Manajemen Kearsipan Pada Akademi Keperawatan Imelda Medan

MANAJEMEN KEARSIPAN PADA AKADEMI KEPERAWATAN IMELDA MEDAN

KERTAS KARYA

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaiakan studi untu memperoleh

gelar ahli madya (Amd) dalam bidang Perpustakaan dan Informasi

DISUSUN OLEH ASELLA BR SINUHAJI

102201018

PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2014

Puji dan Syukur saya panjatkan atas rahnat dan karunia Tuhan Yang

Maha Esa karena saya diberi kedua orang tua yang begitu saying

pada saya sehingga bias menyelesaikan studi saya...

Terima kasih kepada Ibu dan Ayah atas kesabaran, kegigihan dalam

membimbing dan mendidik saya sehingga dapat menyelesaikan studi

saya

Ibu….Ayah….

Kasihmu senyumu selalu kamu berikan padaku

Kamu banting tulangmu

Kamu peras keringatmu

Namun kamu selalu berusaha tersenyum di depanku

Walau ku sering mendurhakai kamu,Kamu tak pernah sedikitpun

meminta balasan dariku

Karena kamu tau kamu lakukan semua itu hanya untuk

membuatku bahagia

Kamu cahaya hidupku,Kamu pelita dalam setiap langkahku

Maafkan bila aku belum bias membalas semua kebaikan yang telah

Kamu berikan untukku

Tapi aku bejanji aku aku akan selalu berusaha dan berdoa semampuku

Untuk kebahagianmu di masa tua kamu nati

Agar kamu selau tersenyum walaupun apa yang aku beri

Tidak sebesar apa yang aku terima selama ini

KATA PENGANTAR

Dengan segala kerendahan hati penulis mengucapakan puji syukur kepada Tuhan Jesus Kristus, Juruselamat yang telah menganugerahkan kasih karunia-Nya selama penulis menempuh di Program Pendidikan Studi D- III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya USU Medan, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas

karya ini yang berjudul “Manajemen Kearsipan Pada Akademi Keperwatan

Imelda Medan’’.

Penulis menyadari bahwa apa yang penulis sajikan pada kertas karya ini masih banyak kekurangan karena keterbatasan pengetahuan yang dimiliki penulis. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik dari pembaca yang menuju kearah perbaikan dan kesempurnaan kertas karya ini.

Dalam penyelesaian kertas karya ini, penulis telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis baik secara moril maupun materil sehingga Tugas Akhir ini dapat disusun dengan baik, khususnya kepada:

1. Bapak Dr.Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya

Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Program Studi

Perpustakaan Sistem Informasi dan Desen wali yang telah memberikan bimbingan, bantuan sehingga selesainya kertas karya ini.

3. Bapak Ishak, S.S, M.Hum, sebagai dosen Pembimbing yang telah

memberikan bimbingan, bantuan sehingga selesainya kertas karya ini.

4. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, sebagai tim pembaca yang telah

menyediakan waktunya untuk memeriksa kertas karya ini.

5. Ketua Akademik Keperawatan Imelda, Bapak Sundria

L.Ritonga,S.S,S.Kep,M.Pd,MN

6. Seluruh karyawan Akademik Keperawatan Imelda Medan yang telah

membantu penulis untuk melakukan observasi dan dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

7. Kepada seluruh teman mahasiswa Perpustakaan ‘10’, terima kasih atas kerja sama dan dukungannya selama ini.

8. Seluruh staf pengajar pada Program Studi D – III Perpustakaan dan

Informasi yang telah banyak memberikan bekal ilmu dan pengetahuannya selama ini kepada penulis.

9. Ayahanda Oben Sinuhaji dan Ibunda Saringan Br Sembiring seta

keluarga tercinta, yang telah banyak memberikan bantuan moril, material serta doa.

Kepada semua orang yang telah mengiringi hidupku, terimakasih untuk segalanya. Kertas karya ini saya persembahkan untuk semua.

Mudah-mudahan kertas karya ini bias bermakna dan berguna bagi orang-orang yang membacanya.

Medan, 2014 Penulis

Asella Br Sinuhaji Nim: 0102201018

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

BAB I : PENDAHULUA 1.1 Latar Belakang ... 1

1.2.Tujuan Penulisan ... 2

1.3.Ruang Lingkup ... 2

1.4.Metode Penulisan ... 3

BAB II : MANAJEMEN KEARSIPAN 2.1.Pengertian Arsip ... 4

2.2.Pengertian Manajemen Arsip ... 6

2.3.Daur Hidup Kearsipan ... 8

2.4.Tahap Terciptanya Arsip ... 9

2.5.Pengendalian Arsip ... 10

2.6.Nili Guna Arsip ... 18

2.6.1. Penentuan Nilai Arsip ... 18

2.6.2. Angka Pemakaian Arsip... 19

2.7.Penyimpana Arsip ... 19

BAB III : MANAJEMEN KEARSIPAN PADA YAYASAN IMELDA MEDAN 3.1.Sejarah Berdirinya Yayasan Imelda Medan ... 21

3.2.Stuktur Organisasi ... 23

3.3.Hasil Penelitian ... 24

3.3.1. Prosedur Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Buku Agenda.... 26

3.3.2. Pembahasan ... 31

3.3.3. Penaganan surat masuk dan surat keluar ... 31

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan ... 32

4.2. Saran ... 33 DAFTAR PUSTAKA

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini sangat berpengaruh terhadap peningkatan kualitas dan kemampuan pelayanan bagi perusahaan swasta maupun pemerintah dalam memberi informasi kepada pengguna. Informasi yang dijadikan acuan dalam pelaksanaan organisasi swasta ataupun pemerintah tersebut didasarkan pada proses pengolahan data sesuai dengan undang-undang yang berlaku. Data yang diolah menjadi informasi yang bersumber dari arsip atau dokumen diperlukan acuan, sehingga temu balik informasi dapat ditemukan secara cepat, tepat dan akurat.

Informasi didahului oleh sebuah peristiwa. Peristiwa tersebut ditandai dalam bentuk simbol. Simbol yang disusun menurut peraturan dan konvensi yang mapan merupakan data. Data tersebut dapat berupa data numeric (angka), huruf, audio seperti suara atau bunyi, video, citra atau gabungan antara dua jenis data atau lebih. Jika informasi disebarkan kepada manusia, maka informasi tersebut menjadi pengetahuan selama informasi tersebut merupakan hal baru bagi si penerima. Informasi yang diterima manusia dapats dikategorikan menjadi dua jenis yaitu informasi terekam dan informasi tidak terekam dalam media tertentu. Data diolah menjadi informasi baik secara manual atau komputerisasi dapat dipergunakan oleh para pimpinan untuk mengambil keputusan. Data tersebut berasal dari berbagai transaksi dan kegiatan yang terekam pada arsip. Walau sudah diolah oleh komputer, arsip tetap harus disimpan sebagai bahan bukti yang otentik. Disini terlihat pentingnya arsip dalam perkembangan peralatan teknologi canggih saat ini.

Salah satu informasi yang penting bagi dunia bisnis yaitu rekaman dari kegiatan bisnis itu sendiri. Rekaman tersebut disebut arsip. Di perkantoran, arsip

tersebut diperlukan untuk membantu pelayanan ataupun keperluan informasi intern.

Manajemen arsip berfungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi terciptanya, pengendalian, dan penyimpanan pada arsip, sehingga banyak pekerjaan yang lain yang tertangani dan dapat menciptakan efisiensi waktu dan biaya. Manajemen arsip tersebut disesuaikan dengan kebutuhan dari keputusan yang telah diambil.

Disadari atau tidak perusahaan swasta atau pemerintah yang idealnya mengelola arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku, namun diasumsikan bahwa masih belum dilakukannya pengolahan arsip yang selektif dan efisien.

Mengingat begitu pentingnya manajemen kearsipan tersebut, penulis tertarik untuk meneliti Manajemen Kearsipan yang dilakukan Akademi Keperawatan Imelda Medan. Apakah sistem yang selama ini telah berjalan secara efisien dalam melakukan kegiatan untuk kearsipan mengingat bahwa arsip adalah suatu informasi yang bersifat tertulis yang diperlukan sebagai alat pendukung dalam menentukan keputusan bagi pengambil keputusan.

1.2. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah:

- Untuk mengetahui bagaimana penerapan manajemen kearsipan pada

Akademi Keperawatan Imelda Medan.

- Untuk mengetahui apakah manajemen arsip berfungsi secara baik atau

tidak.

1.3. Ruang Lingkup

Dalam penulisan kertas karya ini, penulis membatasi ruang lingkup penulisan yakni, arsip aktif dan inaktif khususnya terhadap terciptanya arsip, pengendalian, dan penyimpanan arsip tersebut di Akademik Keperawatan Imelda Medan.

1.4.Metode Penulisan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan kertas karya ini adalah sebagai berikut:

1. Studi Keperpustakaan ( Library Research)

Penulis mengumpulkan data-data yang di perlukan dengan mempelajari berbangai literature dan sumber bacaan yang dianggap relevan dengan pembahasan kertas karya ini.

2. Studi Lapangan (Field Research)

a. Pengamatan langsung ke lapangan yaitu ke Perpusakaan Akademik

Keperawatan Imelda.

b. Mencatat dokumentasi perpustakaan yang relevan.

BAB II

MANAJEMEN KEARSIPAN

2.1. Pengertian Arsip

Pengertian arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki kegunaan

tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat diperlukan dan dapat ditemukan kembali dengan cepat.

Dari pengertian di atas dapat diambil ciri-ciri arsip yaitu:

• Kumpulan warkat yang memiliki kegunaan tertentu.

• Disimpan secara sistematis.

• Dapat ditemubalikkan dengan cepat.

Pengertian arsip pada kenyataannya bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat diberikan pengertian seperti naskah, foto, film, rekaman suara, peta, gambar bagan, dan dokumen-dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya, asli atau salinan, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu organisasi, sebagai bukti tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena kepentingan informasi yang terkandung di dalamnya. Ada beberapa pengertian arsip yaitu:

Pengertian arsip dikutip dari Tunggal (2005:61) yang terdapat pada

undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang “Tentang Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab 1 pasal 1 yang berbunyi sebagai berikut:

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan

Badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan yang diterima oleh Badan-badan Swasta dan/perorangan dlam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dalam penjelasan UU tersebut bahwa naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang terhubung satu dengan yang lain dihimpun dalam satu berkas tersendiri

mengenai masalah yang sama. Sedangkan menurut Suraja (2006:33): Pengertian

arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya, dalam corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, yang memiliki guna tertentu, dan disimpan secara sistematis, sehingga bilamana diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat.

Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut undang-undang nomor 7 tahun 1971 yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut:

a. Arsip dinamis yang digunakan secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah aarsip-arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi:

1) Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara terus

menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor.

2) Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi.

Contoh: Record (permanent file)

ARSIP

ARSIP DINAMIS

ARSIP STATIS

INAKTIF SEMI AKTIF AKTIF

Gambar 2.1 Pembagian Arsip Sumber :Amsyah (2003:3)

b. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi negara dan ini merupakan pertanggung jawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

2.2. Pengertian Manajemen Arsip

Pada setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi. Demikian pula pada kegiatan pengambilan keputusan yang kita kenal dengan manajemen. Bantuan data dan informasi yang benar dapat dihasilkan secara efektif dan efisien.

Menurut Amsyah (2003:9) pengertian manajemen adalah: Para pemimpin yang

bertugas membuat keputusan yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan dari masing-masing fungsi yang ada di perkantoran, baik pada tingkat manajemen atas, manajemen menengah, maupun manajemen bawah.

Manajemen memang biasa diartikan seperti yang disebut di atas, tetapi biasa juga mempunyai pengertian yang lebih. Pengertian manajemen begitu luas, sehingga dalam kenyataan tidak ada definisi yang digunakan secara konsisten.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1989:553), istilah manajemen

mempunyai beberapa pengertian, yaitu:

- Proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran

- Pejabat pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan dan

organisasi.

Dua pengertian di atas masing-masing dapat dijelaskan untuk kegiatan kearsipan sebagai berikut, suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur penyimpanan arsip. Dalam kegiatan tersebut terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara penyimpanan arsip antara lain meliputi:

memisah-misahkan (segregating), meneliti (examining), memadukan

(assembling), mengklasifikasi (classification), mengindeks (indexing), mempersiapkan tunjuk silang (cross reference), menyusun dan memfile.

Kearsipan merupakan kegiatan yang berhubungan dengan arsip. Pengertian kearsipan terungkap dalam berbagai macam rumusan.

Menurut Sedarmayati (2003:10): Mendefinisikan kearsipan sebagai kelompok

pengetahuan teratur yang mempelajari ihwal arsip dari perorangan, badan swasta atau organisasi pemerintah yang sangat penting untuk keperluan penelitian atau sumber ingatan dikemudian hari.

Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi dalam pemerintah atau swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Oleh karena itu untuk menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada manajemen dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.

Menurut Bartos (2005:2): Pengertian kearsipan adalah pusat ingatan, sumber informasi, dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap

organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

Sedangkan menurut Wursanto (1991:16): Pengertian kearsipan adalah proses

kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Kearsipan merupakan suatu unsur dari sistem informasi organisasi atau pekerjaan kantor semakin dirasakan pentingnya di dalam kehidupan organisasi pemerintah ataupun swasta atau perorangan. Semua unsur manajemen kearsipan perlu dikelola dengan baik.

Menurut Suraja (2006:62): Pengertian manajemen kearsipan adalah rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat di dalam proses pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan dilakukan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengendalian atau pengawasan terhadap arsip dan sumber daya yang ada untuk pengurusan kearsipan.

Pelaksanaan manajemen dalam organisasi bertujuan untuk mewujudkan efektifitas dan efesien kerja dalam mencapai tujuan dan hasil dari pelaksanaan serangkaian kegiatan.

2.3. Daur Hidup Kearsipan

Di samping pengertian manajemen arsip, perlu dipahami tentang daur hidup kearsipan. Dalam daur hidup kearsipan terdiri dari beberapa tahap-tahap proses kehidupan arsip tersebut.

Sebagaimana yang telah penulis kemukakan terdahulu bahwa, kearsipn merupakan suatu proses mulai terciptanya, pengendalian, serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu agar suatu saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Apabila arsip-arsip tidak bernilai guna lagi harus dimusnahkan.

2.4. Tahap Terciptanya Arsip

Tahap terciptanya arsip dan penerimaan merupakan awal dari lahirnya suatu arsip dinamis aktif yaitu sejak tercetusnya ide dan gagasan untuk selanjutnya diletakan dalam bentuk isi naskah atau surat, yang selanjutnya disusun menjadi suatu konsep dengan tulisan tangan diolah dalam kata-kata dan kalimat sehingga terbentuk menjadi suatu surat, formulir atau laporan dan sebagainya, sebagai proses dalam terciptanya arsip yaitu manajemen surat menyurat.

Secara umum dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Dalam kehidupan modern ini makin banyak kegiatan yang menuntut bukti tertulis dikarenakan surat memiliki bukti autentik berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak dimiliki oleh alat komunikasi lisan, apalagi kegiatan yang menyangkut aspek hukum, sudah pasti memerlukan bukti tertulis hitam di atas putih. Syarat-syarat surat yang baik harus objektif dan bukan subyektif, susunan isi surat teratur, singkat tidak bertele-tele, jelas, lengkap isinya, sopan, dan wujud fisik yang menarik. Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat seperti yang telah dijelaskan, maka penulisannya perlu memenuhi syarat yaitu memenuhi permasalahan, menguasai bahasa tertulis, dan memiliki pengetahuan surat-menyurat.

Karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan dalam hal pengetahuan macam surat dapat ditinjau dari beberapa segi:

a. Menurut wujudnya, yaitu: kartu pos, warkat pos, surat bersampul,

memorandum dan nota, telegram dan surat pengantar.

b. Menurut tujuannya, yaitu: surat pemberitahuan, surat perintah, surat

permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian dan lain-lain.

c. Menurut sifat isi dan asalnya, yaitu : surat dinas, surat niaga, surat peribadi dan surat yang isinya mengenai masalah social.

d. Menurut jumlah penerima, yaitu: surat biasa yang untuk satu orang (pejabat/organisasi), surat edaran untuk beberapa orang dan surat pengumuman untuk sekelompok masyarakat.

e. Menurut keamanan isinya, yaitu: surat sangat rahasia, surat rahasia dan surat biasa.

f. Menurut prosedur pengurusannya, yaitu: surat masuk surat keluar. g. Menurut jangkauannya, yaitu: surat intern dan surat ekstern.

Seperti dijelaskan sebelumnya bahwa salah satu syarat agar surat dikatakan baik kalau jelas dan sopan. Hal itu akan tercapai kalau menggunakan

bahasa praktis. Bahasa peraktis menurut Sedarmayati (2001:165), yaitu:

Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat, penulis mampu menggunakan surat, penulis mampu menggunakan kata tersebut dan kata yang dipergunakan:

 Sederhana

 Umum

 Bukan bahasa daerah atau bahasa asing

Di samping harus mempergunakan bahasa praktis, keberhasilan suatu surat juga dipengaruhi juga oleh gaya bahasa. Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat dipergunakan oleh dua faktor yaitu, kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim surat dan persoalan yang akan dikemukakan di dalam surat.

2.5. Pengendalian Arsip

Dalam hal ini di mana surat masuk dan surat keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut. Pengurusan surat dapat dilakukan dengan menggunakan dua sistem, sistem kartu kendali dan sistem buku agenda.

A.Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali

Kartu kendali merupakan helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisikan kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan.

Indeks – Subyek Kode Tanggal No. Urut

M/K Perihal:

Isi Ringkas: Lampiran:

Dari Kepada

Tanggal, No. Surat

Pengolahan Paraf

Catatan:

Gambar 2.2 Kartu Kendali

Sumber: Sedarmayanti (2001:219)

Sehingga dapat diketahui surat atau arsip yang ditangani dan merupakan langkah mempermudah sekretaris mengetahui jalannya surat tanpa harus membuat suatu kesalahan dalam membuang waktu untuk pencarian arsip.

a. Penerimaan

Sebagai langkah pertama membuka dan membaca isi surat untuk kemudian meneruskan kepada yang berhak adalah sekertaris. Cara pengurusan penerimaan warkat dilakukan dengan:

1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah warkat yang masuk

2. Meneliti ketetapan alam

3. Menggolong-golongkan warkat sesuai jenisnya, seperti surat, naskah tertulis (buku, laporan, neraca), dan dokumen perkantoran lainnya.

4. Menanda tangani bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai

b. Penyortiran

Dalam melakukan pekerjaan penyortiran warkat ini meliputi tugas untuk:

1. Menggolong-golongkan warkat ke dalam warkat peribadi dan

dinas

2. Memisahkan warkat pribadi untuk pimpinan, sekretaris, atau

pegawai lainnya.

3. Membaca surat dinas menjadi 3 golongan dinas rutin, penting, dan

rahasia.

4. Membaca dan meneliti isi surat agar dapat memberi saran kepada

pimpinan sepanjang diberi wewenang untuk masalah itu. c. Pencatatan

Kartu kendali untuk pencatatan surat masuk dilakukan untuk memberi keyakinan akan ketepatan pencatatan bagian petugas tata usaha sekretariat induk. Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan mempergunakan buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu. Agenda adalah pencatatan surat keluar dan surat masuk dapat dipisahkan dengan menggunakan buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar. Biasanya dibedakan pada tahunnya, sedangkan kartu dalam sistem pencatatan surat terdiri dari:

1. Kartu surat rutin penting.

No Urut Jenis Surat Aamat / Tujuan Keterangan

Jakarta, ………., 20 ………

……….

Yang menyampaikan Menerima

Tanda tangan

Nama terang :

Setelah diterima dan ditanda tangani mohon tanda terima ini dikembalikan lagi ke alamat kami tersebut diatas. Terimakasih

Gambar 2.4

Kartu surat rutin penting Sumber Sedarmayanti (2003 – 99)

2. Kartu pengantar untuk surat rutin biasa.

Unit: ………. Tanggal:

………….

Jam penyampaian ……….

No. Urut Asal Surat Tgl &

No:

Isi Ringkas

Ket

Tanggal:… …. Jam : …..

Jumlah Diterima………..

Gambar 2.5

Kartu pengantar surat biasa Sumber Sedarmayanti (2001:220)

3. Kartu pengantar untuk surat rahasia

LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA

Unit pengelolaan : Disampaikan jam :

No. Urut Asal Surat Tanggal Nomor Keterangan

Diterima jam : Tanggal :

Tanda tangan penerima : Nama Terang :

Gambar 2.6

Kartu pengantar surat rahasi Sumber Sedarmayanti (2003:101)

d. Pengarahan dan penerusan kepada yang berhak

Untuk meneruskan dan menyerahkan surat kepada yang berhak mengolah, terlebih dahulu perlu dilengkapi lampiran berupa lembar disposisi (routing slip) pada surat tersebut. Lembar disposisi berguna sebagai tempaat pimpinan memberikan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan berupa instruksi atau sebagai informasi.

e. Penyimpanan Berkas/Arsip Surat

Berkas/Arsip surat dari pimpinan umumnya masih bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan. Prosedur tata kearsipan dinamis dalam menata file mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Meneliti tanda-tanda apakah warkat sudah dapat disimpan

2. Mengindeks

3. Memberi kode-kode dan sortir

4. Menyimpan kepada folder tertentu

5. Menata arsip

Warkat disimpan dalam file sesudah diberikan tanda oleh pimpinan sebagai berikut:

1. File atau Dep/simpan.Dep dari singkatan deponeren yang berarti simpan.

2. Menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting yang

dianggap penting untuk dijadikan masalah atau subyek penyimpanan. 3. Memberi tanda tulisan yang agak menyolok misalnya dengan tinta merah.

Tanda-tanda tersebut harus tertera di atas lembaran disposisi.

Surat keluar sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari instansi, perusahaan dan perorangan wajib diurus dengan teliti, agar terjalin rangkaian hubungan timbale balik yang serasi, selaras, dan seimbang serta berakibat menguntungkan bagi kedua belah pihak.

Surat keluar juga dapat terjadi tanpa menerima surat masuk, bila hal tersebut merupakan kegiatan intern, yang sifatnya penting bagi suatu perusahaan atau instansi. Semua surat keluar harus diurus sebaik-baiknya oleh sekertaris. Pengolahan surat masuk dan surat keluar sebagai tindak lanjut dari surat masuk atau surat keluar yang bersifat intern pada umumnya sama yakni dimulai dengan pembuatan konsep, pengetikan, penenda tanganan, pengiriman dan penyimpanan.

1. Mempersiapkan konsep surat keluar

Konsep surat disusun sekretaris atas intruksi pimpinan. Intruksi pembuatan konsep jawaban/surat diberikan dengan mendiktekan atau menulis konsep dengan tangan. Konsep surat yang sudah disetujui pimpinan dapat segera diketik dalam bentuk/format tertentu.

2. Penandataanganan surat keluar oleh yang berhak

Penandatanganan surat dilakukan setelah konsep surat menjadi bentuk surat jadi, setelah melalui koreksi dan sudah bebas dari kesalahan. Cara penyimpanan konsep surat yang harus ditandatangani pimpinan/pejabat yang berhak adalah sebagai berikut.:

a. Memasukkan konsep jadi surat keluar ke dalam satu map bertuliskan

untuk ditandatangani,

b. Tidak memaksakan pimpinan atau pejabat untuk segala menandatangani

surat keluar,

c. Memasukkan konsep surat keluar ke dalam satu map khusus dengan

bertuliskan untuk perhatian pimpinan,

d. Memperhatikan kebiasaan pimpinan dalam menandatangani surat keluar,

misalnya kelengkapan lampiran, amplop atau disertai dengan konsep pertama atau draft-nya.

3. Pencatatan dan penyimpanan arsip surat keluar

Konsep surat keluar yang sudah ditandatangani dan menjadi surat dinas resmi lengkap dengan amplop dan lampirannya atau kelengkapan lainnya,

kemudian diteruskan ke bagian pencatat surat. Pencatat surat, pencatatnya dalam buku verbal atau kartu tertentu yang diperlukan. Seperti yang dipergunakan dalam dalam pencatat surat masuk, maka surat keluarpun menggunakan buku verbal atau kartu-kartu kendali, lembar pengantar untuk mencatatnya.

4. Pengiriman surat keluar

Pengiriman surat keluar dilaksanakan oleh kurir atau petugas ekspedisi yang ada dalam kantor sendiri. Secara tradisional digunakan buku ekspedisi, sedangkan cara baru, menggunakan kartu atau lembar pengantar. Dengan cara demikian maka petugas mempunyai tanda terima dari pelaksanaan tugas pengiriman surat keluar tersebut.Dalam buku ekspedisi dicatat tentang: nomor urut, jenis warkat (bentuk ,nomor, tanggal, dikirim kepada lampiran) dan tanda bahwa surat sudah diterima oleh pejabat/bagian yang dituju.

Kartu pengiriman di atas bersifat gabungan (kolektif), sedangkan pengiriman secara khusus untuk setiap surat dilakukan dengan kartu yang disebut kartu pengiriman. Pengiriman surat keluar secara intern harus memperhitungkan hal sebagai berikut:

a. Pemeriksaan alamat yang tertera di amplop dan yang tertera di surat harus sama.

Lampiran harus sesuai dengan yang disebutkan dalam surat.

b. Jika pengiriman melalui bagian pengiriman sentral, perhatikan perangko

sudah cukup atau belum serta tanda-tanda pengiriman lainnya yang perlu.

c. Surat khusus untuk pimpinanhendaknya dikumpulkan dalam satu map khusus

bertuliskan khusus pimpinan.

d. Pengiriman intern menggunakan lembar pengedaran disposisi.

B.Penanganan Surat Masuk dan Keluar Sistem Buku Agenda

Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirim oleh suatu organisasi pemerintah ataau swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik sebagai alat komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan

sekaligus dapat menunjukkan dinamika organisasi. Pengurusan surat dengan menggunkan buku agenda, merupakan suatu proses pencatatan surat masuk atau surat keluar dengan menggunakan buku agenda dan buku ekspedisi intern atau ekstern.

2.6. Nilai Guna Arsip

Nilai arsip didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Nilai guna arsip dibedakan menjadi:

a. Nilai guna primer, meliputi nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah, dan nilai guna teknologi

b. Nilai guna sekunder c. Nilai guna kebuktian d. Nilai guna informasional

Jadi dengan demikian, yang dimaksud dengan penentuan nilai guna arsip menurut Sedarmayanti (2003:104) adalah: Suatu proses penilaian arsip untuk menentukan jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainnya.

2.6.1. Penentuan Nilai Guna Arsip

Berdasarkan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk Menentukan Nilai Guna Arsip, maka perlu diketahui bahwa penentuan nilai guna arsip merupakan kegiatan untuk memisahkan arsip-arsip ke dalam dua kategori, yaitu: arsip yang bernilai guna permanen yang terus disimpan, sedangkan arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau dikemudian hari.Keberhasilan penilaian tersebut, tergantung kepada:

a. Kemantapan pengertian dan pemahaman terhadap cara dan bagaimana kegiatan

b. Pengertian dan kesadaran akan fungsi kegunaan arsip bagi penggunaannya serta kepentingan penyelamatan arsip sebagai bahan bukti dan bahan pertanggung jawaban nasional.

2.6.2. Angka Pemakaian Arsip

Penilaian arsip merupakan kegiatan mengevaluasi nilai guna informasi yang ada di dalam arsip. Kegiatan tersebut penting untuk menentukan jadwal penyimpanan atau retensi arsip yang menjadi dasar pelaksanaan penyusutan arsip. Sebab nilai guna arsip dapat berubah sesuai dengan kepentingan penggunaan dan fungsinya.

Bernilai tidaknya arsip di samping dapat diukur dari angka kecermatan dan jangka waktu penemuan kembali, dapat pula diukur dari angka pemakaian, yaitu: angka persentase sebagai perbandingan antara jumlah permintaan warkat untuk dipakai kembali dengan jumlah seluruh warkat dalam arsip.

2.7. Penyimpanan Arsip

Sebagaimana diketahui bahwa penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat merupakan tujuan dari penataan arsip. Menyimpan arsip pada tempatnya secara teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip tersebut dapat ditemukan dengan mudah. Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan system penataan atau penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung dari kecekatan petugas arsip. Oleh karena itu perlu dipikirkan tentang penentuan pemilihan sistem penataan atau penyimpanan.

A. Faktor yang Menunjang Kemudahan Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip

Di dalam memilih dan menentukan cara penataan arsip, seharusnya mengenal terlebih dulu kepada jenis atau semacam informasi yang ada serta diperlukan, dengan menyesuaikan kepada situasi dan kebutuhan dilingkungan kerja. Bahkan, untuk penyesuaian berikutnya, jika diperlukan dapat menggabungkan antara sistem yang satu dengan sistem yang lainnya.

Beberapa factor yang menunjang, dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah:

a.Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan

dan memelihara arsip berdasarkan system yang berlaku, baik arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan

b.Dalam menciptakan suatu sistem penataan arsip yang baik, hendaknya

diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain adalah: 1.Kesederhanaan

Sistem penataan arsip yang dipilih dan diterapkan harus mudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga dapat dimengerti orang lain.

2.Ketepatan penyimpanan arsip

Berdasarkan system yang digunakan, harus memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.

3.Memenuhi persyaratan ekonomis

Yaitu dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada, serta biaya yang tersedia.

4.Menjamin keamanan

Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian atau kemusnahan dan harus aman dari bahaya:air, api, gangguan binatang, udara yang lembab dan lain-lain, sehingga penyimpanannya harus di tempat yang benar-benar aman dari segala gangguan.

5.Penempatan arsip

Hendaknya diusahakan pada tempat yang strategis, maksudnya adalah agar tempat penyimpanan mudah dicapai oleh setiap unit atau yang memerlukan arsip tersebut tanpa membuang banyak waktu dan tenaga.

6.Sistem yang digunakan harus fleksibel

Maksudnya adalah harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan dan ketepatan kerja.

7. Petugas arsip

c. Untuk arsip perlu menyelenggarakan pengadaan dan melayani peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya.

d. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting yang terjadi setiap

hari, lengkap dengan tanggal kejadian yang terjadi setiap hari, agar dapat dijadikan alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali jika aewaktu-waktu diperlukan.

e. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami

seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan setra pemusnahan jika perlu.

BAB III

MANAJEMEN KEARSIAPN PADA AKADEMI KEPERAWATAN IMELDA MEDAN 3.1 Sejarah Berdirinya Akademi Keperawatan Imelda Medan

Akademi Keperawatan Imelda Medan dibuka pada tahun 1992 dengan memiliki faslitas berupa Rumah Sakit Sendiri (RSU Imelda Pekerja Indonesia) yang berlokasi di Jalan Bilal No.24,Pulo Brayan Darat I, Medan Timur. Hingga tahun 2009 tercatat akademik ini telah menghasilkan sebanyak 5000 alumni yansg berkualitas dan telah tersebar di seluruh tanah air Indonesaia dan bahkan ada yang sudah diperkerjakan di Luar negeri. Dan saat ini Akademi Keperawatan Imelda Medan telah memiliki mahasiswa sebanyak 513 orang.

Di akademi keperawatan Imelda diasuh oleh banyak dosen-dosen baik dari tamatan pendidikan S2 Magister Biomedik,USU, Magister Pendidikan UNIMED, S2 Keperawatan Monash University of Singapore, Sarjana Kedokteran USU, S1 Keperawtan dan lain-lain.

Selain itu, di Akademik Keperwatan Imelda Medan ini, pendidikannya juga didukung oleh sarana dan prasarana yang baik, Untuk praktek belajar dan olahraga yang lengkap bagi mahasiswa, Akademi Keperawatan Pendidikan Imelda Medan telah menyediakan fasilitas belajar seperti fasilitas Laboraturium (Lab. Klinik dasar, anak, maternitas, komunitas, anatomi, patologi klinik, emergency, audio visual, bahsa, computer,jiwa dan medical bedah), rung kelas yang nyaman, dan banyak lagi dan untuk fasilitsmolahranga, Akademi Keperawatan Imelda Medan junga telah menyediakan fasilitas olahranga yang baik bagi mahasiswanya seperti tersedianya dadminton, futsal,tennis meja dan lain-lain.

VISI

Akadermi Keperawatan Imelda Medan sebagia institusi pendidikan dipeloma III keperwatan yang berkualitas dan mampu menghasilkan lulusan yang bersaing di pasaran nasional dan global.

MSI

1. Membentuk perwat yang memiliki nilai-nilai professional keperawatan.

2. Membentuk perawat yang mamapu menguasai iptek keperawatan yang

bertaraf global.

3. Membentuk perawat yang tbuka terhadap kemajuan iptek keperawatan.

TUJUAN INSTITUSI

1. Menciptakan pbm yang sesua dengan standard profesi keperawatan.

2. Merancang materi pbm yang disesuaikan dengan iptek keperawatan.

3. Menyediakan Sumber Daya manusia yang berkualitas dan mampu mengikuti

perkembangan iptek keperawatan.

4. Menyediakan fasilitas pendidikan yang mampu memotivasi mahasiswa untuk

mendapatkan informasi tentang kemajuan iptek keperwatan terkini.

5. Membentuk sikap prilaku perawat yang berilmu, terampil, berbudi pekerti

3.2

Struktur Organisasi

Struktur organisasi sangat diperlukan dalam suatu organisasi untuk membuat proses kegiatan kerja dalam suatu unit organisasi atau instansi. Dan adanya struktur organisasi dapat diketahui dengan jelas gambaran tentang kedudukan serta tugas-tugas dalam organisasi.

Gambar 3.1

3.3 Hasil Penelitan

Penulis melihat bahwa surat-surat keluar yg bersifat penting harus ditandatangani oleh Ketua atau Wakil Ketua dan Sekretaris. Dan dalam korespondensi bentuk surat yang dipakai oleh Akademik Keperawatan Imelda Medan harus dalam bentuk surat yang ideal, sederhana,dan praktis serta mudah diketik, dan surat yang indah dilihat oleh pembaca adalah bentuk surat yang lurus (block style). Bentuk lurus (block style) yang asli tercantum dalam literature barat, pada Gambar 3.2.

Gambar 3.2 Bentuk Surat Block

3.3.1Prosedur Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Buku Agenda

Pada Akademik Keperawatan Imelda Medan rata-rata surat masuk lebih kurang 7 surat per hari, yaitu misalnya: Surat perjanjian kerja (outsourcing), surat pemberhentian, surat mutasi pegawai Yayasan Imelda Medan, surat permohonan kerja, surat penawaran kerja, dan lain-lain.

Surat masuk di Akademik Keperawatan Imelda Medan terdiri dari: 1. Penerima surat

Surat masuk diterima oleh sekretaris yang terlebih dahulu diperhatikan; a. Menerima surat yang disampaikan oleh pengantar surat

b. Meneliti kebenaran surat.

c. Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan.

d. Mensortir surat

e. Membuka sampul surat dan mengeluarkan surat dari amplop. Jika alamat

pengirim tidak tercantum di dalam surat, amplop diikutsertakan bersama surat yang tertera alamatnya.

f. Mencatat surat masuk pada buku agenda. Seperti di bawah ini: Nomor

Urut

Tangal

Diterima Sipengirim

Nomor dan tanggal

Isi

Ringkasan Kepada Catatan

Gambar 3.3

Format buku agenda surat masuk pada Akademik Keperawatan Imelda Medan

g. Meneliti kelengkapan lampiran surat.

h. Surat distempel untuk dibubuhi tanggal, nomor agenda dan disahkan oleh sekretaris dengan membubuhi paraf.

i. Memberikan surat kepada ketua. AGENDA Tgl

Nomor

Gambar 3.4

Format stempel agenda pada Akademik Keperawatan Imelda Medan Sumber : Akademik Keperawatan Imelda Medan

2. Pengarahan surat

Pengarahan surat adalah kegiatan untuk menindaklanjuti atau memproses surat sesuai dengan isinya oleh ketua yayasan untuk menentukan surat strsebut tergolong penting atau biasa. Selanjutnya ketua yayasan menulis disposisi atau pengarahan tindakan yang harus dilakukan terhadap surat yang bersangkutan kepada yang membidangi yaitu sekrtaris atau bendahara.

3. Penyimpanan

Setelah selesai diproses, surat disimpan oleh sekretaris di filing cabinet atau pada lemari file.

Surat Keluar

Surat keluar dapat dibagi menjadi dua yaitu, surat keluar yang merupakan surat balasan dan surat perdana.

Pengurusan surat keluar pada Akademik Keperawatan Imelda Medan: 1. Pembuatan konsep surat oleh sekretaris atau bendahara.

2. Pemeriksaan konsep surat oleh ketua yaysan dari segi kebenaran isi

maupun

bentukya, sekaligus memberikan persetujuan untuk diterbitkan.

3. Sekretaris atau bendehara mengetik konsep surat yang telah disetujui

4. Surat yang telah diterbitkan tersebut diserahkan beserta konsep yang telah disetujui kepada ketua untuk ditanda tangani.

5. Surat yang telah ditanda tangani langsung distempel dengan stempel

yayasan dan diagendakan serta didistribusi ke masing-masing lembaranya sesuai dengan maksud yaitu lembaran utama untuk tujuaan surat, lembaran kedua atau tembusan pertama untuk arsip dan lembran ketiga untuk seterusnya atau tembusan kedua dan seterusanya gunanya untuk dikirim sebagai tembusan kepada pihak yang terkait.

6. Melipat surat dan memasukannya ke dalam amplop, membubuhkan

perangko serta pemberian perekat pada amplop dilakukan oleh sekertaris.

7. Pencatatan pada buku ekpedisi diberikan kepada petugas pengantar untuk

di kirimkan.

8. Penyimpanan arsip.

NO Tanggal

Diterima

Tujuan No Dan Tanggal

Isi Ringkasan

Dari Cat

Gambar 3.5

Format buku agenda surat keluar pada Yayasan Imelda Medan Sumber : Akademik Keperawatan Imelda Medan

Penyimpanan arsip pada Akademik Keperawatan Imelda Medan menggunakan dua cara yaitu menggunakan map order yang diletak pada lemari file dan filling cabinet.

Pada penyimpanan arsip dengan map order, arsip dibagi menurut subjek, selain penyusunan arsip harus sesuai dengan tanggal dan pada lemari file telah ditandai oleh tahun yang berlaku seperti pada surat keluar dipecah menjadi dua yaitu file umum dan file tagihan. Pada file tagihan didalamnya terdapat arsip atau dokumen tagihan cleaning service, tagihan kontrak cleaning service dan tagihan jasa penyedia tenaga kerja. Sama halnya laporan keuangan yang dibagi tiga, yaitu: sewa, outsourcing, dan cleaning service. Dokumen atau arsip yang merupakan surat rahasia dan surat penting seperti akta pendirian, surat perjanjian, surat kepemilikan harta disimpan pada filling cabinet.

Perlindungan pada penyimpanan dengan menggunakan kapur barus dan penyemprotan serangga pada setiap laci filling cabinet dan lemari file untuk menghindari tikus, kecoak dan serangga lainya.

Berdasarkan kegiatan yang terjadi pada Akademik Keperawatan Imelda Medan penyimpanan atau kegiatan menaruh dan menyusun arsip atau dokumen secara sistematis, dengan menggunakan berbagai cara dan alat ditempat yang aman dan dapat ditemukan kembali dengan cepat jika dibutuhkan. Penyusunan arsip atau berkas secara sistematis berarti ketika melakukan penyimpanan arsip, pegawai menaruh arsip atau berkas dengan mempergunakan prosedur, alat, memperhatikan klasifikasi arsip dan kodenya serta urutan kejadian subjek dan kronologi (tanggal) arsip atau berkas.

C. Ruang Kantor Akademik Keperawatan Imelda Medan

Letak ruang kantor Akademik Keperawatan Imelda Medan berada di lantai lima. Luas ukuran ruangan lebih kurang 4,5 meter untuk lebar dan 13 meter untuk panjang. Perincian ukuran pada ruangan ketua, lebar 4 meter dan panjang 4,5 meter, sedangkan untuk ruangan karyawan lebar 4,5 meter dan panjang 9 meter.

Pada ruangan ketua Akademik Keperawatan Imelda Medan terdapat filing cabinet 2 unit dan lemari file yang berlaci empat. Pada ruangan sekertaris dibelakang mejanya terdapat 3 unit lemari file yang berpintu 2 dan 1 unit filling cabinet.

3.3.2 Pembahasan

Dari penjelasan serta uraian mengenai hasil penelitian objek kearsipan juga menyangkut terhadap judul yang diambil, penulis telah menguraikan sebelumnya tentang pentingnya penanganan kearsipan yang baik dalam surat masuk dan surat keluar pada perusahaan.

3.3.3 Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar

Surat merupakan peranan yang sangat penting untuk menjadi sumber informasi yang dapat menghubungkan perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lainya untuk menjalin hubungan kerjasama yang baik. Perusahaan tidak akan memberikan informasi yang akurat, apabila perusahaan tersebut tidak memelihara penanganan surat dan sistem kearsipan yang telah berlaku pada perusahaan tersebut. Prosedur surat menyurat pada Akademik Keperawtan Imelda Medan mempergunakan agenda serta stempel agenda yang dibutuhkan pada surat tersebut. Sebagai sarana penemuan kembali membandingkan dengan teori yang telah diuraikan sebelumnya prosedur surat masuk dan surat keluar lebih efektif dan efesien, jika pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali memudahkan untuk:

1. Mudah penyusunan lebih lanjut.

2. Sarana penemuan kembali indeks mudah diingat

3. Persyaratan vertikal file dapat terwujud, dan dapat disesuaikan dengan calon pengguna.

4. Fleksibel, tunjuk silang dapat diterapkan. Sehingga dapat mengetahui jalanya surat tanpa perlu kekawatiran untuk melakukan kesalahan dalam membuang waktu untuk pencarian arsip.

Pada Akademik Keperawatan Imelda Medan tidak mempergunakan kartu indeks yang berfungsi sebagai pencatat arsip yang akan disimpan, padahal kartu indeks dapat mempermudah dan mempercepat dalam pencarian suatu arsip. Maka penulis menganalisa mengenai penanganan system kearsipan pada Akademik Keperawatan Imelda Medan yang masih diterapkan sampai sekarang, apakah sistem manajemen kearsipan yang efektif dan efesien untuk perusahaan dalam memberikan informasi yang up to date kepada pemimpin.

BAB IV 4.1 Kesimpulan

Dari hasil analisis yang telah dibahas sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Penanganan surat masuk dan surat keluar pada Yayasan Imelda Medan

dilakukan oleh sekertaris dengan memakai buku agenda untuk dapat mengetahui jalannya surat tersebut.

2. Pada Yayasan Imelda Medan peralatan yang diperlukan dalam

memudahkan penyimpanan arsip adalah filing cabinet dan lemari arsip, sedangkan dalam penyusuan dokumen menggunakan folder, ordner, dan schnelhectermap.

3. Sistem penyimpanan arsip pada Yayasan Imelda Medan menggunakan

sistem tanggal, yang mana dalam penyimpanan arsip atau berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun.

4. Pada Yayasan Imelda Medan peminjaman hanya sekitar lingkungan kantor

Yayasan Imelda Medan saja, sehingga tidak memerlukan kartu peminjaman arsip.

5. Penilaian angka pemakaian arsipmbelum dilakukan oleh Yayasan Imelda

Medan untuk membantu dalam pemindahan, penyusutan dan pemusnahan arsip yang dikarenakan yayasan ini baru berjalan selama 12 tahun lebih, sehingga menyebabkan bergabungya arsip yang tidak memiliki nilai guna dengan arsip vital, arsip penting, dan berguna.

4.2 Saran

Dari hasil kesimpulan yang telah diuraikn di atas, maka saran-saran yang dapat diberikan adalah:

1. Sesuai dengan tata kearsipan yang baik, sebaiknya manajeman kearsipan

pada Yayaan Imelda Medan menggunakan penggabungan sistem tanggal dan sistem subjek.

2. Sebaiknya penanganan surat masuk dan surat keluar mempergunakan

kartu kendali sehingga dapat diketahui surat yang diagendakan dan memberi kemudahan bagi sekretaris untuk mengetahui jalannya surat tanpa harus membuat suatu kesalahan dalam membuang waktu untuk pencarian arsip.

3. Untuk mempermudah dalam pencarian arsip sebaiknya menggunakan

kartu indeks yang dipergunakan untuk mencatat arsip yang akan disimpan. Apabila ada arsip yang diperlukan, maka sekretaris dapat melihat terlebih dahulu pada kartu indeks, sehingga dengan mudah mengetahui letak arsip yang diperlukan tersebut.

4. Sebaiknya dilakukan penilaian arsip agar dapat ditentukan berapa lama

jenis arsip yang bersangkutan disimpan berdasarkan nilai gunanya. Sehingga dapat dilakukan pemusnahan sesuai dengan daftar yang telah dibuat oleh Yayasan Imelda Medan dan ini dapat memberikan kelonggaran pada tempat penyimpanan arsip.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli.2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia. Barhos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Mulyono, Sularso dkk. 2002. Dasar-Dasar Kearsiapan. Yogyakarta: Liberty. Maulana, M.N. 1982. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Bhratara Karya Aksara.

Sedarmayanti. 2001. Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.

Sulistyo- Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsiapan. Malang: Dioma.

LAMPITAN

KOLEKSI ARSIP AKADEMI KEPERAWATAN IMELDA 1. Arsip Akademi Keperawatan Imelda

3. Tumpukan Arsip

4.2 Saran

Dari hasil kesimpulan yang telah diuraikn di atas, maka saran-saran yang dapat diberikan adalah:

1. Sesuai dengan tata kearsipan yang baik, sebaiknya manajeman kearsipan pada Yayaan Imelda Medan menggunakan penggabungan sistem tanggal dan sistem subjek.

2. Sebaiknya penanganan surat masuk dan surat keluar mempergunakan kartu kendali sehingga dapat diketahui surat yang diagendakan dan memberi kemudahan bagi sekretaris untuk mengetahui jalannya surat tanpa harus membuat suatu kesalahan dalam membuang waktu untuk pencarian arsip.

3. Untuk mempermudah dalam pencarian arsip sebaiknya menggunakan kartu indeks yang dipergunakan untuk mencatat arsip yang akan disimpan. Apabila ada arsip yang diperlukan, maka sekretaris dapat melihat terlebih dahulu pada kartu indeks, sehingga dengan mudah mengetahui letak arsip yang diperlukan tersebut.

4. Sebaiknya dilakukan penilaian arsip agar dapat ditentukan berapa lama jenis arsip yang bersangkutan disimpan berdasarkan nilai gunanya. Sehingga dapat dilakukan pemusnahan sesuai dengan daftar yang telah dibuat oleh Yayasan Imelda Medan dan ini dapat memberikan kelonggaran pada tempat penyimpanan arsip.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli.2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia. Barhos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Mulyono, Sularso dkk. 2002. Dasar-Dasar Kearsiapan. Yogyakarta: Liberty. Maulana, M.N. 1982. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Bhratara Karya Aksara. Sedarmayanti. 2001. Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.

Sulistyo- Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsiapan. Malang: Dioma. Widjaja, A.W. 1993. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Rajawali Press.

LAMPITAN

KOLEKSI ARSIP AKADEMI KEPERAWATAN IMELDA 1. Arsip Akademi Keperawatan Imelda

3. Tumpukan Arsip