Tinjauan Prosedur Pengelolaan Arsip pada Balai Besar Pengembangan dan Perluasan Kerja Lembang

TINJAUAN PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP PADA BALAI BESAR PENGEMBANGAN DAN PERLUASAN

KERJA LEMBANG LAPORAN KERJA PRAKTEK Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Matakuliah Kerja Praktek Jenjang Diploma III

Program Studi Komputerisasi Akuntansi

Oleh :

Kiki Faridah/11011015 Pembimbing : Apriani Puti Purfini, S.kom

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG 2013

REVIEW PROCEDURE ARCHIVE MANAGEMENT OF DEVELOPMENT AND EXPANSION OF LEMBANG

PRACTICAL WORK REPORT Asked To Meet One Of Terms

Job Training Course Level III Diploma

Computerized Accounting Program Study

By:

Kiki Faridah/11011015 Counsellor:

Apriani Puti Purfini, S.Kom

FACULTY OF ENGINEERING AND COMPUTER SCIENCE UNIVERSITY COMPUTER INDONESIA

BANDUNG 2013

BIODATA PENULIS

Nama : Kiki Faridah

Nim : 11011015

Kelas :11-KA

Status : Belum Menikah

TTL : Bandung, 01 Agustus 1993

Alamat : Kp. Cihideung Gudang Rt. 03/02 no 45 Gudang Kahuripan Lembang

Agama : Islam Kebangsaan : Indonesia Jenis Kelamin : Perempuan

E-mail : kikifaridah@yahoo.co.id Data Pendidikan

No Keterangan Nama Sekolah Tahun Lulus

1 SD SDN GUDANG KAHURIPAN I 2005

2 SMP SMP N 1 LEMBANG 2008

3 SMA SMK PASUNDAN 1

BANDUNG

2011

x

DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR JUDUL BAHASA INDONESIA ... i

LEMBAR JUDUL BAHASA INGGRIS ... .. ii

PERNYATAAN KEASLIAN ... iii

LEMBAR PENGESAHAN ... .. iv

ABSTRAK ... v

ABSTRACT... .. vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xiv

DAFTAR GAMBAR ... xv

DAFTAR SIMBOL ... xvi

DAFTAR LAMPIRAN ... xvii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek ... 2

1.3.1 Maksud Kerja Praktek ... 2

1.3.2 Tujuan Kerja Praktek ... 2

1.3 Metode Kerja Praktek ... 2

1.4 Kegunaan Kerja Praktek ... 3

1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek ... 4

1.6.1 Lokasi Kerja Praktek ... 4

xi

Halaman

1.6 Sistematika Penulisan Kerja Praktek ... 6

BAB II LANDASAN TEORI ... 7

2.1 Prosedur ... 7

2.2 Arsip ... 7

2.3 Bagan Alir atau Flowchart ... 7

BAB III PROFIL PERUSAHAAN ... 9

3.1 Sejarah Perusahaan ... 9

3.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 11

3.2.1 Visi Perusahaan ... 11

3.2.2 Misi Perusahaan ... 12

3.3 Struktur Perusahaan ... 12

3.4 Deskripsi Jabatan ... 12

3.5 Batasan Intern ... 15

3.5 Aspek Kegiatan Perusahaan ... 15

BAB IV LAPORAN KEGIATAN ... 18

4.1 Kegitan Selama Kerja Praktek ... 18

4.1.1 Dokumen dan Fungsi Terkait yang Berjalan ... 18

4.2 Pembahasan Pelaporan Kerja Praktek ... 19

4.2.1 Prosedur Pengelolaan Arsip ... 19

4.2.2 Bagan Alir atau Flowchart Pengelolaan Arsip ... 22

xii

Halaman

BAB V SIMPULAN DAN SARAN ... 26

5.1 Simpulan ... 26

5.2 Saran ... 26

DAFTAR PUSTAKA ... 27

LAMPIRAN - LAMPIRAN ... 28

KATA PENGANTAR Assalaamu’alaikum Wr. Wb

Dengan menyebut nama Allah SWT Yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang. Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahnya sehingga dapat menyelesaikan laporan kerja praktek yang berjudul “Tinjauan Prosedur Pengelolaan Arsip di Balai Besar Pengembangan dan Perluasan Kerja Lembang”.

Laporan ini merupakan salah satu syarat kelulusan pada mata kuliah Kerja Praktek Program Studi Komputerisasi Akuntansi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia Bandung.

Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan, banyak kesalahan dalam penyusunan laporan ini, oleh karena itu penulis meminta saran dan kritik yang membangun untuk pelajaran di masa yang akan datang.

Laporan Kerja Praktek ini dapat terselesaikan dengan baik dan tanpa hambatan yang berarti, terutama kepada yang terhormat :

1. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto. selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia

2. Prof. Dr. H. Denny Kurniadie, Ir., M.Sc. selaku Dekan Fakultas Teknik Dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

3. Dr. Ony Widilestariningtyas, S.E., M.Si. selaku Ketua program Studi Komputerisasi Akuntansi Fakultas Teknik Dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia. Serta

viii

selaku Dosen Wali yang telah memberikan arahan dan bimbingannya selama masa perkuliahan dan penyelesaian Laporan Kerja Praktek

4. Supriyati, S.E, M.Si.. selaku Koordinator Kerja Praktek yang banyak meluangkan waktu dan memberikan pengarahan kepada penulis dalam penyusunan Laporan kerja Praktek.

5. Apriani Puti Purfini, S.Kom. selaku Dosen akademis yang telah bersedia membimbing penulis dalam pengerjaan laporan Kerja Praktek ini.

6. Tarli, Sp selaku pembimbing teknis penulis dan kepala sub bagian yang telah bersedia meluangkan waktunya untuk membimbing penulis melakukan Kerja Praktek.

7. Seluruh staff dan karyawan Balai Besar Pengembangan dan Perluasan Kerja Lembang kami ucapkan terima kasih. 8. Seluruh Staff Dosen dan Sekertariat Program Studi

Komputerisasi Akuntansi kami mengucapkan terima kasih. 9. Kedua orang tua dan seluruh keluarga besar, yang telah

memberikan semangat, do’a serta dukungan baik secara moril maupun materil.

10. Seluruh teman-teman yang telah membantu penulis baik moril maupun materil.

Dengan segala kerendahan hati, penulis berharap semoga Laporan kerja praktek ini dapat memberikan manfaat khususnya bagi penulis dan umumnya bagi para pembaca.

Wassalaamu’alaikum Wr.Wb.

Bandung, Mei 2013

27

DAFTAR PUSTAKA

Krismiaji, 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: UPP AMP YKPN.

Hartono, Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain. Yogyakarta: Andi Offset.

Sudarmayanti. 2009. Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.

Susanto, Azhar. 2007. Sistem Informasi Manajemen . Bandung: Lingga Jaya.

Supriyati, 2013, Pedoman Kerja Praktek Jenjang Diploma III, Bandung: Komputerisasi Akuntansi.

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah

Setiap organisasi pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi yang pada akhirnya berhubungan dengan kearsipan.

Arsip merupakan salah satu factor yang menunjang kelancaran penyelenggaraan kegiatan di suatu instansi. Arsip merupakan pusat ingatan, sumber informasi dalam rangka melaksanakan kegiatan administrasi.

Sub bagian kepegawaian, adalah suatu sub bagaian di balai besar pengembangan dan perluasan kerja Lembang. Sub bagian kepegawaian adalah unit kerja yang mengelola arsip- arsip sebagai hasil akhir dari kegiatan administrasi. Salah satu jenis arsip yang sering dikelola adalah surat masuk dan surat keluar.

Dalam hal ini penulis melakukan kerja praktek di balai besar pengembangan dan perluasan kerja yang beralamat di Jalan Raya Lembang No 222 Lembang, Bandung Barat. Penulis ditempatkan di sub bagian kepegawaian. Penulis melakukan kegiatan kerja praktek selama 25 hari kerja, terhitung sejak tanggal 01 maret 2013 sampai dengan tanggal 30 April 2013.

Berdasarkan alas an tersebut penulis tertarik untuk membuat laporan kerja praktek dengan judul “Tinjauan Prosedur Pengelolaan Arsip di Balai Besar Pengembangan dan Perluasan Kerja”.

2

1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek

1.2.1 Maksud Kerja Praktek

Maksud dilaksanakannya kerja praktek ini adalah untuk mengambil data- data dan dokumen khususnya yang berhubungan dengan pengeloaan arsip di balai besar pengembangan dan perluasan kerja Lembang.

1.2.2 Tujuan Kerja Praktek

Adapun tujuan dilaksanakannya kerja praktek adalah sebagai berikut:

A. Mengetahui prosedur pengeloaan arsip yang berlaku di balai besar pengembangan dan perluasan kerja Lembang.

B. Membantu balai besar pengembangan dan perluasan kerja dalam pengelolaan arsip.

1.3 Metode Kerja Praktek

Metode kerja praktek yang digunakan oleh penulis adalah metode day release. Metode day release adalah metode penyelenggaraan kerja praktek yang dilaksanakan setiap minggu pada hari- hari tertentu. Penulis memilih metode day release dikarenakan penulis tetap melaksanakan kegiatan perkuliahan sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan. Adapun metode pengumpulan data yang dipakai oleh penilus adalah sebagai berikut:

A. Studi Lapangan (field research) yaitu suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara observasi dalam teknik pengumpulan data dengan melihat mengamati secara

langsung objek di tempat penelitian yaitu bertempat di balai besar pengembangan dan perluasan kerja Lembang.

B. Penulis melakukan interview berupa percakapan dengan pihak instansi yang mengarah pada pembahasan masalah yang diteliti dan berdiskusi dengan dosen pembimbing.

1.4 Kegunaan Kerja Praktek

Kegunaan dari Kerja Praktek ini bagi: A. Penulis

Bagi penulis Kerja Praktek ini sangat bermanfaat untuk menambah wawasannya mengenai sebuah Prosedur bagi suatu unit diperusahaan. Selain itu bagi penulis Kerja Praktek ini bermanfaat untuk bagaimana manejemen waktu yang baik, bertanggung jawab, dan disiplin dalam bekerja.

B. Instansi

Hasil dari kerja praktek ini bermanfaat bagi instansi khususnya dalam masalah yang berhubungan dengan prosedur. Instansi juga mendapatkan tenaga bantuan dalam pengeloaan arsip.

C. Peneliti Selanjutnya

Penulis berharap Laporan ini bisa menjadi referensi bagi peneliti yang berminat untuk mengembangkan laporan ini dikemudian hari.

4

1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek

1.5.1 Lokasi Kerja Praktek

Kerja Praktek ini dilaksanakan di Balai Besar Pengembangan dan Perluasan Kerja Lembang yang beralamat di Jalan Raya Lembang No 222 Lembang, Bandung Barat 40391. Telp. (022) 2786053 fax. (022) 2788612. Website: www.bbppklembang.com. Penulis di tempatkan di subbagian Kepegawaian.

1.5.2 Waktu Kerja Praktek

Pelaksanaan kerja praktek dilaksanakan 3 kali dalam seminggu. Kegiatan kerja praktek dimulai pada tanggal 01 Maret 2013 sampai dengan tanggal 30 April 2013. Penulis juga melaksanakan perkuliahan sesuai dengan jadwal kuliah dan jadwal kerja praktek. Adapun pelaksanaan kerja praktek sebagai berikut:

Tabel 1.1 Jadwal Kerja Praktek

No

Hari

Waktu

Keterangan

1.

Senin

Libur

2.

Selasa s/d

Kamis

07.30

–

12.00 Kegiatan

Kerja

Praktek

12.00

–

13.00 Istirahat

13.00

–

16.00 Kegiatan

Kerja

Praktek

3.

Jumat

Libur

6

1.6 Sistematika Penulisan Kerja Praktek

Untuk mempermudah pembaca dan memahami dalam menyusun laporan kerja praktek, penulis membut sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab pendahuluan ini berisikan informasi mengenai latar belakang masalah, maksud dan tujuan kerja praktek, metode kerja praktek, kegunaan kerja praktek, lokasi dan waktu kerja praktek dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang prosedur, arsip dan bagan alir atau flowchart.

BAB III PROFIL INSTANSI

Bab ini berisikan tentang sejarah instansi, visi dan misi, Struktur organisasi, deskripsi jabatan.

BAB IV AKTIVITAS DAN JUDUL KERJA PRAKTEK Bab ini berisikan tentang aktivitas dan judul kerja praktek di instansi.

BAB V SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan tentang simpulan dari bab-bab yang telah diuraikan dan saran.

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Prosedur

Menurut Mulyadi (2001 : 5) pengertian prosedur adalah:

Prosedur adalah urutan kritikel, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, disusun untuk menjamin penanganan secara seragam terhadap perusahaan yang terjadi berulang- ulang.

Sedangkan menurut Azhar Susanto (2007 : 264): “prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang- ulang dengan cara bersama- sama”

Berdasarkan definisi-definisi di atas maka penulis menyimpulkan bahwa prosedur adalah rangkaian aktivitas yang saling berhubungan satu sama lain dan dilakuakn secara berulang- ulang.

2.2 Arsip

Menurut Sudarmayanti yang mengacu pada undang- undang no 7 tahun 1971 tentang ketentuan- ketentuan pokok kearsipan yang pada BAB I Pasal I berbunyi sebagai beriku, arsip adalah:

A. Naskah- naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

B. Naskah- naskah yang dibuat dan diterima oleh badan- badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun,

8

baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka kehidupan kebangsaan.

2.3 Bagan Alir atau Flowchart

Pengertian bagan alir menurut Krismiaji (2010:71):

bagan alir merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan, sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem.

Adapun pengertian bagan alir menurut Jogiyanto (2005:175): "Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika."

Berdasarkan penjelasan di atas penulis dapat menarik simpulan bahwa bagan alir (flowchart) adalah symbol- symbol yang digunakan untuk menjelaskan suatu prosedur segaligus menguraikan aliran data dalam sebuah system.

BAB III PROFIL INSTANSI 3.1 Sejarah Instansi

Balai Besar Pengembangan dan Perluasan Kerja (BBPPK) Lembang merupakan Unit Pelaksanaan Teknis Pusat (UPTD) Direktorat Jenderal Pembinaan Penempatan Tenaga Kerja (Binapenta), Kementrian Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI.

Setelah sebelummnya dikenal sebagai Balai Latihan Kerja Pertanian (BLKP), seiring dengan perkembangan dan kebutuhan, maka berdasarkan Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI No.PER.06/MEN/II/2006 tanggal 15 Maret 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksanaan Teknis di Lingkungan Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi berubah menjadi Balai Besar Pengembangan dan Perluasan Kerja (BBPPK) kemudian tugas dan fungsinya mengalami perubahan melalui PERMEN.07/MEN/IV/2011, tentang Tugas Pokok, Fungsi, dan Uraian Tugas Unit Pelaksanaan Teknis di Lingkungan Kementrian Tenaga Kerja dan Transmigrasi.

Balai Besar Pengembangan dan Perluasan Kerja mempunyai tugas melaksanakan pengembangan dan perluasan kerja melalui pemberian motivasi, pengembangan inkubasi bisnis dan uji coba mdel, kerjasama kelembagaan, pelayanan informasi, dan pemberdayaan jabatan fungsional pengantar kerja di bidang pengemangan dan perluasan kerja.

BBPPK Lembang atau Balai Besar Pengembangan dan Perluasan Kerja Lembang didirikan pada tanggal 3 Agustus 1950, semula bernama Djawatan Kursus Usaha Tani di bawah Kementiran Perburuhan. Sejak mulai berdiri smapai sekarang sudah mengalami 8 kali perubahan nama, di antaranya 7 kali perubahan status dengan tugas pokok dan fungsi

10

tetap. Kemudian pada perubahan status dengan perubahan kedelapan terjadi perubahan yang signifikan yaitu status balai dari eselon III menjadi eselon II Bdengan lingkup kerja lebih luas lagi menjadi Balai Besar Pengembangan dan Perluasan Kerja berada di bawah Ditjen Binapenta dengan uraian sebagai berikut:

A. Djawatan Kursus Usaha Pertanian (1950-1969) di bawah Kementrian Perburuhan.

B. Pusat Latihan Kejuruan Pertanian (1969-1973) di bawah Departemen Tenaga Kerja.

C. Pusat Latihan Kerja Pertanian (1973-1978) di bawah Departemen Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Koperasi.

D. Balai Latihan Kerja Pertanian Lembang (1978-1983) di bawah Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi.

E. Balai Latihan Kerja Lembang (1983-1997) di bawah Departemen Tenaga Kerja.

F. Balai Latihan Kerja Khusus Pertanian Lembang (1997-2001) di bawah Departemen Tenaga Kerja.

G. Balai Latihan Kerja pertanian Lembang (2001-Maret 2006) di bawah Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi.

H. Balai Besar Pengembangan dan Perluasan Kerja (Maret 2006 - sekarang) di bawah Ditjen Binapenta Kementrian Tenaga Kerja dan Transmigrasi.

3.2 Visi dan Misi Instansi

3.2.1 Visi Balai Besar Pengembangan dan Perluasan Kerja Lembang

Menjadikan lembaga pengembangan dan perluasan kerja yang profesinal dan mandiri.

3.2.2 Misi Balai Besar Pengembangan dan Perluasan Kerja Lembang

A. Meningkatkan kapabilitas dan kapasitas Balai Besar.

B. Membangun dan mengembangkan jejaring kerjasama dengan berbagai stkeholder.

C. Menyiapkan petugas teknis lapangan/ pemandu/ pendamping/ fasilitator TTG & kewirausahaan di bidang pertanian, industri dan jasa.

D. Menggali potensi sumber daya ekonomi masyarakat dan membuka serta mengembangkan akses berbagai unit ekonomi produktif. E. Memberikan layanana informasi, konsultasi, bantuan teknis

12

3.3 Struktur Organisasi Balai Besar Pengembangan Dan Perluasan

Kerja Lembang

Gambar 3.1 Struktur Oganisasi Badan Besar Pengembangan dan Perluasan Kerja

3.4 Deskripsi Jabatan A. Bagian Tata Usaha

1. Kepala bagian tata usaha mempunyai tugas melaksanakan urusan tata usaha, keuangan, dan rumah tangga Balai Besar. 2. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana disebutkan di atas,

bagian tata usaha menyelanggarakan fungsi: a. Pelaksanaan urusan keuangan

b. Pelaksanaan urusan kepgawaian, dan

c. Pelaksanaan urusan kearsipan, persuratan, perlengkapan dan rumah tangga Balai Besar.

3. Bagian tata usaha terdiri atas: a. Subbagian Keuangan

Subbagian keuangan mempunyai tugas melakukan urusan perbendaharaan dan tata usaha keuangan. b. Subbagian Kepegawaian

Subbagian kepegawaian dan umum mempunyai tugas melakukan urusan kepegawaian, kearsipan, persuratan dan rumah tangga Balai Besar.

B. Bidang Program dan Evaluasi

1. Bagian Program dan Evaluasi mempunyai tugas melaksanakan penyusunan rencana, program dan anggaran serta pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan di bidang pengembangan dan perluasan kerja.

2. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud di atas, bidang program dan evaluasi menyelenggarakan fungsi: a. Penyesuaian rencana, program dan anggaran di bidang

pengembangan dan perluasan kerja.

b. Penyusunan bahan pemberian motivasi dan pengembangan inkubasi bisnis di bidang pengembangan dan perluasan kerja.

c. Pengelolaan, penyajian data dan informasi di bidang pengembangan dan perluasan kerja, dan

d. Evaluasi dan penyusunan laporan di bidang pengembangan san perluasan kerja.

3. Bidang Program dan Evaluasi terdiri atas: a. Seksi Program

Seksi program mempunyai tugas melakukan penyusunan rencana, program dan anggaran, penyusunan bahan

14

pemberian motivasi dan pengembangan inkubasi bisnis dan bidang pengembangan dan perluasan kerja.

b. Seksi Evaluasi dan Pelaporan

Seksi Evaluasi dan Pelaporan mempunyai tugas melakukan penyajian data dan informasi serta evaluasi dan penyusunan laporan di bidang pengembangan dan perluasan kerja.

C. Bidang Penyelenggaraan dan Pemberdayaan

1. Bidang penyelenggaraan dan Pemberdayaan mempunyai tugas melaksanakan pemberian motivasi, pengembangan inkubasi bisnis dan uji coba model, pelayanan informasi dan konsultasi, promosi dan pemasaran, kerjasama kelembagaan, serta pemberdayaan jabatan fungsional pengantar kerja di bidang pengembangan dan perluasan kerja.

2. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana yang di jelaskan di atas, bidang penyelenggaraan dan pemberdayaan menyelenggarakan fungsi:

a. Pemberian motivasi dibidang pengembangan dan perluasan kerja.

b. Pengembangan inkubasi bisnis dan uji coba model di bidang pengembangan dan perluasan kerja.

c. Pelaksanaan pelayanan informasi, konsultasi, promosi dan penmasaran di bidang pengembangan dan perluasan kerja.

d. Pelaksanaan kerjasama kelembagaan di bidang pengembangan dan perluasan kerja, dan

e. Pemberdayaan jabatan fungsional pengantar kerja di bidang pengembangan dan perluasan kerja.

3. Bidang penyelenggaraan dan pemberdayaan terdiri atas: a. Seksi Penyelenggaraan

Seksi penyelenggaraan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pemberian motivasi, pengembangan inkubasi bisnis dan uji coba model serta pemberdayaan pengatar kerja di bidang pengembangan dan perluasan kerja.

b. Seksi Pemberdayaan

Seksi pemberdayaan mempunyai tugas melakukan pelayanan informasi, konsultasi, promosi dan pemasaran serta kerjasam di bidang pengembangan dan perluasan kerja.

3.5 Pengendalian Instansi

Berikut ini adalah pengendalian dalam prosedur yang berjalan pada pengeloaah arsip yang berjalan:

A. Sekretaris mengagendakan surat masuk dan surat keluar, selanjutnya diarsipkan oleh arsiparis.

B. Kepala balai mendisposisikan surat hanya kepada bagian- bagian yang bersangkutan dengan isi surat.

C. Surat yang diedarkan kepada kepala bagian harus disertai lembar disposisi.

3.6 Aspek Kegiatan Instansi

16

1. Penyelenggara inkubasi bisnis in wall;

2. Bimbingan lanjutan inkubasi bisnis; 3. Workshop/lokakarya inkubasi bisnis;

4. Bimbingan konsultasi usaha bagi masyarakat. B. Uji coba model perluasan kesempatan kerja

1. Uji coba pengembangan wirausaha bagi masyarakat pencari kerja;

2. Uji coba terapan teknologi tepat guna (TTG);

3. Uji coba pengembangan usaha sendiri berbasis sinergitas corporate social responsibility (CSR);

4. Pemberdayaan masyarakat perdesaan melalui usaha mandiri unggulan;

5. Pemberdayaan masyarakat perdesaan melalui terapan TTG;

6. Pemberdayaan masyarakat berbasis TTG ramah lingkungan dan berkelanjutan;

7. Pemberdayaan masyarakat melaluai one village one product (OVOP);

8. Pemberdayaan ekonomi masyarakat melalui pola desa terpadu;

9. Pemberdayaan tenaga kerja pengangguran terdidik; 10. Bimbingan konsultasi usaha bagi masyarakat,

pengembangan usaha;

11. Pendampingan lanjutan polot proyek.

C. Layanan Informasi terapan teknologi tepat guna (TTG) 1. Penyusunan database jenis- jenis TTG;

3. Penyusunan database bidang usaha dan agribisnis; 4. Penyusunan potensi sumber daya daerah;

5. Penyusunan pedoman potensi training need analysis (TNA) bagi fasilitator;

6. Konsilidasi kerjasama forum informasi dan komunikasi lembaga TTG;

7. Temu konsultasi dan koordinasi antar lembaga; 8. Diseminasi aplikasi jenis TTG baru.

D. Penyiapan petugas pendamping masyarakat 1. Bimbingan petugas pendamping masyarakat;

2. Bimbingan petugas pendamping pemberdayaan masyarakat di bidang pertanian, industry dan jasa;

3. Bimbingan petugas pendamping mengenal dan memulai usaha bagi angkatan kerja muda;

4. Bimbingan petugas pendamping pengembangan dan penguatan kelembagaan usaha bagi pelaku usaha pemula. E. Fasilitasi terciptanya usaha baru

1. Inkubasi bisnis;

2. Bimbuingan wirausaha berbasis potensi daerah;

18

BAB IV

AKTIVITAS DAN JUDUL KERJA PRAKTEK 4.1 Kegiatan Selama Kerja Praktek

Penulis melakukan kegiatan kerja praktek di sub bagian kepegawaian balai besar pengembangan dan perluasan kerja lembang. Adapun kegiatan yang dilakukan selama penulis melakukan kerja paraktek adalah kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip seperti mendisposisikan surat, mengisi agenda surat masuk dan surat keluar dan menyortir surat masuk.

4.1.1 Dokumen dan Fungsi Terkait Yang Berjalan

Untuk mengetahui dokumen dan fungsi dan fungi pada Instansi, penulis melakukan wawancara dan mengumpulkan data-data yang dibutuhkan sesuai dengan judul dan pembahasan kerja praktek.

Pada saat melakukan wawancara penulis mengamati tentang prosedur mengenai pengelolaan arsip yang berlaku di balai besar pengembangan dan perluasan kerja lembang dan penulis mendapatkan informasi mengenai fungsi yang terkait dalam prosedur pengelolaan arsip. Fungsi yang terkait antara lain:

A. Security B. Sekretaris C. Kepala Balai D. Kepala bagian E. Arsiparis

Dengan melakukan teknik yang sama juga pada saat mendapatkan informasi mengenai fungsi yang terkait, penulis

mengumpulkan data tentang dokumen yang dibutuhkan saat pengelolaan arsip tersebut. Adapun dokumen- dokumen yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

A. Surat masuk B. Surat keluar

C. Buku agenda surat masuk D. Buku agenda surat keluar E. Lembar disposisi

4.2 Pembahasan Laporan Kerja Praktek 4.2.1 Prosedur Pengeloaan Arsip

A. Prosedur Pengelolaan Arsip Surat Masuk

1. Surat diterima oleh security. Setelah menerima surat, security menandatangani tanda terima yang ada di petugas pos.

2. Security menyortir surat masuk. Memisahkan antara surat pribadi dan surat dinas.

3. Jika ada surat pribadi, surat langsung diberikan kepada yang bersangkutan. Jika surat dinas surat diberikan kepada sekretaris.

4. Setelah sekretaris menerima surat dinas, sekretaris memisahkan antara surat rahasia dan bukan rahasia. 5. Jika ada surat rahasia, surat langsung dserahkan

kepada kepala balai. Jika surat biasa, sekretaris langsung mencatat isi surat pada buku agenda surat masuk.

20

6. Setelah surat dicatat pada buku agenda masuk, surat diserahkan kepada kepala balai beserta lembar disposisi yang sudah diisi sesuai isi surat.

7. Setelah kepala balai membaca surat, kepala balai mengisi tujuan pada lembar disposisi sesuai dengan bagian yang bersangkutan.

8. Surat dikembalikan kepada sekretaris untuk selanjutnya di gandakan dan didisposisikan sesuai dengan yang tercantum pada lembar disposisi.

9. Surat didistribusikan kepada bagian yang tercantum pada lembar disposisi dan didistribusikan kepada arsiparis untuk selanjutnya diarsipkan.

10. Kepala bagian menerima surat dan menandatangani lembar disposisi sebagai tanda bukti surat sudah diterima.

11. Arsiparis menerima surat, lalu arsiparis mencatat surat masuk pada buku arsip sesuai dengan pokok surat. 12. Setelah surat dicatat pada buku arsip, surat diberi

nomor arsip dan selanjutnya disimpan di dalam filling cabinet atau lemari arsip.

B. Prosedur Pengelolaan Arsip Surat Keluar

1. Sekretaris menerima pengajuan pembuatan surat berupa memo yang berisi pokok surat dan tujuan surat.

2. Setelah meminta perintah, sekretaris membuat konsep surat pada blanko konsep surat.

3. Kemudian sekretaris meminta persetujuan konsep surat kepada kepala balai.

4. Jika masih terdapat kesalah, maka konsep surat akan dikembalikan pada sekretaris untuk dikoreksi. Jika konsep surat sudah disetujui surat diketik oleh sekretaris.

5. Setelah diketik surat beserta tembusan diserahkan kepada bagian tata usaha untuk dicatat kedalam buku agenda surat keluar dan diberi nomor surat.

6. Setelah selesai surat dikembalikan kepada sekretaris. 7. Sekretaris menyerahkan surat tersebut kepada kepala

balai dan ditandatangani oleh kepala balai.

8. Setelah kepala balai menandatangani surat, surat diserahkan kembali kepada sekretaris untuk diberi cap. 9. Kurir mendistribusikan surat kepada alamat yang

tertera pada surat dan juga pada alamat yang tertera pada tembusan surat disertakan bukti pengeiriman surat. 10. Mitra menerima surat yang dikirim instansi, lalu

mengisi bukti pengiriman surat. Bukti pengiriman surat dikembaliakn kepada kurir dan surat diarsipkan oleh perusahaan mitra.

11. Selain itu surat juga diberikan kepada arsiparis.

12. Arsiparis menerima surat, lalu arsiparis mencatat surat keluar pada buku arsip sesuai dengan pokok surat.

22

13. Setelah surat dicatat pada buku arsip, surat diberi nomor arsip dan selanjutnya disimpan di dalam filling cabinet atau lemari arsip.

4.2.2 Flowchart _{Pengelolaan Arsip}

A. Flowchart _{Pengelolaan Arsip Surat Masuk}

24

B. Flowchart Pengelolaan Arsip Surat Keluar

26 BAB V

SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan

Berdasarkan hasil kerja praktek penulis di Balai Besar pengemabangan dan Perluasan Kerja Lembang, tepatnya yang berkaitan dengan pengeloalaan arsip, maka dapat disimpulkan bahwa:

Balai Besar Pengembangan dan perluasan Kerja Lembang adalah instansi pemerintahan yang berada dibawah Kementrian Tenaga Kerja dan Transmigrasi.

Pengeloaan arsip yang berjalan pada Balai Besar Pengembangan dan Perluasan Kerja Lembang masih dilakukan secara manual. Prosedur pengeloaan arsip pada Balai Besar Pengemabngan dan Perluasan Kerja Lembang sudah sesuai dengan kebijakan yang ada di instansi tersebut.

5.2 Saran

Hasil analisis penulis selama melaksanakan kerja praktek pada Balai Besar Pengemabangan dan Perluasan kerja Lembang, saran dari penulis adalah sebagai berikut:

A.

_{Pengeloalaan arsip sebaiknya dilakukan secara komputerisasi,} agar lebih efektif dan efisien dalam pengelolaan arsip.

B.

_{Penyusunan arsip sangat memerlukan keteliatian dan ketepatan.} Karena penyusunan arsip sangat diperlukan saat pencarian arsip kembali.

21

3. Kemudian sekretaris meminta persetujuan konsep surat

kepada kepala balai.

4. Jika masih terdapat kesalah, maka konsep surat akan dikembalikan pada sekretaris untuk dikoreksi. Jika konsep surat sudah disetujui surat diketik oleh sekretaris.

5. Setelah diketik surat beserta tembusan diserahkan kepada bagian tata usaha untuk dicatat kedalam buku agenda surat keluar dan diberi nomor surat.

6. Setelah selesai surat dikembalikan kepada sekretaris. 7. Sekretaris menyerahkan surat tersebut kepada kepala

balai dan ditandatangani oleh kepala balai.

8. Setelah kepala balai menandatangani surat, surat diserahkan kembali kepada sekretaris untuk diberi cap. 9. Kurir mendistribusikan surat kepada alamat yang

tertera pada surat dan juga pada alamat yang tertera pada tembusan surat disertakan bukti pengeiriman surat. 10. Mitra menerima surat yang dikirim instansi, lalu

mengisi bukti pengiriman surat. Bukti pengiriman surat dikembaliakn kepada kurir dan surat diarsipkan oleh perusahaan mitra.

11. Selain itu surat juga diberikan kepada arsiparis.

12. Arsiparis menerima surat, lalu arsiparis mencatat surat keluar pada buku arsip sesuai dengan pokok surat.

13. Setelah surat dicatat pada buku arsip, surat diberi nomor arsip dan selanjutnya disimpan di dalam filling cabinet atau lemari arsip.

4.2.2 Flowchart _{Pengelolaan Arsip}

A. Flowchart _{Pengelolaan Arsip Surat Masuk}

23

Gambar 4.2 Flowchart Arsip Surat Masuk I

B. Flowchart Pengelolaan Arsip Surat Keluar

25

Gambar 4.4 Flowchart Arsip Surat Keluar

BAB V

SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan

Berdasarkan hasil kerja praktek penulis di Balai Besar pengemabangan dan Perluasan Kerja Lembang, tepatnya yang berkaitan dengan pengeloalaan arsip, maka dapat disimpulkan bahwa:

Balai Besar Pengembangan dan perluasan Kerja Lembang adalah instansi pemerintahan yang berada dibawah Kementrian Tenaga Kerja dan Transmigrasi.

Pengeloaan arsip yang berjalan pada Balai Besar Pengembangan dan Perluasan Kerja Lembang masih dilakukan secara manual. Prosedur pengeloaan arsip pada Balai Besar Pengemabngan dan Perluasan Kerja Lembang sudah sesuai dengan kebijakan yang ada di instansi tersebut.

5.2 Saran

Hasil analisis penulis selama melaksanakan kerja praktek pada Balai Besar Pengemabangan dan Perluasan kerja Lembang, saran dari penulis adalah sebagai berikut:

A.

_{Pengeloalaan arsip sebaiknya dilakukan secara komputerisasi,} agar lebih efektif dan efisien dalam pengelolaan arsip.