No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 7 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT
III seluruh Fakultas dan para Auditi Institusi serta Kepala Kepala Pusat di bawah kordinasi Lembaga Pengabdian Masyarakat yang akan diaudit,
untuk membahas mengenai:
1. Tujuan dan metode audit 2. Pendamping dan atau personil yang akan diaudit
3. Keterbatasan waktu, sample dan auditor 4. Tingkat kedalaman audit berdasarkan kekritisan proses
5. Klasifikasi temuan 6. Topik lain yang relevan dengan kondisi audit yang akan dilaksanakan
7. Ruang lingkup area yang akan diaudit prosedur yang diaudit. 8. Metoda untuk menentukan dan mencatat ketidaksesuaian.
9. Rencana Closing Meeting 10. Kriteria temuan dan laporan hasil audit yang disampaikan.
11. Tindak lanjut yang diperlukan atas temuan yang terjadi selama
proses audit dan verifikasi yang dilakukan oleh auditor. 12. Daftar hadir Opening meeting dicatat sebagai bukti pemenuhan
terhadap prosedur.
4.4. Pelaksanaan AMI
4.4.1. Melaksanakan AMI, harus dilakukan sesuai dengan budaya yang ada dan berdasarkan pada:
1. Auditor dan Auditi harus berlaku secara professional. 2. Hal yang diaudit adalah sistemfungsi, bukan personelnya orang.
3. Temuan yang ada Laporan Ketidak Sesuaian Tindakan Perbaikan
– AMI, menunjukkan kebocoran dalam sistem fungsi yang harus ditindak-lanjuti sebagai bukti perbaikan.
4. Diusahakan harus tepat waktu. Audit dilakukan dengan cara wawancara interview dan sampling catatan mutu di area yang
diaudit serta observasi pengamatan dilapangan. Auditor akan meminta Auditi untuk menunjukkan bagaimana persyaratan prosedur
sistem manajemen mutu terkait dipersiapkan sebelumnya baik oleh Rektorat, Dekanat, Pusat, Program Studi, Koordinator Bagian
maupun UPT.
5. Pemeriksaan kesesuaian prosedur sistem manajemen mutu akan dilakukan dengan cara sampling terhadap catatan-catatan mutu di
areabagian dan jika ada keraguan diantara sampel yang dipilih, maka sampel lain akan dipilih. Auditor akan melakukan verifikasi
sampel yang telah dipersiapkan sebelumnya oleh Rektorat, Dekanat, Pusat, Program Studi, Koordinator Bagian, dan atau UPT.
6. Setiap Auditi wajib mengisi Daftar hadir pada saat proses audit. 4.4.2. Bila ternyata prosedur sistem manajemen mutu yang diperiksa memenuhi
persyaratan: 4.0.000.0.01.0.09
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 8 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT
1. Auditor akan mencatatnya dan mencari bukti nyata objektif dengan memantau proses kerja dan atau catatan mutu yang telah digariskan
dalam prosedur sistem manajemen mutu. Jika ditemukan ketidaksesuaian, auditor dapat menghentikan proses pencarian bukti
objektif dan dapat melanjutkan ke topik audit lainnya.
2. Perkembangan proses audit akan didiskusikan oleh tim audit untuk memantau status audit yang sedang berlangsung dan saling tukar
informasi atas temuan yang terjadi. 3. Setelah audit selesai dan sebelum Closing meeting dilaksanakan, tim
audit akan bertemu untuk membahas serta mengevaluasi temuan- temuan audit. Kepala Auditor Internal akan mengumpulkan,
mengelompokkan dan mengklasifikasikan ketidaksesuaian- ketidaksesuaian yang ditemukan oleh tim auditor. Temuan audit
akan diklasifikasikan sebagai berikut:
Ditemukan Ketidak sesuaian, jika: 1. Prosedur sistem manajemen mutu tidak sesuai atau belum memenuhi
persyaratan standar sistem manajemen mutu ISO-9001:2008 2. Pelaksanaan tidak sesuai dengan prosedur sistem manajemen mutu
Bidang Pengabdian Masyarakat yang tertulis. 4. Ada kelemahan yang mendasar pada sistem yang disebabkan oleh
tidak ditaatinya metode pengendalian atau persyaratan yang ditetapkan.
5. Kegiatan yang telah lama dilakukan dan mempengaruhi prosedur sistem manajemen mutu, tetapi belum dibakukan dimuat dalam
prosedur sistem manajemen mutu. 6. Prosedur sistem manajemen mutu di lingkungan yang diaudit tidak
berjalan secara efektif.
Observasi, jika:
Dimana secara mendasar tujuan dari standar dan atau metode yang dipakai
sudah dipenuhi, tetapi prosedur sistem manajemen mutu tersebut masih dapat diperbaiki dalam rangka proses perbaikan terus-menerus.
Ada penyebab tertentu pada proses yang potensial menjadi masalah dikemudian hari. Hasil observasi dapat menjadi bahan perbaikan
prosedur.
4.4.3. Auditor menerbitkan form non conformity report atas setiap ketidaksesuaian yang ditemukan atau form observasi report untuk hasil observasi audit, yang
kemudian ditandatangani oleh Auditi dan auditor. 4.4.4. Jika waktu belum habis dan topik sudah selesai, maka:
1. Melanjutkan audit ke topik yang dianggap belum cukup bukti. 2. Apabila ditemukan ketidaksesuai AMI maka Auditi dapat
mendiskusikan dengan auditor, target waktu penyelesaiannya. Waktu penyelesaian
maksimal 2 dua minggu, tetapi bilamana masalah yang ada sangat
4.0.000.0.01.0.09
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 9 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT
besar dan perlu waktu lebih lama, maka dapat diperpanjang sesuai kebijakan Warek III
3. Auditi membuat langkah perbaikan yang sesuai dengan laporan ketidak
sesuaian AMI yang ditemukan pada kondisi tertentu meeting dengan instansi lain mungkin diperlukan untuk mencari akar dari masalah
yang timbul.
4. Jika tindakan perbaikan pencegahan telah dilakukan Auditi, harus menginformasikan kepada Auditor yang mengeluarkan Laporan
Ketidak sesuaian dan Tindakan Perbaikan – AMI untuk dilakukan follow up audit.
4.4.5. Jika waktu habis dan topik belum selesai, closing meeting harus dilaksanakan
dengan catatan penjelasan topik audit belum habis tetapi waktu audit sudah
habis; hal ini harus dilaporkan kepada Warek III untuk ditindak lanjuti seperlunya. Bila diperlukan, waktu tambahan dapat dijadwalkan lagi.
4.5. Closing Meeting Rapat Penutupan.
