No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 9 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT
besar dan perlu waktu lebih lama, maka dapat diperpanjang sesuai kebijakan Warek III
3. Auditi membuat langkah perbaikan yang sesuai dengan laporan ketidak
sesuaian AMI yang ditemukan pada kondisi tertentu meeting dengan instansi lain mungkin diperlukan untuk mencari akar dari masalah
yang timbul.
4. Jika tindakan perbaikan pencegahan telah dilakukan Auditi, harus menginformasikan kepada Auditor yang mengeluarkan Laporan
Ketidak sesuaian dan Tindakan Perbaikan – AMI untuk dilakukan follow up audit.
4.4.5. Jika waktu habis dan topik belum selesai, closing meeting harus dilaksanakan
dengan catatan penjelasan topik audit belum habis tetapi waktu audit sudah
habis; hal ini harus dilaporkan kepada Warek III untuk ditindak lanjuti seperlunya. Bila diperlukan, waktu tambahan dapat dijadwalkan lagi.
4.5. Closing Meeting Rapat Penutupan.
Jika audit telah selesai, maka diadakan closing meeting yang dipimpin oleh Kepala Auditor Internal dan dihadiri oleh personil yang sama dengan personil
yang hadir saat opening meeting untuk membahas: 1. Temuan audit; pada kesempatan ini Auditi diperbolehkan untuk
memberikan data tambahan dan kemungkinan mengklarifikasikan kesalah- pahaman jika ada atau hal - hal yang perlu. Termasuk
didalamnya catatan yang ada berkaitan dengan pelaksanaan jadwal AMI tidak selesai, ditunda dll.
2. Target waktu penyelesaian paling lambat ditetapkan saat closing meeting waktu penyelesaian maksimal 2 minggu tetapi bilamana
masalah yang ada sangat besar dan perlu waktu lebih lama, maka dapat diperpanjang sesuai kebijakan WarekIIIMR.
3. Pencapaian kesepakatan mengenai hasil temuan AMI. Menyetujui dan mungkin membatalkan laporan ketidaksesuaian AMI, bilamana bukti
yang ada kurang kuat untuk dijadikan temuan. 4. Perbaikan yang dilakukan selama proses AMI dan hasilnya
ditunjukkan pada
saat closing meeting, dapat menutup closed out NCR Audit yang sudah ditandatangani yang sudah dikeluarkan.
5. Diperbolehkan untuk memberikan catatan daftar penyimpangan- penyimpangan terhadap sistem manajemen mutu yang diterapkan.
4.6. Laporan Hasil Audit.
4.6.1. Auditor Kepala akan menyiapkan laporan hasil audit berdasarkan
hasil proses audit yang telah selesai. Laporan hasil audit dilampiri dengan: 4.0.000.0.01.0.09
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 10 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT
a. Non Conformity Report NCR b. Observation Report OBR
c. Lampiran lain jika diperlukan.
4.6.2. Laporan ditandatanganidisetujui oleh Kepala Auditor Internal. Setelah ditandatangani laporan hasil audit didistribusikan:
a. Lembar 1 asli: diserahkan ke WarekIIIMR dan diarsipkan
oleh Registrar.
b. Lembar 2 copy: diserahkan ke Auditi terkait. 4.6.3.
Semua temuan audit yang telah diterbitkan oleh auditor dan disetujui oleh Auditi akan dipantau status terbit dan tindak lanjut penyelesaiannya
dengan menggunakan form status temuan audit.
4.7. Follow up Audit 4.7.1.Jika tindakan perbaikan pencegahan telah dilakukan, Auditi harus
menginformasikan kepada Auditor yang mengeluarkan laporan ketidaksesuian dan tindakan perbaikan AMI untuk dilakukan follow up
audit.
4.7.2.Follow up audit dilaksanakan dengan tujuan untuk memverifikasi apakah tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah ditentukan dilaksanakan
sesuai dengan rencana tindakan perbaikanpencegahan yang ada dalam formulir laporan Ketidaksesuaian – AMI.
4.7.3. Form NCR dan OBR hasil audit dikirim ke Auditi selambat-lambatnya 1 satu
minggu setelah rapat penutup closing meeting. 4.7.4.Form NCR diterima kembali oleh auditor paling lambat 2 dua
minggu setelah tanggal diterbitkan, untuk dinilai apakah tindakan perbaikanpencegahan cukup memadai untuk dilaksanakan. Jika dalam
batas waktu yang ditentukan, NCR belum dikirim ke auditor, maka auditor akan
melaporkan kepada WarekIIIMR untuk mengirim surat peringatan ke Auditi. Jika auditor menganggap belum memadai, maka auditor meminta
Auditi untuk menyempurnakan tindakan perbaikan pencegahan tersebut. 4.7.5. Rekaman form NCR asli yang sudah diisi oleh Auditi disimpan di Registrar,
sedangkan kopinya disimpan oleh Auditi. 4.7.6.Auditor memantau, menganalisis dan memverifikasi pelaksanaan tindakan
perbaikan dan atau pencegahan paling lambat 3 tiga bulan setelah prakiraan
waktu pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan. Auditor akan melaksanakan audit lanjut untuk meyakinkan tindakan perbaikan telah
dilaksanakan dan menyelesaikan bila ada penyimpangan.
4.7.7.Jika tindakan perbaikan dinilai efektif dan menyelesaikan masalah, maka ketidaksesuaian pada NCR yang bersangkutan ditutup. Tindakan
penutupan NCR ini dicatat pada form status temuan audit.
4.0.000.0.01.0.09
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 11 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT
4.7.8. Bila tindakan perbaikan tidak efektif atau tidak menyelesaikan masalah, maka pihak auditi akan mengajukan tindaklanjut ke auditor. Auditor
akan menuliskan tindak lanjut yang diambil di kolom Verifikasi form NCR :
.1 Keterangan tindak lanjut yang akan dilakukan. .2 Tanggal prakiraan tindak lanjut akan selesai.
Waktu prakiraan selesainya tindak lanjut NCR ini dicatat pada Status Temuan Audit.
4.7.9. Tindak lanjut yang diambil merupakan hasil diskusi antara auditor, WarekIIIMR dan Auditi. Tindak lanjut dapat berupa penerbitan NCR baru
atas masalah yang sama jika tindakan perbaikan atau pencegahan yang diajukan berbeda dengan tindakan perbaikan yang ditentukan.
4.7.10.Pada prakiraan tanggal selesai tindak lanjut yang sudah ditentukan, auditor memverifikasi implementasi dan efektifitas tindak lanjut yang diambil. Jika
tindak lanjut yang diambil dinilai efektif dan menyelesaikan masalah, maka NCR ditutup dan jika tidak, kembali ke langkah 4.7.7.
4.7.11.Auditi mengisi penyebab timbulnya ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan atau tindakan pencegahan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan
tersebut beserta prakiraan waktu pelaksanaan.
4.7.12. Auditi mengisi lengkap NCR yang meliputi : .a Identifikasi penyebab masalah.
.b Tindakan perbaikan atau tindakan pencegahan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah dari hasil temuan auditor.
4.7.13. Selanjutnya form temuan audit prosedur diserahkan kembali ke WarekIII untuk ditinjau dan diputuskan apakah jawaban hasil temuan telah memadai
atau belum. Apabila belum, akan dikembalikan ke Auditi.
4.8. Warek III mengevaluasi hal-hal sebagai berikut :
