BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Di Era Globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh terhadap
seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses penyampaian
informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah,
khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi. Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik secara lisan
maupun tulisan. Salah satu komunikasi yang dilakukan dengan tulisan yaitu melalui surat.
Surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita. Surat menyurat
merupakan sarana komunikasi utama dan amat penting dalam setiap kegiatan organisasi. Surat tidak dapat digantikan seratus persen sebagai alat komunikasi
didalam suatu organisasi karena sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien.
Di masa sekarang ini sudah banyak kita temukan alat-alat komunikasi canggih seperti telepon, handphone, telex, radio, televisi, faximile bahkan
jaringan informasi global seperti penggunaan internet. Dengan menggunakan surat, informasi yang akan disampaikan kepada seseorangorganisasi sesuai
Universitas Sumatera Utara
dengan sumber aslinya, sehingga informasi didalam surat sifatnya jelas, akurat dan sewaktu- waktu dapat menjadi alat bukti tertulis jika diperlukan.
Perkembangan surat menyurat dewasa ini sangat pesat sekali terutama dalam berkomunikasi. Hal ini terjadi karena semakin disadari pentingnya surat
sebagai alat komunikasi pada kegiatan yang dilakukan, baik pada kantor instansi pemerintah maupun swasta. Kegiatan tidak akan berjalan dan berkembang
dengan baik, tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi antara sesama atau dengan pihak lain.
Mengingat pentingnya peranan surat maka sudah selayaknya dilakukan penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan mempercepat
dalam pencapaian tujuan dan terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan. Karena surat dianggap sebagai suatu sumber yang harus dimiliki organisasi
maupun perusahaan. Untuk itu diperlukan seorang sekretaris kantor yang dapat menangani
surat-surat. Sekretaris harus mahir, teliti, dan cekatan dalam menangani surat. Penyimpanan surat harus menggunakan sistem yang benar agar suatu saat bila
diperlukan dapat dicari dengan mudah. Fungsi utama surat ada 7 tujuh, yaitu:
1. Sebagai alat komunikasi tulis
2. Sebagai tanda bukti tertulis
3. Sebagai alat pengingat
4. Sebagai pedoman untuk bertindak
5. Sebagai keterangan keamanan
Universitas Sumatera Utara
6. Sebagai dutawakil organisasi
7. Sebagai dokumentasi historis dari suatu kegiatan
Walaupun memerlukan proses yang agak lambat, surat masih tetap dipakai sebagai alat komunikasi di tengah alat komunikasi modern yang sangat canggih
dewasa ini. Surat memiliki kelebihan jika dibandingkan dengan alat komunikasi lisan yang cepat itu. Surat memiliki bukti yang autentik berupa tulisan dan tanda
tangan yang tidak dimiliki oleh alat komunikasi lisan. Itulah yang menyebabakan kedududkan surat dalam bidang komunikasi tidak tergoyahkan.
Dalam kehidupan modern ini makin banyak kegiatan yang menuntut bukti tertulis. Sebagai contoh, undangan tertulis akan terasa lebih formal dibandingkan
dengan undangan lisan. Pesan-pesan singkat berupa kabar atau berita tertulis umumnya juga disampaikan orang melalui surat. Apalagi kegiatan yang
menyangkut aspek hukum, sudah pasti memerlukan bukti tertulis hitam di atas putih.
Adanya bukti tertulis akan sangat membantu ingatan karena kemampuan otak manusia untuk mengingat hal yang sudah lama berlalu bersifat terbatas .
Bukti tertulis, termasuk surat, dapat dijadikan arsip yang manfaatnya sebagai dokumentasi historis tidak perlu diragukan lagi.
Fungsi surat sebagai wakil organisasi juga sudah pasti sangat penting. Dengan jasa surat, suatu organisasi dapat berhubungan dengan organisai lain
yang sangat jauh letaknya tanpa harus menghadirkan pejabatnya. Dengan surat pula seseorang baik selaku pribadi maupun wakil organisasi dapat bertindak
Universitas Sumatera Utara
dengan pasti, sebab di dalam dapat dituliskan secara jelas pedoman tentang tugas, hak, dan kewajiban seseorang.
Di samping kegunaan tersebu, surat pun masih memiliki keunggulan lain. Surat lebih hemat dari segi biaya jika dibandingkan dengan pembicaraan telepon
jarak jauh. Surat juga lebih menjamin kerahasiaan dan ketepatan isinya karena sebagian besar surat memakai amplop tertutup.
Penyampaian maksud melalui surat terasa lebih formal jika dibandingkan dengan penyampaian secara lisan. Hal-hal yang sukar dibicarakan dalam
komunikasi lisan dapat dikemukakan dengan lebih leluasa di dalam surat karena antara pengirim dan penerima tidak saling bertatap pandang. Sifat dan perilaku
seseorang, seperti, pemalu, gugup, atau cara berbicara yang gagap, tidak akan tampak di dalam sebuah surat.
Kegiatan surat–menyurat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan pada masing–masing unit kerja. Salah satunya pada bagian
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Bedasarkan uraian ini, penulis ingin mengkaji lebih dalam mengenai fungsi
surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal pada bagain Sekretariat
Dekan FE USU. Oleh sebab itu penulis memilih judul ” Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi Dan Informasi Formal Pada Bagian Sekretariat Dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”
Universitas Sumatera Utara
B. Perumusan Masalah
Kategori