Oleh karena itu, perusahaan harus merancang system akuntansi kas yang didalamnya terdapat prosedur-prosedur penerimaan dan pengeluaran
kas yang dapat digunakan sebagai sarana untuk pengendalian terhadap kas.
B. Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi mempunyai tujuan menghasilkan informasi informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen dalam mengawasi
usahanya atau untuk pihak-pihak lain yang berkepentingan. Manajemen memerlukan informasi tersebut untuk mengetahaui, mengevaluasi, dan
mengambil keputusan dalam menjalakan perusahaan. Disamping itu, sistem akuntansi tersebut harus benar-benar diperhatikan agar jangan ada satu
transaksi yang berhubungan dengan kas awal sampai akhir dikerjakan oleh satu orang.
Pada dasarnya, sistem akuntansi adalah jaringan dari prosedur- prosedur yang disusun dalam rangkaian secara menyeluruh untuk
melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi pokok dalam perusahaan. Sistem ini sendiri diciptakan untuk menangani sesuatu yang berulang kali
atau secara rutin terjadi dan sistem dibuat dengan sedemikian rupa sehingga tidak memberikan peluang kepada siapa saja untuk melakukan
penyelewengan. Berikut ini beberapa defenisi system akuntansi menurut beberapa ahli:
Menurut Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi 2010:182 sistem akuntansi adalah :
Universitas Sumatera Utara
“Organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan laporan keuangan yang dibutuhkan
oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.” Menurut Warren, Reeve, dan Fees, dalam buku Pengantar Akuntansi,
2008:206 sistem akuntansi adalah : “Metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan,
mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi operasi dan keuangan sebuah perusahaan.”
Menurut Nisworonger dan Fees, dalam buku Prinsip-Prinsip Akuntansi, 2004;182 :
“Sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan mendapatkan informasi keuangan
dan operasi usaha.” Dari defenisi-defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem
akuntansi adalah keseluruhan tata cara dari prosedur-prosedur yang meliputi dokumen-dokumen yang berbentuk catatan yang saling berkaitan dan
berhubungan erat antara satu dengan yang lain sehingga dapat menghasilkan suatu keputusan atau kebijaksanaan dalam melakukan terhadap jalannya
operasi perusahaan. Dengan demikian, sistem akuntansi terdiri dari beberapa unsure,yaitu:
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam suatu transaksi keuangan dan catatan usaha yang digunakan sebagai dasar
Universitas Sumatera Utara
untuk menganalisa dan mencatat transaksi termasuk didalamnya faktur, bukti penerimaan, potongan cek, dan dokumen-dokumen lain
sebagainya. Formulir dalam sistem akuntansi harus didesain sedemikian rupa
sehingga berfungsi sebagai perintah kepada para pelaksana yang terlibat untuk melaksanakan suatu pekerjaan guna menjaga
keabasahan transaksi. Prinsip perencanaan formulir yang baik, yaitu sederhana, murah, mudah diisi, dan membuat informasi secara tepat
dan ringkas. Formulir dan catatan yang digunakan oleh Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara
sehubungan dengan pengawasan pengeluaran kas adalah: -Cek
-Faktur 2.
Jurnal Buku Harian Jurnal adalah formulir khusus yang digunakan untuk mencatat secara
kronologis transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan, merupakan nama perkiraan dan jumlah yang harus didebit maupun
kredit. Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan
dan data lainnya. Sumber informasi adalah formulir yang digunakan pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera
Utara.
Universitas Sumatera Utara
Yang berkaitan dengan formulir terdiri dari: faktur pembelian alat tulis kantor dan faktur pemeliharaan barang sebagai bukti pengeluaran
kas. 3.
Buku Besar General Ledger Buku besar adalah kumpulan dari perkiraan-perkiraan yang saling
berhubungan dan yang merupakan suatu kesatuan tersendiri. Merupakan tempat untuk menampung informasi yang akan disajikan
dalam laporan keuangan. Dengan demikian susuna informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan merupakan dasar untuk
menyusun rekening-rekening yang ada dalam buku besar. Selanjutnya rekening-rekening yang ada dalam buku besar digunakan sebagai
dasar penggolongan transaksi yang dicatat dalam jurnal. Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera
Utara digunakan BKU Buku Kas Umum yang didalamnya mencatat semua jenis biaya pengeluaran dan penerimaan negara.
4. Buku Pembantu Subsidary Ledgers
Buku pembantu adalah suatu kelompok rekening yang merupakan runcian rekening tertentu dalam buku besar general ledger, yang
dibentuk untuk memudahkan dan mempercepat penyusunan laporan dan neraca percobaan. Rekening buku besar yang dirinci informasinya
dalam buku pembantu disebut rekening control controlling account, sedangkan rekening-rekening rincian yang terdapat dalam buku
pembantu disebut rekening pembantu subsidiary account.
Universitas Sumatera Utara
Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara buku pembantu dibuat sebagai buku catatan pengeluaran harian.
C.
Sistem Pengendalian Intern Kas di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara
Pengendalian Intern Kas merupakan alat yang sangat membantu seorang pemimpin perusahaan dalam melaksanakan tugas sehingga
mempunyai peran yang sangat penting bagi perusahaan. Sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas menjadi bagian dari sistem pengendalian
intern kas. Menurut Mulyadi 2010:163, pengertian sistem pengendalian
intern adalah : “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi,
metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalaan akuntansi, mendorong
tercapainya hal-hal tersebut diperlukan syarat-syarat tertentu yang merupakan unsure dari pengendalian itu sendiri, yang apabila syarat ini
dipenuhi maka tujuan perusahaan dapat dicapai secara maksimal dengan menggunakan fasilitas yang ada secara efektif dan efisien.”
Pengendalian internal meleputi organisasi serta semua metode ketentuan yang terkoordinir yang dianut dalam suatu perusahaan untuk
menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian keandalan data akuntansi, mendorong efesiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen.
Universitas Sumatera Utara
Unsur Sistem Pengendalian Intern: a.
Organisasi yang memisahkan tanggunh jawab dan wewenang secara tegas
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
c. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Pengendalian Penerimaan Kas
Dalam upaya mengusahakan adanya pengeluaran kas secara berhari-hari Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara
melakukan pengawasan antara kas masuk dan kas keluar. Adapun pengawasan intern yang dilakukan Badan Perencanaan Pembangunan
Daerah Provinsi Sumatera Utara terhadap penerimaan kas yaitu dengan cara:
1. Semua penerimaan kas yang berhubungan dengan penerimaan APBN
dan APBD harus diterima oleh pemegang kas. 2.
Setiap saldo uang kas harus diperiksa oleh pejabat yang berwenang. 3.
Pada waktu tertentu harus membuat rekonsiliasi bank untuk membandingkan saldo yang ada di bank.
4. Hanya menyimpan sejumlah uang kas sehubungan dengan yang
digunakan untuk kebutuhan sehari-hari, 5.
Pada waktu tutup kas, kebenaran buku kas, bukti-bukti pendujung, serta saldo kas yang ada akan diperiksa.
Universitas Sumatera Utara
Pengendalian Pengeluaran Kas
Pengawasan intern terhadap pengeluaran kas yang dilakukan oleh Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai
berikut: 1.
Seluruh bukti pengeluaran kas bank ditandatangani oleh pemegang kas dan atasan langsung pemegang kas sebagai bukti bahwa pengeluaran kas
diketahui dan disetujui. 2.
Seluruh transaksi harus dicatat tepat waktu. 3.
Melakukan cek silang oleh pemegang kas dan bidang keuangan untuk melihat apakah ada perbedaan dalam pencatatan.
4. Semua cek harus dibayar sesuai nomor, yang umumnya ditetapkan oleh
bank.
D. Sistem
