Analisa Sistem yang Sedang Berjalan Perancangan Database

BAB 4 EVALUASI SISTEM

4.1 Analisa Sistem yang Sedang Berjalan

Dalam analisa sistem yang sedang berjalan merupakan pengkajian dan penentuan dari sistem yang sedang berjalan untuk mempermudah dalam pendefenisian permasalahan atau kendala-kendala yang terjadi pada Lintas Graha Computer dengan tujuan untuk memperoleh desain sistem baru. Sebelum melakukan perancangan sistem yang baru maka dilakukan peninjauan terlebih dahulu terhadap sistem yang sedang berjalan pada saat ini, sistem yang sedang berjalan penting untuk dianalisa karena merupakan dasar untuk merencanakan sistem yang baru dimana sistem yang lama akan dijadikan sebagai perbandingan untuk merancang sistem yang baru. Berdasarkan hasil pengamatan langsung pada PT. Kembar Ponsel, sistem yang sedang berjalan pada saat ini masih dilakukan secara tertulis terutama dalam pengolahan data service handphone, walaupun PT. Kembar Ponsel telah memiliki komputer sebagai alat bantu, tetapi dengan kurangnya suatu program aplikasi yang menangani data-data service handphone juga mengakibatkan terlambatnya Universitas Sumatera Utara

4.2 Prosedur Pengolahan Data

Pengolahan data pada PT. Kembar Ponsel dalam pemberian informasi dilakukan masih secara tertulis disebuah faktur atau bon dan dalam sebuah buku sebagai alat bantunya dalam pengolahan data, sehingga masih memerlukan pengolahan yang lebih lanjut untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Adapun prosedur pengolahan data pada PT. Kembar Ponsel adalah sebagai berikut : 1. Konsumenmenemui dan memberikan handphone kepada customer service untuk menyampaikan keluhan. 2. Customer service memberikan handphone kepada teknisi untuk mengecek kerusakan. 3. Setelah melakukan pengecekan teknisi memberikan kembali kepada customer service dan menyampaikan kerusakan yang ada pada handphone. 4. Setelah itu customer service menyampaikan kerusakan handphone kepada konsumen dan biaya perbaikan. 5. Jika konsumen setuju atas penyampaian dari customer service, maka customer service akan mencatat difaktur atau bon dan memberikan kembali handphone tersebut kepada teknisi untuk diperbaiki. Universitas Sumatera Utara 6. Jika handphone berhasil diperbaiki maka konsumen wajib membayar biaya yang telah disepakati, jika handphone gagal diperbaiki, maka konsumen tidak dikenakan biaya apapun. 7. Customer service melakukan pencatatan biaya perbaikan handphonedan menyampaikan kepada konsumen jangka waktu perbaikan handphone. 8. Konsumen mengambil kembali handphone yang telah diperbaiki dan membayar biaya yang telah disepakati. 9. Memberikan hasil laporan service handphone kepada pimpinan.

4.2.1 Bagan Aliran Dokumen Flow Of Document

Bagan aliran dokumen bertujuan untuk mengetahui bagaimana terjadinya proses dan juga untuk mengetahui masalah yang ada serta kelemahan pada sistem yang sedang berjalan saat ini. Jika pada sistem yang lama masih terdapat kekurangan maka dapat disempurnakan dengan sistem baru. Universitas Sumatera Utara Pencatatan biaya HP yang diperbaiki Untuk lebih jelasnya prosedur bagan aliran dokumen diatas dapat dilihat pada gambar 4.1 dibawah ini : Konsumen Custemer Service TeknisiTenaga Ahli Pimpinan Gambar 4.1 Bagan Alir Sistem Informasi Service Handphone Keterangan: 1. Konsumen menemui dan memberikan handphone kepada customer service untuk menyampaikan keluhan. Menyampaikan Keluhan dan HP Menerima Keluhan dan HP Melakukan pengecekan HP Hasil pengecekan dan memberikan HP ke CS Menyampaikan kerusakan Transaksi setuju atau batal Pemberian HP Pembuatan faktur atau bon Memperbaiki HP HP selesai A Laporan Biaya Perbaikan HP Laporan Biaya Perbaikan HP Mengembalikan HP Universitas Sumatera Utara 2. Customer service memberikan handphone kepada teknisi untuk mengecek kerusakan. 3. Setelah melakukan pengecekan teknisi memberikan kembali kepada customer service dan menyampaikan kerusakan yang ada pada handphone. 4. Setelah itu customer service menyampaikan kerusakan handphone kepada konsumen dan biaya perbaikan. 5. Jika konsumen setuju atas penyampaian dari customer service, maka customer service akan mencatat difaktur atau bon dan memberikan kembali handphone tersebut kepada teknisi untuk diperbaiki. 6. Jika handphone berhasil diperbaiki maka konsumen wajib membayar biaya yang telah disepakati, jika handphone gagal diperbaiki, maka konsumen tidak dikenakan biaya apapun. 7. Customer service melakukan pencatatan biaya perbaikan handphone dan menyampaikan kepada konsumen jangka waktu perbaikan handphone. 8. Konsumen mengambil kembali handphone yang telah diperbaiki dan membayar biaya yang telah disepakati. 9. Memberikan hasil laporan service handphone kepada pimpinan.

4.2.2 Analisa Dokument Input Data Service Handphone

Pada Gambar 4.2 merupakan faktur atau bon input data service handphone dibawah ini berisi tentang: Tanggal Masuk, Nama, Type HP, Kerusakan, Acsesories, Keterangan, Tanggal Keluar, Tlp, Imei, Total Biaya, Paraf Custumer, Cs, dan Teknisi. Universitas Sumatera Utara Gambar 4.2 Faktur atau Bon Input Data Service Handphone Keterangan : Gambar di atas merupakan tampilan dokumen input pendataan service handphone . Faktur tersebut akan diisi oleh customer service apabila ada konsumen yang memberbaiki handphone dan menyetujui biaya perbaikan handphone tersebut. Faktur ini juga akan dibawa kembali dan diberikan kepada customer service disaat konsumen akan mengambil handphone yang telah selesai diperbaiki oleh teknisi. a. Kelemahan Input Setelah menganalisa sistem informasi pendataan handphone yang sedang berjalan pada PT. Kembar Ponselmaka terdapat beberapa kelemahan dari input data antara lain : 1. Kemungkinan besar sering kali terjadi kesalahan dalam penulisan data service handphone , dikarenakan dalam penginputannya masih dengan cara tertulis. Universitas Sumatera Utara 2. Teknisi hanya melakukan kegiatan perbaikkan handphon, tidak membantu custumer service dalam melakukan penginputan pembuatan faktur atau bon. 3. Penyajian data kurang cepat, tepat dan juga dalam pembuatan laporan. 4. Memerlukan tenaga dan waktu yang banyak dalam pencarian data, juga dalam pembuatan laporan.

4.2.3 Analisa Dokument Output

Hasil dari input-input diatas yang dilakukan oleh custemer service yang mencatatkan pendataan dan biaya service handphone. Pendataan tersebut dapat dilihat pada tabel 4.1 menghasilkan output yang dibutuhkan oleh pimpinan untuk mengetahui jumlah pemasukan atau profit yang berguna untuk memberikan jumlah gaji teknisi dan custumer service handphone. Untuk membuat suatu laporan yang baru dalam sistem yang akan dirancang, penulis perlu mengetahui terlebih dahulu bentuk laporan sistem yang lama. Universitas Sumatera Utara Tabel 4.1 Laporan Output Pendataan Service Handphone PT. Kembar Ponsel Laporan Hasil Pendataan Service Hanphone Pada Bulan Maret 2012 Tanggal Teknisi Jenis Handphone Kerusakan Biaya Jumlah Medan, XX-XX-XXXX Kepala Bagian Teknisi Handphone __________________ Sumber : PT. Kembar Ponsel Keterangan : Gambar di atas merupakan tampilan dokumen output pendataan service handphone . Dokumen output tersebut dibuat oleh pihak custumer service pada saat melakukan pendataan jumlah service handphone yang diperbaiki oleh masing-masing teknisi, dan akan diberikan kepada pimpinan perusahaan sebagai patokan pengajian teknisi handphone dan customer service. Universitas Sumatera Utara a. Kelemahan Output Adapun kelemahan output data pada PT. Kembar Ponsel adalah sebagai berikut : 1. Memerlukan tempat penyimpanan data yang sangat besar dalam penyimpanan arsip-arsip dan yang tidak terpakai lagi dan akan kesulitan apabila terjadi proses pencarian arsip-arsip tersebut.. 2. Dalam menghasilkan laporan pendataan service handphone yang ada pada PT. Kembar Ponsel membutuhkan waktu yang sangat lama. Karena pemrosesan pendataan yang dilakukan belum didukung oleh sistem aplikasi yang khusus.

4.3 Perancangan Sistem Yang Diusulkan

Perancangan sistem merupakan suatu langkah yang sangat penting setelah tahap pendefenisian kebutuhan-kebutuhan fungsional, maka kelemahan yang ada dalam sistem tersebut dapat diketahui sehingga dengan adanya pengembangan terhadap sistem yang baru diharapkan kendala yang ada dapat teratasi. Perancangan yang diusulkan pada PT. Kembar Ponsel ini akan menggunakan input, baik yang berasal dari dalam sistem maupun dari luar sistem yang akan mempengaruhi proses perancangan pendataan service handphone. 4.3.1 Ulasan Sistem Baru Sistem yang diusulkan ini, dalam penerapannya adalah menggunakan komputerisasi, sebagai media penyimpanan data digunakan hardisk dan untuk memperolah hasil laporannya digunakan alat bantu mencetak berupa printer. Universitas Sumatera Utara Dalam proses pengoperasiannya sistem ini dirancang dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 untuk menginputkan data-data yang diperlukan dan untuk penyimpanan data yang telah diinputkan, sistem ini menggunakan MySQL sebagai database. Perancangan sistem ini digambarkan bagaimana suatu sistem dapat dibentuk dan dipersiapkan untuk membangun rancangan. Alat bantu yang akan digunakan pada perancangan sistem ini yaitu menggunakan bagan alir dokumen atau termasuk dalam salah satu bagian dari System Flowchart , yang merupakan salah satutool dari perkembangan secara terstruktur.

4.3.2 Desain Global

Desain global merupakan suatu gambaran dari perancangan sistem informasi secara umum. Pada rancangan ini kita dapat mengetahui bagaimana hubungan antara komponen pendukung dari suatu sistem yang akan dirancang.

4.3.2.1 Diagram Alir Data Data Flow Diagram

Diagram alir data Data Flow Diagram adalah model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan. Universitas Sumatera Utara DFD dapat digunakan untuk mempersentasekan suatu sistem yang otomatis maupun manual dengan gambaran berbentuk jaringan grafik. Dimana DFD terdiri dari konteks diagram dan DFD level 0, level 1 dan seterusnya. Dalam sistem ini penulis mencoba menggambarkan diagram konteks, DFD level 0 dengan menggunakan bagan alir data dapat dipahami bagaimana sistem tersebut berjalan. a. Diagram Konteks Context Diagram Diagram konteks adalah Diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD Data Flow Diagram yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Hal – hal yang harus diperhatikan dalam diagram konteks yaitu : 1. Memberikan gambaran tentang seluruh sistem. 2. Terminal yang memberikan masukan ke sistem disebut source. 3. Terminal yang menerima keluaran disebut sink. 4. Hanya ada satu proses. 5. Tidak boleh ada data store. Berdasarkan masalah yang ada pada PT. Kembar Ponsel khususnya pada proses pendataan service handphone maka dapat dibuat konteks diagram sebagai berikut pada gambar 4.3 di bawah ini. Universitas Sumatera Utara Gambar 4.3 Diagram Konteks Context Diagram Keterangan : Adapun penjelasan dari gambar diagram konteks diatas adalah sebagai berikut : Konsumen memberikan data kerusakan handphone ke customer service, kemudian customer service memberikan handphone ke teknisi, lalu teknisi mengecek dan memberikan hasil kerusakan handphone ke customer service, dan customer service akan menyampaikan kembali kerusakan handphone kepada konsumen. Jika disepakati oleh konsumen biaya yang telah disebutkan oleh customer service maka customer service akan menginput data-data dari konsumen. Dan menghasilkan laporan yang akan diberikan kepada pimpinan. b. Data Flow Diagram Level 0 Diagram level nol adalah diagram yang menggambarkan proses dari data flow diagram . Diagram nol memberikan pandangan secara menyeluruh mengenai system yang ditangani, menunjukkan tentang fungsi-fungsi utama atau proses Sistem Pendataan Konsumen Teknisi Pimpinan Customer Service Konsumen Kerusakan Laporan Kerusakan Handphone Laporan Service Handphone Service Hp Barang Universitas Sumatera Utara yang ada, aliran data, dan eksternal entity. Diagram level 0 dapat dilihat pada gambar 4.4. Gambar 4.4 Data Flow Diagram Level 0 Keterangan: Pada proses 1.0 menjelaskan tentang pendataan barang spare part handphone yang digunakan untuk mengganti apabila ada kerusakan fisik handphone dan akan disimpan pada data store barang. Pada proses 2.0 menjelaskan tentang penginputan data konsumen yang menyetujui biaya perbaikan handphone dan akan menyimpannya pada data store konsumen. Pada proses 3.0 menjelaskan tentang penginputan data kerusakan handphone yang akan diperbaiki dan menyimpannya pada data store kerusakan. Proses 4.0 menjelaskan tentang relasi dari proses 1.0 sampai dengan 3.0 dan akan disimpan pada data storeservice

2.0 Pendataan

Konsumen

3.0 Pendataan

Kerusakan HP

4.0 Pendataan

Service HP

1.0 Pendataan

Barang

5.0 Cetak

Laporan Konsumen Customer Service Teknisi Pimpinan barang servicehp barang ServiceHP Konsumen Rec.barang rec.servicehp rec.konsumen konsumen kerusakanhp rec.kerusakanhp kerusakan rec.konsumen rec.kerusakanhp Rec.barang rec.servicehp rec.kerusakanhp Laporan Service Handphone Laporan Kerusakan Handphone Universitas Sumatera Utara handphone dan proses yang terakhir 5.0 merupakan hasil dari biaya perbaikan handphone keseluruhan yang berbentuk laporan. Universitas Sumatera Utara BAB 5 IMPLEMENTASI SISTEM

5.1 Implementasi Sistem

Implementasi Sistem merupakan prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan rancangan sistem yang disetujui, diantaranya untuk menguji, menginstal, serta memulai penggunaan sistem yang diperbaiki.Pada tahapan ini akan diperoleh program aplikasi dan dokumentasi. Ada beberapa tahapan dalam implementasi sistem yang saling mendukung dalam perancangan suatu system aplikasi yaitu : 1. Penyusunan dan pemasangan hardware sesuai dengan konfigurasi yang ditentukan. 2. Penyesuaian Hardware dan Software yang ada. 3. Spesifikasi dan perancangan system aplilkasi. 4. Penulisan dan spesifikasi sistem. 5. Uji coba program. Universitas Sumatera Utara Untuk melakukan suatu perancangan sistem, maka diperlukan berbagai sumber yang mendukung perancangan system tersebut, seperti : data-data yang lengkap mengena imasalah yang dihadapi, dalam hal ini data-data mengenai persediaan dan penjualan barang dagang pada distro Byuse. Penulis mencoba merancang suatu program pencatatan persediaan dan penjualan dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0. Adapun sistem aplikasi yang diusulkan adalah sebagai berikut : 5.1.1Diagram Konteks Diagram konteks berisi gambaran umum secara garis besar sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram kontek sini berisi “siapa saja yang memberi data dan data apa saja kesistem, serta kepada siapa saja informasi dan informasi apa saja yang harus dihasilkan sistem.” Adapun Diagram Konteks yang diusulkan adalah sebagai berikut : Data Pemasok Data Karyawan TransaksiPembelian InformasiPembelian Gambar 5.1 Data Flow Diagram DFD Diagram Konteks Pemasok SistemInfo rmasiPem belia n Karyawan Karyawan Universitas Sumatera Utara

5.1.2 Diagram Zero

Tujuan dari diagram nol adalah untuk “memerinci” sebuah system menjadi “proses-proses” yang harus dilakukan „orang dalam.‟ Atau jika dibuat dalam kalimat adalah : “Apa saja proses yang harus dilakukan agar mencapai system tersebut ?.” Adapun Diagram Zero dari sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut : Data Pemasok persediaan barang dagang Data Pembelian, karyawan Informasi Pembelian Gambar 5.2 Data Flow Diagram DFD Diagram Zero Input data PembelianS tok Laporan Pemasok Karyawan Pimpinan Universitas Sumatera Utara

5.2 Perancangan Database

Perancangan Database adalah suatu proses perancangan tempat basis data. Setiap satu tempat penyimpanan data dapat disebut file yang digambarkan dalam bentuk tabel, dimana data setiap table akan saling berkaitan. Perancangan database pada system inidisusun pada tabel di bawah ini : 5.2.1 Tabel Pembelian Field Name Type Data Size Description No Faktur Text 50 Nomor faktur Kd Brg Text 10 Kode Barang Nm Brg Text 50 Nama Barang Jlh Beli Number Long Integer Jumlah Beli Hrg beli Number Long Integer Harga Beli Jlh Bayar Number Long Integer Jumlah Beli Pemasok Text 50 Nama Pemasok 5.2.2 Tabel Stok Field Name Type Data Size Description Kd Brg Text 10 Kode Barang Nm Brg Text 50 Nama Barang JlhS tock Number Long Integer Jumlah Stok Hrg Beli Number Long Integer Harga Beli 5.2.3 Tabel Data Beli Field Name Type Data Size Description No Faktur Text 50 Nomor faktur Kd Brg Text 10 Kode Barang Nm Brg Text 50 Nama Barang Jlh Beli Number Long Integer Jumlah Beli Hrg beli Number Long Integer Harga Beli Jlh Bayar Number Long Integer Jumlah Beli Universitas Sumatera Utara 5.2.4 Tabel Penjualan Field Name Type Data Size Description No Faktur Text 50 Nomor faktur Bulan Text 30 Bulan Tgl Jual DateTime Tanggal Jual Kd Brg Text 10 Kode Barang Nm Brg Text 50 Nama Barang Jlh Jual Number Long Integer Jumlah Jual Hrg Jual Number Long Integer Harga Jual Jlh Bayar Number Long Integer Jumlah Bayar Kd Staf Text 50 Kode Staf Nm Staf Text 30 Nama Staf Bonus Staf Number Long Integer Bonus Staf 5.2.5 Tabel Data Jual Field Name Type Data Size Description No Faktur Text 50 Nomor faktur Bulan Text 30 Bulan Tgl Jual DateTime Tanggal Jual Kd Brg Text 10 Kode Barang Nm Brg Text 50 Nama Barang Jlh Jual Number Long Integer Jumlah Jual Hrg Jual Number Long Integer Harga Jual Jlh Bayar Number Long Integer Jumlah Bayar Kd Staf Text 50 Kode Staf Nm Staf Text 30 Nama Staf Bonus Staf Number Long Integer Bonus Staf Universitas Sumatera Utara 5.2.6 Tabel Staf Field Name Type Data Size Description Kd Staf Text 50 Kode Staf Nm Staf Text 30 Nama Staf Jabatan Text 30 Jabatan Gaji Number Long Integer Gaji Insentif Number Long Integer Insentif Tgl Masuk DateTime Tanggal Masuk Tgl Lahir DateTime Tanggal Lahir

5.3 Relasi Antar Tabel