Prosedur Pengiriman Kendaraan Ke Pelanggan Lihat Lampiran 8

standar perusahaan. Selain itu, juga dilakukan pelatihan terhadap karyawan baru sehingga perusahaan dapat memiliki karyawan baru yang kompeten dalam melaksanakan tugasnya Lampiran 11. 5. Perusahaan mempunyai peraturan tertulis dan diberitahukan kepada semua karyawan Lampiran 12. PEMAHAMAN TERHADAP AKTIVITAS PENGENDALIAN Konsep yang melandasi pengendalian aktivitas dalam organisasi kecil atau menengah kemungkinan sama dengan yang terdapat dalam organisasi yang lebih besar, namun formalitas operasinya bervariasi. Aktivitas pengendalian yang diterapkan pada PT. Astra International HSO Kudus adalah sebagai berikut: 1. Bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan dipisahkan sesuai dengan fungsinya. 2. Dalam melaksanakan transaksi penjualan melibatkan lebih dari satu fungsi yang terkait agar pekerjaan yang dilakukan lebih terfokus. Hal ini juga dilakukan untuk menghindari kerancuan dan kesalahan dalam melakukan tugasnya. Fungsi-fungsi yang terkait dalam transaksi penjualan tunai dan penerimaan kasnya adalah : fungsi penjualan, fungsi penerimaan kas, fungsi akuntansi, dan fungsi pengiriman barang. Fungsi penjualan melaksanakan tugas seperti melayani customer yang ingin membeli kendaraan dan membuatkan formulir-formulir yang berkaitan dengan penjualan yang terjadi hal ini sama dengan bagian penjualan yang ada di PT. Astra International HSO Kudus yang mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a. Mengisi Surat Pesanan Penjualan dari customer. b. Menambahkan informasi yang belum tercantum dalam surat pesananpenjualan tersebut seperti warna kendaraan yang diinginkan oleh customer. c. Membuat sales contract. d. Membuat Instruksi Barang Keluar IBK yang ditujukan kepada bagian gudang sebagai perintah agar barang segera dikirimkan. e. Membuat faktur penjualan kepada customer. f. Menyediakan copy faktur untuk kepentingan pencatatan transaksi kebagian akuntansi dan bagian keuangan. Fungsi penerimaan kas dipisahkan dari fungsi penjualan agar tidak terjadi penyelewengan yang mungkin terjadi. Fungsi ini ada pada bagian administrasi atau kasir pada PT Astra International HSO Kudus yang bertanggung jawab: a. Menerima uang dari hasil penjualan tunai maupun membuat formulir penerimaan tersebut dengan cermat. b. Memeriksa dan mencocokkan faktur penjualan, rekap penjualan dan cash register. c. Menyetorkan uang ke bank setiap hari. Fungsi akuntansi terpisah dari fungsi penerimaan kas. Fungsi ini mengurus dan mencatat segala pembukuan yang terjadi di dalam perusahaan hal ini sama dengan bagian akuntansi yang berada di PT Astra International HSO Kudus yang mempunyai tanggung jawab : a. Memeriksa data keuangan pengeluaran uang maupun penerimaan uang dari bagian administrasi dan mencocokkannya berdasarkan bukti-bukti yang ada. b. Membuat bukti penerimaan kas masuk, bukti penerimaan bank masuk, bukti pengeluaran kas dan bukti pengeluaran bank. c. Membuat nomor urut, mengkoding setiap transaksi penerimaan uang manapun pengeluaran uang setiap hari dan tepat waktu. d. Menginput data penerimaan dan pengeluaran uang ke komputer, diprint out dan teliti. e. Membuat laporan keuangan harian maupun bulanan yang akan dilaporkan ke kantor cabang Semarang. Fungsi pengiriman barang bertugas untuk mengirimkan barang sampai ke tangan customer dalam hal ini sama dengan bagian pengiriman yang ada di PT Astra International HSO Kudus yang mempunyai tanggung jawab : a. Mengirimkan barang ke customer yang disertai surat jalan dan packing list.