perhitungan, sah atau tidaknya permintaan peembayaran dan kelengkapan lampiran, Setelah kwitansi dan faktur diterima dari
penerima kas, pemegang kas mengarsipkannya kedalam buku pengeluaran. Pemegang kas juga wajib mengirim kwitansi dan faktur
rangkap 2 kepada pembukuan untuk dicatat dibuku pembantu dan dipertanggung jawabkan. Agar lebih efektif dan efesien harus mengikuti
prosedur yang ditetapkan oleh dinas, setiap pengeluaran harus dibawah anggaran yang telah dibuat dan juga harus diotorisasi oleh atasan
langsung yang berwenang kepala dinas. Ada empat ciri sistem pengawasan intern yang memadai yang
merupakan unsur-unsur pengawasan intern,yaitu :
1. Suatu bagan organisasi yang memungkinkan pemisahan fungsi secara tepat
Pada dasarnya syarat pengawasan intern yang baik dalam organisasi adalah terdapatnya pemisahan fungsi tugas dan wewenang. Secara umum
dapat dikatakan antara pelaksanaan dan penyimpanan dan pencatatan harus ada pemisahan. Seorang tidak diberikan merangkap dua atau lebih
tugas dari setiap bagian Pemisahan tidak hanya menghindari adanya manipulasi, akan tetapi
sekaligus merupakan alat yang saling mengecek pekerjaan antara petugas. Struktur atau bagan organisasi yang dimiliki Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Sumatera Utara menggambarkan suatu tugas dan setiap bagian mengetahui dengan jelas kebijaksaanaan prosedur dan
Universitas Sumatera Utara
kegiatan yang langsung dan tidak langsung mempengaruhi mereka dalam melaksanakan kegiatan dinas.
2. Sistem pemberian wewenang serta prosedur pencatatan yang layak
Salah satu unsur pengawasan intern adalah adanya sistem otorisasi. Maksud dari sistem otorisasi ini bahwa setiap penerimaan dan
pengeluaran kas harus disahkan oleh petugas yang berwenang. Dalam pelaksanaannya merupakan pendelegasian wewenang harus diawasi.
Dalam dinas ini terlihat adanya otorisasi asa hal-hal diatas, dimana setiap penerimaan dan pengeluaran diwewenangkan langsung kepada pihak
yang bersangkutan.
3. Perusahaan yang sehat dalam melaksanakan tugas dari setiap unit organisasi
Perusahaan yang mempunyai praktek-praktek yang sehat dapat membantu tercapainya pengawasan intern yang baik, ini dapat dilihat
dengan member cuti kepada para karyawan dan diadakannya rotasi pegawai agar tidak timbul kerja sama untuk mrmbuat kecurangan
didalam dinas. Praktek yang sehat ini hanya berlaku untuk seluruh prosedur yang ada,
sehingga pekerjaan suatu bagian tidak dipegang oleh satu kerja.
4. Pegawai-pegawai yang kualitasnya seimbang dengan tanggung jawabnya
