1. Pembelian Tunai
Aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang dilakukan dengan cara pembelian tunai, yaitu: komputer, kipas angin,
meja dan peralatan-peralatan kantor, dan lain-lain. Karena investasi dalam aktiva tetap biasanya meliputi jumlah yang relatif besar dan mencakup
keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif panjang, maka pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui prosedur dan perencanaan yang matang.
Perencanaan dalam pengadaan aktiva tetap dimulai dengan diajukannya usulan investasi kepada Pembantu Dekan II. Aktiva tetap yang bernilai 50-100
juta akan dilakukan dengan persetujuan Dekan, dan aktiva yang bernilai lebih dari 100 juta akan dilakukan melalui persetujuan Rektor.
Berikut ini merupakan prosedur yang dilakukan dalam hal pengadaanpembelian
aktiva tetap, yaitu:
a. Anggaran Investasi Diotorisasi oleh Dekan dan Pembantu Dekan II
Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU.Anggaran investasi dalam aktiva tetap ini diotorisasi oleh Dekan dan Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi
dan Bisnis USU sebagai dasar dalam melaksanakan perubahan terhadap rekening aktiva tetap.
b. Surat Permintaan otorisasi Investasi Diotorisasi oleh Pembantu Dekan
II.Setiap realisasi Investasi yang tercantum dalam anggaran investasi harus mendapat persetujuan dari Pembantu Dekan II sebelum disetujui
pelaksanaannya oleh Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU.
Universitas Sumatera Utara
c. Surat Permintaan Otorisasi Reparasi Diotorisasi oleh Pembantu Dekan
II.Surat otorisasi reparasi yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal harus mendapat persetujuan otorisasi oleh Pembantu
Dekan II.
d.
Surat Perintah Kerja Diotorisasi oleh Kepala Sub Bagian Perlengkapan.
Work order yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal untuk pembangunan, reparasi, pembongkaran aktiva tetap harus mendapat
otorisasi oleh kepala departemen yang bersangkutan. e.
Surat Order Pembelian Diotorisasi oleh Kepala Sub Bagian Perlengkapan.Jika jumlah harga beli aktiva tetap tinggi, otorisasi surat
order pembelian berada ditangan Pembantu Dekan II. f.
Laporan Penerimaan Barang Diotorisasi oleh Fungsi Penerimaan.Laporan penerimaan barang yang berisi persetujuan penerimaan aktiva tetap yang
dikirimkan oleh pemasok harus mendapat otorisasi oleh fungsi penerimaan.
g. Bukti Kas Keluar Diotorisasi oleh Fungsi Keuangan.Bukti kas keluar yang
berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran kas untuk pembayaran harga aktiva tetap yang dibeli harus mendapat otorisasi oleh fungsi
keuangan.
h. Bukti Memorial Diotorisasi oleh Fungsi Keuangan.Bukti memorial yang
berisi persetujuan dilaksanakannya updating terhadap kartu aktiva tetap
dan jurnal umum harus diotorisasi oleh kepala fungsi keuangan.
Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU setiap enam bulan sekali pertahun mengajukan usulan ke pihak Biro Rektor di bagian perlengkapan untuk
penambahan aktiva dan membuat laporan adanya kerusakan aktiva. Adapun dokumen sumber yang dipakai dalam prosedur pengadaan aktiva
tetap, yaitu bukti kas keluar yang dilampiri dengan surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari
pemasok dan buku memorial yang dilampiri dengan surat perintah kerja. Transaksi perolehan aktiva tetap dari pembelian dicatat dalam register buku
kas keluar dengan jurnal sebagai berikut: Aktiva Tetap
xxx Bukti Kas Keluar Yang Akan dibayar
xxx Aktiva tetap harus diberi penomoran inventaris sebagai bentuk pengawasan
internal atas aktiva tetap yang dilakukan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU. Berikut ini merupakan bagan proses pengadaan inventaris di Fakultas Ekonomi
dan Bisnis USU.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 3.1 Proses Pengadaan Inventaris pada Fakultas Ekonomi USU
Sumber: Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU
Disetujui oleh Pembantu Dekan II
Daftar barang yang dibutuhkan diserahkan kepada Biro Rektor Bag.
Perencanaan pada tahun berjalan anggaran
Perencanaan barang oleh Fakultas dan Ekonomi
Daftar barang permintaan disetujui oleh Biro Rektor
Pembelian barang
Barang diserahkan ke bag. Perlengkapan Fakultas Ekonomi
dan Bisnis USU
Penandatanganan penyerahan barang melalui berita acara
Didistribusikan ke Sub Bagian lain yang membutuhkan
Penandatanganan BAP dari bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi
USU ke sub bagian lainnya
Pemberian nomor inventaris pada barang tersebut
Barang digunakan sesuai kebutuhan pada bagian-bagian lain
Universitas Sumatera Utara
2. Donasi atau sumbangan