Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG)

V.1. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG)

Data dan informasi yang akurat dan up to date sangat diperlukan sebagai bahan pertimbangan dalam pelaksanaan diklat. Oleh karena itu diperlukan adanya peningkatan dan pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian sebagai

sarana dalam penyajian data dan informasi yang menyangkut kepegawaian. Scott (2004: 69) mengemukakan bahwa Sistem Informasi memiliki tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan (inp

ut), kemudian memprosesnya dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran akun atau validasi dan lain-lainnya dan akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output).

ocess dan output. Hasil wawacara dengan informan Bapak Yamin. A.Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap yang mengatakan :

“Prosedur kerja simpeg terdiri dari tiga kegiatan yaitu input, proses dan output. Dimana input merupakan data-data kepegawaian yang kemudian diproses sehingga menjadi sebuah informasi yang bermanfaat, nah informasi itu kemudian dapat pula dijadikan kembali sebagai data kepegawaian”

Lanjut beliau menjelaskan bahwa : “Manfaat dari simpeg yah sangat banyak manfaatnya antara lain: lebih mudah ditau (diketahui) informasi data pegawai, Mendapatkan

informasi tentang keadaan pegawai dengan cepat, mengetahui pegawai mana yang sudah ikut diklat apa-apa saja jenis diklatnya pokoknya banyak lah manfaatnya intinya yah memudahkan kita untuk mengolah data kepegawaian. Yang pastinya kami berikan informasi sesuai dengan kebutuhan”

(hasil wawancara pada tanggal 25 Januari 2012) Hal tersebut juga dibenarkan oleh Bapak Farawansyah Firdaus (Staf Bidang Diklat) BKD Sidrap yang mengatakan : “Simpeg sangat banyak manfaatnya, terutama membantu kami dalam hal pemberian informasi kepada pegawai di lingkup

pemerintah Kabupaten Sidrap, jadi prosedurnya data kepegawaian yang kami terima di bagian diklat kami transfer ke bagian simpeg untuk kemudian mereka olah setelah itu data yang telah diolah oleh operator simpeg ditransfer lagi ke bagian kami untuk kemudian kami cocokkan sehingga data yang benar-benar diolah dapat menjadi sebuah informasi yan

g bermanfaat tentunya” (hasil wawancara pada tanggal 27 Januari 2012)

Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di Badan Kepegawaian Daerah telah digunakan sejak tahun 2005, berikut hasil wawancara dengan Bapak Muhammad Syukri, S.Pd (Kepala Sub Bidang Data dan Simpeg) BK

D Sidrap yang mengatakan : “Aplikasi SIMPEG sejak tahun 2005 kami telah menggunakannya, jadi sejak tahun 2005 itu sistem kerja kami sudah

menggunakan sistem aplikasi SIMPEG yang tentunya sangat membatu pekerjaan pegawai yang berhubungan dengan pengolahan data kepegawaian, namun beberapa tahun terakhir aplikasi kami tidak berjalan lancar, karena aplikasi yang kami gunakan sudah tidak sesuai dengan kondisi kepegawaian, seharusnya aplikasi itu harus sering di up date tapi berh ubung terkendala di dana jadi aplikasi kami yang begitu saja”

(hasil wawancara pada tanggal 26 Januari 2012) Berdasarkan wawancara diatas dan observasi yang dilaksanakan oleh penulis, maka penulis dapat menganalisis bahwa aplikasi

SIMPEG pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang tidak dipergunakan secara optimal karena aplikasi yang digunakan sudah tidak sesuai dengan keadaan pegawai, dalam artian perlu pembaharuan aplikasi. Namun hal tersebut belum terealisasikan hingga saat ini dengan alasan keterbatasan dana.

Dalam pelaksanaan pengelolaan data diperlukan suatu tahapan pengoperasian atau pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian. Adapun tahapan pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang dilakukan

oleh Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang adalah sebagaimana digambarkan berikut ini :

Gambar 5

Tahapan Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang

Dalam pelaksanaan pengolahan data dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang yakni melalui beberapa tahapan sebagai berikut :

a. Masukan (Input), sebelum data dimasukkan ke dalam sistem aplikasi SIMPEG terlebih dahulu dilihat sumber data tersebut kemudian menganalisis data yang diperlukan sampai pada bagaimana cara pengumpulan data

tersebut kemudian barulah data tersebut diinput ke dalam aplikasi SIMPEG

b. Proses (Processing), data yang telah terkumpul kemudian diolah lebih lanjut yakni dengan melaksanakan identifikasi sumber data, kemudian pada tahapan selanjutnya yaitu penyimpanan data dan pemeliharaan

data.

c. Keluaran (Output), hasil dari penginputan yang diproses sehingga menghasilkan sebuah output, dimana data telah menjadi sebuah informasi yang bermanfaat yang diperlukan untuk menunjang kelancaran administrasi

kepegawaian.

pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang dilaksanakan oleh Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang, melalui beberapa tahapan sebagai berikut :

6357157. Masukan (Input)

Dalam pemanfaatan sistem informasi manajemen kepegawaian yang sangat penting adalah sejauh mana pengumpulan data dapat dikelola dengan baik dan profesional sehingga akan didapat data-data yang akurat dan layak dipercaya untuk dijadikan sumber data dan informasi. Proses pengumpulan data yang dilakukan adalah dengan cara mengumpulkan data-data atau informasi kepegawaian seperti daftar normatif menurut pegawai, daftar urut kepangkatan, daftar normatif pegawai menurut jabatan fungsional dan struktural menurut pendidikan dan latihan serta data tanggungan pegawai dan lain-lain.

Dalam pelaksanaan pengumpulan data dilakukan dengan mengadakan standarisasi berbagai bentuk formulir pendataan pegawai secara lengkap guna mendukung informasi yang diperlukan dengan tujuan sebagai pedoman untuk melakukan pembinaan salah satunya yaitu pelaksanaan diklat sesuai dengan kebutuhan operasional organisasi.

Sehubungan dengan penjelasan di atas, maka dapat ditampilkan data yang diperoleh dari hasil wawancara yang diperoleh melalui informan Bapak Yamin. A.Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap yang mengatakan :

“Dalam pengumpulan data kepegawaian itu tentu ada standarisasi formulir PNS yang diisi oleh PNS untuk kemudian di input di komputer sehingga data semua pegawai ada di dalam sistem aplikasi SIMPEG, sehingga memudahkan dalam proses pengolahan data”

Lanjut beliau menjelaskan bahwa : “Komponen input adalah hal yang sangat penting dalam prosedur kerja SIMPEG, ketersediaan data yang memadai akan

memudahkan dalam proses pengolahan data sehingga menghasilkan informasi yang akurat. Untuk itulah saya sebagai operator simpeg yang menangani masalah penginputan data benar-benar harus jeli dalam penginputan data, kesalahan pada proses input akan berimplikasi kemudian dengan output yang dihasilkan”

(hasil wawancara pada tanggal 25 Januari 2012) Pada tahap pengumpulan data yang paling penting adalah adanya ketersediaan data yang bermutu dan memadai,

sehingga dalam proses pengolahannya berjalan sempurna. Hal ini sejalan dengan hasil wawancara dengan Bapak Muhammad Syukri, S.Pd (Kepala Sub Bidang Data dan Simpeg) BKD Sidrap yang

mengatakan : “Pengolahan data hanya mampu menghasilkan informasi yang bermutu tinggi apabila data yang dikumpulkan tinggi mutunya, jadi informasi

kepegawaian yang akurat juga tergantung dari data kepegawaian yang kemudian diolah. Untuk itu kami mengupayakan data yang terkumpul bermutu tinggi agar mampu menghasilkan keluaran atau output yang dapat dikatakan berkualitas”

(hasil wawancara pada tanggal 26 Januari 2012) Senada dengan beberapa pendapat diatas Ibu Nirmala, SE (Staf Data dan Simpeg) juga menjelaskan bahwa : “Dalam pengumpulan data maupun informasi kami berusaha untuk mendapatkan data-data yang sesuai, data-data yang kami

input di Simpeg lumayan banyak antara lain : data pokok pegawai, diklat kepegawaian, nominatif pegawai menurut diklat struktural, fungsional, teknis, riwayat kepangkatan dan lain sebagainya”.

(hasil wawancara pada tanggal 26 Januari 2012) Input merupakan salah satu dimensi dalam mendukung terlaksananya SIMPEG di BKD Sidenreng Rappang. Dari data-

Dalam pelaksanaan pengumpulan data ada beberapa hambatan yang dialamai oleh pegawai di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang, terutama mengenai data kepegawaian untuk kebutuhan diklat yaitu sulitnya mendapatkan data yang akurat dan lengkap.

Berikut hasil wawancara dengan informan tersebut yaitu Bapak Yamin. A.Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap yang mengatakan :

“Tentu saja ada hambatan yang saya alami selaku operator yang menginput data pegawai, khususnya masalah mengenai diklat te knis yaitu banyaknya pegawai yang ternyata mengikuti diklat teknis tapi datanya tidak sesuai dengan di sistem saya ini,

kenapa terjadi demikian karena pelaksanaan diklat teknis itu tidak terpusat dan informasinya tentunya juga demikian, jadi itulah yang menjadi hambatan saya dalam mengumpulkan data pegawai, jadi banyak itu dek pegawai yang ternyata mengikuti diklat teknis yang tidak kami ketahui, harusnya kan setiap mereka mengikuti diklat memberikan laporan kepada kami. Inilah yang menjadi hambatan selama ini sehingga data yang kami terima kan jadi tidak akurat”

(hasil wawancara pada tanggal 26 Januari 2012) Pernyataan yang senada juga disampaikan oleh Ibu Hj. Sumarni, SE (Kepala Sub Bidang Diklat) BKD Sidrap beliau

mengatakan bahwa : “Sebenarya itu operator simpeg sudah melaksanakan tugasnya dengan baik, salah satunya yaitu dalam bentuk

pelaksanaan pengumpulan data namun khusus untuk diklat mengalami hambatan yaitu pelaksanaan diklat yang tidak terpusat mengakibatkan kami sulit untuk mendapatkan data pegawai yang mengikuti diklat khususnya diklat teknis yang ade tanyakan untuk kemudian kami simpan data itu di data base kami, pelaksanaan diklat yang tidak terpusat mengakibatkan banyaknya data mengenai perjalanan kediklatan pegawai yang tidak terinput di sistem kami, ituji sebenarnya masalahnya dek”

(hasil wawancara pada tanggal 26 Januari 2012) Dari hasil beberapa wawancara di atas dapat dikatakan bahwa pelaksanaan penginputan data telah dilaksanakan dengan baik meskipun ada bebe

rapa hambatan yang dialami oleh pegawai yang mengelola data tersebut, yaitu sulitnya memperoleh data yang akurat terutama data mengenai perjalanan kediklatan pegawai terkhusus untuk diklat teknis yang diikuti oleh pegawai yang kebanyakan keikutsertaan pegawai tidak diketahui oleh pengelola data dan simpeg. Hal demikian menyebabkan ketidak akuratan data yang diterima yang akan berdampak pada informasi yang dihasilkan tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya. Hal tersebut dipicu karena tidak terpusatnya pelayanan diklat, selain itu sistem informasi yang tidak integra tif pun menjadi pemicu ketidaksesuaian data yang diterima dengan kondisi yang sebenarnya.

6357158. Proses (Process)

Dalam pengolahan data dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ada berbagai macam syarat yang harus dipenuhi bagi informasi yang diperoleh untuk kepentingan manajemen, dimana dalam proses pengolahan data menyangkut ketersediaan informasi harus memperhitungkan dari segi waktu penyajian, isi, format, maupun dari segi-segi lainnya dari informasi tersebut. Hal tersebut dapat dipahami karena di dalam organisasi kualitas informasi yang dipergunakan dalam manajemen akan dapat menentukan tingkat efisiensi dan efektivitas organisasi yang bersangkutan.

Berikut dapat ditampilkan wawancara langsung yang diperoleh melalui informan Bapak Muhammad Syukri (Kepala Sub Bidang Data dan Simpeg) BKD Sidrap tentang teknologi informasi yang digunakan dalam pelaksanaan tugas di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang untuk membantu pengolahan data yang dilakukan oleh para pegawai dengan mengatakan :

“Dalam menunjang terlaksananya Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dengan baik maka peran teknologi informasi sangatlah penting, selama ini teknologi informasi sudah banyak membantu dalam proses pengolahan data, namun belum begitu maksimal karena kami merasa masih membutuhkan teknologi yang lebih baik lagi seperti jumlah komputer yang masih perlu ditambah sehingga informasi yang kami hasilkan dapat lebih cepat, tepat dan akurat, selain teknologi kualitas pegawai yang mengelola simpeg juga mengambil peran tentunya, saya lihat keterampilan dan kelincahan yang dimiliki operator simpeg disini sudah berkualitas, namun dari segi kuantitas saya melihat mereka masih kewalahan dalam bekerja, jadi bisa dikatakan dari segi kuantitas kami masih kekurangan operato r simpeg yang tahu akan seluk beluk sistem informasi ini”

(hasil wawancara pada tanggal 26 Januari 2012) Manusia adalah sumber daya yang paling penting dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan yang

telah ditentukan dengan efektif dan efisien, keberhasilan pencapaian tujuan ini tidak saja dilihat dari segi kuantitas tetapi yang paling menentukan adalah segi kualitas pegawai.

Berikut hasil wawancara dengan Bapak Yamin, A. Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap, beliau mengatakan : “Untuk masalah SDM-nya saya sebagai operator simpeg satu-satunya merasa agak berat kesina (kasihan), karena data

yang saya himpun atau pun up date setiap harinya sangat banyak dek, belum lagi data-data di bagian mutasi yang sangat banyak, tapi untuk diklat ini pengolahan data-datanya saya rasa tidak terlalu memberatkan yah, intinya perlu lah penambahan pegawai sebagai operator simpeg,karena saya sendiri satu-satunya operator simpeg”

(hasil wawancara pada tanggal 27 Januari 2012) Dari hasil wawancara diatas terlihat jelas bahwa dibutuhkan peran SDM pengelola SIMPEG guna menjalankan program

tersebut, baik dari segi kualitas maupun dari segi kuantitas. Media yang digunakan oleh pegawai dalam pelaksanaan tugasnya yaitu teknologi, dengan teknologi yang memadai akan

membantu peran pegawai dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya. Berikut hasil wawancara dengan Bapak Yamin, A. Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap, beliau mengatakan : “Peran dari teknologi yah otomatis sangat berperan, saya sangat terbantu dengan manfaat dari teknologi tersebut, teknologi

informasi saya rasa faktor yang mendukung dalam penerapan Simpeg ini, namun keadaan komputer dan printer yang jumlahnya minim dan sudah banyak yang rusak terkadang dapat menghambat pekerjaan kami, seharusnya data itu sudah selesai diolah hari ini tapi karena keadaan teknologi yang kurang mendukung jadinya yah lambat lagi kita selesaikan pekerjaan itu, sehingga tertundalah pekerjaan”

(hasil wawancara pada tanggal 27 Januari 2012) Teknologi informasi adalah faktor yang mendukung dalam penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian, selain di

dukung dengan teknologi, peran sumber daya manusia juga sangat berperan dalam pengoperasian Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian. Namun pada kenyataannya teknologi informasi yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang masih terbatas diakibatkan karena tidak rutinnya pelaksanaan perbaikan dan penyempurnaan komputerisasi.

Pengolahan data merupakan suatu kegiatan yang harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Informasi tidaklah diterima begitu saja namun melalui suatu proses. Metode atau prosedur kerja dalam pengolahan data yang berperan dalam kehidupan org

Ketiga proses itu merupakan hal yang penting dalam pelaksanaan pengolahan data. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara terkait dengan metode pengolahan data tersebut, yakni sebagai berikut :

Identifikasi sumber data

Langkah pertama yang dilakukan dalam pengolahan data yaitu identifikasi data yang dibutuhkan untuk kemudian diolah menjadi informasi. Musanef (1996: 248).

Setelah pengumpulan data, tahapan selanjutnya yaitu proses identifikasi sumber data yang diterima, menyaring semua data-data yang masuk. Identifikasi sumber data merupakan langkah yang sangat penting dalam kegiatan pengolahan

data. Identifikasi data dan kebutuhan informasi adalah sebuah proses untuk mendapatkan informasi yang sesuai kebutuhan

dan yang diinginkan. Berikut hasil wawancara dengan Bapak Yamin, A. Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap, beliau mengatakan :

“Begini nak, identifikasi itu proses menganalisis itu data yang masuk, dengan membaca kemudian mencocokkannya dari mana sumbernya apakah sudah sesuai dengan keadaan sebenarnya dan kemudian merubah jika ada yang salah, nah itu sudah termasuk proses identifikasi sumber data, dengan melihat kesesuaiannya”

(hasil wawancara pada tanggal 27 Januari 2012) Pernyataan lain yang juga di sampaikan oleh Ibu Nirmala, SE (Staf Data dan Simpeg) BKD Sidrap, yang mengatakan

bahwa : “Tentu saja kita lakukan proses identifikasi sumber data dek, karena tidak menutup kemungkinan terkadang ada SKPD keliru

memberikan data kepada kami, jadi ketika Pak yamin ingin memasukkan data itu ke dalam komputer data itu terlebih dahulu ada di meja saya yang kemudian disitulah saya lakukan identifikasi sumber data, jadi jika ada data yang tidak

sesuai saya beritahukan Pak yamin untuk kemudian dilihat dalam aplikasi Simpeg yang data awalnya sudah ada sebelumnya. Jadi data itu terus menerus diperbaruhi”

(hasil wawancara pada tanggal 30 Januari 2012) Berdasarkan hasil wawancara tersebut di atas dalam hal identifikasi sumber data pihak pengelola data dalam hal ini bagian Data

dan Simpeg pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang telah berupaya melaksanakan proses identifikasi data tersebut, dan hasilnya data-data yang ingin di input dalam sistem aplikasi Simpeg terlebih dahulu di

identifikasi agar terhindar dari kesalahan atau kekeliruan data pegawai.

Penyimpanan data

Keluaran dari pengolahan data berupa informasi harus disimpan sedemikian rupa sehingga keamanannya terjamin dan mudah ditelusuri dan diambil apabila diperlukan. (Siagian, 2008: 82)

Data pegawai yang telah terinput dan telah diproses akan tersimpan atau disebut juga sebagai data penyimpanan, di Badan Kepegawaian Daerah Sidenreng Rappang sebagai badan yang mengelola data kepegawaian telah tersedia data penyimpanan dalam beberapa bentuk yaitu manual (pencatatan dan penyimpanan dalam lemari khusus) dan elektronik

Sehubungan dengan penjelasan di atas, maka dapat ditampilkan data yang diperoleh dari hasil wawancara melalui informan Bapak Yamin. A.Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap yang mengatakan :

“Di BKD Sidrap ini khususnya bagian simpeg data disimpan dalam beberapa bentuk yaitu dalam bentuk berkas yang disimpan diloker atau lemari, maupun dalam bentuk file yang disimpan di komputer, dalam data base kami atau dapat pula media penyimpanan lainnya seperti flash disk, CD, atau pun hard disk”

Lanjut Pak Yamin menjelaskan bahwa : “Data-data yang kami simpan baik itu data dalam bentuk fisik yang disimpan di lemari maupun data yang di simpan di komputer

maupun penyimpanan lainnya, kami simpan secara rapi dan terstruktur dengan baik sehingga nanti dalam proses pencariannya akan cepat memperoleh data yang kami cari”

(hasil wawancara pada tanggal 27 Januari 2012) Dengan tersedianya media penyimpanan data kepegawaian akan mempermudah setiap pegawai dalam melaksanakan

pengolahan data kepegawaian apabila tersusun atau terstruktur dengan baik. Struktur pada media penyimpanan data dalam penelitian ini yaitu penataan kondisi penyimpanan data/ informasi secara tertib dan tersusun rapi, sehingga akan menunjang kecepatan memperoleh data/ informasi yang dibutuhkan atau akan memperoleh kemudahan dalam proses selanjutnya.

Berikut ditampilkan gambar penyimpanan data dalam database aplikasi SIMPEG di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang.

Gambar 6

Database Aplikasi SIMPEG

Sumber : Data sekunder Simpeg BKD Sidrap, 29 Februari 2012

Dari hasil wawancara dan observasi penulis tepatnya di ruangan Simpeg Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang dikelola, penyimpanan data manual berupa lemari sudah ditata dengan baik dan tersusun rapi data-data

kepegawaian, terlihat dengan disusunnya berkas-berkas kepegawaian dalam sebuah lemari yang disusun dengan rapi. Kemudian untuk penyimpanan data dalam bentuk elektronik berupa komputer juga disusun datanya secara rapi dalam d atabase program aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).

Dalam tahapan proses pengolahan data dalam aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) pada Badan

Gambar 7

Proses pengolahan data dalam aplikasi SIMPEG pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang

Komponen proses menggambarkan bagian dari proses sistem yang mentransformasikan input menjadi output. Proses diberi nama untuk menerangkan kegiatan / proses apa yang sedang dilakukan. Dalam pelaksanaan proses SIMPEG,

operator SIMPEG bertindak sebagai sumber informasi/data, dimana pegawai melakukan pengisian data mereka pada form yang diberikan oleh bagian kepegawaian. Data tersebut berupa data pribadi, riwayat pangkat, riwayat jabatan, riwayat eselon, riwayat pendidikan, riwayat pelatihan, riwayat seminar, riwayat penghargaan, dan lain sebagainya. Opertor SIMPEG yang bertugas mengolah data kepegawaian kemudian memasukkan data tersebut kedalam aplikasi SIMPEG dengan terlebih dahulu melakukan login. Aplikasi membutuhkan validasi user setiap kali menjalankan aplikasi S IMPEG. Proses ini dilakukan dengan cara login terlebih dahulu. Login adalah gerbang user untuk masuk ke dalam sistem.

Setelah melakukan login, langkah selanjutnya yaitu melakukan pengelolaan database dengan melaksanakan penginputan data pegawai baru, pengeditan data terbaru dan penghapusan data pegawai yang sudah bukan termasuk PNS. Dalam penginputan dalam kaitannya dengan kediklatan yaitu menginput nama diklat yang telah diikuti, pihak penyelenggara diklat, tempat diklat, lama diklat, tahun penyelenggaraan dan kesesuaian dengan pegawai.

Kemudian tampil menu-menu yang diperlukan pegawai, setelah memilih menu yang diinginkan, pegawai dapat memilih data yang diperlukan untuk memberi laporan berupa data kepegawaian kepada kepala sub bagian data dan simpeg untuk kemudian diproses lebih lanjut sebagai bahan pertimbangan diklat dengan melihat kesesuaian data dengan keputusan pelaksanaan diklat,

Dan tahapan terrakhir yaitu output berupa Informasi data kediklatan pegawai dapat berupa perencanaan kebutuhan kediklatan perencanaan jadwal diklat, realisasi kediklatan yang berhubungan dengan mencatat informasi yang berhubungan dengan kesetaraan personel pada pendidikan yang diikutinya dan penilaian kebutuhan diklat untuk menganalisi kinerja individu dan menentukan pegawai-pegawai mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut.

Dan informasi tersebut diteruskan ke pengguna SIMPEG itu sendiri dalam hal ini Pegawai Negeri Sipil yang ada di lingkup Kabupaten Sidenreng Rappang

Pemeliharaan data

Pemeliharaan data bertujuan untuk menyediakan data yang tetap up to date dan menjaga keamanan data dalam kualitas yang baik dan lengkap untuk menunjang penyelenggaraan pelayanan informasi kepegawaian sesuai dengan tuj

uan dan sasaran organisasi. Untuk mengetahui bagaimana proses pemeliharaan data pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng

Rappang, dapat dilihat dari hasil wawancara dengan Bapak Sudarjo, SE (Kepala Sub Bagian Keuangan) BKD Sidrap seb agai berikut :

“Untuk SIMPEG tentu saja diadakan proses pemeliharaan data, aplikasi maupun perangkat, terakhir di tahun 2010 dengan anggaranya kurang lebih Rp. 21.000.000, yang dihabiskan untuk peremajaan aplikasi dengan memperbaruhi aplikasi

dan memperbaiki perangkat-perangkat yang ada agar data terpelihara dengan baik dan operator dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan nyaman, namun untuk tahun 2011 anggaran untuk SIMPEG tidak ada karena kami melihat sudah cukup baik, dan anggarannya kami alokasikan untuk kebutuhan lainnya yang lebih mendesak”

(hasil wawancara pada tanggal 2 Februari 2012) Pernyataan beliau di dukung dengan data sekunder berupa LAKIP (Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah) Badan Kep

egawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang tahun 2010 yaitu anggaran untuk pemeliharaan dan pengolahan SIMPEG sebesar Rp. 21.851.000 dengan jumlah data PNS yang diolah sebanyak 6122 PNS.

Bentuk lain dari pemeliharaan data yaitu memelihara keamanan data. Pentingnya keamanan data maupun informasi dapat dilihat dari tiga sudut pandang oleh Siagian (2008: 82) yaitu ;

d. Agar jangan sampai jatuh di tangan orang atai pihak yang tidak berhak

e. Aman terhadap kerusakan karena tempat dan cara penyimpanan yang tidak tepat

f. Aman dari bahaya kebakaran

Keamanan data dalam media penyimpanan data adalah perlindungan yang diberikan dengan sengaja baik secara otomatis maupun secara manual untuk menjaga segala kemungkinan yang akan membahayakan integritas data/ informasi kepegawaian.

Untuk memanfaatkan aplikasi SIMPEG membutuhkan validasi user setiap kali menjalankan SIMPEG. Proses ini dilakukan dengan cara login yang merupakan gerbang user untuk masuk ke dalam sistem. Dengan menu login maka

informasi lebih terjamin keamanannya sehingga hanya pemakai yang berhak saja yang dapat menggunakan informasi kepegawaian. Berikut dapat ditambilkan gambar login dari aplikasi SIMPEG di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang.

Gambar 7

Menu Login Aplikasi SIMPEG

Sumber : Data sekunder Simpeg BKD Sidrap, 29 Februari 2012

Berikut hasil wawancara yang diperoleh melalui informan Bapak Yamin. A.Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap yang mengatakan :

“Bentuk pemeliharaan data yang kami lakukan yaitu dengan menjaga keamanan data, yaitu lemari dilengkapi dengan kunci dan komputer pegawai memiliki pengamanan komputer masing-masing, terkhusus untuk komputer yang di dalamnya terdapat aplikasi simpeg yang saya gunakan sebagai operator Simpeg memiliki user dan password tersendiri jadi hanya yang memiliki user yang bisa membukanya, sehingga keamanan data maupun informasi terjamin dek”

Lebih lanjut beliau mengatakan : “Bukan hanya itu saja, bentuk pemeliharaan data itu juga dapat berupa back up data, jadi semua data-data yang ada di

komputer saya ini sudah di back up datanya, sebenarnya peremajaan data juga termasuk pemeliharaan data, harusnya setiap tahun dianggarkan tapi untuk tahun 2011 itu dananya dialokasikan untuk kebutuhan lain padahal simpeg sebenarnya juga membutuhkan tapi yah ada kebutuhan lain yang lebih mendesak jadi biaya untuk peremajaan simpeg ditiadakan untuk sementara waktu”

(hasil wawancara pada tanggal 27 Januari 2012) Berdasarkan hasil wawancara diatas dan pengamatan yang dilakukan oleh penulis, terlihat bahwa data/ dokumen pada Badan

Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang dipelihara dengan baik dan dapat dikatakan aman, ini dibuktikan dengan rutinnya peremajaan aplikasi yang dilakukan serta khusus di ruangan SIMPEG tempat pengolahan data kepegawaian yang dilengkapi dengan lemari arsip sebagai media penyimpanan data yang masing-masing memiliki kunci, dan data yang dikelola di komputer juga cukup aman karena masing-masing memiliki password atau kode program yang hanya bisa dibuka oleh pelaksana entry data atau operator Simpeg.

6357159. Keluaran (Output)

Output merupakan hasil dari penginputan kemudian diproses sehingga menciptakan informasi data kepegawaian yang dipergunakan untuk kebutuhan diklat, seperti yang dikatakan Bapak Yamin. A.Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap yaitu :

“Output adalah penyajian informasi dari data itu diinput kemudian diproses sehingga menghasilkan sebuah informasi yang dapat dipergunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan diklat, salah satunya informasi mengenai siapa pegawai yang telah mengikuti atau pun membutuhkan diklat”

(hasil wawancara pada tanggal 27 Januari 2012) Kemudian Bapak Muhammad Syukri (Kepala Sub Bidang Data dan Simpeg) juga menyatakan sebagai berikut : “Input yang tepat kemudian diproses dengan baik akan menghasilkan output yang akurat, dimana output adalah hasil penginputan kemudian

diproses lebih lanjut sehingga menciptakan informasi kepegawaian yang diperlukan untuk menunjang kelancaran administrasi kepegawaian”

Penyajian informasi juga merupakan bagian yang sangat penting dilakukan karena menyangkut output dari hasil yang diolah. Sebagaimana telah dikemukakan sebelumnya, bahwa tujuan dibentuknya suatu sistem informasi manajemen kepegawaian agar organisasi memiliki suatu sistem yang dapat diandalkan dalam pengolahan data sehingga dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat waktu dan akurat.

Kemudian proses penyajian dan pendistribusian informasi dijelaskan oleh Bapak Yamin. A. Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap beliau menyatakan :

“Penyajian informasi kami disini masih manual dalam artian kami belum memiliki jaringan komputer berupa web yang secara langsung dapat diakses oleh setiap SKPD yang ingin mengetahui informasi kepegawaian, penyajiannya masih dalam

bentuk Print Out yaitu berupa surat, Fax, CD Room dan Flash Disk” Lebih lanjut beliau menambahkan :

“Saat ini kami terkendala di jaringan, berhubung karena kantor kami baru disini jadi belum tersedia wi-fi, jadi jika ingin online dengan pusat itu kami sangat kesulitan, saya sendri dalam sehari terkadang 2 kali pulang balik kantor lama dan baru,

jika memakai modem itu sangat lambat jaringannya disini, saya pernah memakai modem kurang lebih 1 jam hanya terinput 5 data pegawai, coba lihat betapa tersiksanya juka menggunakan modem, jadi bisa saya katakan bahwa jaringan pun belum terlalu memadai untuk saat ini”

(hasil wawancara pada tanggal 3 Januari 2012) Pernyataan Pak Yamin kemudian penulis konfirmasi dengan Bapak Muhammad Syukri (Kepala Sub Bidang Data dan

Simpeg), beliau mengatakan : “Saat ini memang kantor kami yang baru ini belum ada jaringan internetnya, tapi pasti beberapa waktu terdekat ini akan

diupayakan pengadaannya, karena kami sangat membutuhkannya, kami sebagai lembaga teknis yang olah data kepegawaian tentunya harus terus up date data maupun informasi, tapi di kantor yang dulu ada internetnya hanya saat ini bangunan baru jadi jaringan untuk internetnya belum tersedia”

(hasil wawancara pada tanggal 3 Februari 2012) Output (Keluaran) adalah kemampuan memproduksi keluaran sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan organisasi. Ini bisa

meliputi laporan-laporan maupun informasi kepegawaian yang diperlukan dalam rangka pengembangan pegawai khusus nya dalam hal Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) pegawai.

Berikut wawancara dengan Ibu Nirmala, SE (Staf Data dan Simpeg) BKD Sidrap terkait dengan output yang dihasilkan, beliau mengatakan :

“Informasi yang dihasilkan simpeg yaitu berupa laporan dalam bentuk Daftar Urut Kepangkatan (DUK), nominatif pegawai berdasarkan pendidikan, umur, golongan, riwayat kediklatan, sampai Bezzetting, dan masih banyak lagi informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan pegawai”.

Lanjut beliau menjelaskan bahwa : “Terkhusus untuk informasi mengenai kediklatan memang agak sedikit berbeda untuk diklat teknisnya, karena informasi yang kami hasilkan

terkadang tidak sesuai dengan kondisi yang sebenarnya, tapi itu hanya diklat teknis saja, untuk informasi kepegawaian lainnya saya rasa sudah sesuai dengan apa yang seharusnya”

(hasil wawancara pada tanggal 3 Februari 2012). Sama halnya dengan pernyataan Bapak Yamin. A. Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap beliau juga menyatakan bahwa : (hasil wawancara pada tanggal 3 Februari 2012). Sama halnya dengan pernyataan Bapak Yamin. A. Md (Operator Simpeg) BKD Sidrap beliau juga menyatakan bahwa :

(hasil wawancara pada tanggal 6 Februari 2012). Dari hasil wawancara mengenai output yang dihasilkan SIMPEG Badan Kepegawaian Daerah Sidenreng Rappang ada

beberapa hambatan yang dialami sehingga menyebabkan informasi mengenai diklat teknis yang dihasilkan tidak sesuai dengan kondisi yang sebenarnya untuk diklat teknis.

Berdasarkan hasil analisis data yang diperoleh dari beberapa informan diatas, maka dapat dilakukan identifikasi bahwa hasil dari prosedur pengelolaan data yang dilakukan mulai dari data itu di input kemudian diproses sampai pada akhirnya menghasilkan sebuah informasi di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang dapat dikatakan cukup baik namun belum efektif mengingat dalam pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) ada beberapa data yang diterima yang tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya sehingga dalam menghasilkan informasi belum dapat dikatakan akurat.