72 3
Laporan Realisasi
Anggaran 4 Laporan Daftar Aktifa Tetap
e. Laporan Tahunan terdiri dari : 1 Laporan Arus Kas
2 Laporan Ikhtisar Keuangan 3
Laporan Realisasi
Anggaran 4
Laporan Aktiva
Tetap 5 Laporan Inventarisasi Kekayaan dan Kewajiban per 31 Desember
Semua proses pembukuan dilakukan secara komputerisasi melalui program akuntansi. Pengiriman data transaksi ke Kantor Regional dilakukan dengan E-Mail
dan dalam bentuk dokumen Pelaporan Keuangan yang dilengkapi dengan flas disc pelaporan lampiran 9.
D. Masalah-masalah yang Dihadapi Perusahaan dalam Penerapan EDP Sistem
Penggunaan EDP sistem dalam pengolahan data akuntansi pada PT. Askes Persero KCU Medan dihadapkan pada berbagai masalah berupa adanya keterbukaan
eksposur terhadap kesalahan dan kehilangan data dan informasi. Peningkatan eksposur yang dihadapi perusahaan dalam menerapkan EDP sistem antara lain :
Universitas Sumatera Utara
73 1. Akses yang tidak sah unauthorized ke data rahasia dengan melakukan
penggelapan atau penipuan. 2. Manipualsi data, file-file dan program-program oleh orang yang tidah berhak
dengan maksud untuk menguntungkan diri sendiri. 3. Perusakan dengan sengaja atau tidak sengaja terhadap data atau file-file.
4. Interupsi dengan sengaja atau tidak sengaja terhadap data atau file-file. 5. Kesalahan yang terjadi pada saat pemasukan data baik yang disengaja maupun
tidak disengaja. Kesalahan yang disengaja biasanya terjadi pada saat pemasukkan data ke dalam
sistem seperti kesalahan memasukkan kode perkiraan, kesalahan dalam mencantumkan nilai, dan ketidak telitian. Kesalahan disengaja antara lain dilakukan
dengan meng-input transaksi fiktif, transaksi tanpa dokumen pendukung yang sah, membuat perubahan maupun modifikasi file melalui aplikasi maintenance, mencuri
data dan atau informasi dengan menggunakan printer, sabotase, mencuri program komputer, dan akses yang tidak sah ke dalam sistem.
E. Penerapan Electronic DataProcessing dalam Pengendalian Intern EDP Sistem
Pemakaian EDP Sistem dalam proses pengolahan data akuntansi pada PT. Askes Persero KCU Medan telah memberikan manfaat yang besar sekali. Akan
tetapi sejalan dengan berbagai manfaat besar yang diperoleh tersebut, memungkinkan untuk terjadinya resiko kecurangan dan penyelewengan akibat pemakaian komputer
Universitas Sumatera Utara
74 juga semakin meningkat. Oleh karena itu peranan dan fungsi pengawasan kan
menjadi semakin penting dalam suatu pengolahan data elektronik. Usaha-usaha yang dijalankan dalam rangka pengawasan terhadap EDP Sistem
pada PT. Askes KCU Medan adalah sebagai berikut : 1. Pengawasan
Umum a. Untuk dapat melaksanakan kegiatan pengolahan data secara tertib dan lancar
telah disusun struktur organisasi sedemikian rupa untuk mempermudah pengawasan.
b. Untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan kerja kepada para operator komputer diberikan training yang dilaksanakan oleh Kantor Regional masing-
masing daerah maupun Kantor Pusat. c. Peralatan Komputer CPU, Monitor, Keyboard, Printer, dan flas disc
ditempatkan pada suatu ruangan paling aman dibandingkan dengan posisi ruangan lain didalam gedung perusahaan, sehingga apabila ada orang-orang
yang tidak berkepentingan yang memasuki ruangan komputer tersebut maka akan segera dapat diketahui. Untuk menjaga peralatan Komputer tersebut tidak
panas maka ruangan dilengkapi dengan AC. Diruangan ini juga dilengkapi dengan alat penghisap debu dan kotoran untuk menjaga agar ruangan ini benar-
benar terlindungi dari debu, asap, kotoran dan serangga yang dapat mengganggu kelancaran kerja Komputer.
d. Service terhadap peralatan komputer juga dilakukan secara teratur, terutama disk drive agar bebas dari kotoran dan debu, juga harddisk agar terhindar dari
Universitas Sumatera Utara
75 adanya kemungkinan terserang virus, serta service terhadap printer dan
sebagainya. e. Pemasangan
beberapa stabilizer guna menghindari adanya tekanan listrik yang
terkadang menguat dan terkadang melemah. Serta dipasang juga UPS Uninterupted Power Supply yang berfungsi melindungi keamanan data-data
bila secara tiba-tiba terjadi pemutusan aliran listrik. Sehingga dengan UPS masih ada beberapa tenggang waktu yang masih diberikan kepada operator
komputer untuk dapat menyimpan data yang diperlukan. f. Izin masuk kedalam ruangan komputer dibatasi hanya untuk orang-orang yang
berhak saja. Oleh karena itu maka personel-personel yang mempunyai wewenang masuk hanya dengan memakai tanda pengenal yang telah ditentukan.
g. Pengawasan data yang diterapkan yaitu : 1. Setiap file data dan program yang harus di Back-up agar terdapat duplikasi
guna mencegah bila ada file atau program yang hilang. 2. Pengawasan Aplikasi
Seperti diketahui bahwa pengawasan aplikasi mencakup pengawasan masukan, pengawasan pengolahan dan pengawasan keluaran.
a. Pengawasan Masukan
Pengawasan terhadap data masukan yang diterapkan oleh PT. Askes Cabang Utama Medan diperlukan untuk menjamin keabsahan data masukan, baik dari
segi jumlah, isi, jenis, maupun keperluannya. Dengan kata lain, pengawasan masukan dirancang untuk memberikan cakupan kepastian bahwa data yang
Universitas Sumatera Utara
76 diterima untuk pemerosesan secara benar telah diotorisasi, diubah kedalam
bentuk yang dimengerti komputer dan diperiksa, bahwa data tersebut termasuk data yang dikirimkan melalui jalur komunikasi, tidak hilang, disembunyikan,
ditambah, disalin atau dirubah dengan tidak benar. Adapun pengawasan masukan yang telah dilakukan oleh PT. Askes Persero KCU
Medan adalah : 1 Dokumen-dokumen dasar diberi nomor urut yang sudah tercetak. Tujuannya
adalah untuk mengetahui bila ada dokumen yang tercecer atau hilang. 2 Personil yang mengisi dokumen dasar diwajibkan untuk mengkaji ulang
kembali kelengkapan dan kebenaran datanya. 3 Dokumen-dokumen yang telah diisi oleh personil diverifikasi kelengkapan dan
kebenarannya oleh personil lainnya. 4 Kode-kode yang dimasukkan operator akan dibandingkan dengan kode-kode
yang terdapat pada master file. Jika kode yang dimasukkan tidak ada atau tidak sesuai dengan master file maka secara otomatis program ini tidak akan
berjalan. Oleh karena pemasukan volume transaksi umumnya merupakan volume
aktivitas yang paling banyak, maka biasanya hal ini menjadi penyebab sebagian besar kesalahan-kesalahan. Pengoreksian kesalahan dapat menjadi prosedur yang sangat
kompleks. Hal ini dapat mencakup pembalikan, penyesuaian atas transaksi asal, pemasukan kembali transaksi asal dan membuka peluang yang lebih besar untuk
menciptakan kesalahan tambahan.
Universitas Sumatera Utara
77 b. Pengawasan Pengolahan
Pengawasan terhadap pengolahan data oleh komputer pada dasarnya dimaksudkan untuk :
1 Mendeteksi hilang atau tidak terolahnya suatu data. 2 Menentukan apakah fungsi-fungsi perhitungan yang ada pada program
komputer telah dilaksanakan dengan tepat. 3 Menentukan apakah semua transaksi telah ditempatkan atau dihubungkan
dengan record seharusnya. Dengan kata lain, pengawasan pengolahan data berarti mengecek dapat
dipercayainya seluruh penerapan EDP sistem. Umumnya perusahaan pembuat komputer juga telah menyediakan beberapa fasilitas pengecekan pada sistem
komputer mereka. c. Pengawasan
Keluaran Pengawasan
keluaran dilakukan
sebagai pengujian yang terakhir pada ketelitian dan kelengkapan informasi yang telah diolah oleh EDP sistem. Dipercayainya
pengawasan keluaran tergantung pada dipercayainya masukan dan pengolahan data. Para pemakai keluaran adalah sumber yang potensial terhadap kesalahan
keluaran apabila mereka mengunakan informasi dari keluran tersebut. Pada PT. Askes KCU Medan telah dibuat suatu daftar kesalahan yang biasa terjadi dan
digunakan untuk mengkomunikasikan kesalahan yang telah ditemukan dalam sistem pengolahan data.
Universitas Sumatera Utara
78 1 Pemasukan yang tidak benar atau palsu
2 Praktek-praktek pengamanan yang tidak efektif untuk aplikasi 3 Kesalahan-kesalahan procedural pada fasilitas EDP
4 Kesalahan-kesalahan program 5 Kesalahan-kesalahan akibat tidak berfungsinya perangkat keras maupun
perangkat lunak. Sistem dapat diprogram untuk dapat melaporkan kesalahan yang ditemukan
secara otomatis, yaitu saluran pengolahan data seperti data yang tidak sah, salah label file internal dan tidak berfungsinya perangkat keras. Adapun beberapa tehnik
yang digunakan oleh PT. Askes KCU Medan untuk pengawasan keluarannya adalah : 1 Perbandingan perhitungan-perhitungan menurut dokumen dan pengawasan
jumlah hasil pengolahan EDP Sistem. 2 Pemeriksaan keluaran untuk menentukan kelayakan dan kesalahannya, dan
perbandingan data yang diolah dan terpilih dengan dokumen sumber asli. 3 Verifikasi hasil pengolahan baik jumlah atau dasar pemilihan sample.
4 Prosedur-prosedur pengawasan pemakai data keluaran dan menjamin disampaikan kepada orang yang mempunyai wewenang.
Universitas Sumatera Utara
79
F. Analisa Hasil Penelitian 1. Komponen – komponen Electronic Data Processing
