d. Menurut jumlah penerima, yaitu: surat biasa yang untuk satu orang pejabatorganisasi, surat edaran untuk beberapa orang dan surat
pengumuman untuk sekelompok masyarakat. e. Menurut keamanan isinya, yaitu: surat sangat rahasia, surat rahasia dan
surat biasa. f. Menurut prosedur pengurusannya, yaitu: surat masuk surat keluar.
g. Menurut jangkauannya, yaitu: surat intern dan surat ekstern. Seperti dijelaskan sebelumnya bahwa salah satu syarat agar surat
dikatakan baik kalau jelas dan sopan. Hal itu akan tercapai kalau menggunakan
bahasa praktis. Bahasa peraktis menurut Sedarmayati 2001:165, yaitu:
Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat, penulis mampu menggunakan surat, penulis mampu menggunakan kata tersebut
dan kata yang dipergunakan: Sederhana
Umum Bukan bahasa daerah atau bahasa asing
Di samping harus mempergunakan bahasa praktis, keberhasilan suatu surat juga dipengaruhi juga oleh gaya bahasa. Dalam surat menyurat gaya bahasa
sangat dipergunakan oleh dua faktor yaitu, kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim surat dan persoalan yang akan dikemukakan di dalam surat.
2.5. Pengendalian Arsip
Dalam hal ini di mana surat masuk dan surat keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau
dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut. Pengurusan surat dapat dilakukan dengan menggunakan dua sistem, sistem kartu kendali dan sistem buku agenda.
10
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
A.Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali Kartu kendali merupakan helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisikan
kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan.
Indeks – Subyek Kode
Tanggal No.
Urut MK
Perihal: Isi Ringkas:
Lampiran: Dari
Kepada Tanggal, No. Surat
Pengolahan Paraf
Catatan:
Gambar 2.2 Kartu Kendali
Sumber: Sedarmayanti 2001:219
Sehingga dapat diketahui surat atau arsip yang ditangani dan merupakan langkah mempermudah sekretaris mengetahui jalannya surat tanpa harus membuat suatu
kesalahan dalam membuang waktu untuk pencarian arsip. a.
Penerimaan Sebagai langkah pertama membuka dan membaca isi surat untuk
kemudian meneruskan kepada yang berhak adalah sekertaris. Cara pengurusan penerimaan warkat dilakukan dengan:
1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah warkat yang masuk 2. Meneliti ketetapan alam
3. Menggolong-golongkan warkat sesuai jenisnya, seperti surat, naskah tertulis buku, laporan, neraca, dan dokumen perkantoran lainnya.
4. Menanda tangani bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai tanda bahwa warkat telah diterima.
11
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
b. Penyortiran
Dalam melakukan pekerjaan penyortiran warkat ini meliputi tugas untuk: 1.
Menggolong-golongkan warkat ke dalam warkat peribadi dan dinas
2. Memisahkan warkat pribadi untuk pimpinan, sekretaris, atau
pegawai lainnya. 3.
Membaca surat dinas menjadi 3 golongan dinas rutin, penting, dan rahasia.
4. Membaca dan meneliti isi surat agar dapat memberi saran kepada
pimpinan sepanjang diberi wewenang untuk masalah itu. c. Pencatatan
Kartu kendali untuk pencatatan surat masuk dilakukan untuk memberi keyakinan akan ketepatan pencatatan bagian petugas tata usaha sekretariat
induk. Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan mempergunakan buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu. Agenda adalah
pencatatan surat keluar dan surat masuk dapat dipisahkan dengan menggunakan buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar.
Biasanya dibedakan pada tahunnya, sedangkan kartu dalam sistem pencatatan surat terdiri dari:
12
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
1. Kartu surat rutin penting. No Urut
Jenis Surat Aamat Tujuan
Keterangan
Jakarta, ………., 20
……… ……………….
Yang menyampaikan Menerima
Tanda tangan Nama
terang :
Setelah diterima dan ditanda tangani mohon tanda terima ini dikembalikan lagi ke alamat kami tersebut diatas.
Terimakasih
Gambar 2.4 Kartu surat rutin penting
Sumber Sedarmayanti 2003 – 99
13
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
2. Kartu pengantar untuk surat rutin biasa. Unit: …………….
Tanggal: ………….
Jam penyampaian
………………. No. Urut
Asal Surat Tgl
No: Isi
Ringkas Ket
Tanggal:… ….
Jam : ….. Jumlah
Diterima……………..
Gambar 2.5 Kartu pengantar surat biasa
Sumber Sedarmayanti 2001:220
3. Kartu pengantar untuk surat rahasia LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA
Unit pengelolaan : Disampaikan jam :
No. Urut Asal Surat
Tanggal Nomor Keterangan
Diterima jam : Tanggal :
Tanda tangan penerima : Nama Terang :
Gambar 2.6 Kartu pengantar surat rahasi
Sumber Sedarmayanti 2003:101
14
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
d. Pengarahan dan penerusan kepada yang berhak Untuk meneruskan dan menyerahkan surat kepada yang berhak mengolah,
terlebih dahulu perlu dilengkapi lampiran berupa lembar disposisi routing slip pada surat tersebut. Lembar disposisi berguna sebagai tempaat pimpinan
memberikan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan berupa instruksi atau sebagai informasi.
e. Penyimpanan BerkasArsip Surat BerkasArsip surat dari pimpinan umumnya masih bersifat dinamis, artinya
sewaktu-waktu masih dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan. Prosedur tata kearsipan dinamis dalam menata file mengikuti langkah-langkah sebagai
berikut: 1. Meneliti tanda-tanda apakah warkat sudah dapat disimpan
2. Mengindeks 3. Memberi kode-kode dan sortir
4. Menyimpan kepada folder tertentu 5. Menata arsip
Warkat disimpan dalam file sesudah diberikan tanda oleh pimpinan sebagai berikut:
1. File atau Depsimpan.Dep dari singkatan deponeren yang berarti simpan. 2. Menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting yang
dianggap penting untuk dijadikan masalah atau subyek penyimpanan. 3. Memberi tanda tulisan yang agak menyolok misalnya dengan tinta merah.
Tanda-tanda tersebut harus tertera di atas lembaran disposisi. Surat keluar sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang
diterima dari instansi, perusahaan dan perorangan wajib diurus dengan teliti, agar terjalin rangkaian hubungan timbale balik yang serasi, selaras, dan seimbang serta
berakibat menguntungkan bagi kedua belah pihak.
15
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
Surat keluar juga dapat terjadi tanpa menerima surat masuk, bila hal tersebut merupakan kegiatan intern, yang sifatnya penting bagi suatu perusahaan
atau instansi. Semua surat keluar harus diurus sebaik-baiknya oleh sekertaris. Pengolahan surat masuk dan surat keluar sebagai tindak lanjut dari surat
masuk atau surat keluar yang bersifat intern pada umumnya sama yakni dimulai dengan pembuatan konsep, pengetikan, penenda tanganan, pengiriman dan
penyimpanan. 1. Mempersiapkan konsep surat keluar
Konsep surat disusun sekretaris atas intruksi pimpinan. Intruksi pembuatan konsep jawabansurat diberikan dengan mendiktekan atau menulis konsep dengan
tangan. Konsep surat yang sudah disetujui pimpinan dapat segera diketik dalam bentukformat tertentu.
2. Penandataanganan surat keluar oleh yang berhak Penandatanganan surat dilakukan setelah konsep surat menjadi bentuk
surat jadi, setelah melalui koreksi dan sudah bebas dari kesalahan. Cara penyimpanan konsep surat yang harus ditandatangani pimpinanpejabat yang
berhak adalah sebagai berikut.: a. Memasukkan konsep jadi surat keluar ke dalam satu map bertuliskan
untuk ditandatangani, b. Tidak memaksakan pimpinan atau pejabat untuk segala menandatangani
surat keluar, c. Memasukkan konsep surat keluar ke dalam satu map khusus dengan
bertuliskan untuk perhatian pimpinan, d. Memperhatikan kebiasaan pimpinan dalam menandatangani surat keluar,
misalnya kelengkapan lampiran, amplop atau disertai dengan konsep pertama atau draft-nya.
3. Pencatatan dan penyimpanan arsip surat keluar Konsep surat keluar yang sudah ditandatangani dan menjadi surat dinas
resmi lengkap dengan amplop dan lampirannya atau kelengkapan lainnya,
16
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
kemudian diteruskan ke bagian pencatat surat. Pencatat surat, pencatatnya dalam buku verbal atau kartu tertentu yang diperlukan. Seperti yang
dipergunakan dalam dalam pencatat surat masuk, maka surat keluarpun menggunakan buku verbal atau kartu-kartu kendali, lembar pengantar untuk
mencatatnya. 4. Pengiriman surat keluar
Pengiriman surat keluar dilaksanakan oleh kurir atau petugas ekspedisi yang ada dalam kantor sendiri. Secara tradisional digunakan buku ekspedisi,
sedangkan cara baru, menggunakan kartu atau lembar pengantar. Dengan cara demikian maka petugas mempunyai tanda terima dari pelaksanaan tugas
pengiriman surat keluar tersebut.Dalam buku ekspedisi dicatat tentang: nomor urut, jenis warkat bentuk ,nomor, tanggal, dikirim kepada lampiran
dan tanda bahwa surat sudah diterima oleh pejabatbagian yang dituju. Kartu pengiriman di atas bersifat gabungan kolektif, sedangkan
pengiriman secara khusus untuk setiap surat dilakukan dengan kartu yang disebut kartu pengiriman. Pengiriman surat keluar secara intern harus memperhitungkan
hal sebagai berikut: a. Pemeriksaan alamat yang tertera di amplop dan yang tertera di surat harus
sama. Lampiran harus sesuai dengan yang disebutkan dalam surat.
b. Jika pengiriman melalui bagian pengiriman sentral, perhatikan perangko sudah cukup atau belum serta tanda-tanda pengiriman lainnya yang perlu.
c. Surat khusus untuk pimpinanhendaknya dikumpulkan dalam satu map khusus bertuliskan khusus pimpinan.
d. Pengiriman intern menggunakan lembar pengedaran disposisi.
B.Penanganan Surat Masuk dan Keluar Sistem Buku Agenda Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirim oleh suatu
organisasi pemerintah ataau swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik sebagai alat komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan
17
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
sekaligus dapat menunjukkan dinamika organisasi. Pengurusan surat dengan menggunkan buku agenda, merupakan suatu proses pencatatan surat masuk atau
surat keluar dengan menggunakan buku agenda dan buku ekspedisi intern atau ekstern.
2.6. Nilai Guna Arsip
