47 pemasaran dan penjualan dalam program perluasan kepesertaan askes komersial
serta mencari pangsa pasar. h.
Kepala Seksi Hubungan Pelanggan Kepala Seksi Hubungan Pelanggan mempunyai tugas sebagai berikut :
Menangani administrasi kepesertaan askes sosial, menangani keluhan, melaksanakan pembinaan dan penyuluhan kepada peserta askes sosial,
memelihara master file kepesertaan dan pelaporan lain yang berhubungan dengan pelayanan pelanggan dalam lingkup tanggung jawabnya.
i. Koordinator SIM
Koordinator SIM mempunyai tugas sebagai berikut : Memelihara hardware dan jaringan komunikasi data, updating materfile
kepesertaan, melaksanakan SIM dan mengevaluasi dan memonitor sarana komputer di wilayah kerjanya.
B. Komponen EDP Sistem yang digunakan oleh perusahaan
1. Perangkat Keras Hardware Hardware merupakan sarana fisik pengolahan data elektronik. Oleh karena itu
pemilihan hardware yang dipakai harus seseuai dengan kebutuhan perusahaan, ditinjau dari segi jumlah atau banyaknya transaksi yang akan diolah serta banyaknya
jenis informasi yang dibutuhkan. Alasan utama yang menjadidasar pemilihan hardware antara lain karena kemampuan kecepatan kerja CPU-nya, kemampuan
penampungan data dalam Main Memory, dan jenis media penyimpanannya. PT.
Universitas Sumatera Utara
48 Askes Persero KCU Medan menggunakan Personal Computer PC dalam
pengolahan datanya. Dimana jumlah PC yang terdapat di perusahaan ini sebanyak 28 dua puluh delapan unit yang tersebar disetiap bagian dan untuk bagian keuangan
sebanyak 8 delapan unit. Secara umum perangkat keras hardware yang digunakan perusahaan dapat dibagi atas tiga bagian yaitu : a Input Unit, b Central Processing
Unit, dan c Output Unit. Input unit merupakan bagian dari perangkat keras komputer yang digunakan
untuk memasukkan data ke komputer, Input unit yang digunakan PT. Askes KCU Medan berupa keyboard, diskdrive, CD-Rom dan Mouse. Keyboard merupakan suatu
alat kontrol bagi pemakai komputer untuk menulis, mengubah program, dan memasukkan data. Keyboard yang digunakan antara lain merk Wearnes yang terdiri
dari 104 Keys yang dapat dklasifikasikan ke dalam function key pad, alphabetic key, dan numeric key pad. CD-Rom yang digunakan dengan kecepatan 52 speed. Mouse
merupakan suatu alat untuk memudahkan penggunaan software yang bersifat desktop publishing. Dalam hal ini PT. Askes Persero KCU Medan menggunakan mouse
untuk merancang dan menyempurnakan tabel skema, dan diagram dalam MS- Windows dan penggunaan Internet.
Universitas Sumatera Utara
49 Central Processing Unit merupakan pusat dari komputer, mempunyai fungsi
untuk melakukan kegiatan-kegiatan arimatika dan logika serta mengawasi kegiatan seluruh sistem EDP. Untuk dapat melakukan fungsi ini CPU dibagi menjadi 3 bagian
utama yaitu : a. Control unit
b. Arithmetic and logical unit c. Main
memory Control unit berfungsi untuk mengkoordinasikan dan mengatur semua kegiatan
dalam sistem EDP. Koordinasi dan pengaturan ini dilakukan agar dapat keserasian kerja antara setiap alat dalam sistem EDP. Fungsi bagian ini dilakukan dengan
menentukan program komputer mana yang akan dikerjakan lebih dahulu, mengatur inputoutput, mengeluarkan data dari tempat penyimpanannya. Arithmetic dan
logical unit berfungsi untuk melaksanakan operasi-operasi perhitungan dan perbandingan.
Main memory merupakan suatu tempat yang digunakan untuk menyimpan data atau program yang akan atau lebih diolah oleh CPU. Pada umumnya memory dapat
dibagi atas 2 macam yaitu ROM Read Only Memory dan RAM Random Access Memory. ROM merupakan memori yang dapat dibaca dan isinya telah ditentukan
oleh pabrik pembuat dan tidak dapat dihapus atau dirubah oleh pemakai komputer. Fungsinya adalah unutk mengatur segala tugas pada saat komputer mulai dihidupkan.
RAM merupakan bagian memori yang dapat dibaca dan dirubah, sifatnya hanya sementara, artinya program atau data yang tersimpan di dalamnya akan hilang bila
Universitas Sumatera Utara
50 komputer dimatikan. PT. Askes Persero KCU Medan menggunakan memori 512
MB DDR PC 2750. Selain memori, di dalam masing-masing komputer yang digunakan juga dipasang hard disk dengan kapasitas 80 GB. Tempat penyimpanan
data eksternal yang digunakan adalah sejumlah flash disc dengan kapasitas 512 MB dan 1 G.
Output unit merupakan bagian dari perangkat keras komputer yang berfungsi untuk meyajikan hasil proses dari komputer. Output unit yang digunakan perusahaan
berupa monitor, printer, dan diskdrive. Monitor mempunyai fungsi untuk memperlihatkan seluruh aktivitas input yang dimasukkan melalui keyboard.
Monitor yang digunakan perusahaan yaitu Wearnes VGA Card color monitor 15” memiliki resolution 1024 X 768 Max, Low Radiation Characteristic dan juga Plug
Play, ada juga monitor GTC SVGA, semuanya mempunyai power supply 90-270 volt, 5060 Hz dan power consumption 70 watts. Printer adalah peralatan output yang
berfungsi untuk mencetak hasil dari suatu proses maupun suatu program berupa Canon PIXMA iP 1700, Epson LQ 2170 dan Epson LQ 2180.
2. Perangkat Lunak Software Secara umum software yang digunakan perusahaan dapat dibedakan atas 3 jenis
yaitu : a. Operating system software Utility Program
b. Application software Package Program c. User program Tailor-made program
Universitas Sumatera Utara
51 Operating system biasanya disingkat dengan OS, yaitu terdiri dari program-
program yang mengatur peralatan inputoutput agar berfungsi sebagaimana mestinya. Operating system yang digunakan adalah Win XP SP 2.
Application software adalah paket program yang telah siap pakai dimana program tersebut berfungsi untuk melaksanakan tugas tertentu. Application software
PT. Askes KCU Medan dibuat khusus dan dirancang dari Kantor Pusat dengan menggunakan Program Visual Basic dan Menggunakan SQL Server sebagai Data
Base. Untuk Pelaksanaan Aplikasi Software dijalankan berdasarkan Internet dengan setiap seksi mempunyai aplikasi sendiri. .
User programtailor mode program yaitu program-program yang disusun sendiri, yang secara khusus dirancang untuk dipakai dalam menangani bidang-bidang
tertentu. Adapun program aplikasi komputer yang terdapat pada perusahan yang disurvei adalah program aplikasi Keuangan dan Akuntansi. Program aplikasi
Keuangan dan Akuntansi PT Askes persero KCU Medan dikembangkan berdasarkan studi akuntansi umum yang telah dikembangkan terlebih dahulu sebelum
pengembangan aplikasi ini. Aplikasi Keuangan dan Akuntansi dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman visual basic, yang dijalankan dalam sistem
perangkat internet dan Local Area Network LAN .
Universitas Sumatera Utara
52 Perkembangan Aplikasi ini telah didesain dengan memperhatikan faktor-faktor
sebagai berikut : a. Mudah digunakan
Pengembangan aplikasi disusun sedemikan rupa sehingga memudahkan dalam pengoperasian bahkan pemakai awal sekalipun. Pemakaian yang mudah ini
didukung oleh beberapa fasilitas bantu yang dibatasi dengan studi akuntansi secara umum dan menggunakan bahasa Indonesia sehingga akan mengurangi
tingkat kesalahan faktor manusia pada saat pengoperasian. b. Fleksibilitas
Aplikasi Program aplikasi dikembangkan dengan memiliki tingkat fleksibilitas dalam hal
pemakaian, sehingga diharapkan bahwa aplikasi keuangan dan akuntansi PT. Askes Persero KCU Medan ini dapat digunakan untuk rentang waktu yang
relatif panjang, meskipun terjadi perubahan dan penambahan sistem yang mendasar. Disamping itu aplikasi juga mudah dikembangkan untuk
memudahkan dalam penambahan laporan diluar laporan yang sudah dikembangkan sesuai dengan studi akuntansi umum sehingga PT. Askes
Persero KCU Medan mudah untuk melakukan perubahan program dan penambahan program.
c. Sistem password berjenjang
Aplikasi keuangan dan akuntansi memiliki sistem pengamanan program yang berjenjang, sehingga hanya pada level tertentu saja yang dapat melakukan akses
Universitas Sumatera Utara
53 aplikasi. Dengan sistem pengamanan yang berjenjang ini tingkat keamanan data
akan lebih terjamin. 3. Prosedur Prosedure
Dalam hal mengkoordinasikan kegiatan pengolahan data di masing-masing bagianfungsi ditetapkan prosedur-prosedur yang menjelaskan tentang langkah yang
harus dilalui. Prosedur-prosedur ini dapat disajikan dalam bentuk bagan arus flowchart. Dalam tulisan ini akan dibahas prosedur-prosedur yang berkaitan dengan
akuntansi yaitu antara lain prosedur penerimaan dan pengeluaran kas dan pencatatan kedalam buku besar dan selanjutnya pembuatan laporan keuangan.
4. Pengguna Brainware Pelaksanaan sistem EDP pada PT Askes Persero KCU Medan berlangsung
disetiap bagianfungsi. Hal ini dimungkinkan dengan adanya jaringan komputer local Lokal Area Network yang terangkai dalam suatu program aplikasi Integrated
Systems. Untuk pengolahan data dibagian keuangan dan akuntansi diawasi oleh Kepala Seksi Administrasi dan Keuangan, sedangkan dibagian pelayanan kesehatan
dan pemasaran menjadi tanggung jawab Kepala Seksi pelayanan kesehatan dan Pemasaran.
Dalam setiap bagianfungsi terdapat satu atau lebih operator yang bertugas menginput data data entry. Dokumen-dokumen yang membutuhkan validitas
terjadinya input data kedalam sistem baik dokumen sumber source document maupun dokumen pendukung corroborating documents langsung ditangani oleh
bagianfungsi yang bersangkutan.
Universitas Sumatera Utara
54 Adapun data dan informasi yang terkumpul selama pelaksanaan kegiatan
operasi perusahaan disimpan dalam hard disk yang ditempatkan secara online di dalam CPU komputer induk. Untuk tujuan keamanan maka datainformasi yang
terdapat dalam sistem back-up kedalam flas disc yang kemudian disimpan ketempat yang aman oleh kepala seksi Administrasi dan Keuangan. Berikut ini diuraikan
tanggung jawab masing-masing bagian aktivitas : a.
Kasir bertanggung jawab untuk memasukkan data kedalam buku Bantu atas setiap transaksi yang terjadi dan memberikan kode perkiraan.
b. Pelaksana akuntansipembukuan bertanggung jawab untuk memasukkan data ke
komputer setelah melakukan verifikasi terhadap data yang diberikan oleh kasir. c.
Kepala seksi Administrasi Keuangan melakukan verifikasi atau pemeriksaan ulang terhadap data yang sudah dientry, hal ini delakukan jika terdapat
kesalahan dalam mengentry dapat segera diketahui dan langsung diperbaiki.
C. Penerapan EDP Sistem dalam Pengolahan Data Akuntansi Perusahaan
