Pengertian Arsip MANAJEMEN KEARSIPAN

BAB II MANAJEMEN KEARSIPAN

2.1. Pengertian Arsip

Pengertian arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki kegunaan tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat diperlukan dan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Dari pengertian di atas dapat diambil ciri-ciri arsip yaitu: • Kumpulan warkat yang memiliki kegunaan tertentu. • Disimpan secara sistematis. • Dapat ditemubalikkan dengan cepat. Pengertian arsip pada kenyataannya bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat diberikan pengertian seperti naskah, foto, film, rekaman suara, peta, gambar bagan, dan dokumen-dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya, asli atau salinan, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu organisasi, sebagai bukti tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena kepentingan informasi yang terkandung di dalamnya. Ada beberapa pengertian arsip yaitu: Pengertian arsip dikutip dari Tunggal 2005:61 yang terdapat pada undang- undang nomor 7 tahun 1971 tentang “Tentang Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab 1 pasal 1 yang berbunyi sebagai berikut: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. 4 Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara b. Naskah-naskah yang dibuat dan yang diterima oleh Badan-badan Swasta danperorangan dlam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dalam penjelasan UU tersebut bahwa naskah-naskah yang berisikan hal- hal yang terhubung satu dengan yang lain dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Sedangkan menurut Suraja 2006:33: Pengertian arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya, dalam corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, yang memiliki guna tertentu, dan disimpan secara sistematis, sehingga bilamana diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat. Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut undang-undang nomor 7 tahun 1971 yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut: a. Arsip dinamis yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah aarsip-arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi: 1 Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara terus menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasikantor. 2 Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi. 5 Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara Contoh: Record permanent file ARSIP ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS INAKTIF SEMI AKTIF AKTIF Gambar 2.1 Pembagian Arsip Sumber :Amsyah 2003:3 b. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi negara dan ini merupakan pertanggung jawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

2.2. Pengertian Manajemen Arsip