No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 6 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT
sistem manajemen mutu dapat diaudit paling sedikit dua kali setiap semester.
B. Pemantauan Dan Evaluasi yang dilaksanakan oleh auditor luar Eksternal Auditor dapat mengikuti jadwal yang telah ditentukan
atau disesuaikan dengan jadwal pihak Auditi. Jadwal ditentukan oleh Warek III berdasarkan kebutuhan pertimbangan tertentu.
C. Setiap saat audit tak terjadwal dapat dilakukan jika diketahui sistem manajemen mutu mengalami kesulitan yang cukup serius, yang
dilaporkan oleh kepala institusi berupa pemantauan dalam hal kegiatan operasional dan diketahui oleh pengendali prosedur.
4.2. Persiapan audit :
A. Berdasarkan jadwal Pemantauan dan Evaluasi yang telah dibuat Warek
III, Ketua SPMI akan mempersiapkan proses audit dan menentukan Tim Audit serta Personil Pendukungnya. Tim Audit terdiri dari Auditor
Kepala dan Auditor Anggota. Warek III mengkomunikasikan tujuan audit, ruang lingkup audit dan aspek-aspek penting dan kritis yang
perlu mendapat perhatian dari tim audit.
B. Registrar akan menyiapkan dokumen-dokumen untuk kebutuhan
proses audit antara lain: Rencana Audit, Daftar Periksa Audit, Laporan Hasil Audit LHA, Non Conformity Report NCR, Observation
Report OBR, Status Temuan Audit dan laporan hasil audit periode sebelumnya.
C. Warek III akan memberitahu Rektor, Dekan dan kepala Pusat
mengenai : waktu, aspek audit dan ruang lingkup audit yang dituangkan dalam dokumen pemberitahuan audit. Pemberitahuan audit
paling lambat diberitahukan 2 minggu sebelum pelaksanaan.
4.3. Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi . 4.3.1.
Auditor Briefing. Auditor Kepala memanggil seluruh anggota tim auditor untuk menjelaskan :
1. Teknik pelaksanaan Audit, tentang tujuan dan lingkup audit yang akan
dilaksanakan. 2. Membagikan AMI sesuai dengan check list, laporan ketidaksesuaian
tindakan perbaikan AMI, daftar hadir dan dokumen lain yang relevan.
3. Meninjau dan membahas hasil temuan AMI yang lalu berdasarkan laporan Rektor, Dekan, Kepala Program Studi Pusat Bagian dan
atau Kepala UPT serta Registrar. 4. Menyamakan persepsi tentang klasifikasi temuan.
5. Daftar Hadir auditor briefing dicatat sebagai bagian dari aktifitas opening meeting.
4.3.2. Opening meeting. Sebelum AMI dimulai diadakan opening meeting yang dipimpin oleh Auditor Kepala dan dihadiri oleh Auditor, Warek III, Wadek
4.0.000.0.01.0.09
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 7 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT
III seluruh Fakultas dan para Auditi Institusi serta Kepala Kepala Pusat di bawah kordinasi Lembaga Pengabdian Masyarakat yang akan diaudit,
untuk membahas mengenai:
1. Tujuan dan metode audit 2. Pendamping dan atau personil yang akan diaudit
3. Keterbatasan waktu, sample dan auditor 4. Tingkat kedalaman audit berdasarkan kekritisan proses
5. Klasifikasi temuan 6. Topik lain yang relevan dengan kondisi audit yang akan dilaksanakan
7. Ruang lingkup area yang akan diaudit prosedur yang diaudit. 8. Metoda untuk menentukan dan mencatat ketidaksesuaian.
9. Rencana Closing Meeting 10. Kriteria temuan dan laporan hasil audit yang disampaikan.
11. Tindak lanjut yang diperlukan atas temuan yang terjadi selama
proses audit dan verifikasi yang dilakukan oleh auditor. 12. Daftar hadir Opening meeting dicatat sebagai bukti pemenuhan
terhadap prosedur.
4.4. Pelaksanaan AMI
