem merancang suatu proses dihasilkannya informasi, yaitu terdiri
atas proses input data, pengolahan data dan proses penyajian data output data. Informasi akan dihasilkan dengan memanfaatkan data yang tersimpan
pada basis data yang ada. Output atau informasi yang dihasilkan pada akhirnya dapat dimanfaatkan oleh berbagai pihak yang membutuhkan
Kristanto 2003. 2. Perancangan basis data
Untuk menyiapkan suatu sistem informasi, maka keberadaan dari sistem basis data juga merupakan hal terpenting. Sistem basis data
mempunyai fungsi yang sangat penting di dalam suatu sistem informasi manajemen, yaitu sebagai sumber atau penyedia utama kebutuhan data bagi
para pemakai atau informasi bagi para pengambil keputusan.
Basis data adalah kumpulan data, yang dapat digambarkan sebagai aktifitas dari satu atau lebih organisasi yang berelasi. Basis data hanya
mengandung data, bukan informasi. Dengan adanya tambahan beberapa peraturan untuk mengolahnya, kita dapat menghasilkan informasi dari basis
data tersebut. Untuk setiap basis data telah dikembangkan sebuah sistem untuk penggunaan basis data. Sistem ini merupakan suatu rangkaian
peraturan dan metode, yang memungkinkan pemberian definisi, penciptaan, perubahan, pembacaan, pemeliharaan dan perlindungan basis data tersebut.
Sistem ini adalah sistem manajemen database Data Base Management System DBMS Claggett 1986.
Sutanta 1996 mendefinisikan basis data sebagai suatu kumpulan data terhubung interrelated data yang disimpan secara bersama-sama pada
suatu media tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data controlled redundancy dengan cara tertentu sehingga
mudah untuk digunakan atau ditampilkan kembali, dapat digunakan oleh satu atau lebih program aplikasi secara optimal.
Untuk perancangan basis data dan rancangan program aplikasi yaitu dengan menggunakan software Microsoft Access 2003. Microsoft Access
adalah salah satu isi dari paket Microsoft Office Professional yang berguna untuk mengolah data dalam skala besar menjadi suatu informasi singkat,
cepat, tepat, dan akurat. Microsoft Access dapat digunakan dalam berbagai level, seperti dalam pembuatan basis data untuk usaha kecil, menengah
sampai skala besar Santoso dan Susanto 2000. Selain itu, Access merupakan program yang sangat mudah digunakan easy to use, sehingga
sangat membantu para pengguna yang tidak mempunyai latar belakang pemograman. Para pengguna dapat langsung mengaplikasikan kemampuan
dan fasilitas Access untuk membuat sistem yang diinginkan. Menurut Permana dan Ukar 2004, Microsoft Access merupakan
program aplikasi yang akan membantu dalam merancang, membuat dan mengelola database. Program aplikasi ini mudah dipakai dan fleksible, serta
mudah diintegrasikan dengan program aplikasi lainnya. Untuk perancangan basis data dan rancangan program aplikasi yaitu
dengan menggunakan software Microsoft Access 2003. Microsoft Access adalah salah satu isi dari paket Microsoft Office Professional yang berguna untuk
mengolah data dalam skala besar menjadi suatu informasi singkat, cepat, tepat,
dan akurat. Microsoft Access dapat digunakan dalam berbagai level, seperti dalam pembuatan basis data untuk usaha kecil, menengah sampai skala besar
Santoso dan Susanto 2000. Selain itu, Access merupakan program yang sangat mudah digunakan easy to use, sehingga sangat membantu para
pengguna yang tidak mempunyai latar belakang pemograman. Para pengguna dapat langsung mengaplikasikan kemampuan dan fasilitas Access untuk
membuat sistem yang diinginkan. Menurut Permana dan Ukar 2004, Microsoft Access merupakan
program aplikasi yang akan membantu dalam merancang, membuat dan mengelola database. Program aplikasi ini mudah dipakai dan fleksible, serta
mudah diintegrasikan dengan program aplikasi lainnya. Selanjutnya
dikatakan bahwa
Database atau biasa disebut basis data adalah kumpulan data yang berhubungan dengan suatu objek, topik atau tujuan
khusus tertentu. Database pada Microsoft Access dapat terdiri atas satu atau beberapa table, query, form, report, page, macro dan modul yang semuanya
berhubungan atau saling terkait antara komponen database yang satu dengan yang lain berelasi atau berhubungan.
• Tables, berupa sebuah tabel kumpulan data yang merupakan komponen utama sebuah database.
• Queries, digunakan untuk mencari dan menampilkan data yang memenuhi syarat tertentu dari satu tabel atau lebih. Query dapat juga digunakan untuk
meng-update atau menghapus beberapa record data pada satu saat yang sama. Selain itu query dapat digunakan untuk menjalankan perhitungan
terhadap sekelompok data. • Forms, digunakan untuk menampilkan data, mengisi data, dan mengubah data
yang ada dalam tabel. Ketika membuka form, Microsoft Access mengambil data dari satu tabel atau lebih dan menampilkannya ke layar monitor
menggunakan layout yang kita buat melalui form Wizard atau dari layout yang kita rancang sendiri.
• Reports, digunakan untuk menampilkan laporan hasil analisa data. Kita dapat mencetak sebuah report laporan yang telah dikelompokkan, dihitung subtotal
dan total datanya berdasarkan kriteria tertentu. Kita juga dapat membuat report yang berisi grafik atau label data.
• Pages, digunakan untuk membuat halaman Web page berupa data access page yang dapat kita tempatkan di server sistem jaringan intranet atau internet.
• Macros, untuk mengotomatisasi perintah-perintah yang sering kita gunakan dalam mengolah data.
• Modules, digunakan untuk perancangan berbagai modul aplikasi pengolahan database tingkat lanjut sesuai dengan kebutuhan kita. Module ini berisi kode
Visual Basic for Applications yang kita tulis untuk menangani even peristiwa dalam Microsoft Access.
2.2 Pendekatan Sistem
