organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Sedangkan menurut Wursanto 1991:16: Pengertian kearsipan adalah proses
kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat
apabila sewaktu-waktu diperlukan. Kearsipan merupakan suatu unsur dari sistem informasi organisasi atau
pekerjaan kantor semakin dirasakan pentingnya di dalam kehidupan organisasi pemerintah ataupun swasta atau perorangan. Semua unsur manajemen kearsipan
perlu dikelola dengan baik.
Menurut Suraja 2006:62: Pengertian manajemen kearsipan adalah rangkaian
kegiatan mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat di dalam proses pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan dilakukan melalui pelaksanaan
fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengendalian atau pengawasan terhadap arsip dan sumber daya yang ada
untuk pengurusan kearsipan. Pelaksanaan manajemen dalam organisasi bertujuan untuk mewujudkan
efektifitas dan efesien kerja dalam mencapai tujuan dan hasil dari pelaksanaan serangkaian kegiatan.
2.3. Daur Hidup Kearsipan
Di samping pengertian manajemen arsip, perlu dipahami tentang daur hidup kearsipan. Dalam daur hidup kearsipan terdiri dari beberapa tahap-tahap
proses kehidupan arsip tersebut. Sebagaimana yang telah penulis kemukakan terdahulu bahwa, kearsipn
merupakan suatu proses mulai terciptanya, pengendalian, serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu agar suatu saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan
tepat ditemukan. Apabila arsip-arsip tidak bernilai guna lagi harus dimusnahkan.
8
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
2.4. Tahap Terciptanya Arsip
Tahap terciptanya arsip dan penerimaan merupakan awal dari lahirnya suatu arsip dinamis aktif yaitu sejak tercetusnya ide dan gagasan untuk
selanjutnya diletakan dalam bentuk isi naskah atau surat, yang selanjutnya disusun menjadi suatu konsep dengan tulisan tangan diolah dalam kata-kata dan kalimat
sehingga terbentuk menjadi suatu surat, formulir atau laporan dan sebagainya, sebagai proses dalam terciptanya arsip yaitu manajemen surat menyurat.
Secara umum dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Dalam kehidupan modern ini makin
banyak kegiatan yang menuntut bukti tertulis dikarenakan surat memiliki bukti autentik berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak dimiliki oleh alat komunikasi
lisan, apalagi kegiatan yang menyangkut aspek hukum, sudah pasti memerlukan bukti tertulis hitam di atas putih. Syarat-syarat surat yang baik harus objektif dan
bukan subyektif, susunan isi surat teratur, singkat tidak bertele-tele, jelas, lengkap isinya, sopan, dan wujud fisik yang menarik. Untuk menghasilkan surat yang
memenuhi syarat seperti yang telah dijelaskan, maka penulisannya perlu memenuhi syarat yaitu memenuhi permasalahan, menguasai bahasa tertulis, dan
memiliki pengetahuan surat-menyurat. Karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan dalam hal
pengetahuan macam surat dapat ditinjau dari beberapa segi: a. Menurut wujudnya, yaitu: kartu pos, warkat pos, surat bersampul,
memorandum dan nota, telegram dan surat pengantar. b. Menurut tujuannya, yaitu: surat pemberitahuan, surat perintah, surat
permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian dan lain-lain.
c. Menurut sifat isi dan asalnya, yaitu : surat dinas, surat niaga, surat peribadi dan surat yang isinya mengenai masalah social.
9
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
d. Menurut jumlah penerima, yaitu: surat biasa yang untuk satu orang pejabatorganisasi, surat edaran untuk beberapa orang dan surat
pengumuman untuk sekelompok masyarakat. e. Menurut keamanan isinya, yaitu: surat sangat rahasia, surat rahasia dan
surat biasa. f. Menurut prosedur pengurusannya, yaitu: surat masuk surat keluar.
g. Menurut jangkauannya, yaitu: surat intern dan surat ekstern. Seperti dijelaskan sebelumnya bahwa salah satu syarat agar surat
dikatakan baik kalau jelas dan sopan. Hal itu akan tercapai kalau menggunakan
bahasa praktis. Bahasa peraktis menurut Sedarmayati 2001:165, yaitu:
Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat, penulis mampu menggunakan surat, penulis mampu menggunakan kata tersebut
dan kata yang dipergunakan: Sederhana
Umum Bukan bahasa daerah atau bahasa asing
Di samping harus mempergunakan bahasa praktis, keberhasilan suatu surat juga dipengaruhi juga oleh gaya bahasa. Dalam surat menyurat gaya bahasa
sangat dipergunakan oleh dua faktor yaitu, kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim surat dan persoalan yang akan dikemukakan di dalam surat.
2.5. Pengendalian Arsip
