BAB I BAB VI

BAB I PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang

Diberlakukannya Undang-undang No. 32 Tahun 2004 tentang pemerintahan daerah, merangsang setiap daerah berlomba-lomba untuk memajukan daerahnya dengan memanfaatkan segala sumber daya manusia yang tersedia. Otonomi daerah memberikan kewenangan dan peluang yang sangat luas bagi daerah untuk melaksanakan program dan kegiatan sesuai dengan kebutuhan daerah dalam rangka mewujudkan kesejahteraan masyarakat. Disisi lain otonomi daerah juga merupakan tantangan yang menuntut pemerintah daerah untuk selalu mengembangkan inovasi, strategi, dan ide-ide baru untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi masyarakat. Selain itu pemerintah daerah juga dituntut untuk dapat mengantisipasi tantangan persaingan regional (antar daerah) maupun global yang semakin meningkat.

Dengan tersedianya berbagai bentuk media informasi, kini masyarakat memiliki pilihan yang lebih banyak bagi informasi yang ingin mereka dapatkan. Kemajuan teknologi informasi seolah-olah membuat semua orang dapat mengetahui apa saja yang ingin mereka ketahui dengan segera. Sementara itu seiring dengan lajunya gerak pembangunan, organisasi-organisasi publik maupun swasta semakin banyak yang mampu memanfaatkan teknologi informasi baru yang dapat menunjang efektivitas, produktivitas dan efisiensi mereka.

Salah satu ciri masyarakat modern dewasa ini adalah semakin meningkatnya kebutuhan serta semakin banyaknya jenis dan jumlah informasi yang diperlukan untuk berbagai kepentingan. Kenyataan demikian dihadapi oleh semua jenis organisasi baik berukuran besar maupun kecil. Artinya, dalam kehidupan organisasioanal, dituntut tersedianya informasi bagi manajemen yang memenuhi berbagai persyaratan seperti kemutakhiran, kelengkapan, dapat dipercaya, terolah dengan sistematis, dan tersimpan rapi sehingga mudah ditelusuri kembali apabila diperlukan.

Dalam menghadapi pertumbuhan dan pembangunan suatu organisasi yang sudah demikian kompleksnya dibutuhkan tersedianya suatu sistem informasi manajemen yang mampu untuk membantu penyediaan data dan informasi sebagai bahan penentuan kebijaksanaan dan strategi pembangunan maupun bagi tersedianya data dan informasi operasional (Komorotomo dan Margono, 2004 :1).

E-Government adalah upaya mengaplikasikan pelayanan kepemerintahan melalui sistem informasi berbasis komputer. S alah satu perwujudan dari E-Government adalah dengan mengembangkan sebuah Sistem Informasi Manajemen

Kepegawaian (SIMPEG) sebagai implementasi penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam pemerintahan. Pemberlakuan Otonomi daerah menuntut setiap daerah lebih mandiri dalam mengurus rumah tangganya serta mengurangi ketergantungan terhadap pemerintahan pusat, proses pemandirian ini sekaligus merupakan pemberdayaan bagi sumber daya manusia di daerah.

Berdasarkan UU Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas UU Nomor 8 tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian khususnya Pasal

34 (ayat 2), yakni perlu diselenggarakan dan dipelihara Sistem Informasi yang dikembangkan dan dioperasikan melalui Sistem Informasi Manajemen Kepegawain (SIMPEG) dengan tujuan agar Badan Kepegawain Daerah dapat memiliki kemampuan mengelola serta memberikan berbagai informasi tentang Pegawai Negeri Sipil yang mencakup perencanaan, pengembangan kualitas sumber daya Pegawai Negeri Sipil dan administrasi kepegawaian, pengawasan dan pengendalian, penyelenggaraan den pemeliharaan informasi kepegawaian, serta mendukung perumusan kebijaksanaan kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil.

Secara teori, penerapan sebuah sistem informasi tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya tapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang kompleks tersebut dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem informasi yang akurat dan efektif dalam kenyataanya selalu berhubungan dengan pengolahan informasi berbasis pada komputer. Hal ini membuktikan bahwa komputer sebagai alat bantu yang mengambil peran utama dalam implementasi sebuah sistem informasi dan manusia sebagai pengguna dan komponen utama dalam mengolah data menjadi informasi.

Penyelenggaraan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian lebih lanjut diatur dalam keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2000 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah pasal 3 (ayat 3) bahwa SIMPEG Kabupaten/Kota berkedudukan di Kabupaten/Kota, yang pengelolaanya secara fungsional dilaksanakan oleh Bagian Kepegawaian Kabupaten/Kota.

upaya pengaturan manajemen sumber daya manusia, peningkatan kualitas sumber daya manusia serta manajemen kepegawaian. Secara umum Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dapat meningkatkan kualitas sumber daya manusia dengan penyediaan informasi yang akurat dan efisien, sehingga pengambilan keputusan dapat secara obyektif dilakukan. Secara strategis aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian merupakan salah satu sistem yang bergerak dibidang kepegawaian dan mampu menumbuhkan pengetahuan, memelihara, memperkaya dan menyediakan pengetahuan di bidang kepegawaian kepada pihak-pihak yang membutuhkan sebagai basis pengambilan keputusan yang akurat pada saat yang tepat.

Sistem informasi manajemen kepegawaian yang diselenggarakan secara cepat, tepat dan akurat ditujukan untuk mendukung kebijaksanaan manajemen Pegawai Negeri Sipil, terutama di dalam mendukung kebijakan pembinaan Pegawai Negeri Sipil khususnya pelaksanaan Pendidikan dan Pelatihan (Diklat).

Sejalan dengan hal tersebut diatas, maka dalam pelaksanaan pengolahan dan pembinaan kepegawaian pada organisasi akan semakin meningkat dan kompleks dengan sistem pengelolaan yang lebih baik dan tertib. Untuk itu perlu tersedianya data dan informasi yang akurat dan up to date guna penetapan keputusan yang sesuai kebutuhan operasional. Oleh karena itu peningkatan dan pemantapan pengelolaan sistem informasi manajemen kepegawaian merupakan sarana dalam penyajian data dan informasi kepegawaian sehubungan dengan semakin berkembangnya ruang lingkup serta beraneka ragamnya pengelolaan kepegawaian sesuai dengan tingkat perkembangan organisasi yang bersangkutan.

Di dalam peningkatan dan pemantapan sistem informasi manajemen kepegawaian tersebut, perlu diadakan perbaikan dan penyempurnaan dalam pengelolaannya, guna menjamin tersedianya data yang akurat dan up to date serta mampu memberikan informasi tentang pegawai yang diperlukan untuk kebutuhan diklat.

Sebagai unit pelayanan informasi, maka Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang handal adalah kebutuhan demi peningkatan kualitas informasi yang dihasilkan. Untuk itu akan sangat dipengaruhi oleh kemampuan sistem dalam mengelola input untuk kemudian dproses lalu dikonversi menjadi output yaitu berupa informasi yang berkualitas.

Kondisi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) saat ini pada umumnya belum memiliki sistem informasi yang integratif, sistematis, up to date, dan mudah serta cepat dalam mendapatkan data pegawai yang sewaktu-waktu diperlukan dalam pembinaan yang berkaitan dengan usaha meningkatkan kualitas pegawai, selain lambat juga tidak dapat mencakup secara merata.

(Musanef, 1996: 224) Berdasarkan observasi awal yang dilakukan oleh penulis, beberapa kondisi faktual yang dapat ditemui pada Badan

Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidenreng Rappang sehubungan dengan pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) untuk kebutuhan Diklat yaitu pemanfaatan SIMPEG untuk beberapa bidang terutama pada bidang Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) belum dimanfaatkan dengan baik sehingga menyebabkan informasi yang dikeluarkan terkadang menjadi tidak akurat dan lambat.

Disamping fenomena yang dikemukakan diatas Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian perlu didukung komponen pengolahan data yang mampu menghasilkan informasi dalam rangka pembinaan pegawai khususnya Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) pegawai. Namun kenyataan yang ada komponen pengolahan data tersebut belum dapat berfungsi dengan baik dalam arti bahwa pada pelaksanaan kegiatan masukan (input),

pengolahan data (processing) dan keluaran (output) sering terjadi kesalahan-kesalahan sebagai akibat kesalahan prosedur pengolahan data mulai data tersebut dikumpulkan dan diproses menjadi informasi. Disamping itu keluaran (out put) yang dihasilkan terkadang tidak sesuai dengan periode waktu diperlukannya informasi tersebut. Sehingga cenderung pengolahan data tersebut kurang berjalan secara efektif.

Keberhasilan suatu sistem informasi selain didukung oleh kehandalan sumber daya manusia untuk melaksanakan pengolahan data juga harus didukung dengan teknologi informasi yang memadai. Teknologi informasi pendukung

seperti perangkat keras (hardware) yang meliputi CPU, monitor, printer dan lain-lain serta perangkat lunak (software) seperti program-program pendukung dan aplikasi SIMPEG serta jaringan komputer, yang menurut penulis masih terbatas. Hal ini disebabkan karena dalam pemprosesan data menjadi informasi tidak didukung dengan diadakannya

Berdasarkan latar belakang tersebut diatas, penulis tertarik untuk memilih judul “Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen

Kepegawaian (SIMPEG) untuk Kebutuhan Diklat di Kabupaten Sidenreng Rappang”

I.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Bagaimana Pemanfaatan Sistem

Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) untuk kebutuhan Diklat di Kabupaten Sidenreng Rappang ?

I.3. Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah untuk menjelaskan Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen

Kepegawaian (SIMPEG) untuk kebutuhan Diklat di Kabupaten Sidenreng Rappang.

I.4. Manfaat Penelitian

Dari tujuan diatas diharapkan penelitian ini dapat digunakan untuk :

a. Manfaat Akademik

Manfaat dari segi akademis adalah sebagai sumber informasi ataupun referensi bagi civitas akademika yang ingin mengetahui tentang pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian untuk kebutuhan Diklat. Selain dari pada itu diharapkan pula dapat dijadikan referensi bagi mereka yang ingin melakukan penelitian lanjutan mengenai hal yang sama.

b. Manfaat Praktis Penyusun berharap agar penelitian ini dapat memberikan sumbangan informasi kepada Badan Kepegawaian Daerah

Kabupaten Sidenreng Rappang terkait dengan pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian untuk kebutuhan Diklat.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

II.1. Konsep Sistem Informasi Manajemen

II.1.1. Pengertian Sistem

Sistem menunjuk pada suatu keseragaman bagian-bagian yang sangat banyak sehingga memerlukan pengaturan dalam suatu sistem. Meskipun masih banyak terdapat perbedaan pendapat para ahli tentang teori sistem, namun beberapa yang memiliki relevansi dengan pokok permasalahan penelitian ini, dikemukakan oleh Tatang Amirin (2003: 1) bahwa : Sistem menunjuk pada suatu keseragaman bagian-bagian yang sangat banyak sehingga memerlukan pengaturan dalam suatu sistem. Meskipun masih banyak terdapat perbedaan pendapat para ahli tentang teori sistem, namun beberapa yang memiliki relevansi dengan pokok permasalahan penelitian ini, dikemukakan oleh Tatang Amirin (2003: 1) bahwa :

d. Hubungan yang berlangsung diantara satuan-satuan atau komponen secara teratur.

Definisi sistem juga dikemukakan oleh Lucas dalam Kumorotomo dan Margono (2004: 8) “Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu”.

Menurut Sumantri dalam (Inu Kencana 2008: 1) mengemukakan bahwa : “Sistem adalah sekelompok bagian-bagian yang bekerja bersama-sama untuk melakukan suatu maksud, apabila salah satu

bagian rusak atau tidak dapat menjalankan tugasnya maka maksud yang hendak dicapai tidak akan terpenuhi atau setidak- tidaknya sistem yang sudah terwujud akan mendapat gangguan”.

Definisi lain dari sistem yang dikemukakan oleh Jogiyanto (2003: 34) adalah ”Kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu”.

Dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen, menurut Gordon B. Davis, (1999: 67) menyatakan bahwa : “Sistem dapat abstrak atau fisik. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau

konsepsi-konsepsi yang saling bergantungan. Sebagai contoh sebuah sistem teologi adalah sistem yang teratur dari gagasan-gagasan tentang Tuhan, manusia, dan sebagainya. Sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan”.

Kumorotomo dan Margono (2004: 9) juga menambahkan bahwa unsur-unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing) dan keluaran (output).

Memperhatikan definisi-definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan sistem adalah jaringan prosedur pengelompokan data yang dilakukan oleh manusia mulai dari pengumpulan data (input) kemudian analisis data (process) yaitu pengolahan data ataupun informasi sebagai hasil olahan, sampai akhirnya pengambilan data untuk penyebaran informasi (output). Kegiatan operasional ini dilaksanakan dengan tingkat efektivitas dan efisiensi yang tinggi, dengan maksud memberikan informasi kepada manajemen bila setiap waktu diperlukan dengan cepat dan akurat.

Definisi sistem juga dikemukakan oleh Azhar Susanto (2004:18) yaitu : “Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen ataupun phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan

satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”. Sedangkan dalam Ensklopedia Manajemen dalam Moekijat (2005: 6) adalah : “Sistem adalah suatu keseluruhan yang terdiri atas sejumlah variabel yang berinteraksi. Suatu system pada dasarnya adalah

suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lain dan prosedur-prosedur yang berkaitan yang melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan utama suatu organisasi”.

Eko Nugroho (2008: 17) juga mengatakan bahwa “Sistem dapat didefinisikan sebagai kelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan”.

Dari definisi-definisi tersebut dapat ditarik satu kesimpulan bahwa sistem merupakan totalitas dari berbagai komponen yang unsur- unsurnya saling berhubungan dan saling terkait satu sama lain dalam pelaksanaan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

II.1.2 Pengertian Informasi

Dalam hubungan manusia, informasi sangat diperlukan karena hanya dengan informasi yang aktual, lengkap dan terkoordinasi maka manusia akan dapat memperoleh suatu masukan mengenai hal-hal yang ingin diketahuinya.

Menurut pendapat George R. Terry dalam Moekijat (2005: 10) “Informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna”.

Menurut Gordon B. Davis (1999: 28) “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam

mengambil keputusan saat ini atau mendatang”. Ada persepsi umum yang berkembang mengenai informasi dengan menyebutkan bahwa hanya dengan informasi yang memiliki

sumber yang terpercaya maka akan menghasilkan suatu dasar analisis yang akurat dan terpercaya. Dalam hal keterkaitan antara data dan informasi di dalam pengolahan data, digambarkan Gordon Davis (1999: 28) sebagai berikut

Transformasi data menjadi Informasi Di dalam Sistem Informasi

Gambar 1

Dari gambar di atas, terlihat bahwa data yang sudah tersedia diproses dan diolah dengan teknik dan metode tertentu sehingga menghasilkan informasi.

Sementara itu, George M. Scott (2004: 70) menggambarkan dengan cara yang sedikit berbeda dan menyebutnya sebagai komponen-komponen transaksi pengolahan sistem informasi :

Komponen-komponen transaksi pengolahan sistem informasi

Gambar 2

Meskipun skema yang digambarkan Scott berbeda dengan yang digambarkan Gordon Davis, tapi esensi keduanya adalah sama. Masing-masing menampilkan input, proses dan output. Gordon mengidentifikasikan data sebagai input sedangkan Scott mengindentifikasikannya sebagai input terminal. Gordon dan Scott sama-sama mengidentifikasikan proses dengan istilah processing atau pemrosesan dan terkait dengan proses ini adalah penyimpanan data yang oleh Gordon diidentifikasikan dengan data storage dan Scott mengidentifikasikannya dengan data file.

“Informasi yang tidak memadai yaitu informasi yang tidak dapat dipercaya atau tidak relevan dengan pertanyaan yang ditanyakan, sebaliknya informasi yang memadai atau yang baik yaitu informasi yang datang dari atau berasal dari sumber yang dapat dipercaya”.

Pernyataan diatas lebih menekankan pada sumber asal suatu informasi yang diperoleh agar dapat mempengaruhi kegiatan pengelolaan data menjadi akurat dan dapat dipercaya. Tingkat kepercayaan informasi terletak pada sejauh mana sumber informasi itu didapatkan dan memperoleh kepercayaan publik. Begitu juga dengan prosedur perolehan informasi yang didukung dengan data-data yang obyektif. Dalam proses perolehan data perlu adanya beberapa hal yaitu pertimbangan praktis meliputi: infor masi yang sudah tersedia, dana dan prosedur yang dapat dikerjakan.

Menurut Sutabri (2005: 23) “Informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau diinterprestasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”. Dari pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa informasi adalah keseluruhan data yang digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dan melaksanakan suatu tindakan dalam proses komunikasi.

Gelinas (Azhar Susanto, 2004: 41) mengusulkan ciri-ciri informasi yang lebih detail yaitu efektivitas, efisiensi, confidensial, integritas, ketersediaan, kepatuhan, dan kebenaran.

Mc Leod (2004: 145) berpendapat bahwa informasi dikatakan berkualitas jika data tersebut bersifat relevan, akurat, tepat pada waktunya, dan lengkap.

6357093. Relevan artinya informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. Apabila kebutuhan informasi ini untuk suatu organisasi, maka informasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi di berbagai tingkatan dan bagian yang ada dalam organisasi tersebut.

2. Akurat artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Pengujian terhadap hal ini biasanya dilakukan melalui pengujian yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang berbeda dan apabila hasil pengujian tersebut menghasilkan hasil yang sama data tersebut dianggap akurat.

3. Tepat waktu artinya informasi harus tersedia pada saat yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang. Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat karena informasi yang sudah usang tidak mempunyai nilai lagi.

4. Lengkap artinya bahwa informasi yang diperoleh menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian. Akurasi informasi merupakan hal yang mutlak karena informasi yang tidak akurat justru akan mempersulit proses pengambilan

keputusan, terutama dalam menganalisis berbagai alternatif untuk kemudian memilih salah satu diantaranya yang diyakini merupakan alternatif terbaik. Berkaitan erat dengan akurasinya, informasi harus dapat dipercaya. Artinya, data tidak dimanipulasi dalam pengolahannya yang apabila terjadi akan mengaburkan situasi yang sebenarnya dihadapi oleh organisasi. Seluruh informasi yang terkumpul dan terolah harus disimpan sedemikian rupa sehingga (a) siapa pun yang memerlukannya dan memang berhak untuk itu dapat memperolehnya tanpa kesulitan apa pun, dan (b) sebaliknya tidak mudah diperoleh oleh pihak- pihak yang tidak berhak memilikinya.

II.1.3 Pengertian Manajemen

Secara umum dapat diuraikan bahwa manajemen merupakan proses atau kegiatan yang dilakukan oleh seorang pimpinan/ manajer di dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.

Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan

tertentu (Hasibuan, 2009: 1-2). Pengaturan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dan fungsi-fungsi manajemen. Jadi, manajemen merupakan

suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan.

“Manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya”

Menurut Dr. R. Markharita, expert PBB yang diperbantukan pada Kantor Pusat LAN dari tahun 1977-1980 (Simbolon, 2004: 22-23) memberikan definisi sebagai berikut :

“Management is the utilization of available or potentials resources in achieving a given ends”. (Manajemen adalah pemanfaataan sumber-sumber yang tersedia atau yang berpotensi di dalam pencapaian tujuan).

Dalam definisi ini manajemen dititik beratkan pada usaha menggunakan atau memanfaatkan sumber yang tersedia atau yang berpotensi dalam pencapaian tujuan. Adapun yang dimaksud dengan management resources (sumber/sarana manajemen) terdiri atas :

a. Man (orang)

b. Money (uang)

c. Material (material)

d. Machine (peralatan/mesin)

e. Method (metode)

f. Time (waktu)

g. Prasarana lain, seperti tanah, gedung, alat angkutan, listrik, dan sebagainya.

Pengertian manajemen juga dikemukakan oleh Samsudin (2006: 19) yang berpendapat bahwa manajemen adalah: “Suatu kerjasama dari orang-orang atau kelompok orang untuk mencapai suatu tujuan yang telah disepakati bersama dengan

cara-cara yang sistematis, efisien dan efektif”. Definisi ini menunjukan bahwa dalam melakukan manajemen terhadap PNS di daerah mesti dirumuskan secara konprehensif, dilakukan secara tepat dan akurat tanpa membuang waktu, tenaga dan biaya serta memilih cara dan alat yang tepat untuk mencapai hasil yang memuaskan.

Berdasarkan beberapa definisi manajemen diatas, maka dapat disimpulkan bahwa manajemen pada dasarnya adalah proses pengaturan terhadap SDM dan sumber daya organisasi lainnya secara efisien dan efektif dengan menerapkan ilmu dan seni untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

II.1.4. Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Setelah dibahas pengertian masing-masing unsur pembentukan istilah yaitu sistem, informasi, dan manajemen dapatlah disimpulkan bahwa tujuan dari dibentuknya Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah agar organisasi

memilikii suatu sistem yang dapat diandalkan dan dapat menjadi informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang menyangkut keputusan rutin maupun keputusan-keputusan strategis.

Menurut Sutabri (2005: 42) memberikan pengertian Sistem informasi dengan menyatakan bahwa: “Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan

transaksi yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manejerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

Selanjutnya Eko Nugroho (2008: 18) mengemukakan bahwa “Sistem informasi merupakan sistem konseptual yang memakai sumber daya konseptual, data dan informasi, dan mewakili sistem fisik yang dalam hal ini berupa organisasi”.

Berdasarkan definisi tersebut maka sistem informasi merupakan suatu kesatuan unsur manusia dan peralatan dalam mengelola informasi. Setiap kegiatan serupa seperti yang dijelaskan diatas yang dilakukan oleh internal organisasi dapat dikatakan

George M. Scott (2004: 100) menjelaskan bahwa : “Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan

secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan”.

Selanjutnya masih menurut Scott (2004: 69) juga mengemukakan bahwa: Sistem Informasi memiliki tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan perhitungan,

penggabungan unsur data, pemutakhiran akun atau validasi dan lain-lainnya dan akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output).

Dari pengertian diatas sistem informasi meliputi kegiatan-kegiatan : pengumpulan atau penciptaan data (input), pengolahan data (process ing), dan informasi yang siap dipergunakan (output).

Selanjutnya menurut Murdick dan Ross (Sutabri, 2005: 91) mendefinisiskan SIM sebagai berikut : “Proses komunikasi dimana informasi masukan (input) direkam, disimpan dan diproses untuk menghasilkan output yang

berupa keputusan tentang perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan”. Sedangkan SIM menurut Simkin (2002: 20) adalah :

“Sekumpulan elemen yang bekerja secara bersama-sama secara manual ataupun berbasisi komputer dalam melaksanakan pengolahan data yang berupa pengumpulan, penyimpanan, pemrosesan data, untuk menghasilkan

informasi yang bermakna dan berguna bagi proses pengambilan keputusan”. Menurut Peranita Kartika, SIM adalah segala sesuatu yang menyangkut perencanaan, pengembangan, pengelolaan, dan

penggunaan alat bantu teknologi informasi untuk membantu manusia dalam menyelesaikan seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pengolahan dan pengelolaan informasi. (Diunduh dari internet, http://syopian.net/blog).

Definisi lain dikemukakan oleh Raymond dan George (2008) menyatakan bahwa Sistem Informasi Manajemen-SIM (Manageme nt Information System-MIS) sebagai suatu sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi para

pengguna yang memiliki kebutuhan serupa. Para pengguna SIM biasanya terdiri atas entitas-entitas organisasi formal- perusahaan atau sub-unit anak perusahaannya, informasi yang diberikan oleh SIM menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya dilihat dari apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi, dan apa yang kemungkinan akan terjadi di masa depan.

Dengan demikian Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi, para manajer, atau pengguna jasa

organisasi tersebut beserta semua unsur-unsur pokok yang terdapat dalam lingkungan otoritas organisasi. Sistem Informasi Manajemen berdasarkan komputer mengacu kepada penggunaan sistem komputer untuk

pengumpulan dan pengolahan data untuk kepentingan organisasi yang membutuhkan dan dengan sistem komputer para penggunanya dapat menghasilkan keuntungan berupa kecepatan yang tinggi dan keakuratan serta biaya yang lebih rendah dalam pengoperasian banyak prosedur administrasi.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah bagian-bagian atau sub sistem yang merupa kan instrument penyaji informasi yang akurat, cepat, efisien, dan efektif yang terorganisir dan terencana untuk

memberikan kemudahan dalam proses manajemen.

II.2. Konsep Kepegawaian

Kehadiran pegawai sebagai manusia didalam sebuah organisasi pada hakikatnya merupakan faktor yang esensial untuk

Dan untuk menyelenggarakan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan secara berdaya guna dan berhasil g una dalam rangka memenuhi kebutuhan pegawai tentang informasi yang menyangkut tugas dan kewajiban, maka pegawai merupakan sumber daya yang penting.

Untuk dapat mencapai tujuan-tujuan organisasi, kepegawaian penting diperhatikan karena berhubungan langsung dengan kegiatan operasional dalam organisasi yakni pegawai atau tenaga kerja. Slamet Saksono (1997: 25), mengemukakan bahwa pengertian kepegawaian sebagai berikut :

“Penggunaan istilah pegawai dan pekerja, kepegawaian dan ketenaga kerjaan pada hakikatnya secara yuridis tidak mempunyai perbedaan arti dalam kaitannya dengan kehadirannya di dalam satu perusahaan atau organisasi, hanya

berbeda lingkungan penggunaannya”.

Dengan demikian dari pengertian diatas kepegawaian adalah identik dengan ketenagakerjaan, pegawai dan pekerja, sehingga membicarakan kepegawaian tidak terlepas kaitannya dengan pegawai atau tenaga kerja.

Pengertian Pegawai Negeri berdasarkan UU No 43 tahun 1999 atas perubahan Undang-undang Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian disebutkan dalam bab I pasal 1 ayat 1 sebagai berikut :

“Pegawai Negeri adalah setiap warga Negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas Negara

lainnya, dan digaji berdasarkan peraturan Perundang-undangan yang berlaku”.

Hal ini menandakan bahwa di dalam setiap pengabdian itu ada penghargaan berupa imbalan baik dalam bentuk materi maupun dorongan moril.

Apabila kepegawaian dihubungkan dengan manajemen, maka yang dimaksud adalah melaksanakan fungsi manajemen dalam kegiatan kepegawaian seperti dinyatakan oleh I.G. Wursanto (1991: 16) yang mengatakan bahwa :

“Kepegawaian adalah manajemen yang berhubungan dengan perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan terhadap bermacam-macam fungsi pelaksanaan usaha untuk mendapatkan, mengembangkan dan memelihara para

pegawai sedemikian rupa, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai seefisien mungkin sehingga produktivitas dapat meningkat”.

Berdasarkan pengertian diatas secara jelas dan tegas ditentukan bahwa manajemen kepegawaian diarahkan kepada pemberlakuan fungsi manajemen sebagai sistem mutlak. Pegawai tidak dapat berdiri sendiri tanpa organisasi dan manajemen, karena ketiga faktor ini merupakan sistem yang tidak dapat dipisahkan keterkaitannya satu sama lain dalam satu wadah dan satu kegiatan. Kesinambungan itu akan nampak apabila dapat diimbangi oleh perilaku pegawai yag selaras dengan tuntutan kebutuhan.

II. 3. Konsep Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

Perusahaan besar biasanya memiliki suatu bidang atau divisi yang menangani banyak hal yang berkaitan dengan personil perusahaan, maka pada perusahaan milik negara khususnya Indonesia istilah sistem informasi sumber daya manusia dikenal dengan sebutan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG). Sehingga dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri N0.17 tahun 2000 disebutkan bahwa:

“Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) merupakan suatu totalitas terpadu yang terdiri dari perangkat pengolah “Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) merupakan suatu totalitas terpadu yang terdiri dari perangkat pengolah

pengolahan data, prosedur, tata kerja, sumber daya manusia, dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam rangka mendukung administrasi kepegawaian”.

Selanjutnya Henry Simamora (2004: 90) mengemukakan bahwa : “Sistem informasi manajemen kepegawaian adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas-aktivitas personalia, karekteristik-karakteristik unit-unit organisasi”.

Human Resourches Information System (HRIS) ini dalam Bahasa Indonesia dikenal dengan nama Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG), yaitu berkenaan dengan merancang format-format data kepegawaian dan

mengatur sistem pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan pelaporan informasi kepegawaian yang terdiri dari data pegawai, data jabatan, data pendidikan, data penghargaan, data pendidikan dan pelatihan, data keluarga, data kehadiran dan lain-lain, sehingga dapat dikelola informasi tentang perencanaan kebutuhan pegawai, penilaian kinerja, pembinaan dan pengembangan karirnya, kesejahteraan, serta pemberhentian atau kepensiunannya (Mc Leod dan G. Schell, 2004: 475).

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) adalah suatu tatanan bagi proses pengumpulan, pengolahan, penganalisaan, penyajian data dan informasi yang diperlukan untuk menunjang administrasi dan manajemen yang berkaitan dengan pegawai (Mu sanef, 1996: 244)

Menurut Peranita SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) didefinisikan sebagai Sistem Informasi terpadu, yang meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur, tata kerja, sumber daya manusia dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam rangka mendukung administrasi kepegawaian. (Diunduh dari internet http:// syopian.net/blog)

Tujuan dan Manfaat SIMPEG

Tujuan SIMPEG di Lingkup Pemerintahan :

1. Untuk mendukung sistem manajemen PNS yang rasional dan pengembangan SDM di Aparatur Pemerintah.

2. Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi.

3. Menyediakan informasi PNS yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian PNS

4. Membantu kelancaran pekerjaan di bidang kepegawaian, terutama dalam pembuatan laporan Manfaat SIMPEG :

6357097. Pelacakan informasi data seseorang pegawai akan mudah dan cepat

2. Pembuatan Laporan dapat mudah dikerjakan.

3. Mengetahui Pegawai yang akan naik pangkat dan yang akan mendapat kenaikan gaji berkala

4. Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian

5. Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai (Profil Kepegawaian) yang cepat dan akurat

6. Dapat merencanakan penyebaran (mutasi) pegawai sesuai pendidikan dan kompetensinya

7. Merencanakan kebutuhan pegawai (Neraca Kebutuhan Pegawai) Adapun Sasaran pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian adalah :

6357104. Terciptanya pelaksanaan tugas yang lebih efektif dan efisien.

2. Terwujudnya tertib administrasi dan tertib pengarsipan guna mendukung pelaksanaan tugas-tugas administrasi kepegawaian.

3. Terbinanya tenaga-tenaga yang terampil dalam memanfaatkan teknologi informasi mutakhir dalam melaksanakan tugas-tugas

Secara khusus pengelolaan sistem informasi manajemen kepegawaian oleh instansi atau pemerintah lebih lanjut diatur dalam pasal 3 (ayat 3) Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2000 dijelaskan bahwa SIMPEG

Kabupaten/ kota berkedudukan di Kabupaten/Kota yang pengelolaannya dilaksanakan oleh Badan Kepegawaian Kabupaten/Kota.

Dari definisi-definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen kepegawaian adalah suatu sistem yang mampu mengolah data kepegawaian menjadi informasi bermutu yang dapat menunjang kelancaran administrasi

kepegawaian atau mengoptimalisasikan administrasi kepegawaian untuk membantu terwujudnya tujuan organisasi.

II. 4. Pendidikan dan Pelatihan (Diklat)

Menurut Musanef (1996: 253) dalam perencanaan total sistem dari Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian perlu dirancang secara cermat, salah satunya yaitu sistem informasi pembinaan pegawai, yang mencakup sistem informasi diklat

pegawai. Dalam pasal 1 ayat (1) Peraturan Pemerintah RI Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan jabatan Pegawai

Negeri Sipil dikemukakan bahwa : “Pendidikan dan Pelatihan jabatan Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disebut pendidikan dan latihan (Diklat)

adalah proses penyelenggaraan belajar mengajar dalam rangka meningkatkan kemampuan Pegawai Negeri Sipil.” Dalam UU Nomor 43 Tahun 1999 pasal 3 disebutkan :

“Pegawai Negeri berkedudukan sebagai unsur aparatur negara yang bertugas untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat secara profesional, jujur, adil, dan merata dalam penyelenggaraan tugas negara, pemerintahan, dan pembangunan”.

Lebih lanjut pasal 31 dalam UU Nomor 43 Tahun 1999 disebutkan : “Untuk mencapai daya guna dan hasil guna yang sebesar-besarnya diadakan pengaturan dan penyelenggaraan

pendidikan dan pelatihan jabatan Pegawai Negeri Sipil yang bertujuan untuk meningkatkan pengabdian, mutu, keahlian, kemampuan, dan ketrampilan”

Menurut Jan Bella yang di kutip oleh Hasibuan (2009: 70) mengartikan Pendidikan dan Pelatihan sama dengan pengembangan, yaitu :

“Pendidikan dan Pelatihan sama dengan pengembangan yang merupakan proses peningkatan keterampilan kerja baik teknis maupun manajerial. Pendidikan berorientasi pada teori, dilakukan dalam kelas, berlangsung lama dan biasanya

menjawab why, sedangkan pelatihan berorientasi pada praktek, dilakukan dilapangan, berlangsung singkat dan biasanya menjawab how”.

Dr. B. Siswanto Sastro (2003: 200) mengenai pengertian pendidikan dan pelatihan sebagai berikut : “Pendidikan adalah segala sesuatu untuk membina kepribadian dan mengembangkan kemampuan manusia, jasmaniah,

dan rohaniah yang berlangsung seumur hidup, baik di dalam maupun di luar sekolah, untuk pembangunan persatuan dan masyarakat adil dan makmur dan selalu ada dalam keseimbangan. Sedangkan pelatihan adalah bagian pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk memperoleh dan meningkatkan keterampilan diluar system pendidikan yang berlaku dalam waktu yang relatif singkat, dan dengan metode yang lebih mengutamakan praktek dari pada teori”.

Dari berbagai pendapat tersebut diatas, jelas bahwa pendidikan dan latihan diselenggarakan oleh suatu organisasi merupakan proses dari sistem informasi manajemen kepegawaian.

a. Diklat Prajabatan, yaitu Diklat merupakan syarat pengangkatan CPNS menjadi PNS. Diklat Prajabatan dilaksanakan untuk memberikan pengetahuan dalam rangka pembentukan wawasan kebangsaan,

kepribadian dan etika PNS, disamping pengetahuan dasar tentang sistem penyelenggaraan pemerintahan negara, bidang tugas, dan budaya organisasinya agar mampu melaksanakan tugas dan perannya sebagai pelayan masyarakat.

b. Diklat Dalam Jabatan, yaitu Diklat yang dilaksanakan untuk mengembangkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap PNS agar dapat melaksanakan tugas-tugas pemerintahan dan pembangunan

dengan sebaik-baiknya. Diklat dalam jabatan terdiri atas :

i. Diklat Kepemimpinan : dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi kepemimpinan aparatur pemerintah yang sesuai dengan jenjang jabatan struktural.

ii. Diklat Fungsional : dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi yang sesuai dengan jenis dan jenjang jabatan fungsional masing-masing.

iii. Diklat Teknis : dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi teknis yang diperlukan untuk melaksanakan tugas PNS.

Dalam penelitian ini, penulis berfokus kepada diklat teknis dengan alasan jenis diklat teknis jumlahnya sangat banyak dan beragam sesuai dengan tugas instansi yang bersangkutan.

Salah satu jenis diklat yang berhubungan dengan keahlian adalah diklat teknis yang diharapkan dapat membantu aparat pemerintah untuk meningkatkan keahlian dan profesionalisme di bidangnya.

Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Teknis memberikan keterampilan dan atau penguasaan pengetahuan teknis yang berhubungan secara langsung dengan pelaksanaan tugas pokok instansi yang bersangkutan. Diklat Teknis dapat dilaksanakan secara berjenjang dengan memperhatikan tingkat dan jenis-jenis pekerjaan dalam jabatan Pegawai Negeri Sipil, baik jabatan struktural maupun jabatan fungsional, jenjang pendidikan dan pelatihan Teknis ditetapkan oleh masing-masing instansi yang bersangkutan dan atau bersama dengan instansi teknis lainnya. (Musanef, 1996: 120).

Tujuan diklat teknis adalah untuk meningkatkan kemampuan auditor intern dalam rangka menjalankan tugas-tugas pengawasan.

Dengan mengikuti program diklat teknis ini peserta diharapkan :

c. Memahami dan mempunyai kemampuan melaksanakan tugas sesuai diklat teknis yang diikuti.

d. Mempunyai keahlian dan keterampilan di bidang teknis tertentu guna mendukung pelaksanaan tugas secara efektif dan efisien.

e. Dapat meningkatkan kompetensi tertentu dalam melakukan tugas pengawasan.

Untuk peserta diklat teknis yaitu tiap-tiap Departemen/ LPND memiliki pekerjaan-pekerjaan teknis sesuai dengan misi instansi yang bersangkutan. Para pelaksana pekerjaan teknis agar mampu melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis

yang akan dibebankan dan menjadi tanggung jawab. Diklat teknis dapat pula diikuti oleh pejabat struktural dan pejabat f ungsional, apabila keahlian dan keterampilan serta pengetahuan dalam pendidikan dan pelatihan teknis tersebut diperlu kan dalam pelaksanaan tugas pekerjaan jabatannya. (Musanef,1996: 120).

Menurut Sadili Samsudin (2006: 49) dalam bukunya “Manajemen Sumber Daya Manusia”, menyebutkan bahwa pada sistem kepegawaian terdapat suatu bentuk model data, yaitu salah satunya Pendidikan dan Pelatihan. Dimana

pendidikan adalah salah satu rangka keberhasilan personel dalam menunjang strategi departemen di unit organisasinya. Adapun proses yang termasuk dalam sistem kepegawaian ini adalah:

i. Perencanaan jadwal pendidikan, yang berhubungan dengan pendidikan yang akan diselenggarakan oleh organisasi.

iii. Realisasi pendidikan, yang berhubungan dengan mencatat informasi yang berhubungan dengan kesetaraan personel pada pendidikan yang diikutinya.

Oleh karena itu, pelaksanaan pendidikan dan latihan pegawai harus berpedoman dan mengarah kepada kebutuhan pembinaan pegawai sesuai dengan data ataupun informasi yang dikeluarkan oleh SIMPEG Badan Kepegawaian Daerah sehingga manfaat SIMPEG sebagai penyedia informasi yang mutakhir dan bermutu dapat menunjang kelancaran administrasi kepegawaian de ngan optimal.

II.5. Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian untuk Kebutuhan Diklat

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dimaksudkan untuk mengefisienkan dan mengoptimalkan manajemen PNS di lingkungan Pemerintah Daerah melalui sistem basis data kepegawaian yang terintegrasi, tertib, teratur, transparan, dan aman, yang juga dapat memberikan masukan bagi proses perencanaan, pengembangan, mutasi/pengangkatan, kesejahteraan, pengendalian, hingga kebijakan terkait mengenai PNS di lingkungan Pemerintah Daerah.

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) memberikan sarana pengumpulan, pengolahan data yang berhubungan erat dengan manajemen kepegawaian dan perencanaan pegawai. Kebutuhan informasi yang

berhubungan dengan fungsi-fungsi kepegawaian sangatlah banyak. Salah satunya yaitu Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) yang membutuhkan informasi yang tepat waktu dan akurat.

Veitzhal Rivai (2005: 230) dalam bukunya yaitu Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan mengemukakan manfaat khusus dari Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian :

6357107. Mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan Diklat dalam rangka memastikan pelaksanaan dan penempatan Diklat yang tepat.

2. Mempelajari komposisi usia, suku, jenis kelamin dari berbagai pekerjaan dan kelas pekerjaan guna memastikan apakah semua itu sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3. Penilaian kebutuhan Diklat untuk menganalisis kinerja individu dan menentukan pegawai-pegawai mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut.

Mencermati tujuan dari penelitian ini yaitu untuk menjelaskan pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaia n untuk kebutuhan Diklat di Kabupaten Sidenreng Rappang, maka penulis mengutip pendapat dari seorang ahli Scott

George, M (2004: 69) yang mengatakan bahwa Sistem Informasi memiliki tiga kegiatan utama yaitu input, process dan ou tput.

a. Masukan (Input)

Fungsi input memberikan kemampuan untuk memasukkan informasi personalia ke dalam SIMPEG. Ini meliputi berbagai prosedur yang diperlukan untuk mengumpulkan data. Oleh karena itu kedudukan data base dalam fungsi masukan ini merupakan langkah terpenting proses pengembangan sistem melalui kreasi data base. Sebagai titik awal, data base hendaknya mencakup elemen-elemen data esensial yang dibutuhkan baik secara internal oleh organisasi maupun untuk pemudahan kebutuhan pihak-pihak eksternal.

Fungsi input memegang peranan sangat vital dalam proses penciptaan data. Suatu metode masukan harus ditetapkan untuk setiap elemen data, langkah-langkah pengeditan dan pemrosesan data harus dirumuskan, dan berbagai kerangka dan laporan standar harus dijabarkan agar elemen data yang diperlukan dapat dirinci secara jelas.

intern komputer, input juga dapat diartikan sebagai penguaraian rutin-rutin peralatan atau kumpulan peralatan yang diperlukan (Moekijat, 2005: 26).

Didalam beberapa pendekatan sistem dijelaskan bahwa : “Input adalah fungsi input terjadi karena suatu sistem mendapat pengaruh dari lingkungan yang mengitari suatu sistem

baik yang bersifat faktor manusia atau pun non manusia, sehingga terminologi sistem setiap pengaruh terhadap berfungsinya suatu sistem disebut input.” (Kartaprawira, 1990: 24).

Dari dasar pemikiran tersebut diatas memberikan suatu pemahaman bahwa bekerjanya sistem itu karena adanya berbagai pengaruh. Hal ini secara kasar dapat pula dikatakan bahwa input juga terdiri dari tuntutan dan dukungan. Tuntutan yang dimaksud adalah suatu keharusan, yang jika tidak terpenuhi maka sistem tersebut tidak berjalan.

Untuk menjamin tersedianya informasi yang bermutu tinggi maka data yang dikumpulkan sebaiknya memiliki jaminan: (a) mutu data yang dikumpulkan tinggi, (b) relevan dengan kepentingan pemakainya, (c) digali dari sumber yang dapat

dipercaya, baik internal maupun eksternal. Cara memperoleh data dapat bersifat seketika maupun berkala (Siagian, 2008: 81).

Untuk selaras dan terinterelasi dengan masukan (input), maka diperlukan teknologi informasi yang memadai, kelengkapan data yang diambil sebagai data dasar, serta unsur manusia sebagi pelaksana. Namun dalam kaitannya dengan

penelitian ini, sebagai perancangan penting dari apa yang hendak diteliti, tentu diperlukan bahan sebagai masukan (inpu t) untuk mengukur operasional bekerjanya sistem informasi sebagai dukungan dalam melaksanakan tugas. Data-data yang digunakan sebagai bahan masukan (input) dalam proses kerja SIMPEG dalam kaitannya dengan pemanfaatan SIMPEG antara lain :

6357110. Data Pokok pegawai;

2. Data pengangkatan sebagai CPNS;

3. Data kenaikan pangkat;

4. Pelatihan Kepegawaian;

5. Daftar nominatif pegawai menurut diklat struktural;

6. Daftar nominatif pegawai menurut diklat fungsional;

7. Daftar nominatif pegawai menurut diklat teknis;

8. Riwayat kepangkatan dan jabatan;

9. Perubahan-perubahan lain yang digunakan sebagai bahan masukan (input).

a. Proses (Process)

Proses lebih tertuju pada upaya merubah sesuatu hal kedalam bentuk yang lain sehingga lebih bermakna dan mempunyai arti. Proses secara harfiah dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005: 899) diartikan sebagai “1)

Runtutan perubahan dalam perkembangan sesuatu; 2) Rangkaian tindakan pembuatan atau pengolahan yang menghasilkan produk”.

Dalam kaitannya dengan sistem informasi, Lott dalam The Liang Gie (1983: 319) berpendapat “Processing refers to any steps taken, by whaever means possible, to make date usable for aspectied purpose”. (proses menunjuk pada langkah-

langkah apa pun yang dilakukan dengan sarana-sarana apapun yang mungkin untuk membuat data dapat dipergunakan

Pendapat ini lebih cenderung menilai proses itu sebagai pengolahan khususnya ditujukan dalam mengolah data berdasarkan dari tahapan yang harus dijalankan dalam mencapai tujuan. Sejalan dengan hal di atas maka dalam SIMPEG, proses merupakan kegiatan, aktifitas, tindakan atau perlakuan, baik oleh manusia, mesin atau keduanya.

Pengolahan data merupakan suatu kegiatan pikiran dengan bantuan tangan atau suatu peralatan yang mengikuti serangkaian langkah-langkah perumusan atau pola tertentu untuk mengubah data, sehingga data tersebut baik dalam bentuk, susunan, sifat atau isinya menjadi lebih berguna. Pengolahan data senantiasa menjadi tugas yang kritis bagi sistem informasi sebuah organisasi, sehingga diperlukan suatu sistem pengolahan data yang mampu memberikan hasil informasi yang memiliki makna atau juga manfaat bagi organisasi itu sendiri.

Metode atau prosedur kerja dalam pengolahan data yang berperan selaku “peraturan permainan” dalam kehidupan organisasiona l menurut Siagian (2008: 99) antara lain: (a) identifikasi sumber data, (b) penyimpanan data, dan (c) pemeliharaan

data.

Identifikasi sumber data

Langkah pertama yang dilakukan dalam pengolahan data yaitu identifikasi data yang dibutuhkan untuk kemudian diolah menjadi informasi. Untuk itu dapat digambarkan Musanef (1996: 248) sebagai berikut :

Diagram Alur Data Menjadi Informasi dalam SIMPEG

Gambar 3

Dalam mengidentifikasi data yang diperlukan, mengacu pada dasar pemikiran (Musanef, 1996: 248) terdiri atas :

6357120. Kelompok konsumen

2. Kelompok organisasi

3. Kelompok SIMPEG

4. Kelompok lembaga diklat

5. Kelompok pendukung

Identifikasi data dan kebutuhan informasi adalah sebuah proses untuk mendapatkan data yang sesuai dengan kebutuhan dan apa y ang diinginkan. Dalam proses identifikasi kedua belah pihak terlibat aktif pada tahap ini. Informasi yang diperoleh dari pengguna menjadi acuan bagi penyedia informasi sebagai bahan pertimbangan menyediakan informasi yang tepat. Tiga faktor yang harus dipenuhi ketika melakukan identifikasi sumber data yaitu lengkap, detail, dan benar.

Penyimpanan data Keluaran dari pengolahan data berupa informasi harus disimpan sedemikian rupa sehingga keamanannya terjamin dan

mudah ditelusuri dan diambil apabila diperlukan (Siagian: 2008: 82). Sangat penting peranan data kepegawaian dalam rangka melaksanakan pembinaan Pegawai Negeri Sipil sehingga perlu

adanya pembentukan sistem penyimpanan data kepegawaian yang dapat dilaksanankan dengan 2 (dua) cara yaitu :

6357126. Secara Manual : merupakan pelaksanaan kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengolahan dilaksanakan secara manual, dengan media Buku Induk, File/ Tata Naskah perorangan yang disimpan dalam unit

almari khusus.

2. Secara Elektronik : merupakan pelaksanaan kegiatan perekaman dan penyimpanan dalam media Komputer. D alam proses penyimpanan data perlu dilakukan penyimpanan data dalam database yang terstruktur dengan baik agar

dalam pencarian data dapat dengan mudah dilakukan. Pemeliharaan data

Tujuan dari pemeliharaan data yaitu untuk menyediakan data dan menjaga keamanan data dalam kualitas yang baik dan lengkap untuk menunjang penyelenggaraan pelayanan informasi kepegawaian sesuai dengan tujuan dan sasaran

organisasi. Dengan dikembangkannya suatu program aplikasi komputer yang dinamakan Sistem Informasi Manajemen