Dokumen Primer Paijo: Mengapa harus mengenali Entitas Material di Keranjang Informasi dan Dokumentasi?

52 Dalam pendokumentasian tentu akan bersentuhan atau menemukan sejumlah dokumen, yang diartikan sebagai surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan. Dokumen juga diartikan sebagai barang cetakan, naskah, rekaman suara, fotogambar yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan. Berbicara tentang dokumen tersebut ‒lisan, tertulis, visual, cetak, eketronik ‒ tak ubahnya kita berbicara tentang teks yakni sekumpulan informasi yang dihimpun dengan cara tertentu sehingga dapat dipahami oleh pembaca atau pengguna. Jika dokumen di suatu LSM dipahami sebagai suatu teks yang berguna bagi peneliti, maka nilainya sama dengan naskah, artinya karya asli dari seseorang atau suatu lembaga yang dapat memberikan informasi untuk kebutuhan suatu penelitian. Pengertian teks yang tidak terbatas hanya pada dokumen tulis tentunya menguntungkan karena sesungguhnya setiap dokumen merupakan produk masyarakat tertentu, pada zaman tertentu, dan karena itu dapat dibaca oleh orang dari zaman yang berbeda pula. Teks sebagai dokumen juga mencerminkan latar belakang kebudayaan tertentu dan karena itu dapat memberi pemahaman atau gambaran tentang masa lalu kepada pembacanya. Terkait dengan semua itu, sistematisasi dokumen menjadi pekerjaan yang harus dilakukan dalam pendokumentasian. Harapannya dokumen yang dikumpulkan dan disusun atau diklasifikasi itu dengan mudah dapat diakses oleh masyarakat luas, sekaligus juga memudahkan pustakawan mencari dan menatanya, dan meletakkannya dalam suatu tempat penyimpanan. Dengan demikian, pekerjaan pendokumentasian juga menjadi suatu pekerjaan yang kait-mengait antara pustakawan dan pembacapengguna. Masalah Pendokumentasian Pekerjaan pendokumentasian bukan tanpa masalah atau kendala. Kendala atau masalah sering kali ditemukan sejak kerja pendokumentasian dimulai. Misalnya, mulai dari ketidaklengkapan dokumen, ketiadaan dokumen, dokumen tidak berada pada satu tempat, atau dokumen rusak, lenyap, berjamur dan lain sebagainya. Semua masalah dalam pendokumentasian itu harus dihadapi atau diselesaikan oleh pustakawan sebelum katalogisasi atau sistematisasi dilakukan. Dalam pendokumentasian perlu diperhatikan pula bahwa meski dokumen telah disimpan atau dimiliki, data yang diperlukan sesungguhnya belum tentu tersedia. Sering terjadi suatu dokumen hanya disimpan tanpa lebih dulu dibacadipahami isinya. Oleh karena itu, pemahaman dan pengetahuan tentang isi dokumen menjadi penting dalam hal ini. Masalah dalam pendokumentasian juga datang dari pustakawan sendiri misalnya ketidakpahamannya tentang dokumen, kepeduliaannya terhadap dokumen, ketidakmengertiannya tentang isi dokumen dan sebagainya. Masalah ini harus pula diselesaikan sebelum kerja pendokumentasian kian bertumpuk. Maka, orang yang tepat dalam pekerjaan yang tepat menjadi suatu keharusan di sini. Pendokumentasian kendati terlihat berurusan dengan masalah teknis, pada dasarnya bidang ini juga membutuhkan keahlian, ketekunan, kesabaran, dan keingintahuan pustakawan terhadap pekerjaan yang dijalani atau ditekuninya. Tanpa semua itu, sulit membayangkan suatu pendokumentasian akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan oleh suatu lembaga. BentukModel Pendokumentasian Berbagai bentuk, cara, model pendokumentasian telah dilakukan oleh berbagai lembaga. Tentunya hal utama yang harus diperhatikan ketika memutuskan bentukmodel mana yang akan dipilih adalah