Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit yang Berlangsung di Andrias Pratama Motor Bantul

57

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit yang Berlangsung di Andrias Pratama Motor Bantul

Sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di Andrias Pratama Motor Bantul adalah sebagai berikut: 1. Deskripsi Kegiatan Penjualan kredit pada Andrias Pratama Motor Bantul dimulai dari diterimanya surat pesanan dari pelanggan oleh bagian penjualan. Setelah dilakukan pengecekan atas status motor yang akan dipesan dan pembayaran pelanggan, lalu dilakukan disposisi oleh kadiv penjualan. Jika dilayani maka pesanan tersebut akan diproses dan surat pesanan akan diserahkan ke divisi administrasi pemasaran. Divisi administrasi pemasaran akan melengkapi data yang diperlukan dan membuat agenda surat pesanan sebagai ringkasan pesanan yang diterima dan diserahkan ke bagian gudang. Gudang akan menyiapkan motor sesuai dengan surat pesanan. Setelah motor disiapkan, operator komputer yang ada di divisi gudang ekspedisi akan melakukan barcoding dan secara otomatis sistem dalam komputer akan memperbaharui jumlah piutang pelanggan yang bersangkutan. Langkah selanjutnya, operator komputer akan mencetak printout faktur pajak dan daftar pengiriman. Setelah faktur pajak, daftar pengiriman dan motor sudah selesai disiapkan, maka daftar pengiriman dan motor akan diserahkan ke pihak ekspedisi untuk dikirimkan ke pelanggan, sedangkan faktur pajak dan surat pesanan akan diserahkan ke divisi administrasi pemasaran untuk diperiksa kebenaran data faktur. Faktur yang telah diperiksa kebenarannya akan diserahkan ke divisi piutang dagang beserta dengan salinan surat pesanan sebagai dasar penagihan kepada pelanggan. 2. Fungsi yang Terkait Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan kredit yang berlangsung di Andrias Pratama Motor Bantul adalah sebagai berikut: a. Fungsi Penjualan Fungsi ini dilakukan oleh bagian penjualan dan divisi administrasi pemasaran yang fungsinya menerima surat order pembeli, meminta otorisasi kredit, memberikan otorisasi adanya penjualan kredit, membuat agenda surat pesanan, dan menambahkan konsumen baru. b. Fungsi Kredit Fungsi ini dilakukan oleh divisi piutang dagang dan bagian penjualan yang bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan. c. Fungsi Gudang Fungsi ini dilakukan oleh divisi gudang ekspedisi yang bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, membuat faktur pajak, membuat daftar pengiriman, melakukan packaging, dan menyerahkan ke bagian ekspedisi pengiriman, serta penerimaan retur. d. Fungsi Pengiriman Fungsi ini dilakukan oleh divisi gudang ekspedisi yang bertanggung jawab untuk memberikan label alamat, dan memutuskan jasa ekspedisi yang akan digunakan. e. Fungsi Penagihan Kegiatan penagihan atas adanya piutang konsumen dilakukan oleh divisi piutang dagang. Terjadinya suatu penagihan merupakan kelanjutan dari kegiatan pembuatan faktur. Namun, pembuatan faktur yang terjadi di Andrias Pratama Motor Bantul dibuat oleh operator komputer di divisi gudang ekspedisi. f. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi dilakukan oleh divisi pembukuan yang bertanggung jawab membuat jurnal, membuat rekapitulasi harga pokok penjualan, mengarsipkan faktur pajak, dan membuat laporan untuk kepentingan manajemen. 3. Prosedur sistem penjualan kredit Prosedur sistem penjualan kredit di Andrias Pratama Motor Bantul meliputi beberapa komponen sebagai berikut: a. Prosedur order penjualan Dalam prosedur ini, bagian order penjualan menerima order dari pelanggan. Bagian order penjualan kemudian membuat surat order dan mengirimkannya kepada pelanggan. b. Prosedur pengirimanserahterima motor Dalam prosedur ini, bagian pengiriman mengirimkan motor kepada pelanggan sesuai dengan informasi yang tercantum dari surat order pengiriman yang diterima dari bagian order penjualan, atau bagian stock menyerahkan kendaraan yang sudah ditransaksikan kepada pembeli di kantor. c. Prosedur penagihan Dalam prosedur ini, bagian penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pelanggan. Kemudian melakukan penagihan kepada debitur. 4. Unit organisasi yang terkait dalam sistem penjualan kredit Unit organisasi yang terkait dalam sistem penjualan kredit di Andrias Pratama Motor Bantul meliputi beberapa komponen sebagai berikut: a. Bagian order penjualan, terdiri atas: 1 Menerima surat order dari pelanggan. 2 Mengisi surat order pengiriman motor sebanyak 2 lembar dan mendistribusikannya sebagai berikut: a Lembar ke 1: Merupakan surat muat bill of landing yang dipakai sebagai bukti penyerahan motor. b Lembar ke 2: Merupakan tembusan indeks silang yang disimpan menurut abjad untuk melayani setiap pertanyaan dari pelanggan. b. Bagian akuntansi, terdiri atas: 1 Membuat jurnal penjualan atas dasar transaksi tersebut. 2 Mencatat semua transaksi penjualan kredit dari awal sampai berakhirnya penjualan kredit ke dalam kartu piutang. 5. Elemen-elemen sistem pengendalian intern yang terkait dalam penjualan kredit Elemen sistem pengawasan intern dalam sistem penjualan kredit di Andrias Pratama Motor Bantul hanyalah sederhana, yaitu sebagai berikut: a. Elemen organisasi, terdiri atas: 1 Fungsi penjualan sudah terpisah dari fungsi pemberian otorisasi pemberian kredit. 2 Fungsi pencatatan piutang terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi pemberi otorisasi kredit tidak terpisah dengan fungsi penjualan. 3 Fungsi pencatat piutang tidak terpisah dengan fungsi penerimaan kas. 4 Transaksi penjualan kredit hanya dilaksanakan oleh beberapa fungsi akuntansi. b. Elemen sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, terdiri atas: 1 Penerimaan order dari pelanggan diotorisasikan oleh fungsi penjualan. 2 Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada fakur penjualan. 3 Pencatatan piutang dicatat ke dalam kartu piutang. c. Elemen praktik yang sehat, terdiri atas: 1 Surat order pengiriman bernomor urut tercetak pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 2 Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang. 6. Dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit Dokumen surat perintah pengiriman di Andrias Pratama Motor Bantul meliputi beberapa komponen sebagai berikut: a. Surat Perintah Pengiriman SPP Surat Perintah Pengiriman SPP merupakan surat perintah yang ditujukan pada bagian gudang untuk mempersiapkan motor-motor yang hendak dikirim. b. Tembusan pesanan penjualan sales order copy Tembusan pesanan penjualan sales order copy merupakan tembusan yang diserahkan pada bagian pembuatan sebagai kontrol surat perintah pengiriman sebelum motor-motor dikirim dari gudang. c. Slip pengepakan packing slip Slip pengepakan packing slip merupakan tembusan yang ditempelkan pada motor yang akan dikirim ke pelanggan untuk mengidentifikasi pengiriman serta memudahkan bagian penerimaan pelanggan untuk melakukan pengecekan. d. Tembusan untuk arsip control copy Tembusan untuk arsip control copy merupakan tembusan untuk disimpan oleh bagian penerimaan. 7. Catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit Di Andrias Pratama Motor Bantul ini, catatan akuntansi yang digunakan hanya jurnal penjualan, yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit maupun tunai.

B. Identifikasi Masalah