BAB IV DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
IV.1 Profil Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan dibentuk berdasarkan Undang-Undang No 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan sebagai
instansi pelaksana administrasi kependudukan untuk wilayah kabupatenkota.
IV.2 Visi dan Misi
a. Visi Mewujudkan pelayanan prima kepada masyarakat dalam bidang
administrasi kependudukan dan akta-akta catatan sipil. b. Misi
Meningkatkan penyelenggaraan kegiatan Pendaftaran Penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA serta penyelenggaraan
pencatatan dan penerbitan akta-akta catatan sipil, memberikan pelayanan prima kepada masyarakat yang cepat, tepat dan mudah.
IV.3 Struktur Organisasi
Sebagaimana diatur dalam Keputusan Walikota Medan No.03 Tahun 2009, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan merupakan unsur
penunjang pemerintah kota Medan yang dipimpin oleh seorang kepala dinas yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada walikota melalui
Sekretaris Daerah. Adapun susunan organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
Medan adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
1. Kepala Dinas
2. Sekretariat terdiri dari:
a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
b. Sub Bagian Keuangan;
c. Sub Bagian Penyusunan Program;
3. Bidang kependudukan terdiri dari:
a. Seksi Regristrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan;
b. Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk;
c. Seksi Mutasi Penduduk;
4. Bidang Catatan Sipil terdiri dari:
a. Seksi Kelahiran dan Kematian;
b. Seksi Perkawinan dan Perceraian;
c. Seksi Perubahan Data;
5. Bidang Data Kependudukan terdiri dari:
a. Seksi Data Kependudukan;
b. Seksi Penyimpanan Dokumen Kependudukan;
c. Seksi Penyuluhan;
6. Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian
Kependudukan terdiri dari: a.
Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan; b.
Seksi Pengendalian Kependudukan; 7. Kelompok Jabatan Fungsional
IV.4 Tugas dan Fungsi
Universitas Sumatera Utara
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah dibidang kependudukan dan catatan
sipil berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan. Fungsi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan sebagai
berikut: 1.
Merumuskan kebijakan teknis dibidang kependudukan dan catatan sipil. 2.
Menyelenggarakan urusan pemerintahan dan pelayanan umum dibidang kependudukan dan catatan sipil.
3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang kependudukan dan catatan
sipil. 4.
Mendokumentasikan hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil. 5.
Menjamin kerahasiaan dan keamanan data atas peristiwa kependudukan dan peristiwa penting.
6. Melakukan verifikasi dan validasi data dan informasi yang disampaikan
oleh penduduk dalam pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.
7. Menyediakan data Agregat Kependudukan dan Catatan Sipil.
8. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah.
Untuk memungkinkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil sesuai Keputusan Walikota Medan No.03 Tahun
2009, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan memiliki susunan organisasi sebagai berikut:
Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Pemerintah Kota Medan sesuai dengan surat Keputusan Walikota Medan No. 03
Universitas Sumatera Utara
Tahun 2009 untuk masing-masing perangkat kerja, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan terdiri atas:
1. Sekretariat
Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala
Dinas.Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas pokok Dinas di bidang ketatausahaan yang meliputi pengelolaan administrasi
kepegawaian, keuangan, perlengkapan, kerumahtanggaan dan urusan lainnya.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana tersebut diatas, Sekretariat mempunyai fungsi:
a. Menyusun rencana kegiatan kerja
b. Mengelola urusan perlengkapan, kerumahtanggaan, dan pengadaan
barang dinas c.
Melaksanakan pengelolaan urusan surat menyurat dan urusan umum lainnya.
d. Mengelola urusan administrasi kepegawaian
e. Mengelola urusan administrasi keuangan serta rencana penyusunan
laporan keuangan dinas f.
Mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan rencana program kerja dinas
g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas
sesuai dengan bidang tugasnya Sekretariat terdiri dari:
Universitas Sumatera Utara
a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian; b. Sub Bagian Keuangan;
c. Sub Bagian Penyusunan Program; Setiap Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagiaan yang dalam
melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris.
a. Sub Bagian Umum mempunyai tugas mengelola surat menyurat,
surat keterangan bidang kependudukan dan catatan sipil, pengadaan barang dan perlengkapan kerumahtanggaan, mengelola
administrasi dibidang kepegawaian serta urusan umum lainnya. b.
Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas mengelola administrasi keuangan serta rencana penyusunan laporan keuangan.
c. Sub Bagian Penyusunan Program mempunyai tugas
mengumpulkan dan menyiapkan bahan perumusan rencana dan program kerja dinas, menganalisa dan menyajikan data serta
mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan rencana program kerja dinas.
2. Bidang Kependudukan
Bidang Kependudukan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada
Kepala Dinas. Bidang Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dinas dibidang pelayanan dan pendaftaran penduduk Warga
Negara Indonesia WNI dan Orang Asing. Untuk melaksanakan tugasnya Bidang Kependudukan mempunyai fungsi:
Universitas Sumatera Utara
a. Menyusun rencana kegiatan kerja
b. Registrasi Penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang
Asing dan pemberian Nomor Induk Kependudukan NIK c.
Melaksanakan kegiatan pendaftaran dan pencatatan administrasi penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing
d. Mengumpulkan dan mengelola bahan pelayanan pendaftaran
penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing e.
Melaksanakan kegiatan penerbitan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk
f. Mengelola pendaftaran dan pencatatan mutasi penduduk Warga
Negara Indonesi WNI dan Orang Asing g.
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya
Bidang kependudukan terdiri dari: a. Seksi Regristrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan;
b. Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk; c. Seksi Mutasi Penduduk;
Setiap seksi dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada
Kepala Bidang: a.
Seksi Regristrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan mempunyai tugas memverifikasi dan memvalidasi formulir biodata
Universitas Sumatera Utara
penduduk dan merekam data ke dalam database kependudukan untuk mendapatkan NIK.
b. Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk mempunyai
tugas memverifikasi dan memvalidasi data penduduk dan berkas formulir permohonan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk
beserta lampiran kelengkapan berkas persyaratan, merekam data kedalam data base, menerbitkan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda
Penduduk. c.
Seksi Mutasi Penduduk mempunyai tugas memeriksa dan meneliti berkas permohonan dan surat pengantar pindahpindah datang,
merekam data ke dalam data base kependudukan, menerbitkan surat keterangan pindahpindah datang antar kabupatenkota dalam
satu propinsi dan pindahpindah datang antar propinsi. 3.
Bidang Catatan Sipil Bidang Catatan Sipil dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang dalam
melaksankan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang Catatan Sipil mempunyai tugas melaksanakan
sebagian tugas dinas di bidang pelayanan pencatatan sipil penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing. Untuk melaksanakan
tugas bidang Catatan Sipil mempunyai fungsi: a.
Menyusun rencana kegiatan kerja b.
Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas pencatatan, mengelola data serta penerbitan Akta
Universitas Sumatera Utara
Kelahiran, Akta Kematian, Akta Perkawinan, Akta Perceraian, Akta Pengakuan Anak
c. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan
meneliti berkas pencatatan, serta mencatat pengesahan dan pengangkatan anak, perubahan nama Warga Negara Indonesia
WNI dan Orang Asing d.
Melaksanakan pendafataran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas pencatatan, serta mengelola perubahan status
kewarganegaraan e.
Melaksanakan pendafataran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas pencatatan, serta mencatat pembatalan perkawinan
dan perceraian f.
Melaksanakan pencatatan peristiwa penting lainnya g.
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya
Bidang Catatan Sipil terdiri dari: a. Seksi Kelahiran dan Kematian;
b. Seksi Perkawinan dan Perceraian; c. Seksi Perubahan Data;
Setiap seksi dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada
Kepala Bidang Catatan Sipil. a.
Seksi Kelahiran dan Kematian mempunyai tugas menyiapkan bahan pencatatan, pendaftaran dan memeriksa meneliti berkas
Universitas Sumatera Utara
pencatatan serta mengelola data dan menerbitkan akta kelahiran dan akta kematian bagi Warga Negara Indonesi WNI dan Orang
Asing b.
Seksi Perkawinan dan Perceraian mempunyai tugas menyiapkan bahan pencatatan, pendaftaran dan memeriksa dan meneliti berkas
pencatatan serta mengelola data dan menerbitkan akta perceraian bagi Warga Negaraa Indonesi WNI dan Orang Asing.
c. Seksi Perubahan Data mempunyai tugas mengumpulkan bahan dan
data, memeriksa dan meneliti berkas serta mengelola data dan menerbitkan Akta Pengakuan Anak, pendaftaran dan pencatatan
pengesahan dan pengangkatan anak, perubahan nama, perubahan status kewarganegaraan, menerbitkan salinan dan Akta Kutipan II
dan seterusnya serta mencatat peristiwa penting lainnya bagi Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing.
4. Bidang Data Kependudukan
Bidang Data Kependudukan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab
kepada Kepala Dinas.Bidang Data Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas dibidang Pengelolaan Data dan
Laporan Penduduk Warga Negara Indonesi WNI dan Warga Negara Asing WNA. Untuk melaksanakan tugas Bidang Data Kependudukan
mempunyai fungsi: a.
Menyusun rencana kegiatan kerja
Universitas Sumatera Utara
b. Menyimpan dan memelihara akurasi data kependudukan dan
catatan sipil dalam data base kependudukan c.
Menjaga kerahasiaan data individu masyarakat d.
Menyediakan data agregat kependudukan dan catatan sipil sebagai dasar pengolahan data statistik dan laporan data kependudukan
e. Menyiapkan bahan dan data untuk pelaksanaan penyuluhan
administrasi kependudukan dan catatan sipil f.
Memeriksa, mengesahkan dokumen yang telah dikeluarkan sebelum diarsipkan serta mengelolah dan menyimpan dokumen
kependudukan dan catatan sipil g.
Menyiapkan bahan dan data untuk kegiatan pelaksanaan penyuluhan Bidang Kependudukan dan Catatan Sipil Warga
Negara Indonesi WNI dan Orang Asing h.
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya
Bidang Data Kependudukan terdiri dari: a. Seksi Data Kependudukan;
b. Seksi Penyimpanan Dokumen Kependudukan; c. Seksi Penyuluhan;
Setiap seksi dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada
Kepala Bidang Data Kependudukan. a.
Seksi Data Kependudukan mempunyai tugas menyiapkan dan memlihara akurasi data kependudukan dan catatan sipil dalam data
Universitas Sumatera Utara
base kependudukan, menjaga kerahasiaan data individu masyarakat, menyediakan data agregat kependudukan dan catatan
sipil sebagai dasar pengelolaan data statistik dan laporan data kependudukan, menyiapkan bahan dan data untuk pelaksanaan
penyuluhan administrasi kependudukan dan catatan sipil. b.
Seksi Penyimpanan Dokumen Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan pemeriksaan, pengesahan dokumen berkas yang
telah dikeluarkan sebelum diarsipkan serta mengelola dan menyimpan dokumen Kependudukan dan Catatan Sipil.
c. Seksi Penyuluhan mempunyai tugas menyiapkan bahan dan data
untuk kegiatan pelaksanaan penyuluhan Bidang Kependudukan dan Catatan Sipil Warga Negara Indonesia WNI dan Orang
Asing. 5.
Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian Kependudukan
Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian Kependudukan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang dalam
melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan
Pengendalian Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas dibidang pengendalian dan pengawasan, serta penyuluhan
pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA. Untuk melaksanakan tugas Bidang Pengelolaan Informasi
Administrasi dan Pengendalian Kependudukan mempunyai fungsi:
Universitas Sumatera Utara
a. Menyusun rencana kerja
b. Pengolahan data dan menyusun grafik data statistik
c. Memberikan layanan informasi Bidang Kependudukan dan Catatan
Sipil melalui papan informasi maupun secara lisan. d.
Pemeriksaan data dan dokumen yang telah dikeluarkan sebelum diarsipkan
e. Pengendalian, pemantauan, pengawasan dan penyelidikan terhadap
penyelenggaraan administrasi kependudukan dan catatan sipil. f.
Pengendalian, pemantauan, dan pengawasan mobilitas penduduk dan arus komputer penduduk
g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas
sesuai dengan bidang tugasnya. Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian
Kependudukan terdiri dari: a.
Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan; b.
Seksi Pengendalian Kependudukan; Setiap seksi dipimpin oleh seorang kepala seksi yang dalam melaksanakan
tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Pengendalian Kependudukan.
a. Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan
mempunyai tugas melaksanakan pengolahan data dan menyusun grafik data statistik serta memberikan layanan informasi Bidang
Kependudukan dan Catatan Sipil melalui papan informasi maupun secara lisan.
Universitas Sumatera Utara
b. Seksi Pengendalian Kependudukan mempunyai tugas
melaksanakan pemeriksaan data dan berkas yang telah dikeluarkan sebelum diarsipkan dan melaksanakan pengendalian, pemantauan,
penyelidikan terhadap penyelenggaraan administrasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dan mobilitas penduduk serta arus
komputer penduduk. 6.
Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian
tugas Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil sesuai dengan keahlian dan kebutuhan
a. Kelompok jabatan fungsional dimaksud pada pasal tersebut diatas
terdiri dari sejumlah tenaga,dalam jenjang jabatan fungsional yang terbagi dalam kelompok sesuai dengan keahliannya.
b. Setiap kelompok tersebut pada ayat 1 pasal ini dipimpin oleh
seoarang tenaga fungsional senior c.
Jumlah jabatan fungsional tersebut pada ayat 1 pasal ini, ditentukan berdasarkan kebutuhan daerah
d. Jenis dan jenjang jabatan fungsional tersebut pada ayat 1 pasal ini,
diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
IV.5 Sumber Daya Manusia
Pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan seluruhnya berjumlah 128 orang yang tersebar di seluruh sub unit organisasi. Berdasarkan
Universitas Sumatera Utara
golongan, yang paling tinggi jumlahnya adalah Golongan III sejumlah 72 orang, Golongan II sejumlah 57 orang dan golongan IV sejumlah 5 orang.
Tabel 1 Komposisi Pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil Kota Medan menurut Golongan No. Pangkat Golongan
Jumlah Orang
1. Jumlah Pegawai
151 orang 2.
PangkatGolongan: 2.1 Gol I
- 2.2 Gol II
57 orang 2.3 Gol III
66 orang 2.4 Gol IV
5 orang 3.
Jumlah Pejabat Struktural 21 orang
4. Jumlah Pejabat Fungsional
2 orang
Sumber: Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
Menurut tingkat pendidikan, pegawai pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan dominan adalah Sarjana S1 sejumlah 72 orang
47,7, Diploma III sejumlah 15 orang 9,9 dan SLTA sejumlah 57 orang 37,7. Sementara Pasca Sarjana S2 sejumlah 7 orang 4,6, sedangkan
SLTP dan SD tidak ada.
Universitas Sumatera Utara
Tabel 2 Komposisi Pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil Kota Medan menurut Tingkat Pendidikan Formal
No. Jenjang Pendidikan
Jumlah Orang
1. SD
- 2.
SLTP -
3. SLTA
57 orang 4.
D III 15 orang
5. S1
72 orang 6.
S2 7 orang
Jumlah 151 orang
Sumber: Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
Penyelenggaraan urusan kependudukan sangat membutuhkan pengetahuan teknis kependudukan dan catatan sipil. Namun berdasarkan data yang ada dari 151
pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan hanya 30 orang atau 20 yang pernah mengikuti kursus teknisfungsional kependudukan dan belum
tersedianya Penyidik Pegawai Negeri Sipil PPNS. Hal ini menunjukkan masih relatif rendahnya kompetensi pegawai untuk mendukung penyelenggaraan
pembangunan kota di bidang kependudukan pada masa datang.
IV.6 Sarana dan Prasarana
Dalam rangka mendukung penyelenggaraan urusan kependudukan, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan dilengkapi oleh peralatan dan
Universitas Sumatera Utara
perlengkapan kantor termasuk mobilier, sarana dan prasarana pelayanan
administrasi kantor dan pelayanan kepada masyarakat antara lain:
1. Tanahgedung yang ditempati oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Kota Medan adalah milik Kantor Perpustakaan Kota Medan. 2.
Kendaraan Dinas a.
Kendaraan roda 4, sebanyak 7 tujuh unit. b.
Kendaraan roda 2, sebanyak 7 tujuh unit. c.
Kendaraan Operasional Pelayanan, sebanyak 4 empat unit.
Tabel 3 Sarana dan Prasarana Dinas Kependudukandan
Catatan Sipil Kota Medan
No. Nama Barang Jumlah
Unit
Keadaan Ket.
Baik Rusak
1. Kursi tunggu
15 Baik
- -
2. Stabilizer
23 Baik
- -
3. UPS
62 Baik
- -
4. Server
1 Baik
- -
5. Mesin pompa air ukuran besar
1 Baik
- -
6. Kipas angin stainleesstel ukuran
besar 6
Baik -
- 7.
TV LCD 32 inchi + breaked 4
Baik -
- 8.
Wireless microphone 1
Baik -
- 9.
Dispenser 2 kran 5
Baik -
-
Universitas Sumatera Utara
10. Jam dinding ukuran besar 10
Baik -
- 11. Pengadaan mesin fotocopy
2 Baik
- -
12. Mesin generator genset 21
Baik -
- 13. Meja kerja operator
16 Baik
- -
14. Kursi kerja eselon 6
Baik -
- 15. Kursi kerja staf
17 Baik
- -
16. Lemari buku 1
Baik -
- 17. Komputer
22 Baik
- -
18. Tablet Baik
- -
19. Mesin nomor antrian 1
Baik -
-
Sumber: Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
Dari data diatas dapat dijelaskan bahwa sarana prasarana Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan bila dibandingkan dengan beban
kerja yang diemban sudah cukup memadai walaupun gedung kantor masih menempati gedung kantor perpustakaan, tetapi kendaraan roda 4 empat untuk
operasional kepala dinas sudah ada demikian juga dengan kendaraan roda 2 dua cukup memadai untuk kegiatan operasional pegawai khususnya pegawai
pencatatan sipil sebanyak 7 tujuh unit.
Universitas Sumatera Utara
BAB V PENYAJIAN DATA